Access 2010: tugas pangkalan data

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Berikut adalah beberapa tugas asas pangkalan data yang anda boleh lakukan untuk membantu anda mengetahui cara menggunakan Microsoft Access 2010.

 

Dalam artikel ini

Apakah Access?

Pangkalan data perhubungan dalam Access

Apabila anda membuka capaian

Mencari dan menggunakan templat

Mencipta pangkalan data dari awal

Membuka pangkalan data Access sedia ada

Mula menggunakan pangkalan data baru anda

Menambah jadual

Tampal data daripada sumber lain ke dalam Jadual Access

Mengimport atau memautkan ke data dari sumber lain

Langkah berikut

Mengimport data daripada hamparan atau program lain

Mengimport lembaran kerja Excel ke Access

Import lembaran kerja Excel sebagai Jadual dalam pangkalan data baru

Menggunakan Bestari penganalisis jadual untuk mengatur data anda

Bekerja dengan data daripada program lain

Menggunakan pangkalan data versi terdahulu dalam beberapa versi Access

Menggunakan fail pangkalan data Access dalam beberapa versi Access

Langkah 1: Membuat salinan pangkalan data sedia ada dan menyimpannya dalam format baru

Langkah 2: Memisahkan salinan pangkalan data dan menggunakan fail asal sebagai pangkalan data bahagian belakang

Langkah 3: Sambung baru bahagian depan pangkalan data asal

Menggunakan aplikasi bahagian depan bahagian/kembali-dalam beberapa versi Access

Apakah Access?

Access 2010 ialah pangkalan data aplikasi Reka bentuk dan penggunaan alat yang yang anda boleh gunakan untuk menjejak maklumat penting. Anda boleh menyimpan data anda pada komputer anda, atau anda boleh menerbitkan ke Web — supaya orang lain boleh menggunakan pangkalan data anda dengan pelayar web.

Ramai individu mula menggunakan Access apabila program yang mereka gunakan untuk menjejak sesuatu secara beransur-ansur menjadi kurang muat untuk tugas. Contohnya, katakan anda Perancang acara dan anda inginkan untuk menjejak semua butiran yang anda perlukan untuk menguruskan untuk menjadikan acara anda berjaya. Jika anda menggunakan pemproses perkataan atau program hamparan untuk melakukan ini, anda boleh dengan mudah menghadapi masalah dengan data pendua dan tidak konsisten. Anda boleh menggunakan perisian kalendar, tetapi menjejaki maklumat kewangan dalam kalendar tidak sesuai muat.

Pangkalan data perhubungan dalam Access

Kadangkala anda memerlukan pangkalan data perhubungan untuk menjejak maklumat tersebut — gudang data yang telah dipisahkan ke dalam koleksi data (dipanggil Jadual) yang lebih kecil untuk menyingkirkan redundansi, dan kemudian berkaitan bersama-sama berdasarkan biasa bit maklumat (dipanggil medan). Contohnya, perancangan pangkalan data hubungan peristiwa mungkin mengandungi Jadual dengan maklumat pelanggan, Jadual dengan maklumat vendor dan jadual dengan maklumat peristiwa. Jadual dengan maklumat peristiwa mungkin mempunyai medan untuk mengaitkan Jadual pelanggan dan medan untuk mengaitkan Jadual penjual. Dengan cara ini, contohnya, jika nombor telefon vendor diubah, maklumat boleh diubah sekali dalam Jadual penjual, bukannya dalam setiap peristiwa yang terlibat penjual.

Capaian ialah alat yang anda boleh gunakan untuk dengan cepat dan mudah membangunkan aplikasi pangkalan data hubungan yang membantu anda menguruskan maklumat. Anda boleh mencipta pangkalan data untuk membantu anda menjejaki apa jua jenis maklumat, seperti inventori, kenalan profesional atau proses perniagaan. Hakikatnya, Access disertakan dengan templat yang anda boleh gunakan merta untuk menjejak pelbagai maklumat, membuat perkara yang mudah juga bagi baru.

Apabila anda membuka capaian

Apabila anda memulakan Access 2010, anda melihat Microsoft pandangan Office Backstage, tempat anda boleh mendapatkan maklumat mengenai pangkalan data semasa, mencipta pangkalan data baru, membuka pangkalan data sedia ada dan pandangan Sorotan kandungan daripada Office.com.

Pandangan Backstage Access 2010

Pandangan Backstage juga mengandungi banyak perintah lain yang anda boleh gunakan untuk melaraskan, mengekalkan atau berkongsi pangkalan data anda. Perintah pandangan Backstage secara umumnya digunakan pada seluruh pangkalan data, bukan untuk objek dalam pangkalan data.

Nota: Anda boleh menuju ke pandangan Backstage pada bila-bila masa dengan mengklik tab fail .

Halaman Atas

Mencari dan menggunakan templat

Access menyediakan anda dengan pelbagai templat yang anda boleh gunakan untuk mempercepatkan proses penciptaan pangkalan data anda. Templat ialah pangkalan data sedia untuk digunakan yang mengandungi semua jadual, pertanyaan, borang dan laporan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas tertentu. Contohnya, terdapat templat yang boleh digunakan untuk menjejak isu, menguruskan kenalan atau menyimpan rekod perbelanjaan. Sesetengah templat mengandungi beberapa sampel rekod untuk membantu menunjukkan penggunaan mereka. Templat pangkalan data boleh digunakan seperti, atau anda boleh menyesuaikan mereka untuk muat yang lebih baik keperluan anda.

Untuk mencari dan menggunakan templat pangkalan data anda, lakukan yang berikut:

  1. Pada tab Fail, klik Baru.

  2. Di bawah Templat tersedia, lakukan salah satu perkara berikut:

    • Untuk mengguna semula templat yang anda telah digunakan, klik Templat baru-baru ini, dan kemudian pilih templat yang anda inginkan.

