Ievads par programmu Access

Darba sākšana ar datu bāzēm

Piezīme.: Mēs vēlamies sniegt jums visjaunāko palīdzības saturu jūsu valodā, cik vien ātri to varam. Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai lapas lejasdaļā varat mums pavēstīt, vai informācija jums noderēja? Ērtai atsaucei šeit ir šis raksts angļu valodā.

Jauns uzdevums

Datu bāzes un web apps var sniegt lieliem uzņēmumiem priekšrocības. Datu bāzes noformējums ir kritiski svarīgi sasniegti mērķi, vai vēlaties, lai pārvaldītu informāciju par darbiniekiem, sniegt iknedēļas atskaites pret datu vai sekotu klientu pasūtījumi. Ieguldīt laiku, lai izprastu datu bāzes noformējuma palīdzēs veidot datu bāzēm, kas darbojas labi, pirmo reizi, un tajā ietilptu mainīgajām vajadzībām.

Svarīgi!: Access tīmekļa lietojumprogrammās atšķiras no datora datu bāzēs. Šajā rakstā netiek apspriest web app dizains.

Jēdzieni un termini

Sāksim ar mācību dažus pamata terminu un jēdzieniem. Lai noformētu noderīgi datu bāzi, jums izveidot tabulu kas koncentrējas uz vienu tēmu. Tabulas, jūs tvert visus datus, kas nepieciešami šo tēmu, turiet mazākā iespējams vienība datu lauku.

Relāciju datu bāzes

Datu bāzes dati ir sadalīts tabulas, kurās ir veida, piemēram, izklājlapas. Katrā tabulā ir tikai vienu tēmu, piemēram, klientiem (vienas tabulas) vai produktu (citas tabulas).

Ierakstu un lauku

Krātuves diskrēto datus tabulā. Rindas (vai ierakstu) saglabāt katra unikālu datu punkta, piemēram, klienta nosaukuma. Kolonnas (vai lauki) nodalītu informāciju par katram datu punktu mazāko iespējamo vienībā tveršanu — vārds var būt viena kolonna un uzvārds varētu būt kāda cita.

Primārā atslēga.

Vērtība, kas nodrošina, ka katrā ierakstā ir unikāls. Piemēram, var būt divi klienti ar tādu pašu nosaukumu Elizabeth Andersens. Bet vienā Elizabeth Andersens ieraksti ir skaitli 12 kā tās primāro atslēgu un otru ir primārā atslēga 58.

Vecākobjektu un bērnobjektu relācijas

Kopējā relācijas starp tabulām. Piemēram, vienam klientam var būt vairāki pasūtījumi. Vecākobjekta tabulās ir primārās atslēgas. Bērna tabulās ir ārējās atslēgas, kuras ir vērtības no primārā atslēga, kas rāda, kā bērnu tabulas ieraksti ir saistītas ar vecāktabulā. Šos taustiņus ir saistītas ar relācija.

Kā vislabāk veidot datu bāzi?

Divi principi ir būtiski labas datu bāzes noformējuma:

  • Izvairieties no informācijas dublikātu (ko dēvē arī par lieku datu). Tas aizņem vietu un palielina kļūdas iespējamību.

  • Pārliecinieties, vai dati ir pareizi un pilnīgi. Nepilnīgi vai kļūdainu informāciju plūsmu caur vaicājumus un atskaites un visbeidzot var radīt dezinformēta lēmumus.

Lai palīdzētu ar šādiem jautājumiem:

  • Datu bāzes datus tēmas balstītās tabulās šauru fokusētu sadalīt. Izvairieties no informācijas vairākās tabulās dublikāti. (Piemēram, klientu vārdus jāveic tikai vienā tabulā.)

  • Savienojiet tabulas kopā, izmantojot taustiņus, tā vietā, lai dublētu datus.

  • Iekļaut procesus, kas atbalsta un nodrošinātu precizitāti un informāciju par datu bāzes integritāti.

