Cara sepuluh teratas untuk membersihkan data anda

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Perkataan yang tersalah eja, Ruang ekoran degil, awalan yang tidak diingini, tidak wajar kes dan aksara tak cetak tanggapan buruk pertama. Dan yang tidak walaupun senarai lengkap cara data anda boleh mendapatkan kotor. Gulung atas lengan anda. Inilah masanya untuk beberapa spring-cleaning utama lembaran kerja anda dengan Microsoft Excel.

Anda sentiasa tidak mempunyai kawalan terhadap format dan jenis data yang anda mengimport daripada sumber data Luaran, seperti pangkalan data, fail teks, atau halaman Web. Sebelum anda boleh menganalisis data, anda biasanya perlu membersihkan ia. Mujurlah, Excel mempunyai banyak ciri untuk membantu anda mendapatkan data dalam format tepat yang anda inginkan. Kadangkala, tugas amat mudah dan terdapat ciri khusus yang melakukan kerja anda. Contohnya, anda dengan mudah boleh menggunakan penyemak ejaan untuk membersihkan perkataan yang tersalah eja dalam lajur yang mengandungi komen atau perihalan. Atau, jika anda ingin alih keluar baris pendua, anda boleh dengan cepat lakukan ini menggunakan kotak dialog Alih keluar pendua .

Pada masa lain, anda mungkin perlu memanipulasikan satu atau lebih lajur dengan menggunakan formula untuk menukar nilai diimport ke dalam nilai baru. Contohnya, jika anda ingin mengalih keluar ruang ekoran, anda boleh mencipta lajur baru membersihkan data dengan menggunakan formula, mengisi ke bawah lajur baru, menukar Formula lajur yang baru dengan nilai dan kemudian mengalih keluar lajur asal.

Langkah asas untuk pembersihan data adalah seperti berikut:

  1. Mengimport data dari sumber data Luaran.

  2. Mencipta salinan sandaran data asal dalam buku kerja yang berasingan.

  3. Memastikan data dalam format berjadual baris dan lajur dengan: data yang serupa dalam setiap lajur, Semua Lajur dan baris yang kelihatan dan tiada baris kosong dalam julat. Untuk hasil terbaik, gunakan jadual Excel.

  4. Melakukan tugas yang tidak memerlukan manipulasi Lajur pertama, seperti Penyemakan ejaan atau menggunakan kotak dialog Cari dan ganti .

  5. Seterusnya, lakukan tugas yang memerlukan manipulasi lajur. Langkah umum untuk memanipulasikan lajur adalah:

    1. Menyelitkan lajur baru (B) di sebelah lajur asal (A) yang memerlukan kering.

    2. Menambah formula yang akan mengubah data di atas lajur baru (B).

    3. Mengisi formula dalam lajur baru (B). Dalam jadual Excel, lajur terhitung dicipta secara automatik dengan nilai yang mengisi ke bawah.

    4. Pilih lajur baru (B), salin dan tampal sebagai nilai dalam lajur baru (B).

    5. Mengalih keluar lajur asal (A), yang menukar lajur baru daripada B hingga A.

Secara berkala membersihkan sumber data yang sama, pertimbangkan untuk merakam makro atau menulis kod untuk mengautomatikkan proses keseluruhan. Terdapat juga sebilangan luaran tambahan ditulis oleh vendor pihak ketiga, disenaraikan dalam seksyen pembekal pihak ketiga , yang anda boleh pertimbangkan untuk menggunakan jika anda tidak mempunyai masa atau sumber untuk mengautomatikkan proses sendiri.

Maklumat lanjut

Perihalan

Gambaran keseluruhan tentang menyambungkan (mengimport) data

Menerangkan semua cara untuk mengimport data luaran ke Office Excel.

Mengisi data secara automatik dalam sel lembaran kerja

Menunjukkan cara untuk menggunakan perintah isian .

Mencipta atau memadamkan jadual Excel

Tambah atau alih keluar Excel baris dan lajur Jadual

menggunakan lajur terhitung dalam jadual Excel

Menunjukkan cara untuk mencipta jadual Excel dan menambah atau memadam lajur atau lajur terhitung.

Mencipta makro

Menunjukkan beberapa cara untuk mengautomatikkan tugas berulang menggunakan makro.

Anda boleh menggunakan penyemak ejaan untuk mencari perkataan yang tersalah eja bukan sahaja, tetapi untuk mencari nilai yang tidak digunakan secara konsisten, seperti nama produk atau Syarikat, dengan menambah nilai tersebut pada Kamus tersuai.