    • Untuk menggunakan templat yang anda telah memasang, klik Templat saya, dan kemudian pilih templat yang anda inginkan.

    • Untuk mencari templat pada Office.com, di bawah Templat Office.com, klik kategori templat, pilih templat yang anda inginkan, dan kemudian klik muat turun untuk memuat turun templat dari Office .com ke komputer anda.

      Anda juga boleh mencari templat pada Office.com dari dalam Access. Dalam kotak Cari Office.com untuk templat , taipkan istilah carian satu atau lebih, dan kemudian klik butang anak panah untuk carian.

  3. Secara pilihan, klik ikon folder di sebelah kotak Nama fail untuk menyemak lalu ke lokasi yang anda ingin mencipta pangkalan data. Jika anda tidak menentukan lokasi tertentu, Access mencipta pangkalan data dalam lokasi lalai yang dipaparkan di bawah kotak Nama fail .

  4. Klik Cipta.

Access mencipta pangkalan data dan membukanya untuk digunakan.

Halaman Atas

Mencipta pangkalan data dari awal

Jika anda ingin pengenalan lebih menyeluruh kepada konsep di belakang menggunakan Access untuk mencipta pangkalan data, lihat artikel asas Reka bentuk pangkalan data.

Jika tiada templat yang sesuai untuk keperluan anda, atau jika anda mempunyai data dalam program lain yang anda ingin gunakan dalam Access, anda mungkin memutuskan yang adalah lebih baik untuk mencipta pangkalan data dari awal. Dalam Access 2010, anda mempunyai pilihan: pangkalan data desktop standard atau pangkalan data web.

Untuk maklumat lanjut mengenai pangkalan data web, lihat artikel membina pangkalan data untuk berkongsi di Web.

Untuk mencipta pangkalan data baru, lakukan yang berikut:

  1. Mulakan Access.

  2. Pada tab baru dalam pandangan Backstage, klik Pangkalan data kosong atau Pangkalan data Web kosong.

    Penting: Pilihan yang anda buat di sini akan menentukan apakah ciri yang tersedia dalam pangkalan data. Pangkalan data desktop tidak diterbitkan ke Web dan pangkalan data web tidak menyokong beberapa ciri desktop, seperti jumlah pertanyaan.

  3. Di sebelah kanan, taipkan nama untuk pangkalan data anda dalam kotak Nama fail .

    Untuk mengubah lokasi yang anda mencipta fail, klik semak lalu Imej Butang di sebelah kotak Nama fail , semak lalu ke dan pilih lokasi baru dan kemudian klik OK.

  4. Klik Cipta.

    Access mencipta pangkalan data, dan kemudian membuka jadual kosong (bernama jadual1) dalam Pandangan helaian data.

  5. Access meletakkan kursor dalam sel kosong pertama dalam lajur klik untuk tambah jadual baru.

    Untuk menambah data, mula menaip — atau anda boleh menampal data daripada sumber lain, seperti yang diterangkan dalam seksyen tampal data daripada sumber lain ke dalam Jadual Access, dalam artikel ini.

    Nota: 

    • Memasukkan data dalam pandangan helaian data direka bentuk menjadi serupa dengan memasukkan data dalam lembaran kerja Excel. Sekatan utama adalah data mesti dimasukkan dalam bersebelahan baris dan lajur, bermula di penjuru atas kiri helaian data. Anda patut cuba format data anda dengan menyertakan baris kosong atau lajur semasa anda mungkin lakukan dalam lembaran kerja Excel, kerana melakukan jadi akan membazirkan ruang dalam jadual anda. Jadual hanya mengandungi data anda. Semua persembahan visual data tersebut akan dilakukan dalam borang dan laporan yang anda mereka bentuk kemudian.

    • Struktur jadual yang dicipta apabila anda memasukkan data. Bila-bila masa anda menambah lajur baru ke helaian data, medan baru ditakrifkan dalam Jadual. Capaian mengeset jenis data medan yang berdasarkan pada jenis data yang anda masukkan. Contohnya, jika anda mempunyai lajur yang anda telah memasukkan nilai tarikh sahaja, Access akan mengesetkan jenis data bagi medan tersebut untuk tarikh/masa. Jika anda kemudian cuba Masukkan nilai tarikh (seperti nama atau nombor telefon) dalam medan tersebut, Access memaparkan mesej yang memaklumkan anda bahawa nilai yang tidak sepadan dengan jenis data lajur. Apabila mungkin, anda perlu merancang jadual anda supaya setiap lajur mengandungi jenis data yang sama sama ada ia adalah teks, tarikh, nombor atau jenis yang lain. Ini menjadikannya lebih mudah untuk membina pertanyaan, borang dan laporan yang pilih hanya data yang anda inginkan.

Jika anda tidak ingin memasukkan data lagi, klik tutup Imej Butang .

Nota: Capaian akan memadamkan jadual1 jika anda menutup tanpa menyimpan.

Halaman Atas

Membuka pangkalan data Access sedia ada

Petua: Untuk membuka dengan segera salah satu terakhir beberapa pangkalan data yang anda telah buka, pada tab fail , klik terkini, dan kemudian klik nama fail.

  1. Pada tab Fail, klik Buka.

  2. Klik pintasan dalam kotak dialog Buka — atau, dalam kotak Cari dalam , klik pemacu atau folder yang mengandungi pangkalan data yang anda inginkan.

  3. Dalam senarai folder, dwiklik folder sehingga anda membuka folder yang mengandungi pangkalan data.

  4. Apabila anda menemui pangkalan data, lakukan salah satu perkara berikut:

    • Untuk membuka pangkalan data dalam mod Buka lalai, dwikliknya.

    • Untuk membuka pangkalan data untuk capaian kongsi dalam persekitaran berbilang pengguna, agar anda dan pengguna lain boleh kedua-dua membaca dan menulis ke pangkalan data pada masa yang sama, klik Buka.