  • Noformēt datu bāzi, izmantojot datu apstrādes un atskaišu izveides vajadzībām prātā.

Lai uzlabotu ilgtermiņa lietderīgumu datu bāzes, rīkojieties šādi piecas noformējums:

1. — Nosakiet datu bāzes mērķi

Pirms sākat, ir datu bāzes mērķi.

Lai saglabātu jūsu dizains, kas koncentrējas, apkopot datu bāzes mērķi un bieži atsaucas uz kopsavilkumu. Ja vēlaties saņemt mazu datu bāzi darbam sākums, piemēram, jūs varētu rakstīt kaut ko vienkāršu, piemēram, "klientu datu bāze, kurā ir saraksts ar klientu datiem nolūkā ražo sūtījumi un atskaites." Uzņēmuma datu bāzē, iespējams, ir vairākas rindkopas, lai aprakstītu, kad un kā personām dažādas lomas izmantos datu bāze un tās datus. Izveidot īpašu un detalizētu uzdevumu paziņojumu, lai atsauktos uz visā datu bāzes izveides procesā.

2. darbība: Atrodiet un organizējiet nepieciešamo informāciju

Apkopojiet visu veidu datus, ko vēlaties reģistrēt, piemēram, produktu nosaukumus un pasūtījumu numurus.

Sāciet darbu ar savu esošo informāciju un izsekošanas metodes. Piemēram, varbūt pašlaik pirkšanas pasūtījumus jāieraksta grāmatas vai glabājat klientu datus papīra veidlapas. Lietojiet avotus, lai uzskaitītu informāciju pašlaik tvert (piemēram, visi lodziņi formās). Ja pašlaik nav tvert svarīgu informāciju, domājat par diskrēto informācija, kas ir nepieciešams. Katru atsevišķo datu tipu kļūst lauku datu bāzē.

Nav jāuztraucas par iespējamām pirmā saraksta īsto — jūs varat precizēt laika gaitā. Taču, apsveriet iespēju visām personām, kas izmanto šo informāciju, un lūdziet savas idejas.

Pēc tam Padomājiet par to, ko jūs vēlaties no datu bāzes un atskaites, vai vēlaties izveidot sūtījumi veidu. Pēc tam pārliecinieties, vai esat reģistrēšanai informācija, kas nepieciešama, lai atbilstu minētajiem mērķiem. Piemēram, ja vēlaties pārskatu, kas parāda tirdzniecību pa reģioniem, jums ir nepieciešams, lai tvertu līmenī reģionālās pārdošanas datus. Mēģiniet skicētu atskaite ar faktisko informāciju, kā vēlaties to redzēt. Pēc tam saraksta datus, kas nepieciešamas, lai izveidotu atskaiti. Funkcijas ir vienādas sūtījumi vai citu rezultātu vēlaties, lai no datu bāzes.

Piemērs

Pieņemsim, ka vēlaties klientiem piedāvāt iespēju izvēlēties (vai ārpus) periodisku e-pasta atjauninājumus, un jūs vēlaties izdrukāt sarakstu, kuras ir piekritušas. Jums ir nepieciešams nosūtīt e-pastu kolonnas tabulā Customers ar maksimāli atļauto vērtību Jā un Nē.

Tiem, kuri vēlas saņemt e-pasta ziņojumus, jums e-pasta adrese, kas arī ir nepieciešams lauka. Ja vēlaties iekļaut pareizu uzrunu (piemēram, Mr, Mrs vai Ms.), iekļauts lauks uzruna. Ja vēlaties adresi klienti ar savu vārdu, e-pasta ziņojumos, pievienojiet lauku vārds.

Padoms.: Atcerieties, ka katra informācijas daļa sadalīt tās mazākais noderīga daļu, piemēram, vārds un uzvārds klientu tabulai. Kopumā, ja vēlaties kārtot, meklēt, aprēķināt vai atskaiti, kas balstīta uz vienuma informāciju (piemēram, klienta uzvārds), jums ir iekļauti šī vienuma sava lauka.

