Gunakan cantum mel untuk menghantar mesej e-mel pukal

Gunakan cantum mel untuk menghantar mesej e-mel pukal

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Jika anda mempunyai mesej untuk dihantar kepada banyak individu melalui e-mel yang anda inginkan diperibadikan bagi setiap penerima, gunakan cantum mel. Anda boleh mencipta kelompok mesej e-mel diperibadikan yang diformatkan pada dan menggunakan teks dan grafik yang sama. Hanya khusus Seksyen mesej e-mel berbeza dan diperibadikan. Cantum mel — berbeza menyiarkan mesej kepada Kumpulan individu — menjadikan setiap penerima mesej penerima tunggal.

Tiga fail dalam proses cantum mel, iaitu dokumen utama serta senarai mel yang menghasilkan set mesej huruf atau e-mel, sampul atau label.

Terdapat tiga dokumen yang terlibat dalam mencipta mesej e-mel yang menggunakan proses cantum mel:

  • Dokumen utama
    dokumen ini ialah mesej e-mel anda, ia mengandungi teks dan grafik (logo atau imej, contohnya) yang sama untuk setiap versi dokumen yang dicantum.

  • Senarai mel anda
    dokumen ini mengandungi data yang digunakan untuk mengisi maklumat pada huruf. Senarai mel anda mempunyai nama, contohnya, dan dokumen utama mesej e-mel yang dialamatkan kepada nama dalam senarai anda.

  • Dokumen tercantum anda
    dokumen ini ialah gabungan dokumen utama dan senarai mel. Cantum mel mengambil pembentukan daripada senarai mel dan memasukkannya dalam dokumen utama, menghasilkan dokumen tercantum yang diperibadikan untuk setiap individu pada senarai mel.

Langkah 1: Menyediakan dokumen utama anda

Taipkan isi mesej e-mel yang anda ingin hantarkan kepada semua orang dalam Word sebelum anda bermula. Jika anda sedang memberitahu orang tentang peristiwa akan datang, contohnya, masukkan nama, tarikh, masa dan lokasi peristiwa. Butiran peristiwa tersebut adalah penting untuk semua orang tahu.

  • Pada tab mel , dalam Kumpulan mula Cantum mel , pilih mula Cantum mel > Mesej e-mel.

    Petikan skrin tab mel dalam Word, menunjukkan perintah mula Cantum mel dan senarai opsyen yang tersedia untuk jenis cantum yang anda ingin jalankan.

Langkah 2: Menyediakan senarai mel anda

Untuk menghantar e-mel, program e-mel MAPI serasi seperti Outlook atau Gmail perlu dipasang. Jika anda menggunakan Outlook MAPI, pastikan anda versi Word dan Outlook adalah sama.

Senarai mel ialah sumber data anda. Anda boleh direktori Outlook kenalan, pangkalan data Access atau senarai alamat Office . Ia mengandungi rekod yang Word menggunakan untuk menarik maklumat daripada untuk membina mesej e-mel.


Petua

Langkah 3: Pautkan senarai mel anda untuk mesej e-mel anda

Sekarang Inilah masanya untuk memilih penerima anda daripada sumber data (senarai alamat). Pastikan sumber data anda mempunyai lajur untuk alamat e-mel ada alamat e-mel untuk setiap individu yang anda menghantar e-mel kepada.

  1. Pada tab mel , dalam Kumpulan mula Cantum mel , pilih Pilih penerimadan kemudian pilih opsyen.

  2. Lakukan satu daripada perkara berikut:

    • Jika anda tidak mempunyai senarai mel, pilih jenis senarai baru dan menciptanya.

      atau

    • Jika senarai mel anda dalam hamparan Excel , pangkalan data Access atau jenis fail data yang lain, pilih gunakan senarai sedia ada. Kemudian semak lalu ke senarai anda dan pilih Buka.

      atau

    • Jika anda menggunakan kenalan Outlook anda, pilih pilih daripada Kenalan Outlook.