    • Untuk membuka pangkalan data untuk capaian baca sahaja, agar anda boleh melihatnya tetapi tidak boleh mengedit, klik anak panah di sebelah butang Buka , dan kemudian klik Buka baca sahaja.

    • Untuk membuka pangkalan data untuk capaian eksklusif, agar tiada orang lain boleh membukanya semasa anda mempunyai ia terbuka, klik anak panah di sebelah butang Buka , dan kemudian klik Buka eksklusif.

    • Untuk membuka pangkalan data untuk capaian baca sahaja, klik anak panah di sebelah butang Buka , kemudian klik Buka eksklusif Read-Only pengguna lain masih boleh membuka pangkalan data, tetapi ia hanya mempunyai capaian baca sahaja.

Jika anda tidak dapat mencari pangkalan data yang anda ingin buka   

  1. Dalam kotak dialog yang terbuka , klik pintasan Komputer saya — atau, dalam kotak Cari dalam , klik Komputer saya.

  2. Dalam senarai pemacu, klik kanan pemacu yang anda fikirkan mungkin mengandungi pangkalan data, dan kemudian klik carian.

  3. Masukkan kriteria carian anda, dan kemudian tekan ENTER untuk mencari pangkalan data.

  4. Jika pangkalan data ditemui, membukanya dengan mendwikliknya dalam kotak dialog Hasil carian .

    Kerana carian dimulakan daripada kotak dialog Buka , anda mesti klik Batalkan dalam kotak dialog tersebut sebelum pangkalan data akan dibuka.

Anda boleh terus membuka fail data dalam format fail Luaran (seperti dBASE, paradoks, Microsoft Exchange atau Excel). Anda boleh juga terus membuka sebarang Sumber data ODBC, seperti Microsoft SQL Server atau Microsoft FoxPro. Access secara automatik mencipta pangkalan data Access yang baru dalam folder yang sama sebagai fail data, dan menambahkan pautan pada setiap Jadual dalam pangkalan data Luaran.

Halaman Atas

Mula menggunakan pangkalan data baru anda

Bergantung pada templat yang anda gunakan, anda mungkin perlu lakukan satu atau lebih daripada yang berikut untuk bermula dengan pangkalan data baru:

  • Jika Access memaparkan kotak dialog log masuk dengan senarai kosong pengguna, gunakan prosedur berikut untuk bermula:

    1. Klik Pengguna Baru.

    2. Isikan borang Butiran Pengguna.

    3. Klik Simpan & Tutup.

    4. Pilih nama pengguna yang anda masukkan kemudian klik Log masuk.

  • Jika Access memaparkan helaian data yang kosong, anda boleh mula menaip data terus ke dalam helaian data tersebut atau klik tab untuk menjelajahi pangkalan data dan butang lain.

  • Jika Access memaparkan halaman Mari bermula , anda boleh klik pautan pada halaman itu untuk mengetahui lebih lanjut tentang pangkalan data atau klik tab untuk menjelajahi pangkalan data dan butang lain.

  • Jika Access memaparkan mesej Amaran Keselamatan dalam bar mesej, dan anda mempercayai sumber templat, klik Dayakan kandungan. Jika pangkalan data memerlukan log masuk, anda perlu log masuk sekali lagi.

Untuk desktop dan pangkalan data web, anda juga inginkan bermula dengan salah satu daripada berikut langkah:

Halaman Atas

Menambah jadual

Anda boleh menambah jadual baru ke pangkalan data sedia ada menggunakan alat dalam Kumpulan Jadual pada tab Cipta .

Kumpulan Jadual pada tab Cipta

Nota: Dalam pangkalan data web, hanya perintah Jadual tidak tersedia dalam Kumpulan Jadual .

Tanpa mengira pandangan yang anda memulakan, anda boleh sentiasa bertukar kepada pandangan lain dengan menggunakan butang pandangan pada bar status tetingkap Access.

Mencipta jadual kosong dalam pandangan helaian data    Dalam pandangan helaian data, anda boleh memasukkan data dengan serta-merta dan membenarkan capaian membina struktur Jadual di sebalik tabir. Nama medan yang diperuntukkan secara berangka (Field1, Field2, dan sebagainya), dan capaian set jenis data medan yang berdasarkan pada jenis data yang anda masukkan.

  1. Pada tab Cipta , dalam Kumpulan Jadual , klik Jadual Imej Butang .

  2. Access mencipta jadual, dan kemudian meletakkan kursor dalam sel kosong pertama dalam lajur klik untuk tambah .

  3. Untuk menambah data, mula menaip dalam sel kosong pertama — atau anda boleh menampal data daripada sumber lain, seperti yang diterangkan dalam artikel ini.

    • Untuk menamakan semula lajur (medan), dwiklik tajuk lajur kemudian taipkan nama baru.

      Petua: Berikan nama yang bermakna untuk setiap medan, agar anda tahu apa yang mengandungi tanpa perlu melihat data.

    • Untuk mengalihkan lajur, pilihnya dengan mengklik tajuk lajur, dan kemudian seret ke tempat yang anda inginkan. Anda juga boleh memilih beberapa lajur bersebelahan dan seretnya ke lokasi baru bersama-sama.

      Untuk menambah lebih banyak medan pada jadual anda, anda boleh sama ada mula menaip dalam lajur klik untuk tambah dalam pandangan helaian data, atau anda boleh menambah medan baru menggunakan perintah dalam Kumpulan Tambah & padam pada tab medan .

Mencipta jadual bermula dalam pandangan Reka bentuk    Dalam pandangan Reka bentuk, anda mencipta struktur jadual yang baru. Kemudian, anda sama ada bertukar kepada pandangan helaian data untuk memasukkan data, atau anda memasukkan data anda menggunakan kaedah lain, seperti dengan borang.

Pandangan Reka bentuk kini tidak tersedia untuk Jadual dalam pangkalan data web.

