Gunakan Microsoft Query untuk mendapatkan data Luaran

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Anda boleh menggunakan Microsoft Query untuk mengambil data daripada sumber luaran. Menggunakan Microsoft Query untuk mengambil data daripada pangkalan data korporat dan fail anda, anda tidak mempunyai menaip data yang anda ingin analisis dalam Excel. Anda boleh juga menyegar semula laporan Excel dan ringkasan secara automatik dari pangkalan data sumber asal apabila pangkalan data yang dikemas kini dengan maklumat baru.

Menggunakan Microsoft Query, anda boleh menyambung ke sumber data Luaran, pilih data daripada sumber luaran tersebut, mengimport data ke dalam lembaran kerja anda dan menyegar semula data seperti yang diperlukan untuk memastikan data lembaran kerja anda yang disegerakkan dengan data dalam sumber luaran.

Jenis pangkalan data yang anda boleh mencapai     Anda boleh mengambil data daripada beberapa jenis pangkalan data, termasuk Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server dan perkhidmatan Microsoft SQL Server OLAP. Anda juga boleh mengambil data daripada buku kerja Excel dan daripada fail teks.

Microsoft Office menyediakan pemacu yang anda boleh gunakan untuk mengambil data daripada sumber data berikut:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (Pembekal OLAP)

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradoks

  • Pangkalan data fail teks

Anda boleh menggunakan juga pemacu ODBC atau pemacu sumber data daripada pengeluar lain untuk mendapatkan maklumat daripada sumber data yang tidak disenaraikan di sini, termasuk jenis pangkalan data OLAP yang lain. Untuk maklumat tentang memasang pemacu ODBC atau pemacu sumber data yang tidak disenaraikan di sini, semak dokumentasi bagi pangkalan data atau hubungi Penjual pangkalan data anda.

Memilih data daripada pangkalan data     Anda mengambil data daripada pangkalan data dengan mencipta pertanyaan, iaitu soalan yang anda tanya tentang data yang disimpan dalam pangkalan data Luaran. Contohnya, jika data anda disimpan dalam pangkalan data Access, anda mungkin ingin tahu angka jualan untuk produk yang khusus mengikut rantau. Anda boleh mengambil bahagian data dengan memilih data sahaja untuk produk dan rantau yang anda ingin analisis.

Dengan Microsoft Query, anda boleh memilih lajur data yang anda inginkan dan mengimport hanya data tersebut ke dalam Excel.

Mengemas kini lembaran kerja anda dalam satu operasi     Sebaik sahaja anda mendapat data luaran dalam buku kerja Excel, apabila perubahan pangkalan data anda, anda boleh segar semula data untuk mengemas kini analisis anda — tanpa perlu mencipta semula laporan ringkasan dan carta. Contohnya, anda boleh mencipta ringkasan jualan bulanan dan menyegar semula setiap bulan apabila angka jualan baru datang.

Bagaimanakah Microsoft pertanyaan menggunakan sumber data     Selepas anda menyediakan sumber data untuk pangkalan data tertentu, anda boleh menggunakannya apabila anda ingin mencipta pertanyaan pilih dan mengambil data daripada pangkalan data tersebut — tanpa perlu taipkan semula semua maklumat sambungan. Microsoft Query menggunakan sumber data untuk menyambung ke pangkalan data luaran dan untuk menunjukkan data yang tersedia. Selepas anda mencipta pertanyaan anda dan kembali data ke Excel, Microsoft Query menyediakan buku kerja Excel dengan maklumat sumber pertanyaan dan data agar anda boleh menyambung semula ke pangkalan data apabila anda ingin menyegar semula data.

Gambar rajah cara Pertanyaan menggunakan sumber data

Menggunakan Microsoft pertanyaan untuk mengimport data    untuk mengimport data luaran ke Excel dengan Microsoft Query, ikuti langkah asas, setiap satunya diterangkan secara lebih terperinci dalam seksyen berikut.

Apakah sumber data?     Sumber data adalah satu set disimpan maklumat yang membenarkan Excel dan Microsoft Query untuk menyambung ke pangkalan data Luaran. Apabila anda menggunakan Microsoft Query menyediakan sumber data, anda Namakan sumber data, dan kemudian memberikan nama dan lokasi pangkalan data atau pelayan, jenis pangkalan data dan maklumat log masuk dan kata laluan anda. Maklumat ini juga termasuk nama pemacu OBDC atau pemacu sumber data, iaitu program yang menjadikan sambungan untuk jenis tertentu pangkalan data.

