Amalan terbaik untuk Mesyuarat Lync

Terdapat opsyen berlainan yang boleh anda gunakan semasa menyediakan, menyertai dan mempersembahkan Mesyuarat Lync. Amalan terbaik ini membantu anda menggunakan kelebihan ciri yang memudahkan lagi tugas anda dan memberikan pengalaman mesyuarat yang menyenangkan.

Petua: Untuk mendapatkan panduan yang interaktif tentang tugas penyampai biasa, lihat Menjadualkan dan menyediakan Mesyuarat Lync dan Menguruskan Mesyuarat Lync anda.

Menyediakan Mesyuarat Lync

Menjadualkan mesyuarat

  • Untuk mesyuarat kecil dan santai dengan individu dari dalam syarikat anda, gunakan opsyen lalai mesyuarat dan jangan ubah setingnya. Ingat bahawa opsyen lalai membenarkan setiap orang menjadi penyampai dan terus menyertai mesyuarat.

  • Jika anda mempunyai keperluan mesyuarat tertentu, contohnya, penonton yang lebih ramai, data selamat atau pelanggan luaran, pastikan anda mengubah opsyen mesyuarat anda untuk memenuhi keperluan. Untuk maklumat, lihat Mengesetkan opsyen untuk Mesyuarat Lync.

  • Jika anda mempunyai kedua-dua hadirin perseorangan dan dalam talian, anda boleh menjalankan Mesyuarat Lync di dalam bilik persidangan. Klik Pencari Bilik dalam Outlook untuk mencari dan menambahkan bilik persidangan di dalam bangunan yang anda inginkan. Atau tempah bilik secara berasingan dan tambahkan maklumat bilik dalam kotak Lokasi dalam permintaan mesyuarat.

Menentukan penyampai sandaran

Pilih penyampai sandaran sekiranya anda tidak dapat menyertai atau terlewat. Penyampai sandaran boleh juga memulakan rakaman, membantu dan menguruskan peserta atau memantau soalan yang dikemukakan dalam mesyuarat agar anda dapat menumpukan perhatian pada persembahan. Ini amat penting jika anda mengadakan mesyuarat atau peristiwa yang besar.

Mengetahui Nombor Pengenalan Peribadi anda (PIN)

Biasanya, anda tidak memerlukan PIN apabila memanggil masuk ke mesyuarat dengan telefon. Anda akan disambungkan terus dan nombor anda ditunjukkan dalam senarai peserta. Tetapi, jika anda ingin memanggil masuk sebagai ketua atau pemanggil yang sah, anda akan digesa untuk PIN anda dan/atau nombor tempat kerja atau sambungan.

Mendail masuk sebagai pemanggil yang sah hanya bermakna mesyuarat itu selamat dan anda perlu dikenal pasti sebelum menyertai mesyuarat.

Anda digalakkan untuk menyimpan PIN berdekatan dengan anda sekiranya anda perlu menggunakannya. Jika anda tidak mengingati PIN, klik Terlupa PIN Dail masuk anda? dalam permintaan mesyuarat dan ikuti arahan pada halaman untuk mengeset semula.

Menyertakan dokumen latihan atau pautan dalam permintaan mesyuarat anda

Jika anda menjemput peserta yang tidak biasa dengan Lync, sertakan dokumen latihan Cara atau pautan ke latihan Lync dalam permintaan mesyuarat bagi membantu mereka dengan ciri-ciri mesyuarat sebelum menyertai mesyuarat.

Menambah nota pada permintaan mesyuarat

Semasa menjadualkan mesyuarat anda, anda boleh menambah nota peribadi atau nota berkongsi menggunakan OneNote. Peserta kemudiannya boleh melihat dan mengedit nota berkongsi sebelum mesyuarat, jika mereka mempunyai keizinan. Hanya klik Nota Mesyuarat pada reben jemputan dan tambah nota berkongsi untuk permintaan mesyuarat atau nota anda sendiri (tidak kelihatan kepada orang lain). Lihat Menggunakan nota berkongsi dan peribadi dalam Mesyuarat Lync untuk maklumat lanjut.

Menyertai Mesyuarat Lync

Petua: Untuk mendapatkan panduan yang interaktif tentang menyertai Mesyuarat Lync, termasuk petua penyelesaian masalah, sila lihat Menyertai Mesyuarat Lync.

  • Daftar masuk ke mesyuarat anda 10 hingga 15 minit awal untuk menyediakan dan menyelesaikan masalah jika perlu.

  • Sebelum mesyuarat, buat keputusan sama ada anda akan menggunakan audio komputer (audio dan video bersepadu Lync) atau telefon untuk audio mesyuarat anda.

  • Jika anda menggunakan audio komputer, sediakan peranti audio dan video dan semak kualitinya. Anda boleh menggunakan mikrofon dan pembesar suara komputer atau memasangkan fon kepala. Untuk maklumat lanjut, lihat Menguji dan menyediakan audi Lync dan Menyediakan dan menyelesaikan masalh video Lync.

  • Jika anda menggunakan telefon untuk audio mesyuarat anda, gunakan kelebihan ciri Panggil Saya Lync. Pada tetingkap Sertai Audio Mesyuarat, pilih Panggil saya di dan taipkan nombor telefon yang anda ingin dipanggil.