  1. Pada tab Cipta , dalam Kumpulan Jadual , klik Reka bentuk Jadual. Imej Butang

  2. Untuk setiap medan dalam jadual anda, taipkan nama dalam lajur Nama medan , dan kemudian pilih jenis data daripada senarai Jenis Data .

  3. Anda boleh memasukkan maklumat tambahan untuk setiap medan dalam lajur Perihalan . Perihalan yang anda masukkan dipaparkan dalam status bar apabila titik selitan dalam medan tersebut dan digunakan sebagai teks bar status untuk sebarang kawalan yang anda cipta dengan menyeret medan dari anak tetingkap Senarai medan ke borang atau laporan dan sebarang kawalan yang dicipta untuk medan tersebut dengan Bestari borang atau laporan Bestari.

  4. Selepas anda telah menambah semua medan anda, menyimpan Jadual:

    • Pada tab Fail, klik Simpan.

  5. Anda boleh mula memasukkan data ke dalam Jadual pada bila-bila masa dengan bertukar kepada pandangan helaian data, mengklik dalam sel kosong pertama, dan menaip. Anda juga boleh menampal data daripada sumber lain, seperti yang diterangkan dalam seksyen berikut.

Mencipta jadual berdasarkan pada senarai SharePoint    Senarai SharePoint, data anda boleh digunakan oleh individu yang mempunyai capaian. Malahan, data senarai disimpan pada pelayan yang biasanya menawarkan lebih baik perlindungan kehilangan data daripada fail yang disimpan pada komputer desktop. Anda boleh sama ada mula dengan senarai baru, atau anda boleh memautkan ke senarai sedia ada. Anda mesti mempunyai keizinan yang mencukupi pada tapak SharePoint yang anda ingin mencipta senarai; ini boleh berbeza dengan laman jadi hubungi pentadbir SharePoint anda untuk butiran tentang opsyen anda.

Ciri ini kini tidak tersedia dalam pangkalan data Web.

  1. Pada tab cipta, dalam Kumpulan Jadual, klik senarai SharePoint.

  2. Anda boleh menggunakan salah satu daripada senarai templat untuk mencipta senarai SharePoint standard, seperti kenalan atau peristiwa.

    Anda juga boleh memilih untuk mencipta senarai tersuai, atau untuk pautan ke atau mengimport senarai sedia ada. Klik Opsyen yang anda inginkan.

  3. Jika anda memilih salah satu daripada templat senarai atau untuk mencipta senarai tersuai, kotak dialog Cipta senarai baru terbuka untuk membimbing anda melalui proses. Jika anda memilih untuk menggunakan senarai sedia ada, kotak dialog Dapatkan Data luaran terbuka untuk membantu anda.

Untuk maklumat lanjut tentang Jadual, lihat artikel pengenalan kepada jadual.

Halaman Atas

Tampal data daripada sumber lain ke dalam Jadual Access

Jika data anda kini disimpan dalam program lain, seperti Excel, anda boleh menyalin dan menampal data anda ke dalam Jadual Access. Secara umum, ini paling jika data anda telah dipisahkan ke dalam lajur, seperti dalam lembaran kerja Excel. Jika data anda dalam word pemprosesan program, anda harus pertama memisahkan lajur data dengan menggunakan tab, atau menukar data kepada Jadual dalam program pemprosesan perkataan dan kemudian Salin data. Jika data anda memerlukan sebarang pengeditan atau manipulasi (contohnya, pemisah nama penuh kepada nama pertama dan keluarga), anda mungkin ingin melakukan ini sebelum anda menyalin data, terutamanya jika anda tidak biasa dengan Access.

Apabila anda menampal data ke dalam Jadual kosong, Access mengesetkan jenis data bagi setiap medan mengikut jenis data yang ia mencari sana. Contohnya, jika medan ditampal mengandungi apa-apa tetapi nilai tarikh, Access menggunakan data tarikh/masa jenis untuk medan tersebut. Jika medan ditampal mengandungi hanya perkataan "Ya" dan "Tiada", Access digunakan Ya/jenis data tiada ke medan.

Capaian nama medan bergantung pada apa yang ia menemui dalam baris pertama data yang ditampal. Jika baris pertama data ditampal sama jenis dengan baris yang ikuti, Access menentukan bahawa baris pertama ialah sebahagian daripada data dan menguntukkan medan nama generik (Field1, Field2, dan sebagainya). Jika baris pertama data yang ditampal tidak sama dengan baris yang ikuti, Access menggunakan baris pertama sebagai nama medan dan mengecualikan baris pertama dalam data sebenar.

Jika Access menguntukkan nama medan umum, anda perlu menamakan semula medan secepat mungkin untuk mengelakkan kekeliruan. Gunakan prosedur berikut:

  1. Pada tab fail , klik Simpan untuk menyimpan Jadual.

  2. Dalam pandangan helaian data, dwiklik setiap tajuk lajur, dan kemudian taipkan nama untuk lajur.

  3. Simpan Jadual sekali lagi.

Halaman Atas

Mengimport atau memautkan ke data dari sumber lain

Anda mungkin mempunyai data yang anda telah mengumpulkan dalam program lain yang anda ingin gunakan dalam Access. Mungkin anda bekerja dengan individu yang menyimpan data mereka dalam program lain, dan anda ingin bekerja dengan data mereka dalam Access. Atau, mungkin anda mempunyai berbilang sumber data yang berbeza dan memerlukan "pendaratan pad" yang anda boleh membawa mereka semua bersama-sama untuk analisis lebih mendalam.

Capaian memudahkannya untuk mengimport atau memaut data daripada program lain. Anda boleh membawa data dari lembaran kerja Excel, daripada jadual dalam pangkalan data Access yang lain, dari senarai SharePoint atau dari mana-mana pelbagai sumber lain. Proses berbeza sedikit bergantung pada sumber data, tetapi arahan ini akan membantu anda bermula:

  1. Pada tab Data luaran , dalam Kumpulan Import & paut , klik perintah untuk jenis fail yang anda import dari.

    Contohnya, jika anda mengimport data dari lembaran kerja Excel, klik Excel. Jika anda tidak melihat jenis program yang betul, klik lagi.