Untuk menyediakan sumber data menggunakan Microsoft Query:

  1. Pada tab Data , dalam Kumpulan Dapatkan Data luaran , klik Daripada sumber lain, dan kemudian klik Daripada Microsoft Query.

  2. Lakukan satu daripada perkara berikut:

    • Untuk menentukan sumber data untuk pangkalan data, fail teks, atau buku kerja Excel, klik tab pangkalan data .

    • Untuk menentukan sumber data kiub OLAP, klik tab Kiub OLAP . Tab ini adalah tersedia hanya jika anda menjalankan Microsoft Query dari Excel.

  3. Dwiklik < sumber Data baru >.

    -atau-

    Klik < sumber Data baru >, dan kemudian klik OK.

    Kotak dialog Cipta sumber Data baru dipaparkan.

  4. Dalam langkah 1, taipkan nama untuk mengenal pasti sumber data.

  5. Dalam langkah 2, klik pemacu untuk jenis pangkalan data yang anda gunakan sebagai sumber data anda.

    Nota: 

    • Jika pangkalan data luaran yang anda ingin capai tidak disokong oleh pemacu ODBC yang dipasang dengan Microsoft Query, maka anda perlu mendapatkan dan memasang pemacu ODBC Microsoft Office serasi dari vendor pihak ketiga, seperti pengeluar yang pangkalan data. Hubungi Penjual pangkalan data untuk arahan pemasangan.

    • Pangkalan data OLAP tidak memerlukan pemacu ODBC. Apabila anda memasang Microsoft Query, pemacu dipasang untuk pangkalan data yang dicipta menggunakan Microsoft SQL Server Analysis Services. Untuk menyambung ke pangkalan data OLAP lain, anda perlu memasang data sumber pemacu dan klien perisian.

  6. Klik sambung, dan kemudian berikan maklumat yang diperlukan untuk menyambung ke sumber data anda. Untuk pangkalan data, buku kerja Excel dan fail teks, maklumat yang anda sediakan bergantung pada jenis sumber data yang anda pilih. Anda mungkin diminta untuk memberikan nama log masuk, kata laluan, versi pangkalan data yang anda gunakan, lokasi pangkalan data atau maklumat lain yang khusus kepada jenis pangkalan data.

    Penting: 

    • Gunakan kata laluan yang kukuh yang menggabungkan huruf besar dan huruf, nombor dan simbol. Kata laluan yang lemah Jangan gabungkan unsur ini. Kata laluan kukuh: Y6dh! et5. Kata laluan yang lemah: House27. Kata laluan harus 8 atau lebih aksara dalam panjang. Frasa penghantaran yang menggunakan 14 atau lebih aksara adalah lebih baik.

    • Mengingati kata laluan anda adalah sesuatu yang penting. Jika anda terlupa kata laluan, Microsoft tidak berupaya mendapatkannya semula. Simpan kata laluan yang anda tuliskan di tempat yang selamat, jauh dari maklumat yang dilindungi oleh kata laluan.

  7. Selepas anda memasukkan maklumat yang diperlukan, klik OK atau selesai untuk kembali ke kotak dialog Cipta sumber Data baru .

  8. Jika pangkalan data anda mempunyai jadual dan anda ingin jadual tertentu untuk dipaparkan secara automatik dalam Bestari pertanyaan, klik kotak langkah 4, dan kemudian klik jadual yang anda inginkan.

  9. Jika anda tidak ingin taipkan nama log masuk dan kata laluan anda apabila anda menggunakan sumber data, pilih kotak semak Simpan ID pengguna dan kata laluan dalam takrifan sumber data saya . Kata laluan yang disimpan tidak disulitkan. Jika kotak semak tidak tersedia, lihat pentadbir pangkalan data anda untuk menentukan sama ada opsyen ini boleh dijadikan tersedia.

    Nota Keselamatan : Elakkan menyimpan maklumat log masuk Apabila menyambung ke sumber data. Maklumat ini mungkin disimpan sebagai teks biasa, dan pengguna berniat jahat boleh mencapai maklumat menjejaskan Keselamatan sumber data.

Selepas anda melengkapkan langkah ini, nama sumber data anda muncul dalam kotak dialog Pilih sumber Data .

