Gambaran keseluruhan dasar pemadaman dokumen dalam SharePoint Server 2016

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Organisasi anda mungkin perlu mengekalkan dokumen untuk tempoh masa kerana pematuhan, undang-undang, atau keperluan perniagaan lain. Walau bagaimanapun, jika organisasi anda menyimpan dokumen yang lebih panjang daripada diperlukan, anda mencipta risiko undang-undang yang tidak diperlukan. Dengan dasar pemadaman dokumen, anda boleh proaktif mengurangkan risiko dengan memadamkan dokumen dalam laman secara automatik selepas tempoh tertentu bagi masa — contohnya, anda boleh memadamkan dokumen dalam OneDrive pengguna untuk perniagaan Laman lima tahun selepas dokumen yang dicipta.

Dokumen pemadaman dasar yang berkesan fleksibel — contohnya, anda boleh:

  • Membenarkan pemilik laman untuk memilih daripada dasar yang anda secara berpusat mencipta dan menguruskan. Anda juga boleh membenarkan pemilik laman untuk menyertai keluar sepenuhnya jika ia memutuskan dasar tidak digunakan untuk kandungan mereka.

  • Menguatkuasakan dasar wajib tunggal di semua laman dalam koleksi laman, seperti semua OneDrive for Business Laman, atau walaupun menguatkuasakan dasar pada semua koleksi laman yang dicipta daripada templat koleksi laman tertentu, seperti templat Laman pasukan.

  • Menyediakan dasar lalai peraturan lalai yang akan digunakan secara automatik tanpa sebarang tindakan yang diperlukan oleh pemilik laman.

  • Mencipta dasar yang termasuk beberapa peraturan pemadaman yang pemilik laman boleh pilih.

Anda mencipta dan menguruskan dasar pemadaman dokumen dalam Pusat pematuhan dasar.

Pusat dasar pematuhan

Masa untuk menggunakan dasar pemadaman dokumen

Selain daripada dasar pemadaman dokumen, SharePoint Server 2016 menyediakan dasar pengekalan ini untuk kandungan laman:

Setiap jenis dasar terbaik untuk jenis tertentu Laman atau data. Contohnya, organisasi anda mungkin mempunyai laman sangat berstruktur yang menggunakan jenis kandungan, seperti laman kewangan kontrak atau pangkalan pengetahuan untuk artikel. Dalam kes ini, anda boleh menggunakan dasar jenis kandungan. Atau organisasi anda mungkin perlu mengekalkan dokumen perundangan, yang mana anda boleh menggunakan jenis kandungan dan Pusat rekod untuk melaksanakan rancangan fail.

Dasar pemadaman dokumen menggantikan maklumat atau pengurusan dasar pengurusan rekod, yang paling sesuai dengan data berstruktur dan jenis kandungan. Sebaliknya, anda patut menggunakan dasar pemadaman dokumen apabila anda perlu menguruskan meluas pemadaman automatik tidak berstruktur data seperti OneDrive for Business laman dan Laman pasukan.

Gambar rajah pengekalan ciri untuk kandungan Laman

Jika anda menggunakan dasar pemadaman dokumen pada laman yang sudah menggunakan dasar pengurusan maklumat, dasar tersebut diabaikan semasa dasar pemadaman dokumen berkesan. Ini bermakna anda perlu merancang untuk laman untuk menggunakan hanya dasar yang dikhususkan untuk kandungan berstruktur atau tidak berstruktur, bukan kedua-duanya. Untuk maklumat lanjut tentang cara dokumen pemadaman dasar menulis ganti dasar lain, lihat menggunakan atau mengalih keluar dasar pemadaman dokumen untuk laman.

Berbeza dengan dasar lain, dasar pemadaman dokumen berfungsi hanya pada pustaka dokumen, bukan senarai.

Pemadaman dasar dan peraturan

Dasar pemadaman dokumen mengandungi satu atau lebih memadamkan peraturan yang menentukan:

  • Tempoh masa sehingga pemadaman.

  • Sama ada untuk mengira tarikh pemadaman dari apabila dokumen telah dicipta atau terakhir diubah suai.

  • Sama ada untuk memadamkan dokumen secara kekal atau ke Tong Kitar semula.

Jika dasar mengandungi lebih daripada satu peraturan, pemilik laman boleh pilih peraturan yang sesuai digunakan untuk kandungan mereka.

