Arkib Access data

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Anda boleh membantu memastikan data anda teratur dengan secara berkala Pengarkiban rekod lama atau tidak aktif. Contohnya, katakan anda menggunakan Access untuk menguruskan pustaka pinjaman. Anda mungkin mempunyai jadual yang menjejak urus niaga pinjaman, dengan medan yang mengandungi tarikh item meminjam dan medan yang mengandungi tarikh ia telah dikembalikan. Mungkin anda dasar pengekalan rekod adalah untuk mengarkibkan transaksi pinjaman rekod setahun selepas item kembali dan merosakkan rekod selepas dua tahun.

Anda boleh mengarkibkan semua Jadual dalam pangkalan data, jadual tertentu, atau hanya rekod khusus — contohnya, rekod yang lebih lama daripada tarikh tertentu. Topik ini menerangkan cara untuk mengarkibkan data.

Dalam artikel ini

Gambaran keseluruhan

Secara berkala mengalihkan rekod ke Jadual Arkib

Secara berkala menggantikan Jadual

Gantikan semua jadual secara berkala

Gambaran keseluruhan

Anda harus Pertimbangkan Pengarkiban data apabila anda mempunyai data yang anda tidak merancang untuk menggunakan lagi dan anda ingin menyimpan data berguna jika anda memerlukannya. Anda mungkin mempunyai dasar yang membimbing anda pelan Arkib, seperti dasar pengekalan data.

Pengarkiban biasanya digunakan untuk menyimpan data berdasarkan syarat tarikh, seperti hujung bulan yang tiba.

Cara untuk mengarkibkan data

Jadual berikut menyenaraikan cara untuk mengarkibkan data, apabila anda patut menggunakan kaedah setiap, dan pertimbangan lain.

Kaedah

Perihalan

Gunakan apabila …

Pertimbangan lain

Secara berkala mengalihkan rekod ke Jadual Arkib

Dari semasa ke semasa, anda menjalankan pertanyaan yang memilih data yang anda ingin Arkibkan dan menambahkan data kepada jadual Arkib. Kemudian, anda menjalankan pertanyaan yang memilih data yang sama (dari jadual asal) dan memadam ia.

Beberapa rekod dalam Jadual memenuhi syarat yang anda gunakan untuk menentukan sama ada untuk Arkib.

Contoh: anda ingin Arkibkan urus niaga pustaka (butiran yang terperinci semak) jika disemak tarikh dalam sekurang-kurangnya tahun lama.

  • Mungkin perlu menyelesaikan rujukan integriti, terutamanya jika rekod yang anda ingin Arkibkan berada pada bahagian satu hubungan satu ke banyak.

  • Jika anda perlu menggunakan parameter dalam pertanyaan anda, anda harus mencipta borang untuk mengendalikan parameter. Jika tidak, anda risiko kehilangan data.

Secara berkala menggantikan Jadual

Dari semasa ke semasa, anda membuat salinan Arkib bagi jadual tertentu, dan kemudian menggantikan Jadual dengan salinan yang baru dan kosong.

Semua rekod dalam Jadual memenuhi syarat yang anda gunakan untuk menentukan sama ada untuk Arkib.

Contoh: anda mempunyai jadual yang menyimpan paling ketara suhu harian. Setiap tahun, anda Arkib jadual dan mula segar dengan ada kosong.

  • Mungkin perlu menyelesaikan integriti rujukan.

Gantikan semua jadual secara berkala

Anda memulakan dengan pangkalan data terpisah (terdiri pangkalan data: fail pangkalan data bahagian belakang yang mengandungi semua jadual; dan fail pangkalan data bahagian depan yang mengandungi semua pangkalan data objek lain). Dari semasa ke semasa, anda membuat salinan Arkib bagi pangkalan data bahagian belakang, dan kemudian menggantikan pangkalan data bahagian belakang dengan baru yang kosong.

Semua rekod dalam kebanyakan Jadual dalam pangkalan data anda memenuhi syarat yang anda gunakan untuk menentukan sama ada untuk Arkib.

Contoh: pangkalan data anda terdiri daripada beberapa Jadual dengan jenis data Kajicuaca. Setiap tahun, anda mengarkibkan semua jadual.

  • Jika anda mempunyai sebarang Jadual carian (Jadual yang anda gunakan untuk menyimpan nilai untuk mencari ke atas, seperti Poskod atau Jabatan), anda mungkin perlu mengimport data mereka ke dalam pangkalan data bahagian belakang yang baru.

