Amalan terbaik apabila menggunakan Kalendar Outlook

Amalan terbaik apabila menggunakan Kalendar Outlook

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Kalendar Outlook bersepadu sepenuhnya dengan e-mel, kenalan dan ciri-ciri lain. Penyepaduan ini membuatkan komponen Kalendar salah satu ciri yang paling popular bagi Outlook. Dalam artikel ini, kami akan memberi panduan kepada anda mengenai penggunaan pelbagai fungsi Kalendar. Selain itu, kami akan memperkenalkan pembaikan kalendar yang disasarkan khususnya untuk menjadikan pengalaman anda lebih konsisten.

Nota: Banyak kalendar peningkatan ditambah pek perkhidmatan Outlook 2007. Sebab ini, kami pengesyoran pertama adalah bahawa anda pastikan anda menggunakan Outlook 2007 Pek khidmat 3 (SP3) atau lebih baru. Seksyen berikut menganggap bahawa anda menggunakan Outlook 2007 SP3, Outlook 2010, Outlook 2013 atau Outlook 2016.

Memajukan permintaan mesyuarat

Jika anda menggunakan Outlook 2007, anda tidak patut memajukan permintaan mesyuarat. Ini boleh mengakibatkan mesyuarat hilang atau tidak padan. Sebaliknya, minta penganjur mesyuarat menambahkan hadirin ke permintaan mesyuarat yang asal.

Jika anda menggunakan Outlook 2010 atau lebih baru dan anda peserta mesyuarat, anda boleh memajukan mesyuarat kepada individu lain yang menggunakan Outlook 2010 atau lebih baru dengan ciri Majukan pemberitahuan mesyuarat. Apabila anda menggunakan Outlook 2010 atau lebih baru untuk memajukan mesyuarat kepada seseorang yang bukan asalnya dijemput ke mesyuarat, Outlook menghantar pemberitahuan pemajuan Mesyuarat penganjur mesyuarat. Apabila penganjur menerima pemberitahuan mesyuarat, hadirin baru ditambahkan pada penganjur mesyuarat. Jika peserta sedia ada perlu tahu hadirin tambahan telah ditambah ke mesyuarat, kemudian penganjur mesti Buka Mesyuarat dan menghantar kemas kini mesyuarat kepada semua hadirin.

Nota: Jika anda ingin membiarkan seseorang tahu tentang mesyuarat, tetapi tidak menjemput mereka, seret hanya permintaan mesyuarat daripada kalendar anda ke ikon mel di bahagian bawah kiri Outlook. Ini membuka e-mel dengan maklumat mengenai mesyuarat yang anda boleh menghantar keluar. Perhatikan bahawa e-mel ini tidak menambah penerima dalam mesyuarat, dan ia hanya mengandungi maklumat Mesyuarat seperti tarikh, masa, subjek dan agenda.

Untuk pengguna Microsoft Exchange

Microsoft Exchange Server 2007 juga memperkenalkan pemberitahuan pemajuan mesyuarat sebagai sebahagian daripada ciri atendan kalendar. Jika anda menggunakan Outlook untuk menyambung ke peti mel pada organisasi Exchange Server, kelakuan pemberitahuan pemajuan Mesyuarat mungkin tertakluk kepada seting Exchange, jika dikonfigurasikan dengan pentadbir Exchange. Contohnya, pentadbir Exchange boleh menghalang pemberitahuan pemajuan Mesyuarat dihantar kepada domain yang jauh.

Secara umumnya, kami mengesyorkan hadirin tidak dimajukan mesyuarat jika mereka bukan dari organisasi Exchange yang sama seperti penganjur, melainkan semua syarat yang berikut adalah benar:

  • Hadirin menggunakan Microsoft Outlook 2010 atau yang lebih baru.

  • Pentadbir Exchange hadirin membenarkan pemberitahuan pemajuan mesyuarat dihantar kepada domain yang jauh.

  • Penganjur menggunakan klien Microsoft Outlook.

Bagi hadirin yang menggunakan sistem mel bukan Exchange, kami secara umumnya mengesyorkan agar tidak memajukan mesyuarat, melainkan semua syarat yang berikut adalah benar:

  • Hadirin menggunakan Microsoft Outlook 2010 atau yang lebih baru.

  • Penganjur menggunakan klien Microsoft Outlook.

Jika mana-mana sebab penganjur menerima pemberitahuan pemajuan mesyuarat, peserta mesyuarat tidak ditambah kepada penganjur mesyuarat. Jika penganjur kemudiannya berubah Mesyuarat dan menghantar keluar kemas kini, kemas kini hanya dihantar kepada para jemputan asal. Peserta yang terdahulu menerima salinan dimajukan Mesyuarat tidak akan menerima kemas kini.

Jika had di atas menghalang anda daripada berjaya dan konsisten pemajuan jemputan mesyuarat, anda digalakkan untuk hanya tanya penganjur mesyuarat untuk menambah peserta yang diinginkan. Penting untuk meminta penganjur mesyuarat untuk menambah peserta diinginkan jika anda bukan tertentu yang kedua-dua anda dan peserta diinginkan persekitaran memenuhi syarat di atas.

