Gambaran keseluruhan: amalan terbaik untuk menguruskan cara individu menggunakan Laman pasukan anda

Gambaran keseluruhan: amalan terbaik untuk menguruskan cara individu menggunakan Laman pasukan anda

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Jika anda merupakan pemilik laman pasukan, ia adalah idea yang baik untuk mencipta model Tadbir Urus - iaitu, model alamat laman anda dasar, proses, peranan dan tanggungjawab. Model seperti ini akan membantu anda mengawal cara individu menggunakan laman anda. Contohnya, anda mungkin ingin memerlukan pelaporan keluar fail agar berbilang individu tidak cuba mengedit fail pada masa yang sama. Atau, anda mungkin ingin membenarkan hanya orang tertentu untuk mencipta sublaman. Artikel ini memberikan gambaran keseluruhan idea dan amalan terbaik untuk difikirkan apabila mencipta model tersebut.

Nota: Jika anda sedang mencari langkah tentang cara untuk mencipta Laman, lihat mencipta laman SharePoint.

Dalam artikel ini

Apakah Tadbir Urus?

Unsur model Tadbir Urus

Penciptaan sublaman

Pengurusan keizinan

Seni bina maklumat

Memerlukan Lapor keluar fail

Menjejak versi

Memerlukan kelulusan dokumen

Sentiasa dimaklumkan tentang perubahan

Mencipta aliran kerja

Mentakrifkan jenis kandungan

Mengaudit Penjejakan

Laman kitar hayat dan persaraan

Had storan

Penyesuaian

Navigasi

Carian

Peranan dan tanggungjawab untuk menyokong Laman

Perlindungan data

Apakah tadbir urus?

Suatu bahagian yang penting di mana-mana laman tetapi tidak kelihatan adalah model tadbir urusnya—set dasar, peranan, tanggungjawab dan proses yang anda wujudkan untuk menentukan cara individu dalam kumpulan anda menggunakan SharePoint.

Banyak organisasi mempunyai model tadbir urus untuk laman pada aras Pentadbiran Pusat atau koleksi laman yang mungkin dicipta dan diselenggarakan oleh jabatan atau pasukan Teknologi Maklumat (IT).

Jika anda seorang pemilik laman untuk sublaman dalam koleksi laman, seperti laman pasukan, anda digalakkan mencipta model tadbir urus tambahan anda sendiri untuk menangani isu khusus anda.

Model tadbir urus memudahkan tugas:

  • Membenarkan pengguna laman mengetahui masa mereka patut mencipta sublaman baru, berbanding mencipta senarai atau kandungan laman lain.

  • Memastikan sublaman dan kandungan bersara apabila sudah lapuk agar tidak menghabiskan ruang storan anda dan menjejaskan hasil carian anda.

  • Memastikan individu yang betul mempunyai capaian kepada kandungan yang betul.

  • Membenarkan pemilik sublaman mengetahui templat dan tema yang mereka boleh gunakan.

  • Menukar dengan lancar pemilikan laman daripada satu individu kepada individu yang lain.

Unsur model tadbir urus

Model tadbir urus anda perlu menangani isu berikut:

  • Penciptaan laman

  • Pengurusan keizinan

  • Seni bina maklumat

  • Kitar hayat dan persaraan laman

  • Had storan

  • Pengelasan maklumat

  • Penyesuaian

  • Perlindungan data

  • Navigasi

  • Cari

  • Peranan dan tanggungjawab untuk menyokong laman

Sesetengah soalan ini mungkin telah dijawab untuk anda oleh model tadbir urus aras koleksi laman atau organisasi, seperti saiz ruang storan untuk laman anda dan jenis penyesuaian yang anda boleh lakukan untuk rupa dan rasa laman. Faktor yang lain mungkin tidak relevan, bergantung pada tahap kerumitan laman pasukan anda dan bilangan individu yang menggunanya. Tetapi meskipun anda tidak perlu membuat keputusan tentang topik ini, anda digalakkan mengetahui keputusan yang telah dibuat agar anda boleh memberitahu pengguna laman anda dan menguatkuasakan dasar dengan sesuai.

Berikut adalah beberapa perkara untuk dipertimbangkan apabila anda menyediakan laman baru.

Penciptaan sublaman

Anda mungkin inginkan ahli pasukan anda dapat mencipta sublaman di bawah laman pasukan untuk digunakan pada projek khusus.