  • Anda tidak boleh menggunakan makro untuk kaedah ini. Anda mesti mengarkibkan pangkalan data secara manual.

Bekerja di sekeliling integriti rujukan

Jika rekod yang anda ingin Arkibkan berkaitan rekod dalam Jadual lain, anda mungkin perlu menyelesaikan perhubungan. Jika rekod yang anda ingin Arkibkan rekod "kanak-kanak" (ia tergolong bahagian "banyak" hubungan satu ke banyak), anda mungkin secara selamat boleh mengarkibkan mereka tanpa kebimbangan. Jika rekod yang anda ingin Arkibkan ialah "parent" rekod (ia tergolong bahagian "satu" hubungan satu ke banyak), apabila anda mengarkibkan mereka mereka berkaitan "kanak-kanak" rekod Mei:

  • Menghalang anda daripada memadamkan rekod "parent". Ini boleh menyebabkan masalah jika anda sudah mempunyai ditambah rekod "parent" Jadual Arkib.

    - atau -

  • Menjadi "yatim" — rekod yang dimiliki oleh "induk" yang tidak wujud. Ini boleh menyebabkan masalah dengan integriti data dan kefungsian yang pelbagai dalam pangkalan data anda yang menggunakan rekod "yatim".

Untuk akaun untuk integriti rujukan, ambil langkah berikut:

  1. Menentukan apakah "kanak-kanak" rekod tergolong kepada rekod yang anda ingin Arkibkan. Contohnya, jika saya ingin Arkib Rekod aset yang saya meminjamkan di pustaka saya, saya pertama menentukan sama ada terdapat sebarang transaksi dibuka pada aset tersebut, iaitu, sama ada aset telah dilapor keluar tetapi tidak dikembalikan.

  2. Lakukan satu daripada perkara berikut:

    • Jika "kanak-kanak" rekod sentiasa boleh dipadamkan secara selamat, pastikan perhubungan menguatkuasakan integriti rujukan dengan memadamkan Lata. Ini memastikan bahawa semua berkaitan rekod "kanak-kanak" akan dipadamkan.

    • Jika rekod "kanak-kanak" tidak sentiasa boleh selamat dipadamkan, pertimbangkan Pengarkiban semua Jadual dalam pangkalan data.

    • Mencipta pertanyaan yang memilih rekod "parent" yang tidak mempunyai rekod "kanak-kanak". Kemudian, gunakan pertanyaan pertama untuk mencipta pertanyaan Arkib anda (lihat seksyen secara berkala mengalihkan rekod ke Jadual Arkib), dan bukannya menggunakan Jadual "parent".

      Petua: Anda boleh menggunakan Bestari pertanyaan untuk mencari rekod tiada padanan. Untuk maklumat lanjut, lihat artikel yang membandingkan dua jadual dan mencari rekod tanpa padanan.

Halaman Atas

Secara berkala mengalihkan rekod ke Jadual Arkib

Mula-mula, anda membuat salinan kosong jadual yang mempunyai rekod yang anda ingin Arkibkan. Jadual kosong baru ini adalah Jadual Arkib anda. Seterusnya, anda mencipta tambah pertanyaan untuk menyalin rekod daripada jadual asal Jadual Arkib. Kemudian, anda mencipta padam pertanyaan untuk mengalih keluar rekod Arkib daripada jadual asal. Akhirnya, anda mencipta makro yang berjalan pertanyaan kedua-dua. Apabila anda ingin Arkibkan rekod, anda menjalankan makro.

Petua: Anda boleh melampirkan makro pada butang pada borang, supaya apabila butang diklik, makro berjalan.

Langkah 1: Mencipta jadual Arkib

Langkah 2: Mencipta pertanyaan yang menyalin data pada jadual Arkib anda

Langkah 3: Mencipta pertanyaan padam yang mengalih keluar data yang sama dari jadual asal anda

Langkah 4: Cipta makro yang berjalan pertanyaan kedua-dua

Langkah 1: Mencipta jadual Arkib

Jika anda ingin menyimpan rekod Arkib anda dalam satu jadual, anda hanya melakukan langkah ini sekali. Jadual Arkib yang anda cipta dalam langkah ini akan tahan semua rekod Arkib anda.