Nota: Wakil Outlook tidak menerima Pemberitahuan Pemajuan Mesyuarat.

Memproses semua permintaan dan pembatalan mesyuarat

Walaupun anda boleh memadamkan permintaan mesyuarat terus dari Peti Masuk anda, anda harus proses permintaan mesyuarat dengan betul sama ada dengan menerima atau menolaknya. Sentiasa gunakan alih keluar daripada perintah kalendar untuk memproses pembatalan mesyuarat dari Peti Masuk anda. Elakkan Mesyuarat pemprosesan terus daripada modul kalendar.

Menguruskan mesyuarat yang berulang

Mengesetkan tarikh tamat dan mengehadkan bilangan kejadian

Outlook memudahkannya untuk menjadualkan mesyuarat yang mempunyai berbilang kejadian yang biasa. Kami mengesyorkan anda sentiasa Setkan tarikh tamat dan mengehadkan siri berulang kepada bilangan kejadian yang khusus. Mesyuarat berulang, paling mungkin memerlukan pengubahsuaian pada beberapa titik. Contohnya, peserta akan ditambahkan atau dialih keluar dari kejadian tunggal atau lokasi Mesyuarat atau masa akan berubah disebabkan tarikh percutian atau jangkaan. Outlook menyimpan setiap perubahan unik ini sebagai pengecualian mesyuarat. Mesyuarat dengan bilangan yang sangat besar pengecualian hasil siri mesyuarat yang sukar untuk menguruskan. Selain itu, ia boleh memperkenalkan kelakuan luar jangkaan. Anda sentiasa boleh mencipta siri mesyuarat baru apabila semasa tamat. Apabila berfikir tentang bilangan kejadian, pertimbangkan kekerapan. Dalam tempoh setahun, dua kali mingguan Mesyuarat akan mempunyai kira-kira 90 kejadian lebih daripada mesyuarat bulanan dalam tempoh yang sama.

Menamatkan mesyuarat berulang sebelum tarikh tamat yang asal

Walaupun anda boleh membatalkan mesyuarat berulang, opsyen yang lebih baik adalah mengubah tarikh akhir untuk siri tersebut. Ini membenarkan anda dan hadirin untuk merekodkan mesyuarat yang telah berlaku dahulu. Jika anda membatalkan kesemua mesyuarat berulang, sejarahnya akan hilang. Opsyen terbaik adalah mengesetkan tarikh akhir yang baru kemudian menghantar kemas kininya kepada semua hadirin. Ini menamatkan siri mesyuarat lebih awal sambil menyimpan rekod mesyuarat sebelumnya.

Nota: Jika anda menamatkan siri Mesyuarat awal, pengecualian yang berkaitan dengan mesyuarat berulang akan hilang. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai pengecualian, lihat "mengesetkan tarikh tamat dan mengehadkan bilangan kejadian" di atas.

Untuk maklumat lanjut mengenai membatalkan semua mesyuarat akan datang dalam siri, lihat: Membatalkan semua mesyuarat akan datang dalam siri

Mengubah penganjur

Outlook tidak menyediakan cara untuk mengubah penganjur mesyuarat. Untuk mengubah penganjur mesyuarat bagi mesyuarat berulang, tamatkan mesyuarat berulang. Untuk melakukan ini, setkan tarikh akhir yang lebih awal dan hantarkan kemas kininya kepada semua hadirin. Selepas anda melengkapkan langkah ini, penganjur yang baru harus mencipta mesyuarat berulang yang baru.

Untuk maklumat lanjut tentang mengesetkan tarikh tamat lebih awal, lihat membatalkan mesyuarat.

Mengelakkan penggunaan mesyuarat berulang untuk berkongsi lampiran

Lampiran akan menambahkan kerumitan pengecualian mesyuarat berulang. Setiap pengecualian mengandungi salinan lampiran tersendiri. Oleh sebab pengecualian ditambahkan pada mesyuarat berulang, salinan baru lampiran akan dicipta. Jika anda membuat perubahan pada satu set lampiran, perubahan ini tidak tersebar kepada pengecualian yang lain. Jika anda memerlukan semua hadirin mempunyai salinan perubahan yang terkini untuk mana-mana mesyuarat, kongsikan dokumen melalui khidmat perkongsian seperti OneDrive. Pengguna perusahaan boleh menggunakan manfaat SharePoint atau pelayan fail perkongsian yang lain di rangkaian.

Mengelakkan tindakan menyalin mesyuarat

Dengan reka bentuk, Outlook mengalih keluar sebarang pautan antara Mesyuarat disalin dan Mesyuarat asal. Ini membantu menghalang ketidakkonsistenan. Versi yang lebih baru Outlook menambah rentetan teks "Salin:" untuk subjek. Ini memudahkannya untuk mengenal pasti salinan mesyuarat.

Tindakan berkaitan dengan Mesyuarat disalin hasil luar jangkaan, jadi kami mengesyorkan mengelakkan menyalin mesyuarat. Ini digunakan untuk kedua-dua mesyuarat yang disalin daripada kalendar pengguna lain serta yang disalin daripada folder kalendar lain yang anda miliki.