Halaman peraturan baru

Dasar dan tugasan

Selepas anda mencipta dasar pemadaman dokumen, anda boleh memperuntukkannya kepada templat koleksi laman — contohnya, anda boleh menguntukkan dasar OneDrive for Business templat agar ia termasuk setiap pengguna OneDrive for Business. Apabila anda memperuntukkan dasar templat koleksi laman, ini digunakan pada semua koleksi laman yang telah dicipta daripada templat tersebut, selain daripada mana-mana koleksi laman yang dicipta daripada templat tersebut pada masa hadapan.

Memperuntukkan OneDrive untuk opsyen templat perniagaan

Anda juga boleh menguntukkan dasar koleksi laman tertentu — jadi berganda melakukan sebarang dasar yang telah diuntukkan kepada templat koleksi laman tersebut. Contohnya, anda boleh memperuntukkan dasar templat Laman pasukan, tetapi kemudian menulis ganti mereka menggunakan set dasar yang berbeza pada koleksi laman tertentu yang dicipta daripada templat tersebut.

Dasar wajib satu atau beberapa dasar untuk dipilih

Apabila anda memperuntukkan dasar, anda boleh memilih untuk menjadikannya wajib, supaya hanya dasar ini boleh diperuntukkan dan ia akan digunakan untuk semua laman dalam koleksi laman. Pemilik laman tidak boleh memilih daripada dasar wajib, yang bermakna dokumen dalam laman tertakluk kepada dasar padam Walau bagaimana jua pun.

Tandakan polisi sebagai opsyen wajib

Selain daripada membuatkan dasar tunggal yang wajib, anda juga boleh memperuntukkan beberapa dasar untuk koleksi laman, yang membolehkan setiap pemilik laman untuk memilih dasar yang untuk menggunakan laman mereka, atau untuk memilih keluar sepenuhnya. Contohnya, anda boleh mencipta satu dasar untuk dokumen perniagaan umum dan dasar yang lain untuk kewangan dokumen yang mempunyai jadual pengekalan berlainan. Pemilik laman sering mengetahui kandungan yang mengandungi laman mereka dan oleh itu yang dasar pemadaman dokumen untuk digunakan. Setiap laman boleh mempunyai dasar hanya satu padanya.

Peraturan satu atau beberapa peraturan untuk dipilih

Seterusnya, dasar setiap boleh mengandungi banyak peraturan--contohnya, pemadaman dasar untuk dokumen perniagaan umum mungkin mempunyai dua peraturan:

  • Dokumen yang tidak memerlukan pengekalan berdasarkan kewajipan undang-undang atau keperluan perniagaan berterusan tidak akan dikekalkan lebih daripada satu tahun daripada penciptaan.

  • Dokumen yang diperlukan untuk kegunaan perniagaan yang aktif dan berterusan yang diperlukan untuk lebih daripada satu tahun, tidak akan dikekalkan untuk lebih daripada tiga tahun daripada penciptaan.

Pemilik laman boleh menentukan bahawa laman mereka mengandungi Perniagaan am dokumen, pilih dasar pemadaman ini, dan kemudian pilih peraturan yang sesuai daripada dasar. Anda hanya boleh memilih peraturan daripada dasar yang sedang digunakan untuk laman (bukan dari sebarang dasar), dan peraturan yang digunakan untuk semua dokumen pustaka dalam laman.

Perhubungan koleksi laman, dasar dan peraturan

Perhubungan asas ini:

Koleksi Laman atau templat koleksi laman boleh mempunyai satu dasar lanjut yang diuntukkan padanya, dan setiap dasar berikut boleh mempunyai satu atau lebih peraturan. Walau bagaimanapun, mungkin hanya satu dasar yang aktif setiap laman, dan boleh hanya satu peraturan pemadaman yang aktif pada bila-bila masa untuk pustaka dalam laman.

Gambar rajah menunjukkan dasar dan peraturan

Dasar pemadaman dokumen diwarisi

Seperti keizinan, navigasi dan banyak ciri laman, dasar pemadaman dokumen diwarisi. Pemilik laman boleh pilih dasar pemadaman dokumen untuk laman mereka dan semua sublaman mewarisi dasar daripada induk. Pemilik sublaman yang boleh memutuskan warisan dengan memilih dasar yang berbeza dan gabungan peraturan dan dasar yang digunakan untuk semua sublaman sehingga warisan rosak sekali lagi.