    Nota: Jika anda tidak dapat mencari jenis format yang betul dalam Kumpulan Import & paut , anda mungkin perlu memulakan program yang anda mula-mula mencipta data, dan kemudian menggunakan program tersebut untuk menyimpan data dalam format fail yang disokong Access (seperti yang fail teks terbatas), dan kemudian mengimport atau memaut ke data.

  2. Dalam kotak dialog Dapatkan Data luaran , sama ada klik semak lalu untuk menyemak lalu ke fail data sumber atau taipkan laluan penuh fail data sumber dalam kotak Nama fail .

  3. Klik Opsyen yang anda inginkan di bawah Tentukan cara dan di mana anda ingin menyimpan data dalam pangkalan data semasa. Anda boleh mencipta jadual baru menggunakan data yang diimport, atau mencipta jadual terpaut yang mengekalkan pautan ke sumber data.

  4. Klik OK.

    Bergantung pada pilihan anda, kotak dialog Objek pautan atau Import objek kotak dialog terbuka.

  5. Gunakan kotak dialog untuk melengkapkan proses. Prosedur tepat yang anda ikuti bergantung pada Opsyen import atau pautan yang anda pilih.

  6. Pada halaman terakhir bestari, klik Selesai.

    Jika anda memilih untuk mengimport, Access meminta sama ada anda ingin menyimpan butiran operasi import yang baru sahaja anda selesai.

  7. Jika anda berpendapat bahawa anda akan menjalankan pengendalian import sama ini sekali lagi, klik Simpan langkah import, dan kemudian masukkan butiran.

    Anda boleh kemudian dengan mudah hasilkan pengendalian import dengan mengklik Import disimpan dalam Kumpulan Import pada tab Data luaran , mengklik spesifikasi import, dan kemudian mengklik jalankan.

  8. Jika anda tidak ingin menyimpan butiran operasi, klik tutup.

Capaian mengimport data ke dalam Jadual baru, dan kemudian memaparkan Jadual di bawah Jadual dalam anak tetingkap navigasi.

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai cara untuk mengimport data ke dalam Access, ikuti pautan dalam seksyen Lihat juga artikel ini.

Halaman Atas

Langkah berikut

Proses Reka bentuk selebihnya berbeza berdasarkan pada matlamat anda, tetapi anda mungkin ingin pertimbangkan untuk mencipta pertanyaan, borang, laporan dan makro. Artikel ini menyediakan maklumat tentang mencipta objek pangkalan data tambahan.

Untuk maklumat lanjut, lihat artikel berikut:

Halaman Atas

Mengimport data daripada hamparan atau program lain

Jika anda biasa dengan program lain pangkalan data atau hamparan, anda mungkin mengetahui maklumat asas Bagaimanakah aplikasi ini berfungsi dan Apakah pangkalan data yang digunakan untuk. Capaian yang berbeza daripada banyak aplikasi pangkalan data yang lain dengan membenarkan anda mencipta pangkalan data perhubungan, dan ia selanjutnya berbeza dari kebanyakan program hamparan dengan menawarkan alat untuk pembangunan canggih pertanyaan, borang dan laporan. Access juga menyediakan banyak opsyen untuk bekerja dengan program pangkalan data lain, seperti SQL Server.

Mengimport lembaran kerja Excel ke Access

Orang ramai mula menjelajah capaian selepas pertama membentuk senarai dalam Excel. Excel ialah tempat yang sesuai untuk memulakan senarai, tetapi apabila senarai berkembang, ia menjadi lebih sukar untuk mengatur dan sentiasa dikemas kini. Mengalihkan senarai untuk mencapai biasanya adalah langkah seterusnya logik.

Jadual pangkalan data adalah sama dengan dalam struktur lembaran kerja, dalam yang data disimpan dalam baris dan lajur. Hasilnya, adalah biasanya mudah untuk mengimport lembaran kerja ke dalam jadual pangkalan data. Perbezaan utama antara menyimpan data anda dalam lembaran kerja dan menyimpan dalam pangkalan data berada dalam cara data teratur. Hanya mengimport seluruh lembaran kerja anda sebagai jadual baru dalam pangkalan data tidak akan menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan mengatur dan mengemas kini data anda, khususnya jika lembaran kerja anda mengandungi data lewah. Untuk menyelesaikan masalah tersebut, anda mesti memisahkan hamparan data kepada jadual yang berasingan, setiap satu mengandungi data yang berkaitan. Untuk maklumat lanjut mengenai cara menyusun data dalam jadual anda, lihat artikel asas Reka bentuk pangkalan data.

Mencapai ciri Bestari penganalisis jadual yang boleh membantu anda untuk melengkapkan proses ini. Selepas mengimport data anda ke dalam Jadual, Bestari membantu anda untuk memisahkan Jadual kepada jadual yang berasingan, setiap satunya mengandungi data yang tidak diduakan dalam mana-mana pada jadual lain. Bestari juga mencipta perlu perhubungan antara Jadual.

Halaman Atas

Import lembaran kerja Excel sebagai Jadual dalam pangkalan data baru

  1. Pada tab fail , klik barudan kemudian klik Pangkalan data kosong.

  2. Taipkan nama untuk pangkalan data baru dalam kotak Nama fail , dan kemudian klik Cipta.

    Pangkalan data baru terbuka dan Access mencipta jadual kosong baru, jadual1.

  3. Tutup Table1.

    Apabila ditanya jika anda ingin menyimpan perubahan Reka bentuk jadual1, klik tidak.