Kebolehan mencipta sublaman baru secara spontan boleh membawa manfaat yang besar kepada kumpulan tetapi penciptaan laman yang tidak terhad boleh menjadi tidak teratur. Apabila sublaman berkembang dengan bebas, masalah mungkin muncul. Contohnya:

  • Pengguna sukar mencari sublaman yang sesuai atau menentukan sublaman yang sesuai telah ditemui.

  • Maklumat boleh diulang dalam beberapa sublaman yang membazir ruang storan yang mahal dan memerlukan usaha berganda untuk diselenggara.

  • Maklumat lapuk mungkin disimpan pada sublaman, mungkin selama beberapa tahun dan muncul dalam hasil carian. Sukar untuk mengetahui versi maklumat yang betul.

  • Menguruskan keizinan untuk beberapa sublaman mungkin sukar dan pengguna mungkin mendapat capaian kepada maklumat yang tidak patut dicapai secara tidak sengaja.

  • Apabila pekerja meninggalkan kumpulan, sublaman yang dicipta oleh mereka mungkin diabaikan, menyebabkan kekeliruan dan merumitkan hasil carian untuk pengguna laman yang tinggal.

Anda boleh menjimatkan masa dan tenaga jika anda mengeset beberapa dasar untuk penciptaan laman yang menangani isu berikut:

  • Siapakah dibenarkan mencipta sublaman?

  • Adakah sublaman baru perlu diluluskan terlebih dahulu? Jika ya, apakah kriteria untuk kelulusan dan siapakah yang memberikan kelulusan tersebut?

  • Patutkah sublaman baru menggunakan templat dan tema yang telah diwujudkan?

  • Berapa banyak maklumat boleh disimpan pada suatu laman? Maksudnya, berapa banyak ruang cakera pelayan yang ia boleh gunakan?

  • Apakah peraturan untuk memasukkan strategi navigasi pada laman?

  • Berapa lama maklumat perlu disimpan pada sublaman sebelum ia dipadamkan atau diarkibkan?

Lihat mencipta Laman atau sublaman untuk maklumat lanjut.

Pengurusan keizinan

Integriti, kerahsiaan dan privasi maklumat yang sangat penting untuk organisasi anda bergantung pada langkah keselamatan laman anda — khususnya, siapa yang anda berikan capaian kepada laman anda.

Memberikan dan mengehadkan capaian kepada laman anda dipanggil menguruskan keizinan dan ia merupakan salah satu tanggungjawab penting anda sebagai pemilik laman.

Berikut adalah beberapa petua untuk diingati apabila anda membentuk strategi keizinan.

  • Ikuti Prinsip Keistimewaan yang Paling Kurang: Berikan individu aras keizinan yang paling rendah yang mereka perlukan untuk menjalankan tugas mereka.

  • Berikan individu capaian dengan menambahkan mereka ke kumpulan yang standard dan lalai (seperti Ahli, Pelawat dan Pemilik). Jadikan kebanyakan individu ahli kumpulan Ahli atau Pelawat dan hadkan bilangan individu dalam kumpulan Pemilik.

  • Gunakan warisan keizinan untuk mencipta hierarki yang bersih dan mudah digambarkan. Maksudnya, elakkan daripada memberikan keizinan kepada individu, sebaliknya bekerja dengan kumpulan. Jika boleh, biarkan sublaman mewarisi keizinan daripada laman pasukan anda berbanding mempunyai keizinan unik.

  • Aturkan kandungan anda untuk menggunakan kelebihan warisan keizinan: Pertimbangkan membahagikan kandungan anda mengikut aras keselamatan – ciptakan laman atau pustaka khusus untuk dokumen sensitif, berbanding membiarkannya berselerak dalam pustaka yang lebih besar dan dilindungi oleh keizinan unik.

Lihat memahami tahap keizinan dalam SharePoint atau mengedit keizinan untuk senarai, pustaka, atau item individu untuk maklumat tentang Mengeset keizinan.

Seni bina maklumat

Seni bina maklumat pada laman adalah seperti jadual kandungan untuk buku: Ia menentukan cara maklumat dalam laman tersebut — bahagian halaman web, dokumen, senarai dan data — diaturkan dan dipersembahkan kepada pengguna laman tersebut. Seni bina maklumat sering direkodkan sebagai senarai berhierarki kandungan laman, kata kunci carian, jenis data dan konsep lain.