Memperuntukkan dasar pemadaman dokumen buat kali pertama

Adalah penting untuk memahami bahawa tempoh masa yang ditentukan untuk dokumen dasar pemadaman bermakna masa memandangkan dokumen dicipta atau diubah suai, tidak masa memandangkan dasar diperuntukkan. Contohnya, anda mungkin mencipta dasar pemadaman dokumen yang secara kekal memadamkan dokumen dua tahun selepas ia dicipta, dan kemudian memperuntukkan dasar tersebut templat koleksi laman yang beberapa koleksi laman dicipta empat atau lima tahun yang lalu. Dalam kes ini, terdapat kemungkinan koleksi laman sedia ada mengandungi banyak dokumen yang telah lebih lama daripada dua tahun yang ditentukan oleh dasar pemadaman — ini bermakna banyak kandungan akan dipadam sejurus selepas menguntukkan dasar pemadaman dokumen untuk kali pertama.

Apabila anda memperuntukkan dasar untuk kali pertama, Semua dokumen dalam laman dinilai dan, jika ia memenuhi kriteria, ia akan dipadamkan. Ini digunakan pada semua dokumen sedia ada, dokumen tidak pengguna baru yang dicipta sejak dasar diperuntukkan. Dan ingat bahawa tempoh masa untuk umur setiap dokumen, bukan masa daripada apabila dasar mula-mula diperuntukkan.

Oleh itu, sebelum anda memperuntukkan dasar Laman untuk kali pertama, anda terlebih dahulu perlu mempertimbangkan umur kandungan sedia ada dan Bagaimanakah dasar mungkin memberi kesan pada kandungan yang sedia ada. Anda juga mungkin ingin berkomunikasi dasar baru kepada pemilik laman sebelum memperuntukkan, untuk memberikan mereka masa untuk menilai kesan mungkin.

Masa sela untuk dirambat dasar

Selepas anda memperuntukkan dasar koleksi laman, pemilik laman menggunakan pautan Dasar pemadaman dokumen pada halaman Seting Laman untuk melihat dan menggunakan dasar yang tersedia untuk laman.

Pautan Dasar pemadaman dokumen tidak akan muncul melainkan dasar telah diuntukkan kepada koleksi laman. Juga, pautan tidak muncul sejurus selepas dasar telah diuntukkan kepada Laman — boleh terdapat sehingga 24 jam sela dari apabila dasar yang diperuntukkan kepada apabila pautan Dasar pemadaman dokumen muncul

Pautan dasar pemadaman dokumen

Bagaimanakah dasar pemadaman dokumen berfungsi dengan dasar setempat

Penahanan setempat memastikan bahawa semua kandungan yang dikekalkan untuk tempoh tertentu bagi masa, sementara dasar pemadaman dokumen memastikan semua kandungan terpadam selepas tempoh masa tertentu.

Jika anda perlu mengekalkan dokumen untuk sesuatu tempoh tetap, anda boleh menggunakan dasar penangguhan di tempatnya sempena dasar pemadaman. Contohnya, anda boleh menekan dokumen untuk tiga tahun selepas ia diubah suai, dan kemudian menyediakan dasar pemadaman untuk memadamkan dokumen tersebut tiga tahun selepas ia telah terakhir diubah suai.

Nota dasar pemadaman tidak menulis ganti penahanan setempat. Jika laman berada pada tahan dan dasar pemadaman dokumen memadamkan dokumen, kemudian dokumen akan dikekalkan dalam pustaka pengekalan tahan dengan cara yang sama seperti jika dokumen telah telah dipadamkan secara manual. Untuk maklumat lanjut, lihat gambaran keseluruhan setempat tahan dalam SharePoint Server 2016.

Keizinan

Ahli pasukan pematuhan anda yang akan menggunakan pusat dasar pematuhan memerlukan keizinan untuk kedua-dua dasar Pusat dan Laman koleksi yang dasar akan digunakan. Kami mengesyorkan bahawa anda:

  1. Mencipta kumpulan keselamatan yang mengandungi semua pengguna Pusat dasar pematuhan — kemungkinan besar pasukan pematuhan anda.

  2. Dalam Pusat pematuhan dasar, menambah Kumpulan Keselamatan Kumpulan pemilik koleksi laman.

  3. Dalam setiap koleksi laman yang anda perlu memperuntukkan dasar pemadaman dokumen, menambah Kumpulan Keselamatan Kumpulan pemilik koleksi laman.

Maklumat lanjut

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×