  3. Pilih fail > Simpan sebagai.

  4. Dalam kotak Nama fail , taipkan Nama fail, dan kemudian pilih Simpan.


Mengedit senarai mel anda

Jika anda menghantar mesej e-mel kepada semua orang pada senarai anda, pergi ke langkah 4: Tambah kandungan diperibadikan kepada mesej e-mel. Jika anda ingin menghantar e-mel hanya individu tertentu pada senarai anda, anda boleh memperincikan senarai, gunakan langkah di bawah Edit Senarai mel anda.

  1. Pilih Edit Senarai penerima.

    Petikan skrin tab mel dalam Word, menunjukkan perintah Edit Senarai penerima sebagai diserlahkan.

  2. Semak nama orang yang anda ingin menerima mesej e-mel anda.

    Pilih baris dengan menandakan kotak semak

Anda juga boleh Mengisih atau menapis senarai untuk menjadikannya lebih mudah untuk mencari nama dan alamat.

Langkah 4: Tambah kandungan diperibadikan kepada mesej e-mel

Memperibadikan setiap mesej e-mel dengan menambah nama dan alamat individu. Amalan terbaik untuk menambah butiran ini adalah untuk menyelitkan medan cantum dalam dokumen utama anda.

  1. Pada tab mel , dalam Kumpulan medan tulis & selitkan , pilih Blok alamat.

    Selitkan medan cantum Blok Alamat

  2. Dalam kotak dialog Selitkan blok alamat , pilih format untuk nama yang akan muncul dalam e-mel.

    Opsyen blok alamat

  3. Pilih OK untuk menyelitkan medan cantum.

  4. Dalam Kumpulan tulis & selitkan , pilih Baris sapaan.

    Petikan skrin tab mel dalam Word, menunjukkan perintah baris sapaan sebagai diserlahkan.

  5. Dalam kotak dialog Selitkan baris sapaan , pilih format yang anda ingin gunakan.

  6. Pilih OK untuk menyelitkan medan cantum.

  7. Pilih fail > Simpan untuk mengekalkan e-mel anda.

    Nota: Anda perlu format e-mel anda secara manual selepas menyelitkan medan.

Anda juga boleh menambah medan lain daripada sumber data anda untuk mesej e-mel anda. Untuk maklumat lanjut, lihat menyelitkan medan cantum mel.

Sahkan nama medan cantum

    Pastikan Word mencari nama dan alamat dalam senarai mel anda.

    1. Pada tab mel , dalam Kumpulan medan tulis & selitkan , pilih Padankan medan.

      Petua: Medan cantum juga boleh dibuka dari kotak dialog Selitkan blok alamat yang anda gunakan untuk menambah blok alamat dokumen utama.

    2. Dalam kotak dialog Medan sepadan , sahkan bahawa medan rekod yang muncul dalam senarai yang sepadan dengan nama tajuk lajur untuk rekod sumber data senarai mel anda.

      Kotak dialog Padankan Medan

      Nota: Terdapat dua lajur dalam kotak dialog. Lajur kiri adalah senarai nama biasa dalam rekod perniagaan contohnya. Lajur kanan ialah nama medan untuk nama biasa yang dipetakan kepada tajuk lajur dalam fail sumber data anda.

    3. Lakukan satu daripada perkara berikut:

      • Jika medan nama ditunjukkan padanan tajuk lajur yang anda gunakan untuk rekod dalam sumber data senarai mel anda, lakukan apa-apa.

        atau

      • Jika (tidak sepadan) muncul dalam nama medan yang anda jangkakan untuk dipadankan dengan tajuk lajur dalam sumber data anda, pilih anak panah juntai bawah dan kemudian pilih nama medan dalam sumber data senarai mel anda. Ulangi mengikut keperluan.

    4. Pilih OK.


    Memformatkan medan cantum mel

    Untuk mengubah fon, saiz atau Penjarakan kandungan yang dicantumkan, pilih nama medan cantum dan buat perubahan yang anda inginkan.

    1. Pada tab mel , dalam Kumpulan Pratonton hasil , pilih Pratonton hasil untuk bertukar daripada hasil tercantum kembali kepada medan cantum mel dalam Surat anda.