Maklumat lanjut

Perihalan

Menyemak ejaan dan tatabahasa

Menunjukkan cara untuk membaiki perkataan tersalah eja pada lembaran kerja.

Menggunakan Kamus tersuai untuk menambah perkataan pada penyemak ejaan

Menerangkan cara untuk menggunakan Kamus tersuai.

Baris pendua adalah masalah biasa apabila anda mengimport data. Ia merupakan idea yang baik untuk menapis untuk nilai unik terlebih dahulu untuk mengesahkan bahawa hasil yang anda inginkan sebelum anda mengalih keluar nilai pendua.

Maklumat lanjut

Perihalan

Menapis untuk nilai unik atau mengalih keluar nilai pendua

Menunjukkan dua berkait rapat prosedur: cara untuk menapis baris unik dan cara untuk mengalih keluar baris pendua.

Anda mungkin ingin mengalih keluar rentetan awalan biasa, seperti label diikuti oleh kolon dan ruang atau akhiran, seperti frasa parenthetic di hujung rentetan yang lapuk atau tidak diperlukan. Anda boleh melakukannya dengan mencari kejadian teks tersebut dan kemudian menggantikan dengan tiada teks atau teks lain.

Maklumat lanjut

Perihalan

Semak jika sel yang mengandungi teks (case-insensitive)

semak jika sel yang mengandungi teks (sensitif huruf)

Menunjukkan cara untuk menggunakan fungsi beberapa dan perintah Cari untuk mencari teks.

Mengalih keluar aksara daripada teks

Menunjukkan cara menggunakan fungsi beberapa dan perintah Gantikan untuk mengalih keluar teks.

Mencari atau menggantikan teks dan nombor pada lembaran kerja

mencari dan menggantikan

Menunjukkan cara untuk menggunakan kotak dialog Cari dan ganti .

FIND, FINDB

SEARCH, SEARCHB

REPLACE, REPLACEB

SUBSTITUTE

kiri, LEFTB

kanan, RIGHTB

LEN, LENB

MID, MIDB

Ini ialah fungsi yang anda boleh gunakan untuk melakukan pelbagai rentetan manipulasi tugas, seperti mencari dan menggantikan substring dalam rentetan, menyarikan bahagian rentetan atau menentukan panjang rentetan.

Kadangkala teks disertakan dalam beg campuran, terutamanya apabila huruf teks yang berkenaan. Menggunakan satu atau lebih daripada tiga fungsi kes, anda boleh menukar teks kepada huruf kecil huruf, seperti alamat e-mel, huruf besar huruf, seperti kod produk atau huruf yang biasa, seperti nama atau tajuk buku.

Maklumat lanjut

Perihalan

Mengubah huruf teks

Menunjukkan cara untuk menggunakan fungsi tiga huruf.

BAWAH

Menukar semua huruf besar dalam rentetan teks kepada huruf kecil huruf.

BIASA

Menjadikan huruf pertama sebagai huruf besar dalam rentetan teks dan mana-mana huruf lain yang mengikuti mana-mana aksara selain huruf. Menukar semua huruf lain kepada huruf kecil.

ATAS

Menukar teks kepada huruf besar huruf.

Kadangkala nilai teks mengandungi pendahuluan, pendahulu, atau berbilang aksara Ruang terbenam (aksaraUnikod set nilai 32 dan 160) atau aksara tak cetak (aksara Unikod set nilai 0 hingga 31, 127, 129, 141, 143, 144 dan 157). Aksara ini kadangkala boleh menyebabkan hasil luar jangkaan apabila anda Mengisih, menapis atau Cari. Contohnya, dalam sumber data Luaran, pengguna boleh membuat ralat tipografi dengan secara tidak sengaja menambah aksara ruang tambahan atau data teks yang diimport dari sumber luaran mungkin mengandungi aksara tak cetak yang dibenamkan dalam teks. Kerana aksara ini tidak mendapati di dengan mudah, hasil yang tidak dijangka mungkin sukar difahami. Untuk mengalih keluar aksara yang tidak diingini, anda boleh menggunakan gabungan fungsi TRIM, MEMBERSIHKAN dan GANTIKAN.

Maklumat lanjut

Perihalan

Menunjukkan cara untuk mengalih keluar semua ruang dan aksara tak cetak daripada set aksara Unikod.

KOD

Mengembalikan kod berangka bagi aksara pertama dalam rentetan teks.

MEMBERSIHKAN

Mengalih keluar aksara tak cetak 32 pertama dalam Kod ASCII 7 bit (nilai 0 sehingga 31) daripada teks.