Untuk mencipta seni bina maklumat, anda mesti menganalisis maklumat yang dipersembahkan dalam laman. Berikut adalah beberapa soalan yang anda boleh gunakan untuk membentuk seni bina maklumat:

  • Jenis kandungan manakah yang anda akan ada pada laman itu? Bagaimanakah ia akan dipecahkan menjadi sublaman, senarai, pustaka dan sebagainya?

  • Bagaimanakah maklumat dipersembahkan dalam laman itu?

  • Bagaimanakah pengguna laman menavigasi melalui laman itu?

  • Bagaimanakah maklumat disasarkan pada khalayak khusus?

  • Bagaimanakah carian dikonfigurasikan dan dioptimumkan?

Sebahagian seni bina maklumat anda mungkin termasuk pengelasan maklumat.

Jika maklumat yang anda kendalikan mempunyai nilai yang tinggi terhadap syarikat itu, memerlukan keselamatan istimewa atau diliputi oleh peraturan pematuhan, anda mungkin ingin menyediakan skema pengelasan untuk mengenal pasti jenis kandungan khusus yang perlu diuruskan dengan berhati-hati.

Selepas anda mengatur maklumat ke dalam senarai dan pustaka khusus, anda boleh menggunakan ciri tadbir urus untuk menguruskan cara kandungan diuruskan. Contohnya:

Memerlukan lapor keluar fail

Apabila anda memerlukan Lapor keluar fail, anda memastikan bahawa hanya seorang boleh mengedit fail sehingga ia dilapor masuk. Memerlukan dokumen dilapor keluar menghalang berbilang individu membuat perubahan pada masa yang sama, yang boleh mencipta konflik pengeditan dan menyebabkan kekeliruan. Memerlukan Lapor keluar juga boleh membantu untuk mengingatkan ahli pasukan untuk menambah komen apabila mereka menyemak fail dalam, agar anda lebih mudah boleh menjejak apa yang telah berubah dalam setiap versi. Untuk maklumat lanjut, lihat menyediakan pustaka agar memerlukan pelaporan keluar fail.

Menjejak versi

Jika anda perlu menyimpan versi fail sebelumnya, pustaka boleh membantu anda menjejak, menyimpan dan memulihkan fail. Anda boleh memilih untuk menjejak semua versi dengan cara yang sama. Atau anda boleh memilih untuk menentukan sesetengah versi sebagai utama, seperti menambah Bab baru manual dan sesetengah versi sebagai minor, seperti membaiki kesalahan ejaan. Untuk membantu menguruskan ruang storan, anda boleh memilih bilangan setiap jenis versi yang anda ingin simpan. Untuk maklumat lanjut mengenai pengurusan versi, lihat Bagaimanakah pemversian berfungsi dalam senarai atau pustaka?.

Anda boleh menentukan kelulusan untuk dokumen yang diperlukan. Dokumen kekal dalam keadaan menunggu sehingga ia diluluskan atau ditolak oleh seseorang yang mempunyai keizinan untuk berbuat demikian. Anda boleh mengawal Kumpulan yang pengguna boleh melihat dokumen sebelum ia diluluskan. Ciri ini mungkin berguna jika pustaka anda mengandungi garis panduan yang penting atau prosedur yang perlu muktamad sebelum orang lain melihatnya. Untuk maklumat lanjut mengenai kelulusan dokumen, lihat memerlukan kelulusan item dalam senarai laman atau pustaka.

Pustaka menyokong teknologi RSS, supaya ahli kumpulan kerja anda secara automatik boleh menerima dan melihat kemas kini atau suapan berita dan maklumat dalam lokasi yang digabungkan. Anda boleh menggunakan teknologi RSS untuk memberitahu anda tentang sebarang perubahan pada pustaka, seperti apabila fail yang disimpan dalam pustaka berubah. Suapan RSS mendayakan ahli kumpulan kerja anda untuk melihat senarai disatukan fail yang telah berubah. Anda juga boleh mencipta isyarat e-mel, agar anda diberitahu apabila mengubah fail. Untuk maklumat lanjut mengenai suapan RSS, lihat suapan RSS menguruskan untuk laman atau koleksi laman.