3. darbība: Tabulas datus sadalīt

Sadaliet datu vienumus galvenās vienības vai tēmās, piemēram, produktiem, klientiem un pasūtījumi. Katra tēma kļūst par tabulu.

Pēc tam, kad esat sarakstam nepieciešamo informāciju, noteiktu galvenās vienības (vai tēmas) vēlaties kārtot datus. Izvairieties no datu dublicēšana pāri vienībām. Piemēram, sākotnējais saraksts produkta pārdošanas datu bāzei var izskatīties šādi:

Ekrānuzņēmums, kurā informācijas elementi, kas sagrupēti pa tēmām

Galvenās vienības ir: klientus, piegādātājus, produkti un pasūtījumi. Tāpēc sākt ar šiem četriem tabulām: viens faktiem par klientiem, no kurām viena apzīmē fakti par piegādātājiem, un tā tālāk. Tas var nebūt galīgo dizainu, bet tas ir labs sākumpunkts.

Piezīme.: Labākais datu bāzēs ir vairākās tabulās. Izvairieties no vēlēšanās novietojiet visu informāciju vienā tabulā. Tā rezultātā informācijas dublikātu, lielāku datu bāzes izmēru un paaugstinātu kļūdas. Noformēt reģistrēt katru faktu tikai vienu reizi. Ja konstatējat, ka esat atkārtotu informāciju, piemēram, piegādātājs adrese, pārveidot datu bāzi, lai ievietojiet šos datus atsevišķā tabulā.

Lai izprastu, kāpēc ir labāk nekā mazāk vairākas tabulas, apsveriet tālāk redzamajā tabulā:

Ekrāna izgriezumu produkti, gan piegādātāji datu

Katrā rindā ir informācija par produktu, gan piegādātājs. Tā var būt daudz produktu no viena piegādātāja, piegādātāja nosaukuma un adreses datus ir jāatkārto vairākas reizes. Tā tiek nevajadzīgi aizņemta vieta diskā. Tā vietā reģistrēt informāciju par piegādātāju tikai vienreiz atsevišķā tabulā piegādātāji, un pēc tam jāizveido saite tabulas tabulā Products.

Otrā problēma ar šīs dizains ir redzams, ja ir jāmaina piegādātāja dati. Pieņemsim, ka vēlaties mainīt piegādātāja adresi. Jo tā parādās vairākās vietās, nejauši varētu mainīt adresi vienuviet, bet aizmirst to izdarīt citas. Reģistrējot piegādātāja adresi tikai vienā vietā atrisina šo problēmu.

Visbeidzot, pieņemsim, ka ir tikai viens produkts, ko Coho Winery, un jūs vēlaties izdzēst šo produktu, bet saglabāt piegādātāja nosaukuma un adreses datus. Ar šo dizainu, kā varētu jums izdzēst produkta ierakstu, nezaudējot piegādātāja datus? Jūs nevarat. Tāpēc, ka katrā ierakstā ir dati par produktu papildus fakti par piegādātāju, tas ir iespējams izdzēst vienu neizdzēšot otra. Lai atdalītu tālāk sniegto informāciju, šajā tabulā sadalīt divās: pirmā produkta informācija un otrā piegādātāja informāciju. Pēc tam, ja izdzēsīsit produkta ierakstu, jāizdzēš tikai fakti par produktu — nav fakti par piegādātājs.

4. darbība: Datu vienumu pārveidošana kolonnās

Izlemt, kāda informācija ir jāsaglabā katrā tabulā. Šie diskrēto datu vienībām kļūst tabulas laukus. Piemēram, tabulā darbinieki var būt iekļauti tādi lauki, piemēram, uzvārds, vārds un nolīgt datumu.

Kad esat atlasījis tēma datu bāzes tabulas, kolonnas tabulā jāsaglabā tikai fakti par šo vienu tēmu. Piemēram, produktu tabulā jāsaglabā tikai fakti par produktiem, nevis par piegādātājus.