PANGKAS

Mengalih keluar aksara Ruang ASCII 7 bit (nilai 32) daripada teks.

SUBSTITUTE

Anda boleh menggunakan fungsi SUBSTITUTE untuk menggantikan aksara Unikod nilai tinggi (nilai 127, 129, 141, 143, 144, 157 dan 160) dengan aksara ASCII 7-bit yang fungsi TRIM dan MEMBERSIHKAN direka bentuk.

Terdapat dua isu utama dengan nombor yang mungkin memerlukan anda membersihkan data: nombor telah secara tidak sengaja diimport sebagai teks dan tanda negatif perlu diubah kepada standard untuk organisasi anda.

Maklumat lanjut

Perihalan

Tukar nombor yang disimpan sebagai teks kepada nombor

Menunjukkan cara untuk menukar nombor yang diformatkan dan disimpan dalam sel sebagai teks, yang boleh menyebabkan masalah dengan pengiraan atau menghasilkan mengelirukan tertib isihan kepada format nombor.

DOLAR

Menukar nombor kepada format teks dan simbol Mata Wang digunakan.

TEKS

Menukar nilai kepada teks dalam format nombor khusus.

TETAP

Membundarkan nombor kepada bilangan perpuluhan yang ditentukan, format nombor dalam format perpuluhan menggunakan noktah dan koma dan mengembalikan hasilnya sebagai teks.

NILAI

Menukar rentetan teks yang mewakili nombor kepada nombor.

Kerana terdapat terlalu banyak format tarikh yang berbeza, dan kerana format ini harus dikelirukan dengan bahagian bernombor kod atau lain rentetan yang mengandungi tanda miring atau tanda sempang, tarikh dan masa biasanya perlu ditukar dan diformatkan semula.

Maklumat lanjut

Perihalan

Mengubah sistem tarikh, format atau dua digit tahun penafsiran

Memerihalkan cara sistem tarikh berfungsi dalam Excel.

Menukar masa

Menunjukkan cara untuk menukar antara unit masa berlainan.

Menukar tarikh yang disimpan sebagai teks kepada tarikh

Menunjukkan cara untuk menukar tarikh yang diformatkan dan disimpan dalam sel sebagai teks, yang boleh menyebabkan masalah dengan pengiraan atau menghasilkan mengelirukan tertib isihan kepada format tarikh.

TARIKH

Mengembalikan nombor bersiri berjujukan yang mewakili tarikh tertentu. Jika format sel umum sebelum fungsi dimasukkan, hasil yang diformatkan sebagai tarikh.

DATEVALUE

Menukar tarikh yang diwakili oleh teks kepada nombor bersiri.

MASA

Mengembalikan nombor perpuluhan untuk masa tertentu. Jika format sel umum sebelum fungsi dimasukkan, hasil yang diformatkan sebagai tarikh.

TIMEVALUE

Mengembalikan nombor perpuluhan masa yang diwakili oleh rentetan teks. Nombor perpuluhan ialah nilai antara 0 (sifar) hingga 0.99999999, mewakili masa dari 0:00:00 (12:00:00 AM) hingga 23:59:59 (11:59:59 P.M.).

Tugas umum selepas mengimport data dari sumber data luaran adalah sama ada mencantumkan dua atau lebih lajur ke dalam satu atau memisahkan satu lajur ke dalam dua atau lebih lajur. Contohnya, anda mungkin ingin Pisahkan lajur yang mengandungi nama penuh kepada nama pertama dan keluarga. Atau, anda mungkin ingin Pisahkan lajur yang mengandungi medan alamat ke dalam berasingan jalan, bandar, rantau dan lajur Poskod. Sebaliknya juga mungkin benar. Anda mungkin ingin cantum Lajur pertama dan nama keluarga ke dalam lajur nama penuh atau menggabungkan lajur berasingan alamat ke dalam satu lajur. Tambahan nilai umum yang mungkin memerlukan mencantumkan ke dalam satu lajur atau memisahkan kepada berbilang lajur termasuk kod produk, laluan fail dan alamat protokol Internet (IP).

Maklumat lanjut

Perihalan

Menggabungkan nama pertama dan keluarga

menggabungkan teks dan nombor

menggabungkan teks dengan tarikh atau masa

menggabungkan dua atau lebih lajur menggunakan fungsi

Menunjukkan contoh lazim menggabungkan nilai daripada dua atau lebih lajur.