Jenis pustaka atau kandungan dokumen boleh menggunakan aliran kerja yang telah ditakrifkan oleh organisasi anda bagi proses perniagaan, seperti menguruskan kelulusan dokumen atau menyemak semula. Kumpulan anda boleh menggunakan proses perniagaan dokumennya, dikenali sebagai aliran kerja, yang menentukan tindakan yang perlu dilakukan dalam jujukan, seperti meluluskan atau menterjemahkan dokumen. Aliran kerja ialah cara automatik mengalihkan dokumen atau item melalui jujukan tindakan atau tugas. Tiga aliran kerja yang tersedia kepada pustaka secara lalai: kelulusan untuk menghalakan dokumen ke sekumpulan individu untuk kelulusan; Mengumpul maklum balas yang menghalakan dokumen ke sekumpulan individu untuk maklum balas dan mengembalikan dokumen kepada individu yang memulakan aliran kerja sebagai himpunan; dan mengumpul tandatangan, yang menghalakan dokumen ke sekumpulan individu untuk mengumpul tandatangan digital mereka. Untuk maklumat lanjut mengenai aliran kerja, lihat gambaran keseluruhan aliran kerja yang disertakan bersama SharePoint

Jika kumpulan anda berfungsi dengan beberapa jenis fail, seperti lembaran kerja, persembahan dan dokumen, anda boleh mengembangkan kefungsian pustaka dengan mendayakan dan mentakrifkan jenis kandungan berbilang. Jenis kandungan menambah kefleksibelan dan konsisten merentasi pustaka berbilang. Setiap jenis kandungan boleh menentukan templat dan walaupun aliran proses. Templat yang bertindak sebagai titik permulaan untuk pemformatan dan sebarang teks plat dandang dan untuk sifat yang digunakan untuk dokumen jenis tersebut, seperti nama Jabatan atau kontrak nombor. Untuk maklumat lanjut mengenai jenis kandungan, lihat pengenalan kepada jenis kandungan dan penerbitan jenis kandungan

Jika anda mempunyai Kumpulan sensitif fail, dan ia akan menjadi berguna jika anda tahu cara dokumen yang telah digunakan, anda boleh mentakrifkan dasar yang membenarkan anda untuk mendayakan Penjejakan 'Audit' peristiwa, seperti perubahan fail, salinan atau pemadaman. Untuk maklumat mengenai menyediakan pengauditan, lihat mengkonfigurasikan seting audit untuk koleksi laman

Kitar hayat dan persaraan laman

Laman seperti laman kerja dan laman perbincangan biasanya dikekalkan selepas ia tidak lagi berguna dan akibatnya memakan ruang storan yang bernilai dan merumitkan hasil carian. Anda digalakkan menyediakan jadual untuk menyemak semula laman dan kandungannya (sekurang-kurangnya sekali setahun) untuk menilai sama ada ia patut disimpan.

Anda digalakkan untuk diingati, juga, yang model Tadbir Urus lebih besar organisasi anda mungkin juga meninjau Laman lapuk. Contohnya, pentadbir mungkin secara automatik memadamkan Laman yang telah disentuh untuk 90 hari. Sebagai pemilik laman, anda akan menerima e-mel amaran ini yang akan berlaku. Untuk maklumat lanjut mengenai dasar kitar hayat dan persaraan, lihat dasar penutupan Laman.

Had storan

Pentadbir mungkin mengeset had pada jumlah storan cakera kumpulan anda boleh gunakan. Anda perlu mengetahui sama ada terdapat had dan jika ya, memutuskan cara anda akan membahagikannya antara laman, halaman dan pustaka anda.

Secara lalai, SharePoint Server menetapkan had 50 MB pada saiz dokumen tunggal yang boleh dimuat naik pada pustaka dokumen. Selain itu, secara lalai, pemilik laman Pasukan menerima isyarat apabila storan berada pada 90% kuota.

Selepas anda tahu apakah had anda, anda boleh menggunakan ciri seperti versi atau audit Penjejakan untuk memastikan laman anda berada dalam had. Untuk maklumat lanjut, lihat menguruskan had storan koleksi laman.

Penyesuaian

Kemungkinan besar organisasi anda akan mempunyai penjenamaan, templat laman atau tataletak laman standard yang diutamakan atau diperlukan. Apakah tahap penyesuaian yang boleh dilakukan oleh pengguna pada rupa laman dan halaman mereka?

Untuk mengawal penyesuaian, anda mungkin memutuskan untuk menetapkan individu pada kumpulan anda yang mempunyai keizinan untuk membuat penyesuaian atau anda boleh memilih untuk menggunakan tataletak halaman distandardkan bagi memastikan keperluan tertentu dipenuhi seperti memaparkan pemilik laman di penjuru kiri atas semua laman.