Untuk maklumat lanjut tentang cara mengalih mesyuarat yang anda anjurkan ke folder kalendar lain, lihat:

Cara mengalihkan Mesyuarat Outlook tanpa kehilangan opsyen untuk "Hantar Kemas kini"

Mengekalkan peranti yang bersambung ke kalendar anda

Pastikan bahawa sebarang peranti yang bersambung ke kalendar anda mempunyai semua kemas kini terkini yang dipasang. Sesetengah peranti menggunakan Exchange ActiveSync untuk menyegerakkan kalendar dan folder lain. Peranti ini termasuk telefon Windows, Windows RT, Apple iOS dan peranti Android. Peranti BlackBerry penyelidikan dalam Motion (RIM) dan orang lain juga boleh disegerakkan dengan kalendar.

Untuk maklumat lanjut mengenai beberapa isu yang diketahui, lihat: isu semasa dengan Microsoft Exchange ActiveSync dan peranti pihak ketiga.

Nota: Dalam sesetengah kes, berbilang klien Outlook dan peranti mungkin mengubah suai item pada masa yang sama, yang boleh memperkenalkan konflik. Untuk meminimumkan kemungkinan, tidak proses item yang sama pada dua atau lebih klien atau peranti dalam tempoh masa yang agak pendek.

Mengekalkan tambahan yang bersepadu dengan Outlook

Paling, jika tidak semua, tambahan Outlook mencapai Outlook data. Tambahan mungkin mengubah item Outlook yang anda sedang mengedit pada masa yang sama, sama ada dalam Outlook atau pada peranti lain. Ini boleh memperkenalkan konflik. Untuk meminimumkan kemungkinan, pastikan untuk memasang kemas kini terkini untuk sebarang tambahan atau program yang bersepadu dengan Outlook. Membuang pemasangan atau menyahdayakan sebarang program ini dan tambahan yang anda tidak menggunakan atau yang tidak perlu bersepadu dengan Outlook.

Nota: Dalam sesetengah kes, berbilang klien Outlook dan peranti mungkin mengubah suai item pada masa yang sama, yang boleh memperkenalkan konflik. Untuk meminimumkan kemungkinan, tidak proses item yang sama pada dua atau lebih klien atau peranti dalam tempoh masa yang agak pendek.

Cadangan tambahan untuk pengguna Microsoft Exchange

Bekerja dalam senario pengurus/wakil

Jika organisasi anda membenarkannya, konfigurasikan Outlook untuk bersambung ke peti mel Exchange anda menggunakan Mod Cached Exchange. Ini dapat memberikan prestasi yang terbaik.

Versi Microsoft Outlook, Microsoft Entourage dan Microsoft Outlook for Mac yang lebih baru merangkumi banyak pembaikan ke atas ciri wakil. Untuk maklumat lanjut mengenai versi ini, lihat:

Outlook wakil ciri dalam versi bercampur bagi Microsoft Outlook dan Entourage

Mengehadkan bilangan wakil

Outlook tidak mengehadkan bilangan wakil yang anda boleh tambah. Walau bagaimanapun, kami mengesyorkan anda hanya memberi keizinan Editor kepada satu (1) wakil. Ini membolehkan anda menjejaki masa dan cara mesyuarat diproses. Dengan mengambil kira fakta bahawa wakil boleh menggunakan berbilang peranti untuk mencapai data anda, mempunyai banyak wakil dengan keizinan Editor menjadikannya sangat sukar untuk menentukan sebab mesyuarat hilang atau telah lapuk.

Walaupun jika anda hanya memberikan keizinan Editor kepada satu wakil, jangan menambah sejumlah besar wakil dengan keizinan penyumbang atau pengulas . Ini adalah kerana menambah sejumlah besar wakil mungkin ekzos sumber lain. Contohnya, had saiz untuk peraturan data boleh dicapai. Apabila anda menambah wakil, pelbagai perubahan berlaku:

  • Outlook menggunakan keizinan ke atas folder yang berkaitan.

  • Atribut Active Directory PublicDelegates dikemas kini untuk menambah keizinan "Hantar bagi Pihak" kepada wakil.

  • Outlook menambah wakil kepada peraturan dimajukan pada peti mel pengurus. Ini akan memajukan permintaan mesyuarat kepada wakil.

  • Outlook menyimpan maklumat wakil tambahan dalam peti mel pengurus.

Setiap kawasan komponen ini mempunyai had yang berbeza. Menghampiri had ini boleh mempengaruhi prestasi dan kestabilan.

Nota: 

  • Semasa pembangunan dan ujian produk ini, Microsoft menggunakan maksimumnya empat (4) wakil. Selain itu, wakil hanya menggunakan Outlook. Peranti tidak dimasukkan dalam ujian.

  • Jika wakil dengan keizinan Editor perlu digantikan sementara atau selama-lamanya, ubah keizinan daripada Editor kepada Penyemak Semula atau tiada. Kemudian, berikan keizinan Editor kepada wakil baru atau sandaran.

Lihat juga

Maklumat alat penganalisis konfigurasi Office

Maklumat tentang alat untuk Outlook (CalCheck) menyemak kalendar

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×