Jika anda ingin merosakkan Jadual Arkib lama anda apabila anda mencipta yang baru, anda tidak perlu melakukan langkah ini. Anda boleh menggunakan pertanyaan buat jadual dan bukannya pertanyaan Tambah untuk menyalin data ke Jadual Arkib anda. Untuk melakukan ini, langkau terus ke langkah 2.

Jika anda ingin menggunakan Jadual Arkib baru setiap kali bahawa anda Arkib, dan anda ingin menyimpan Jadual Arkib lama anda, namakan semula Jadual Arkib lama anda sebelum anda mencipta yang baru. Jika anda Pengarkiban berdasarkan tarikh, mempertimbangkan penamaan Jadual Arkib lama anda mengikut julat tarikh yang ia mewakili.

Nota: Jika anda mencipta jadual baru Arkib setiap masa dan kekalkan yang lama, anda mesti Namakan semula Arkib lama sebelum anda menjalankan pertanyaan anda.

  1. Dalam anak tetingkap navigasi, pilih jadual yang mempunyai rekod untuk mengarkibkan, tekan CTRL + C dan kemudian tekan CTRL + V.

  2. Dalam Jadual tampal sebagai kotak dialog, di bawah Opsyen tampal, pilih Struktur sahaja.

  3. Dalam kotak Nama jadual , memadamkan perkataan Salin Tambah kepada garis bawah dan perkataan "Arkib" pada nama Jadual sedia ada, dan kemudian klik OK. Contohnya, jika jadual asal dinamakan urus niaga Jadual Arkib dinamakan Transactions_archive.

    Tampalkan Jadual Sebagai

Langkah 2: Mencipta pertanyaan yang menyalin data pada jadual Arkib anda

  1. Pada tab Cipta dalam kumpulan Lain, klik Reka Bentuk Pertanyaan.

  2. Gunakan kotak dialog Tunjukkan Jadual untuk menambah jadual yang mempunyai rekod yang anda ingin Arkibkan. Tutup kotak dialog Tunjukkan Jadual .

  3. Dalam tetingkap Reka bentuk pertanyaan, dwiklik asterisk (*) dalam Jadual yang baru sahaja anda tambah. Nama jadual dan asterisk muncul dalam lajur pertama grid Reka bentuk pertanyaan.

    Nota: Asterisk yang menunjukkan bahawa pertanyaan akan termasuk semua medan daripada jadual dalam output pertanyaan. Apabila anda menggunakan asterisk, jika medan ditambah atau dialih keluar daripada jadual, output pertanyaan dilaraskan dengan sewajarnya.

  4. Dalam tetingkap Reka bentuk pertanyaan, dwiklik medan yang anda ingin gunakan untuk menentukan syarat yang rekod harus memenuhi sebelum anda Arkib mereka. Contohnya, jika Jadual urus niaga anda mempunyai medan yang dipanggil disemak dalam tarikh dan anda ingin Arkibkan semua rekod yang tarikh tersebut adalah lebih daripada setahun lama, anda dwiklik berdaftar dalam tarikh. Medan muncul dalam lajur kosong seterusnya bagi grid Reka bentuk pertanyaan.

    Grid reka bentuk pertanyaan

    Ulangi langkah ini jika anda ingin gunakan kriteria dengan medan tambahan.

  5. Gunakan baris kriteria untuk menentukan kriteria untuk medan yang anda baru tambahkan. Contohnya, anda mungkin menentukan bahawa disemak dalam tarikh mesti lebih awal daripada 1 Januari 2008 menggunakan ungkapan < #1/1/2008 # dalam baris kriteria .

    Jika nilai kriteria anda mengubah setiap kali anda Arkib, anda perlu membuat pertanyaan anda meminta input. Untuk melakukan ini, anda menggunakan parameter dalam baris kriteria supaya pertanyaan meminta input. Untuk menggunakan parameter, menggunakan ungkapan seperti anda biasa lakukan, tetapi dan bukannya nilai tertentu, menggunakan soalan ringkas dikelilingi oleh tanda kurung siku. Contohnya, anda boleh menggunakan ungkapan < [Arkib urus niaga yang diselesaikan sebelum:], seperti berikut:

    Ungkapan parameter

    Untuk maklumat lanjut mengenai menggunakan parameter, lihat artikel pertanyaan daripada meminta input.

    Anda juga mungkin ingin menggunakan baris atau untuk menentukan syarat ganti. Untuk maklumat lanjut tentang penggunaan kriteria, lihat artikel contoh kriteria pertanyaan atau artikel Tonton ini: menentukan kriteria untuk medan teks.