Menggunakan Bestari pertanyaan untuk kebanyakan pertanyaan     Bestari pertanyaan memudahkannya untuk memilih dan menggabungkan data daripada jadual berlainan dan medan dalam pangkalan data anda. Menggunakan Bestari pertanyaan, anda boleh memilih jadual dan medan yang anda ingin sertakan. Cantuman Dalaman (operasi pertanyaan yang menentukan bahawa baris daripada dua Jadual digabungkan berdasarkan nilai medan sama) dicipta secara automatik apabila Bestari mengecam medan kunci primer dalam satu jadual dan medan dengan nama yang sama dalam Jadual Kedua.

Anda juga boleh menggunakan Bestari untuk mengisih set hasil dan lakukan penapisan ringkas. Dalam langkah terakhir Bestari, anda boleh memilih untuk kembali data ke Excel, atau memperhalusi pertanyaan dalam Microsoft Query lebih lanjut. Selepas anda mencipta pertanyaan, anda boleh menjalankannya dalam sama ada Excel atau Microsoft Query.

Untuk memulakan Bestari pertanyaan, laksanakan langkah berikut.

  1. Pada tab Data , dalam Kumpulan Dapatkan Data luaran , klik Daripada sumber lain, dan kemudian klik Daripada Microsoft Query.

  2. Dalam kotak dialog Pilih sumber Data , pastikan bahawa kotak semak gunakan Bestari pertanyaan untuk mencipta/edit pertanyaan dipilih.

  3. Dwiklik sumber data yang anda ingin gunakan.

    -atau-

    Klik sumber data yang anda ingin gunakan, dan kemudian klik OK.

Kerja terus dalam Microsoft pertanyaan untuk jenis pertanyaan yang lain     Jika anda ingin mencipta pertanyaan lebih rumit daripada membenarkan Bestari pertanyaan, anda boleh bekerja terus dalam Microsoft Query. Anda boleh menggunakan Microsoft Query untuk melihat dan mengubah pertanyaan yang anda mula mencipta dalam Bestari pertanyaan, atau anda boleh mencipta pertanyaan baru tanpa menggunakan Bestari. Kerja terus dalam Microsoft Query apabila anda ingin mencipta pertanyaan yang lakukan yang berikut:

  • Pilih data khusus daripada medan     Dalam pangkalan data yang besar, anda mungkin ingin memilih beberapa data dalam medan dan mengeluarkan data yang anda tidak perlukan. Contohnya, jika anda memerlukan data untuk dua produk dalam medan yang mengandungi maklumat untuk produk yang banyak, anda boleh menggunakan kriteria untuk memilih data untuk hanya dua produk yang anda inginkan.

  • Mengambil data berdasarkan kriteria yang berbeza setiap kali anda menjalankan pertanyaan     Jika anda perlu mencipta laporan Excel atau ringkasan bagi beberapa kawasan yang sama dalam data luaran yang sama — seperti Laporan jualan berasingan bagi setiap rantau — anda boleh mencipta pertanyaan parameter. Apabila anda menjalankan pertanyaan parameter, anda akan digesa untuk nilai untuk digunakan sebagai kriteria apabila pertanyaan memilih rekod. Contohnya, pertanyaan parameter mungkin menggesa anda untuk memasukkan rantau tertentu, dan anda boleh menggunakan semula pertanyaan ini untuk mencipta setiap laporan jualan rantau anda.

  • Menyertai data dengan cara yang berbeza     Cantum dalaman yang mencipta Bestari pertanyaan adalah jenis cantuman yang digunakan dalam mencipta pertanyaan yang paling biasa. Kadangkala, Walau bagaimanapun, anda ingin gunakan jenis cantuman. Contohnya, jika anda mempunyai jadual maklumat jualan produk dan jadual pelanggan maklumat, cantuman Dalaman (jenis yang dicipta oleh Bestari pertanyaan) akan menghalang pengambilan rekod pelanggan untuk pelanggan yang telah membuat pembelian. Menggunakan Microsoft Query, anda boleh menyertai jadual ini supaya semua rekod pelanggan diambil, bersama-sama dengan data jualan untuk tersebut pelanggan yang membuat pembelian.

Untuk memulakan Microsoft Query, laksanakan langkah berikut.

  1. Pada tab Data , dalam Kumpulan Dapatkan Data luaran , klik Daripada sumber lain, dan kemudian klik Daripada Microsoft Query.