  4. Pada tab Data luaran , dalam Kumpulan Import & paut , klik Excel. Imej butang

  5. Dalam kotak dialog Dapatkan Data luaran , klik semak lalu.

  6. Gunakan kotak dialog Buka fail untuk mencari fail anda.

  7. Pilih fail, kemudian klik Buka.

  8. Dalam kotak dialog Dapatkan Data luaran , pastikan opsyen Import data sumber ke dalam Jadual baru dalam pangkalan data semasa dipilih.

  9. Klik OK.

    Bestari Import hamparan bermula dan bertanya beberapa soalan mengenai data anda.

  10. Ikuti arahan, klik berikut atau kembali untuk menavigasi melalui halaman. Pada halaman terakhir Bestari, klik selesai.

    Nota: Capaian bertanya sama ada anda ingin menyimpan butiran operasi import yang baru sahaja anda selesai. Jika anda berpendapat bahawa anda akan dapat menjalankan ini sama mengimport operasi sekali lagi, klik Ya, dan kemudian masukkan butiran. Anda boleh kemudian dengan mudah hasilkan operasi pada masa hadapan dengan mengklik Import disimpan dalam Kumpulan Import pada tab Data luaran . Jika anda tidak ingin menyimpan butiran operasi, klik tutup.

Access mengimport data ke dalam Jadual baru, dan kemudian dipaparkan di bawah Semua jadual dalam anak tetingkap navigasi.

Halaman Atas

Menggunakan Bestari penganalisis jadual untuk mengatur data anda

Selepas data anda telah diimport ke dalam Jadual Access, anda boleh menggunakan Bestari penganalisis jadual untuk mengenal pasti data lewah dengan cepat. Bestari kemudian menyediakan cara mudah untuk mengatur data kepada jadual yang berasingan, supaya ia disimpan dalam cara yang paling berkesan. Access mengekalkan jadual asal sebagai sandaran dan kemudian mencipta jadual baru yang anda boleh gunakan sebagai asas untuk aplikasi pangkalan data anda.

  1. Buka pangkalan data Access yang mengandungi jadual yang anda ingin analisis.

  2. Pada tab Alat pangkalan data , dalam Kumpulan analisis , klik Jadual analisis.

    Bestari penganalisis Jadual bermula.

    Mula-mula dua halaman Bestari mengandungi tutorial ringkas — lengkap dengan butang yang anda boleh klik untuk melihat contoh. Jika anda tidak melihat halaman pengenalan, tetapi sebaliknya melihat kotak semak yang dilabelkan Tunjukkan pengenalan halaman?, pilih kotak semak, dan kemudian klik kembali sebanyak dua kali untuk melihat pengenalan. Jika anda tidak ingin melihat halaman pengenalan sekali lagi selepas membaca pengenalan, anda boleh mengosongkan yang menunjukkan halaman pengenalan? kotak semak.

  3. Pada yang jadual yang mengandungi medan dengan nilai yang diulang dalam banyak rekod? halaman, pilih jadual yang anda ingin analisis, dan kemudian klik berikut.

  4. Anda boleh membiarkan Bestari yang memutuskan medan yang pergi dalam Jadual, atau anda boleh membuat keputusan bahawa diri anda. Jika anda mengikuti cadangan dalam Bestari, anda masih boleh membuat perubahan pada tataletak Jadual pada halaman berikut Bestari.

    Nota: Jika anda membiarkan Bestari memutuskan medan yang untuk meletakkan dalam Jadual, pilihan yang sentiasa mungkin tidak sesuai untuk data anda, terutamanya jika tidak terdapat banyak data untuk berfungsi. Anda seharusnya menyemak hasil Bestari yang teliti. Sebaliknya, Bestari mungkin mencadangkan organisasi lebih cekap daripada yang anda memikirkan, supaya ia merupakan idea yang baik untuk sekurang-kurangnya cuba Bestari yang keputusan sekali. Jika anda tidak suka cadangan, anda boleh masih menyusun semula medan secara manual dan anda sentiasa boleh klik kembali dan menyusun semua medan diri anda.

  5. Klik berikut. Pada halaman ini, anda menentukan jadual yang mengandungi medan yang. Jika anda memilih untuk membenarkan menentukan Bestari, anda akan melihat berbilang jadual yang disambungkan dengan garisan perhubungan. Jika tidak, Access mencipta hanya satu jadual yang mengandungi semua medan. Dalam mana-mana kes, anda boleh membuat perubahan pada halaman ini.

    • Anda boleh menyeret medan daripada jadual untuk kawasan kosong halaman untuk mencipta jadual baru yang mengandungi medan tersebut. Access menggesa anda untuk nama Jadual.

    • Anda boleh menyeret medan dari satu jadual ke Jadual lain jika anda berpendapat bahawa ia akan disimpan dengan lebih cekap sana.

    • Kebanyakan Jadual akan diberikan ID atau medan ID unik dijanakan . Untuk mengetahui lebih lanjut tentang medan ID, klik Petua di penjuru atas kanan Bestari.

    • Untuk membuat asal perubahan, klik butang buat asal .

    • Untuk menamakan semula Jadual, dwiklik bar tajuk, taipkan nama baru dan kemudian klik OK.

  6. Selepas anda mempunyai medan disusun sesuatu yang anda inginkan, klik berikut.

  7. Jika Bestari menemui rekod yang mempunyai nilai serupa, ia akan mengenal pasti nilai tersebut sebagai mungkin ralat tipografi dan mempersembahkan skrin yang anda boleh mengesahkan apa yang perlu dilakukan mengenainya. Skrol senarai untuk mencari mana-mana yang mempunyai nilai dalam lajur pembetulan , dan kemudian klik item yang bersesuaian dalam senarai juntai bawah. Pilih (biarkan sebagai-adalah) untuk menghentikan Bestari melakukan sebarang perubahan kepada nilai. Apabila anda selesai, klik berikut.