    Petua: Jika anda menggunakan medan tarikh untuk menentukan kriteria, dan anda ingin Arkibkan semua rekod yang lebih lama daripada tarikh semasa, masukkan < Date() dalam baris kriteria bagi medan tarikh.

  6. Lakukan satu daripada perkara berikut:

    • Jika anda telah mencipta jadual Arkib, anda perlu pertanyaan Tambah untuk menambahkan rekod yang ditentukan untuk jadual tersebut.

      1. Pada tab Reka Bentuk, dalam kumpulan Jenis Pertanyaan, klik Tambah.

      2. Dalam kotak dialog Tambah , dalam kotak Nama jadual , pilih nama Jadual Arkib, dan kemudian klik OK.

        Tambah Pada

        Dalam grid Reka bentuk pertanyaan, baris Tambah pada muncul.

      3. Kosongkan baris Tambah pada bagi sebarang medan yang anda gunakan untuk menentukan kriteria. (Hanya asterisk harus mempunyai nilai untuk Tambah pada.)

        Baris Tambah pada grid reka bentuk pertanyaan

    • Jika anda telah mencipta jadual Arkib, anda perlu pertanyaan buat jadual untuk mencipta jadual Arkib menggunakan rekod yang ditentukan.

      1. Pada tab Reka Bentuk, dalam kumpulan Jenis Pertanyaan, klik Buat Jadual.

      2. Dalam kotak dialog Buat Jadual , dalam kotak Nama jadual , taipkan nama Jadual Arkib, dan kemudian klik OK.

  7. Tekan CTRL+S untuk menyimpan pertanyaan.

Langkah 3: Mencipta pertanyaan padam yang mengalih keluar data yang sama dari jadual asal anda

  1. Pada tab Cipta dalam kumpulan Lain, klik Reka Bentuk Pertanyaan.

  2. Gunakan kotak dialog Tunjukkan Jadual untuk menambah jadual yang mempunyai rekod yang anda ingin Arkibkan. Tutup kotak dialog Tunjukkan Jadual .

  3. Dalam tetingkap Reka bentuk pertanyaan, dwiklik asterisk (*) dalam Jadual yang baru sahaja anda tambah. Nama jadual dan asterisk muncul dalam lajur pertama grid Reka bentuk pertanyaan.

  4. Dalam tetingkap Reka bentuk pertanyaan, dwiklik medan yang sama yang anda gunakan untuk menentukan syarat dalam pertanyaan Tambah.

  5. Gunakan baris kriteria untuk menentukan kriteria untuk medan yang anda baru tambahkan. Untuk maklumat lanjut tentang penggunaan kriteria, lihat artikel contoh kriteria pertanyaan atau artikel Tonton ini: menentukan kriteria untuk medan teks.

    Penting: Jika pertanyaan anda Tambah atau buat Jadual menggunakan parameter, jadi harus pertanyaan padam anda. Selain itu, anda harus memastikan yang anda masukkan nilai yang sama bagi kedua-dua pertanyaan. Jika anda memasukkan nilai parameter yang berlainan, anda mungkin kehilangan data. Untuk membantu mencegah kehilangan data, pertimbangkan untuk menggunakan borang untuk mengumpulkan nilai dan membuat pertanyaan yang meminta borang nilai input. Untuk maklumat lanjut, lihat artikel pertanyaan daripada meminta input.

  6. Pada tab Reka bentuk , dalam Kumpulan Jenis pertanyaan , klik padam.

    Baris padam muncul dalam grid Reka bentuk pertanyaan.

    Baris Padam grid reka bentuk pertanyaan

  7. Tekan CTRL+S untuk menyimpan pertanyaan.

Langkah 4: Cipta makro yang berjalan pertanyaan kedua-dua

  1. Pada tab Cipta, dalam kumpulan Lain, klik Makro. Jika perintah ini tidak tersedia, klik anak panah di bawah sama ada butang Modul atau Modul Kelas kemudian klik Makro.

  2. Dalam baris pertama grid Reka bentuk makro, dalam lajur tindakan , pilih OpenQuery.

    Tindakan makro Buka Pertanyaan

  3. Di bawah pada grid, di bawah Tindakan argumen, dalam kotak Nama pertanyaan , pilih yang (tambah atau buat Jadual) pertanyaan yang anda cipta dalam langkah 2 daripada senarai juntai bawah.