Lai izlemtu, kāda informācija, lai izsekotu tabulā, izmantojiet iepriekš izveidoto sarakstu. Piemēram, var būt tabula Customers: vārds, uzvārds, adrese, nosūtīt e-pastu, Uzruna un e-pasta adresi. Katrā ierakstā (klients) tabulā ir vieniem un tiem pašiem kolonnas, lai saglabātu to pašu informāciju, katram klientam.

Izveidojiet savu pirmo sarakstu, un pēc tam pārskatiet un precizējiet to. Atcerieties, ka var iedalīt informāciju mazāko iespējamo laukus. Piemēram, ja jūsu sākotnējo sarakstu kā lauks ir adrese, var iedalīt, adrese, pilsētas, valsts un pasta indekss — vai, ja klientiem ir globāli vēl vairāk laukos. Tādā veidā, piemēram, varat veikt sūtījumi pareizajā formātā vai atskaitē par pasūtījumiem pēc valsts/reģiona.

Pēc tam, kad ir precizēts datu kolonnas katrai tabulai, esat gatavs katrai tabulai izvēlieties primāro atslēgu.

5. darbība: Norādiet primārās atslēgas

Katrai tabulai izvēlieties primāro atslēgu. Primārā atslēga, piemēram, produkta ID vai pasūtījuma ID unikāli identificē katru ierakstu. Ja jums nav redzams, unikālu identifikatoru, izmantojiet Access to izveidot jūsu vietā.

Jums ir nepieciešams veids, kā unikāli identificē katru rindu katrā tabulā. Atcerieties, ka iepriekšējā piemērā, kur divi klienti ir tāds pats nosaukums? Tāpēc, ka viņi kopīgot nosaukumu, jums ir nepieciešams veids, kā atsevišķi identificēt katram no tiem.

Lai katrai tabulai jāiekļauj kolonnas (vai kolonnu kopu), kas unikāli identificē katru rindu. Tas tiek dēvēts primārā atslēga un bieži vien ir unikāls numuru, piemēram, darbinieka ID numurs vai sērijas numurs. Programma Access izmanto primārās atslēgas, lai ātri saistīt datus no vairākām tabulām un apkopotu šos datus jūsu vajadzībām.

Dažkārt primārā atslēga sastāv no divām vai vairākām laukiem. Piemēram, detalizēta informācija par pasūtījumu tabulā, kurā glabājas līnijas elementi attiecīgajam pasūtījumi var izmantot divas kolonnas tās primāro atslēgu: pasūtījuma ID un produkta ID. Kad primārajā atslēgā ir izmantotas vairākas kolonnas, to sauc arī par salikto atslēgu.

Ekrāna izgriezumu produktu tabulas

Ja jums jau ir unikālais identifikators informāciju tabulā, piemēram, produktu numuri, kas unikāli identificē katru produktu katalogu, izmantojiet, bet tikai, ja vērtības atbilst šīs kārtulas primārās atslēgas:

  • Identifikators vienmēr būs atšķirīga katram ierakstam. Dublētas vērtības nav atļautas primārajā atslēgā.

  • Vienmēr ir vienuma vērtība. Katram ierakstam tabulā jābūt primārai atslēgai. Ja izmantojat vairākas kolonnas, lai izveidotu atslēgu (piemēram, daļa ģimenes un partijas numurs), abi skaitļi vienmēr ir jābūt.

  • Primārā atslēga ir vērtība, kas netiek mainīts. Tāpēc, ka taustiņi ir atsauce ar citām tabulām, jebkādas izmaiņas primārās atslēgas vienā tabulā nozīmē, to izmaiņas visām vietām, kur tā ir atsauce. Bieži izmaiņas palielināt kļūdu risku.

Ja jums nav redzams identifikatoru, izmantojiet pieņemtas, unikālu skaitli kā primāro atslēgu. Piemēram, varat katram pasūtījumam piešķirt unikālu pasūtījuma numuru vienīgi nolūkā identificējot secību.