Anda juga mungkin ingin mengeset garis panduan tentang kefungsian yang boleh digunakan pada sublaman. Contohnya, anda mungkin ingin meminta individu tidak menggunakan Web Part yang memerlukan sebarang pengekodan tersuai.

Sebaliknya, anda mungkin membekalkan SharePoint Designer untuk semua individu pada pasukan anda agar mereka boleh membuat semua perubahan yang diinginkan.

Untuk maklumat lanjut tentang penyesuaian Laman, lihat menyesuaikan laman pasukan anda atau pengenalan kepada penyesuaian laman dan halaman.

Navigasi

Unsur navigasi membantu individu menyemak lalu melalui kandungan yang diperlukan oleh mereka. Dua item navigasi yang anda boleh sesuaikan adalah bar pautan atas dan Lancar Cepat.

Dengan halaman seting untuk setiap senarai atau pustaka, anda boleh memilih senarai dan pustaka yang muncul pada Lancar Cepat. Anda boleh juga mengubah tertib pautan, menambah atau memadamkan pautan dan menambah atau memadamkan seksyen yang pautan diatur dalamnya. Contohnya, jika anda mempunyai terlalu banyak senarai dalam seksyen Senarai, anda boleh menambah seksyen baru untuk Senarai Tugas yang anda boleh memasukkan pautan pada senarai tugas anda.

Bar pautan atas menyediakan cara untuk pengguna laman anda untuk pergi ke laman lain dalam koleksi laman dengan memaparkan barisan tab di bahagian atas setiap halaman dalam laman. Apabila anda mencipta laman baru, anda boleh memilih sama ada memasukkan laman pada bar pautan atas bagi laman induk dan sama ada menggunakan bar pautan atas dari laman induk.

Untuk maklumat lanjut tentang navigasi Laman, lihat pengenalan kepada navigasi Laman atau menyesuaikan navigasi pada laman pasukan anda

Cari

Kandungan muncul dalam banyak tempat termasuk laman, senarai, pustaka, Web Part dan lajur. Secara lalai, apabila seseorang mencari laman anda, semua kandungan pada laman dan sebarang sublamannya muncul dalam hasil Carian.

Sebagai pemilik laman, anda boleh memilih sama ada kandungan anda muncul dalam hasil carian. Apabila anda menghalang kandungan suatu laman muncul dalam hasil carian, kandungan semua sublaman di bawahnya juga disekat daripada muncul dalam hasil carian.

Secara lalai, kandungan dengan keizinan yang dihadkan tidak muncul dalam hasil carian untuk pengguna yang tidak mempunyai keizinan untuk membacanya. Anda boleh mengubahnya agar kandungan yang dihadkan dipaparkan dalam hasil carian, tetapi pengguna tidak akan boleh membuka kandungan yang mereka tidak punyai keizinan.

Lihat gambaran keseluruhan pentadbiran carian SharePoint Online atau mengkonfigurasikan bahagian Web carian kandungan dalam SharePoint untuk maklumat lanjut tentang carian.

Peranan dan tanggungjawab untuk menyokong laman

Anda digalakkan menentukan peranan dan tanggungjawab untuk mengurangkan kekeliruan yang mungkin berlaku pada laman apabila kakitangan beralih keluar dan masuk daripada pasukan. Berikut adalah beberapa perkara yang patut dijelaskan tentang peranan individu pada laman anda:

  • Latihan: Latihan navigasi, carian dan pengurusan dokumen asas mungkin sangat berguna untuk individu yang baru menggunakan produk itu.

  • Sokongan: Anda mungkin inginkan pakar yang ditentukan pada pasukan anda untuk menyelesaikan masalah dan bertindak sebagai pengantaraan kepada pentadbir.

  • Pematuhan garis panduan legal atau organisasi: Kadangkala ini hanya melibatkan penyelenggaraan pautan terkini kepada garis panduan yang sesuai, tetapi adalah baik untuk mempunyai individu yang bertanggungjawab untuk perkara ini.

Lihat merancang laman dan menguruskan pengguna atau menguruskan pentadbir untuk koleksi laman untuk lanjut tentang peranan.

Perlindungan data

Ciri sandaran dan pemulihan melindungi data anda daripada kehilangan tidak sengaja. Kekerapan sandaran dan kelajuan dan aras pemulihan disediakan oleh pentadbir. Lihat gambaran keseluruhan sandaran dan pemulihan dalam SharePointatau menguruskan tong kitar semula koleksi laman SharePoint Online

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×