  8. Bestari bertanya sama ada anda ingin mencipta pertanyaan yang menyerupai jadual asal anda. Jika anda sudah mempunyai membina borang dan laporan yang berdasarkan jadual asal, mencipta pertanyaan tersebut adalah idea yang baik. Jika anda memilih Ya, mencipta pertanyaan, Bestari menamakan semula jadual asal dengan "_OLD" untuk nama Jadual dan kemudian nama pertanyaan baru menggunakan nama jadual asal. Borang dan laporan yang telah berdasarkan Jadual sekarang gunakan pertanyaan untuk data mereka dan mereka terus berfungsi seperti sebelum ini.

  9. Klik Selesai.

    Bestari mencipta jadual baru seperti yang ditentukan, dan kemudian terbuka mereka. Tutup mereka apabila anda selesai memeriksa hasil.

Halaman Atas

Bekerja dengan data daripada program lain

Access 2010 menyediakan ciri untuk bekerja dengan data yang disimpan dalam program lain.

Mencipta pangkalan data Access yang pautan ke data dalam format fail lain    Anda boleh menggunakan Access untuk membuka fail dalam format fail lain seperti teks, dBASE atau hamparan. Access mencipta pangkalan data Access dan pautan fail anda secara automatik.

  1. Mulakan Access.

  2. Pada tab Fail, klik Buka.

  3. Dalam kotak dialog Buka , klik jenis fail yang anda ingin buka dalam senarai. Jika anda tidak pasti tentang jenis fail, klik Semua fail (*. *).

  4. Jika perlu, semak lalu ke folder yang mengandungi fail yang anda ingin buka. Apabila anda menemui fail, dwiklik untuk membukanya.

  5. Ikuti arahan dalam Bestari. Pada halaman terakhir Bestari, klik selesai.

Import atau pautan data untuk pangkalan data Access sedia ada    Anda boleh sama ada mengimport data dari sumber dan program lain ke dalam Jadual Access supaya data yang terkandung dalam fail Access, atau anda boleh memaut ke data dari Access supaya data kekal dalam fail asal (di luar fail Access).

  1. Pada tab Data luaran , dalam Kumpulan Import & paut , klik format data disimpan.

    Anda boleh mengimport atau memaut ke data daripada sumber yang berikut:

    • Excel    Anda boleh membawa masuk data daripada lembaran kerja atau julat bernama dalam buku kerja Excel. Setiap lembaran kerja atau julat bernama mesti diimport atau dipautkan secara berasingan.

    • Access    Ini adalah sangat berguna untuk memisahkan proses anda daripada data anda, mencipta pangkalan data terpisah. Iaitu, anda boleh menggunakan satu pangkalan data yang mengandungi semua borang, laporan dan makro dan mengekalkan data anda dalam pangkalan data lain. Anda kemudian boleh membangunkan peningkatan tanpa mengganggu sesiapa bekerja. Anda juga boleh menggabungkan data daripada banyak berbeza pangkalan data Access dalam satu, menjadikannya lebih mudah untuk meringkaskan data merentasi Jabatan atau antara rakan kongsi perniagaan.

    • Pangkalan data ODBC    Pelbagai program yang menyokong format ini, termasuk produk pelayan pangkalan data yang banyak. Ini membantu anda mencipta "pendaratan pad" pangkalan data, di mana anda menggabungkan data daripada sistem yang berbeza.

    • Fail teks    Anda boleh menyambung ke fail teks yang ringkas dan juga boleh menggunakan Access untuk mengubah kandungan fail tersebut. Ini boleh membantu memudahkan Access data menggunakan oleh pelbagai program.

    • Fail XML    Format ini juga menawarkan keserasian dengan pelbagai program lain, termasuk beberapa pelayan web.

    • Senarai SharePoint    Ini menjadikan data anda yang boleh digunakan dengan pelayar web, cara standard untuk menggunakan senarai SharePoint.

    • Perkhidmatan data    Anda boleh menyambung ke perkhidmatan data web dalam perusahaan anda.

    • Dokumen HTML   

    • Outlook folder    Anda boleh menyambung ke folder Outlook, agar anda lebih mudah menyepadukan maklumat kenalan anda dengan seluruh data anda.

    • fail dBase    dBase adalah sistem pangkalan data alternatif yang popular yang disokong oleh Access

      Kotak dialog Dapatkan Data luaran muncul.

  2. Ikuti arahan dalam kotak dialog.

    Capaian akan mengimport atau memaut data ke pangkalan data anda. Untuk kebanyakan format, anda mesti menentukan lokasi data dan kemudian pilih cara anda ingin data disimpan dalam pangkalan data anda.

Halaman Atas

Menggunakan pangkalan data versi terdahulu dalam beberapa versi Access

Jika projek Access atau pangkalan data Access anda dicipta dalam Access 2000 atau lebih baru, anda boleh menggunakan pangkalan data atau projek dalam versi Access yang yang ia dicipta atau sebarang versi lebih baru, walaupun jika fail disimpan didayakan keselamatan. Contohnya, fail Access 2000 boleh digunakan dalam Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 dan Access 2010.

Anda mungkin mempunyai situasi yang anda ingin menyimpan data anda dalam versi terdahulu Access, tetapi anda mempunyai pengguna dengan versi lebih baru Access yang ingin memaut ke data tersebut tetapi masih memanfaatkan beberapa ciri versi lebih baru. Penyelesaian adalah untuk mencipta pangkalan data "depan" baru dalam versi lebih baru (yang mengandungi borang, laporan, pertanyaan, makro, tetapi tiada Jadual), dan pautan ke Jadual dalam fail versi terdahulu. Gunakan salah satu prosedur berikut, bergantung pada sama ada anda pangkalan data yang terkandung dalam satu fail atau telah dipisahkan kepada aplikasi bahagian depan/bahagian belakang.