  2. Dalam kotak dialog Pilih sumber Data , pastikan bahawa kotak semak gunakan Bestari pertanyaan untuk mencipta/edit pertanyaan adalah jelas.

  3. Dwiklik sumber data yang anda ingin gunakan.

    -atau-

    Klik sumber data yang anda ingin gunakan, dan kemudian klik OK.

Reusing dan berkongsi pertanyaan     Dalam kedua-dua Bestari pertanyaan dan Microsoft Query, anda boleh menyimpan pertanyaan anda sebagai fail .dqy yang anda boleh mengubah suai, gunakan semula dan berkongsi. Excel boleh membuka fail .dqy terus, yang membolehkan anda atau pengguna lain untuk mencipta julat data luaran tambahan daripada pertanyaan yang sama.

Untuk membuka pertanyaan disimpan daripada Excel:

  1. Pada tab Data , dalam Kumpulan Dapatkan Data luaran , klik Daripada sumber lain, dan kemudian klik Daripada Microsoft Query. Kotak dialog Pilih sumber Data dipaparkan.

  2. Dalam kotak dialog Pilih sumber Data , klik tab pertanyaan .

  3. Dwiklik pertanyaan disimpan yang anda ingin buka. Pertanyaan yang dipaparkan dalam Microsoft Query.

Jika anda ingin buka pertanyaan disimpan dan Microsoft Query telah pun dibuka, klik menu Microsoft Query fail , dan kemudian klik Buka.

Jika anda dwiklik fail .dqy, Excel dibuka, menjalankan pertanyaan dan kemudian menyelitkan hasil ke lembaran kerja baru.

Jika anda ingin berkongsi ringkasan Excel atau laporan yang berdasarkan data Luaran, anda boleh memberikan pengguna lain buku kerja yang mengandungi julat data Luaran, atau anda boleh mencipta templat. Templat membolehkan anda menyimpan ringkasan atau laporan tanpa menyimpan data luaran agar fail lebih kecil. Data luaran diambil apabila pengguna terbuka templat laporan.

Selepas anda mencipta pertanyaan dalam Bestari pertanyaan atau Microsoft Query, anda boleh kembali data pada lembaran kerja Excel. Data kemudian menjadi satu julat data luaran atau Laporan Jadual Pangsi yang anda boleh memformatkan dan segar semula.

Pemformatan diambil data     Dalam Excel, anda boleh menggunakan alat seperti Carta atau subjumlah automatik untuk mempersembahkan dan meringkaskan data yang diambil oleh Microsoft Query. Anda boleh memformatkan data dan pemformatan anda dikekalkan apabila anda menyegar semula data Luaran. Anda boleh menggunakan label lajur anda sendiri dan bukannya nama medan dan menambahkan nombor baris secara automatik.

Excel secara automatik boleh memformatkan data baru yang anda taipkan di hujung julat agar sepadan dengan baris sebelumnya. Excel juga secara automatik boleh menyalin formula yang telah diulangi dalam baris yang sebelumnya dan mengembang mereka untuk baris tambahan.

Nota: Untuk dilanjutkan pada baris baru dalam julat, format dan Formula mesti muncul dalam sekurang-kurangnya tiga baris sebelumnya lima.

Anda boleh menghidupkan opsyen ini (atau mematikan sekali lagi) pada bila-bila masa:

  1. Klik Fail > Opsyen > Lanjutan.

    Dalam Excel 2007: klik Butang Microsoft Office Imej butang , klik Opsyen Excel, dan kemudian klik kategori lanjutan .

  2. Dalam seksyen opsyen pengeditan , pilih semak data lanjutkan julat format dan Formula . Untuk mematikan automatik julat pemformatan data sekali lagi, kosongkan kotak semak ini.

Menyegar semula data luaran     Apabila anda menyegar semula data Luaran, anda menjalankan pertanyaan untuk mengambil sebarang data baru atau diubahkan yang sepadan dengan spesifikasi anda. Anda boleh menyegar semula pertanyaan dalam Microsoft Query dan Excel. Excel menyediakan beberapa opsyen untuk menyegar semula pertanyaan, termasuk menyegar semula data apabila anda membuka buku kerja dan penyegaran semula secara automatik pada selang masa yang ditentukan. Anda boleh terus berfungsi dalam Excel semasa data sedang disegar semula, dan anda juga boleh menyemak status semasa data sedang disegar semula. Untuk maklumat lanjut, lihat segar semula data yang disambungkan (diimport).

Halaman atas

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×