Cantum mel: Menyelitkan Medan Cantum

Dalam artikel ini

Mengenai medan cantum mel

Menambah medan atau ruang letak

Mengenai medan cantum mel

Ruang letak, seperti alamat dan ucapan, dipanggil medan cantum mel. Medan dalam Word sepadan dengan tajuk lajur dalam fail data yang anda pilih.

Fail data dengan lajur (kategori) dan baris (rekod)

1. Lajur dalam fail data mewakili kategori maklumat. Medan yang anda tambahkan pada dokumen utama merupakan ruang letak bagi kategori ini.

2. Baris dalam fail data mewakili rekod maklumat. Word menjana salinan dokumen utama untuk setiap rekod apabila anda melaksanakan cantum mel.

Dengan meletakkan medan dalam dokumen utama, anda menunjukkan bahawa anda inginkan kategori maklumat tertentu, seperti nama atau alamat, untuk muncul dalam lokasi tersebut.

Medan diselitkan ke dalam dokumen Word

Nota: Apabila anda menyelitkan medan cantum mel ke dalam dokumen utama, nama medan sentiasa dikelilingi oleh (« »). Chevron ini tidak akan muncul dalam dokumen yang dicantum. Ia hanya membantu anda membezakan medan dalam dokumen utama daripada teks biasa.

Apabila anda mencantum, maklumat daripada baris pertama dalam fail data akan menggantikan medan dalam dokumen utama untuk mencipta dokumen tercantum yang pertama. Maklumat daripada baris kedua dalam fail data menggantikan medan untuk mencipta dokumen tercantum kedua, dan sebagainya.

mencantum maklumat dari fail data ke dalam dokumen

Menambah medan atau ruang letak

  1. Dalam dokumen utama, taipkan sebarang kandungan yang anda ingin ia muncul pada setiap salinan dokumen.

    Untuk menambahkan gambar, seperti logo, klik Gambar dalam kumpulan Ilustrasi pada tab Selitkan.

  2. Klik di tempat anda ingin selitkan medan.

  3. Gunakan kumpulan Medan Tulis & Selitkan pada tab Mel.

    Reben Office 2010

  4. Tambah sebarang daripada berikut:

    Blok Alamat dengan nama, alamat dan maklumat lain

    1. Klik Blok alamat.

    2. Dalam kotak dialog Selitkan Blok Alamat, pilih unsur alamat yang anda ingin sertakan dan format yang anda ingin gunakan, kemudian klik OK.

    3. Jika kotak dialog Padankan Medan muncul, ini bermaksud Word tidak dapat mencari sesetengah maklumat yang diperlukannya untuk menyelesaikan blok alamat. Klik anak panah di sebelah (tidak sepadan), kemudian pilih medan daripada sumber data anda yang sepadan dengan medan yang diperlukan untuk cantum mel.

    Baris sapaan

    1. Klik Baris Sapaan.

    2. Pilih format baris sapaan, yang termasuk sapaan, format nama dan tanda baca susulan.

    3. Pilih teks yang anda ingin muncul dalam situasi apabila Microsoft Word tidak dapat mentafsirkan nama penerima, contohnya, apabila sumber data tidak mengandungi nama pertama atau terakhir untuk penerima, tetapi hanya nama syarikat.

    4. Klik OK.

    5. Jika kotak dialog Padankan Medan muncul, ini bermaksud Word tidak dapat mencari sesetengah maklumat yang diperlukannya untuk baris sapaan. Klik anak panah di sebelah (tidak sepadan), kemudian pilih medan daripada sumber data anda yang sepadan dengan medan yang diperlukan untuk cantum mel.

    Medan Individu

    Anda boleh menyelitkan maklumat daripada medan individu, seperti nama pertama, nombor telefon atau amaun sumbangan daripada penderma. Untuk menambahkan medan dari fail data anda pada dokumen utama dengan cepat, klik anak panah di sebelah Selitkan Medan Cantum, kemudian klik nama medan.

    Untuk opsyen lain tentang menyelitkan medan individu dalam dokumen, lakukan yang berikut:

    1. Pada tab Mel, dalam kumpulan Medan Tulis & Selitkan, klik Selitkan Medan Cantum.

    2. Dalam kotak dialog Selitkan Medan Cantum, lakukan salah satu daripada berikut:

      • Untuk memilih medan alamat yang akan sepadan dengan medan dalam sumber data anda secara automatik, walaupun jika medan sumber data tidak mempunyai nama yang sama seperti medan anda, klik Medan Alamat.

      • Untuk memilih medan yang sentiasa mengambil data terus dari lajur dalam fail data anda, klik Medan Pangkalan Data.

    3. Dalam kotak Medan, klik medan yang anda inginkan.

    4. Klik Selitkan kemudian klik Tutup.

    5. Jika kotak dialog Padankan Medan muncul, ini bermaksud Microsoft Word tidak dapat mencari sesetengah maklumat yang diperlukannya untuk menyelitkan medan. Klik anak panah di sebelah (tidak sepadan), kemudian pilih medan daripada sumber data anda yang sepadan dengan medan yang diperlukan untuk cantum mel.

      Nota: Jika anda menyelitkan medan dari senarai Medan Pangkalan Data kemudian bertukar kepada sumber data yang tidak mengandungi lajur dengan nama yang sama, Word tidak dapat menyelitkan maklumat medan tersebut ke dalam dokumen tercantum.

Halaman Atas

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×