Memisahkan teks ke dalam lajur yang berlainan dengan yang Bestari Tukar teks kepada lajur

Menunjukkan cara untuk menggunakan Bestari ini untuk memisahkan lajur yang berdasarkan pada pembatas biasa yang pelbagai.

Memisahkan teks kepada lajur berlainan dengan fungsi

Menunjukkan cara untuk menggunakan LEFT, fungsi MID, RIGHT, SEARCH dan LEN untuk memisahkan lajur nama kepada dua atau lebih lajur.

Menggabungkan atau memisahkan kandungan sel

Menunjukkan cara untuk menggunakan fungsi CONCATENATE & (ampersan) operator dan menukar Bestari teks ke lajur.

Mencantum sel atau memisahkan sel tercantum

Menunjukkan cara untuk menggunakan perintah Cantum sel, Cantumkan merentasidan Cantumkan dan Pusatkan .

MERANGKAIKAN

Menyambungkan dua atau lebih rentetan teks ke dalam rentetan teks satu.

Kebanyakan analisis dan ciri pemformatan dalam Office Excel menganggap bahawa data wujud dalam Jadual tunggal, rata dua dimensi. Kadangkala, anda mungkin ingin membuat lajur menjadi baris dan lajur menjadi baris. Pada masa lain, data tidak walaupun berstruktur dalam format berjadual dan anda memerlukan cara untuk mengubah data daripada satu nontabular kepada format berjadual.

Maklumat lanjut

Perihalan

MENGUBAH URUTAN

Mengembalikan menegak julat sel sebagai julat mendatar, atau sebaliknya.

Kadangkala, pentadbir pangkalan data menggunakan Office Excel untuk mencari dan membetulkan ralat sepadan apabila dua atau lebih Jadual digabungkan. Ini mungkin melibatkan penyelarasan dua Jadual daripada lembaran kerja yang berbeza, contohnya, untuk melihat semua rekod dalam kedua-dua Jadual atau untuk membandingkan jadual dan mencari baris yang tidak sepadan.

Maklumat lanjut

Perihalan

Mencari nilai dalam senarai data

Menunjukkan cara yang biasa untuk mencari data dengan menggunakan fungsi carian.

CARIAN

Mengembalikan nilai daripada julat satu baris atau satu lajur atau daripada tatasusunan. Fungsi LOOKUP mempunyai dua bentuk sintaks: bentuk vektor dan bentuk tatasusunan.

HLOOKUP

Mencari nilai dalam baris atas Jadual atau tatasusunan nilai, dan kemudian mengembalikan nilai dalam lajur yang sama daripada baris yang anda tentukan dalam Jadual atau tatasusunan.

VLOOKUP

Mencari nilai dalam lajur pertama tatasusunan jadual dan mengembalikan nilai dalam baris yang sama daripada lajur lain dalam tatasusunan Jadual.

INDEKS

Mengembalikan nilai atau rujukan kepada nilai dalam Jadual atau julat. Terdapat dua bentuk fungsi INDEX: bentuk tatasusunan dan borang rujukan.

PADANAN

Mengembalikan kedudukan relatif item dalam tatasusunan yang sepadan dengan nilai tertentu dalam tertib yang ditentukan. Gunakan MATCH dan bukannya salah satu daripada fungsi carian apabila anda memerlukan kedudukan item dalam julat selain daripada item itu sendiri.

OFSET

Mengembalikan rujukan kepada julat yang merupakan bilangan baris dan lajur daripada sel atau julat sel. Rujukan yang dikembalikan boleh merupakan sel tunggal atau julat sel. Anda boleh menentukan bilangan baris dan bilangan lajur yang dikembalikan.

Berikut adalah senarai separa pembekal pihak ketiga yang mempunyai produk yang digunakan untuk membersihkan data dalam pelbagai cara.

Nota: Microsoft menyediakan sokongan untuk produk pihak ketiga.

Pembekal

Produk

Tambahan Express Ltd.

untuk Excel, Bestari Jadual Cantum, pencuci pendua, menggabungkan lembaran kerja Bestari, menggabungkan baris Bestari, sel lebih bersih, rawak penjana, mencantumkan sel, alat yang pantas untuk Excel, Pengisih rawak, carian lanjutan & Gantikan, kabur pencari pendua, Memisahkan nama, Bestari Jadual pisah, buku kerja Pengurus

Menambah Ins.com

Pendua pencari

AddinTools

Membantu AddinTools

J-berjalan & rakan sekerja, Inc.

Versi Pak utiliti Power 7

WinPure

ListCleaner Lite
ListCleaner Pro
kemas dan Match 2007

Halaman atas

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×