Semasa anda menggunakan ciri ini, anda tidak perlu memasukkan ID mesyuarat atau PIN. Tekan *1 untuk mendengar perihalan perintah persidangan yang tersedia.

  • Jika boleh, gunakan fon kepala dan bukannya mikrofon dan pembesar suara komputer anda untuk kualiti audio yang lebih baik.

  • Kualiti audio sangat bergantung pada keadaan rangkaian. Gunakan sambungan rangkaian berwayar dan pastikan anda mematikan wayarles pada komputer anda.

  • Selepas anda menyertai mesyuarat, bisukan mikrofon jika anda tidak bercakap. Lihat Menggunakan audio dalam mesyuarat Lync.

Membuat persembahan dalam Mesyuarat Lync

  • Minta rakan sekerja mendaftar masuk ke mesyuarat bersama-sama anda untuk mengesahkan kualiti audio dan visual mesyuarat.

  • Semak opsyen dalam mesyuarat bagi memastikan anda telah mematikan/menghidupkan ciri peserta yang betul, seperti keizinan peserta, kandungan pandangan atau keizinan catatan.

  • Jika anda menggunakan PowerPoint:

  1. Pastikan dek slaid kira-kira antara 15 slaid atau kurang dengan fon lebih besar (30 poin ke atas) dan latar yang ringkas untuk mengelakkan gangguan.

  2. Memuat naik persembahan anda lebih awal dan berlatih menggunakan kawalan untuk menggerakkan slaid atau catatan. Contohnya, anda boleh menonjolkan perkara penting menggunakan penuding laser atau cap laser.

  3. Gunakan nota penyampai untuk membantu anda mengingati hujah anda.

    Lihat Mempersembahkan slaid PowerPoint dalam Mesyuarat Lync untuk maklumat lanjut.

  4. Jika anda berkongsi Desktop atau Program anda:

    1. Sila ingat bahawa apabila anda berkongsi program, hanya program dan dokumen yang anda kongsi akan kelihatan kepada peserta. Jika anda menyemak lalu ke program lain, ia tidak akan kelihatan dalam mesyuarat.

    2. Gunakan perkongsian desktop jika anda perlu bertukar antara program.

    3. Klik Pratonton dalam Mesyuarat Lync untuk melihat apa yang peserta anda lihat apabila anda berkongsi Desktop atau Program.

    4. Maklumkan penonton anda bahawa mereka boleh meningkatkan kawasan pandangan mereka menggunakan mod Penuh.

      Untuk maklumat lanjut, lihat Berkongsi desktop atau program anda dalam Mesyuarat Lync.

  5. Berikan masa yang cukup untuk sesi soal jawab dan maklumkan penonton bahawa mereka boleh menaip soalan atau komen dalam seksyen IM mesyuarat.

  6. Bisukan anda sendiri apabila tidak bercakap dan pastikan anda tahu cara membisukan atau menyahbisukan peserta anda jika perlu, kedua-duanya menggunakan Lync dan perintah nada sentuh telefon jika anda menggunakan telefon (tekan *1 pada pad dailan untuk mendengar perintah).

  7. Ingatkan peserta pada permulaan mesyuarat cara membisukan atau menyahbisukan mereka sendiri.

  8. Pada penghujung mesyuarat, klik Opsyen Lain(…) kemudian klik Tamatkan Mesyuarat. Klik OK pada prom untuk meneruskan. Tindakan ini akan menutup tetingkap dan memutuskan sambungan semua individu dalam mesyuarat, termasuk peserta yang memanggil ke mesyuarat.

Jika anda hanya ingin keluar dari mesyuarat dan biarkan orang lain kekal berhubung, anda cuma perlu menutup tetingkap mesyuarat.

Petikan skrin opsyen lain dalam mesyuarat Lync

Menjalankan mesyuarat anda di dalam bilik persidangan

Anda digalakkan untuk meluangkan masa anda untuk menyediakan bilik sebelum mesyuarat bermula bagi memastikan Lync disediakan untuk berfungsi dengan peranti audio dan video bilik.

  1. Sambungkan komputer riba anda kepada projektor dan telefon bilik persidangan jika diperlukan.

  2. Bisukan mikrofon dan pembesar suara komputer anda, jika terdapat gema. Minta orang lain di dalam bilik untuk membisukan juga mikrofon dan pembesar suara mereka jika mendaftar masuk ke Lync.

  3. Anda boleh sambungkan telefon bilik ke komputer anda atau gunakan telefon untuk mendail masuk ke audio mesyuarat.

  4. Jika anda menggunakan projektor bilik, sambungkan kabel ke komputer anda dan pilih paparan yang sesuai.

    Kekunci Windows + P menunjukkan paparan dan anda boleh memilih salah satu daripada opsyen berikut:

  5. Pendua - menunjukkan desktop anda pada kedua-dua monitor komputer dan projektor bilik anda.

  6. Perluas - memperluas desktop anda dari monitor komputer dan projektor bilik.

  7. Projektor sahaja - menunjukkan desktop anda hanya pada projektor bilik.

Kami mengesyorkan anda memilih Pendua supaya anda boleh melihat mesyuarat pada kedua-dua monitor dan paparan bilik anda.

Halaman Atas

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×