    Buka Argumen Pertanyaan tindakan makro Pertanyaan

  4. Dalam baris kedua pada grid Reka bentuk makro, dalam lajur tindakan , pilih OpenQuery.

  5. Di bawah pada grid, di bawah Tindakan argumen, dalam kotak Nama pertanyaan , pilih pertanyaan padam daripada senarai juntai bawah.

    Makro anda sepatutnya kelihatan seperti ini:

    bersedia untuk menyimpan makro

  6. Tekan CTRL + S untuk menyimpan makro.

    Apabila anda ingin Arkibkan rekod, menjalankan makro.

Halaman Atas

Secara berkala menggantikan Jadual

Jika anda sentiasa ingin Arkibkan semua data dalam Jadual, anda tidak perlu menggunakan pertanyaan atau makro. Sebagai alternatif, anda boleh menggantikan Jadual dengan satu salinan kosong secara berkala.

Penting: Jika jadual yang anda mengarkibkan berkaitan dengan jadual lain, anda mungkin perlu menyelesaikan integriti rujukan.

  1. Dalam anak tetingkap navigasi, pilih jadual yang anda ingin Arkib, tekan CTRL + C dan kemudian tekan CTRL + V.

  2. Dalam Jadual tampal sebagai kotak dialog, di bawah Opsyen tampal, pilih Struktur sahaja, dan kemudian klik OK.

    Capaian nama Salin salinan asal Jadual nama.

  3. Dalam anak tetingkap navigasi, klik kanan jadual asal dan kemudian klik Namakan semula pada menu pintasan yang muncul.

    Namakan jadual yang menunjukkan yang ia mengandungi, seperti "DailyTemperatureExtremes_archive_2007".

  4. Dalam anak tetingkap navigasi, klik kanan Salin kosong dan kemudian klik Namakan semula pada menu pintasan yang muncul.

    Berikan nama jadual asal salinan yang kosong.

Halaman Atas

Gantikan semua jadual secara berkala

Jika anda menggunakan pangkalan data terpisah, anda boleh menggantikan semua jadual secara berkala dengan menggantikan pangkalan data bahagian belakang dengan salinan yang kosong.

Mula-mula, anda bersedia salinan yang kosong. Melainkan perubahan Reka bentuk pangkalan data anda, anda boleh menggunakan semula salinan ini setiap kali anda Arkib. Kemudian, apabila anda ingin Arkibkan, anda menamakan semula pangkalan data bahagian belakang sedia untuk menunjukkan bahawa ia ialah Arkib, dan kemudian simpan salinan kosong sebagai pangkalan data bahagian belakang yang baru.

Menyediakan kosong salinan pangkalan data bahagian belakang

Mengimport takrifan jadual untuk semua Jadual dalam pangkalan data bahagian belakang.

  1. Mencipta pangkalan data baru yang kosong. Memadamkan Table1.

  2. Pada tab Data luaran , dalam Kumpulan Import , klik Access.

  3. Dalam kotak dialog Dapatkan Data luaran , pilih Import Jadual, pertanyaan, borang, laporan, makro dan modul ke dalam pangkalan data semasadan kemudian klik semak lalu.

  4. Dalam kotak dialog Buka fail , pilih pangkalan data bahagian belakang. Klik Buka untuk menutup kotak dialog Buka fail , dan kemudian klik OK.

  5. Dalam kotak dialog Import objek , klik opsyen.

  6. Di bawah Import Jadual, pilih Takrifan sahaja.

  7. Pada tab Jadual , klik Pilih semua, klik OKdan kemudian klik tutup.

Seterusnya, menambah data sebarang Jadual carian dalam salinan kosong. Bagi setiap Jadual carian, lakukan langkah berikut:

  1. Pautan ke Jadual carian dalam pangkalan data bahagian belakang sedia ada.

  2. Mencipta pertanyaan Tambah yang menambah semua rekod daripada asal Salin.

Gantikan pangkalan data bahagian belakang dengan salinan yang kosong

Mula-mula, menamakan semula pangkalan data bahagian belakang sedia untuk menunjukkan bahawa ia sekarang Arkib.

Kemudian, buka salinan yang kosong dan menyimpannya dengan nama pangkalan data bahagian belakang yang asal.

  1. Klik Butang Microsoft Office Imej butang , dan kemudian tuding ke Simpan sebagai. Membuka menu Simpan sebagai .

  2. Di bawah Simpan pangkalan data dalam format lain, klik Pangkalan data Access 2007.

Halaman Atas

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×