      Dalam Word, pada tab mel, Kumpulan pratonton hasil.

    2. Pilih nama medan cantum.

      Medan Blok Alamat yang dipilih

    3. Pada rumah tab, pilih fon dan saiz fon yang anda ingin gunakan.

      Dalam Word, pada tab rumah, dalam Kumpulan fon, pilih fon dan saiz fon.

    4. Pada tab Tataletak halaman (Word 2013) atau tab tataletak (Word 2016), pilih perenggan yang jarak anda inginkan.

      Dalam Word, pada tab tataletak, dalam Kumpulan perenggan, setkan jarak.

      Nota: Kerana Word menganggap setiap baris dalam blok alamat sebagai perenggan, anda mungkin ingin mengurangkan jarak antara baris.

Langkah 5: Pratonton dan menyelesaikan

Selepas anda menambah medan cantum dokumen utama anda, anda bersedia untuk pratonton hasil cantum. Apabila anda berpuas hati dengan pratonton, lengkapkan cantum.

  1. Pilih Pratonton hasil, dan kemudian pilih berikut Butang rekod berikut untuk cantum mel pratonton hasil atau sebelumnya Butang rekod sebelumnya untuk cantum mel pratonton hasil butang rekod untuk memastikan nama dan alamat dalam isi Surat anda kelihatan betul.

    Petikan skrin tab mel dalam Word, menunjukkan Kumpulan pratonton hasil.

    Petua: Untuk pergi ke mula senarai, pilih butang rekod Butang rekod yang pertama untuk cantum mel pratonton hasil yang pertama, dan pergi ke penghujung senarai, pilih butang rekod Butang rekod terakhir untuk cantum mel pratonton hasil yang terakhir.

  2. Pilih selesai & Cantum > Hantar mesej e-mel.

    Petikan skrin tab mel dalam Word, menunjukkan perintah selesai & Cantum dan opsyen bahagian.

  3. Dalam yang untuk kotak, pilih nama bagi lajur alamat e-mel dalam senarai anda.

    Nota: Word menghantar mesej individu untuk setiap alamat e-mel. Anda tidak boleh SK atau Sks penerima lain dan anda tidak boleh menambah lampiran pada e-mel.

  4. Dalam anak kotak baris subjek , taipkan baris subjek untuk mesej.

  5. Dalam anak format mel kotak, pilih HTML (seting lalai) atau teks biasa untuk menghantar dokumen sebagai isi mesej e-mel.

    Penting: Jika anda menghantar mesej e-mel sebagai teks biasa, dokumen utama tidak akan mempunyai sebarang pemformatan teks atau grafik.

  6. Di bawah menghantar rekod, lakukan salah satu yang berikut:

    • Terima seting lalai untuk mencantum dan menghantar Semua rekod.

      atau

    • Pilih rekod semasa dan hanya rekod yang boleh dilihat pada skrin anda menghantar mesej.

      atau

    • Pilih opsyen terakhir, dan dalam kotak daripada , masukkan nombor rekod untuk memulakan cantuman, dan dalam kotak kepada , masukkan nombor rekod untuk menamatkan cantuman.

      Nota: E-mel tidak dihantar kepada sesiapa sahaja dengan nombor rekod yang dikecualikan daripada daripada-kepada julat.

  7. Pilih OK untuk menjalankan cantum mel.

Langkah 6: Menyimpan mesej peribadi

Menyimpan mesej e-mel jika anda merancang untuk menggunakannya untuk cantum mel yang lain.

Apabila anda menyimpan dokumen utama, anda juga Menyimpan sambungan ke sumber data yang anda pilih. Pada kali berikutnya anda membuka dokumen utama, Word menggesa anda memilih sama ada untuk mengekalkan sambungan ke sumber data.

  • Jika anda memilih Ya, dokumen terbuka menunjukkan maklumat digabungkan dengan rekod pertama.

  • Jika anda memilih tiadasambungan antara dokumen utama dan sumber data yang rosak. Dokumen utama untuk e-mel menjadi dokumen standard Word .

Lihat juga

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×