Menggunakan fail pangkalan data Access dalam beberapa versi Access

Jika semua jadual, borang dan lain-lain objek pangkalan data Access versi terdahulu yang terkandung dalam satu fail, dan anda ingin menggunakan pangkalan data dalam beberapa versi Access, anda boleh mencipta pangkalan data bahagian depan yang baru dalam versi lebih baru dan pautan ke fail asal. Pengguna yang mempunyai versi Access terdahulu yang masih dapat menggunakan pangkalan data asal. Pengguna yang mempunyai versi lebih baru boleh menggunakan pangkalan data bahagian depan yang baru untuk memaut ke data yang sama. Anda boleh mencipta beberapa versi depan jika anda perlu menampung berbilang versi Access.

Halaman Atas

Langkah 1: Membuat salinan pangkalan data sedia ada dan menyimpannya dalam format baru

Gunakan prosedur berikut untuk menukar pangkalan data kepada mana-mana tiga format terkini: Access 2000, Access 2002-2003 atau Access 2007. Perintah ini mengekalkan pangkalan data asal dalam format asalnya, dan mencipta salinan dalam format yang anda tentukan.

  1. Tutup fail Access. Jika fail pada berbilang pengguna pangkalan data Access terletak pada pelayan atau dalam folder kongsi, pastikan tiada orang lain mempunyai ia membuka.

  2. Mulakan Access 2010.

  3. Pada tab Fail, klik Buka.

  4. Semak lalu ke lokasi fail yang anda ingin tukar, dan kemudian dwikliknya untuk membukanya.

    Jika kotak dialog Peningkatan pangkalan data muncul, bertanya sama ada anda ingin meningkatkan pangkalan data, klik tiada.

  5. Jika borang terbuka apabila anda memulakan pangkalan data, tutup borang tersebut.

  6. Pada tab fail , klik Simpan pangkalan data sebagai.

  7. Di dalam kotak dialog Simpan sebagai , taipkan nama untuk pangkalan data baru.

    Nota: Melainkan anda akan menyimpan pangkalan data baru dalam lokasi lain, namanya mestilah berbeza daripada pangkalan data asal. Dalam mana-mana kes, ia biasanya yang terbaik adalah menggunakan nama yang berbeza, supaya anda boleh dengan mudah membezakan antara pangkalan data bahagian depan dan pangkalan data bahagian belakang. Walau bagaimanapun, jika anda sedang Tukarkan kepada format Access 2007, sambungan nama fail berubah daripada .mdb kepada .accdb, agar anda boleh menggunakan nama fail yang sama.

  8. Klik Simpan.

Halaman Atas

Langkah 2: Memisahkan pangkalan data menyalin dan menggunakan fail asal sebagai pangkalan data bahagian belakang

Memisahkan pangkalan data yang ditukar menggunakan prosedur berikut:

  • Pada tab Alat pangkalan data , dalam Kumpulan Alihkan Data , klik Pangkalan data Access. Imej Butang

  • Dalam kotak dialog Pemisah pangkalan data , klik pangkalan data terpisah.

    Anda boleh membuat sandaran jika anda inginkan, tetapi anda boleh juga mencipta semula salinan yang menggunakan pangkalan data asal.

  • Taipkan nama untuk pangkalan data bahagian belakang, dan kemudian klik pisah.

Halaman Atas

Langkah 3: Sambung baru bahagian depan pangkalan data asal

  1. Memadamkan pangkalan data bahagian belakang yang alat pemisah pangkalan data dicipta — sedang-hati agar tidak untuk memadamkan pangkalan data asal anda.

  2. Pautan pangkalan data bahagian depan yang baru pada jadual dalam pangkalan data asal: pada tab Data luaran , dalam Kumpulan Import & paut , klik Pengurus Jadual terpaut. Imej Butang

  3. Klik Pilih semua, dan kemudian pilih kotak semak sentiasa Prom untuk lokasi baru .

  4. Klik OK, semak lalu ke pangkalan data versi terdahulu dan kemudian dwikliknya.

    Jika semua berjalan lancar, Access memaparkan mesej yang menyatakan bahawa semua jadual terpaut yang dipilih dengan jayanya telah disegar semula.

Anda kini boleh meningkatkan baru pangkalan data bahagian depan untuk menyokong ciri baru untuk pengguna yang mempunyai versi yang lebih baru Access. Pengguna yang mempunyai versi terdahulu boleh terus menggunakan pangkalan data versi terdahulu.

Halaman Atas

Menggunakan aplikasi bahagian depan bahagian/kembali-dalam beberapa versi Access

Jika pangkalan data Access anda telah pun aplikasi bahagian depan/bahagian belakang, anda boleh menukar bahagian depan kepada format fail baru. Tiada perubahan yang diperlukan untuk pangkalan data bahagian belakang.

Prosedur berikut menunjukkan anda cara untuk menggunakan perintah Simpan pangkalan data sebagai untuk menukar pangkalan data bahagian depan kepada mana-mana satu daripada tiga format terkini: Access 2000, Access 2002-2003 atau Access 2007. Perintah ini mengekalkan pangkalan data asal dalam format asalnya dan mencipta salinan dalam format yang anda tentukan.

  1. Tutup pangkalan data bahagian depan. Jika fail pada berbilang pengguna pangkalan data Access terletak pada pelayan atau dalam folder kongsi, pastikan bahawa tiada sesiapa mempunyai ia membuka.

  2. Mulakan Access 2010.

  3. Pada tab Fail, klik Buka.

  4. Semak lalu ke lokasi pangkalan data bahagian depan dan kemudian dwikliknya untuk membukanya.

    Jika kotak dialog Peningkatan pangkalan data muncul, bertanya sama ada anda ingin meningkatkan pangkalan data, klik tiada.

  5. Jika borang muncul apabila anda membuka pangkalan data, tutup borang tersebut.

  6. Pada tab fail , klik Simpan pangkalan data sebagai.

  7. Di dalam kotak dialog Simpan sebagai , taipkan nama untuk pangkalan data baru.

  8. Klik Simpan.

Anda kini boleh meningkatkan baru pangkalan data bahagian depan untuk menyokong ciri baru.

Halaman Atas

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×