Padoms.: Lai izveidotu unikālu skaitli kā primāro atslēgu, pievienot kolonnu, izmantojot datu tipu AutoNumber. Datu tipu AutoNumber automātiski piešķir unikālo skaitlisko vērtību katram ierakstam. Šī tipa identifikators neietver raksturotu rindu, tas norāda faktisko informāciju. Tas ir piemērots, ja vēlaties izmantot kā primāro atslēgu, jo skaitļi netiek mainīti — atšķirībā no primārā atslēga, kas ir informācija par rindu, piemēram, klienta vārdu vai tālruņa numuru.

Vai vēlaties uzzināt vairāk?

Lauku, vadīklu un objektu nosaukšanas vadlīnijas

Ievads par tabulām

Excel apmācība

Outlook apmācība

Labākais datu bāzēm sākas ar labu strukturālo dizainu. Šajā videoklipā uzzināsit, kādi datu bāze ir, precīzāk, RELĀCIJU datu bāzes, kurā var izveidot programmā Access. Jūs uzzināsit, kā organizēt savu datu bāzi ar tabulām un kā izveidot relācijas starp tabulām, izmantojot TAUSTIŅUS.

Tātad, kas ir datu bāzi, tomēr? Plašākas terminos, datu bāze ir jebkurā organizē datu kolekcijā. Jūsu pavārgrāmatas ir visas datu bāzes, un tā ir šo vienkāršs saraksts vārdus un tālruņu numurus, programmā Excel.

Nākamais jautājums ir: "kas padara Access datu bāzes atšķiras? Kāpēc izmantot to?" Atbilde ir RELĀCIJU tabulas struktūru, un šeit ir tas, ko tas nozīmē.

Datu tabulas ir sakārtotas. Šajās tabulās ir savstarpēji saistāmi KOPLIETOJAMO LAUKUS, ko sauc par TAUSTIŅUS.

Atslēgas var veikt divas darbības. Vispirms tās kādu, lai piešķirtu vērtību katras tabulas rindai. Jūs varat redzēt, ka Lester Baxley ir vērtību "1" kam piešķirts savu vārdu un Patricia balta ir vērtība ir "2" kam piešķirts savu vārdu.

Atslēgas arī saistīšana tabulās, kopīgojot vērtības starp laukiem. Piemēram, var skatīt, ka Lester _ atslēgas vērtība tiek koplietota ar divus tālruņu numurus un ka padara šīs tālruņa numurus, viņa. Varat arī skatīt Naomi Barton atslēgu vērtības tiek koplietoti trīs reizes un tiem piederat viņu tālruņu numurus.

Tagad jūsu datu bāzē ir divu veidu taustiņus. Atslēgas vērtības izcelsme šo lauku, un tie esat kopīgojis šajā laukā mērķa lauku. Izcelsmes lauks tiek saukta par primāro atslēgu un mērķa lauku sauc par ārējo atslēgu. Bet tikai, kam ir lauki netiek piesaistīt. Lai to izdarītu, izveidojot relācijas starp tabulām.

Jūs varētu domāt, "turiet otro, tas šķiet daudz darba. Kāpēc man darīt, tas?" Lielo jautājumu. Vispirms krātuve ir padarīt efektīvāku. Cik bieži jūs saskatāt nosaukumi tiek atkārtoti šeit?

Relāciju struktūru, tiek ievadīta lielākā daļa datu tikai vienreiz. Kas var saglabāt daudz vietas. Relāciju struktūras arī uzlabot precizitāti, jo vairāk nekā vienreiz ievadot datus, palaižot risks padarīt kļūdas.

Kā, piemēram, izskatu, kas notiek, Ja uzrakstīsit Naomi Barton nosaukumu. Kļūst grūtāk atrast šo tālruņa numuru, un jūs varētu atrast nekad nav kļūdu. Tāpēc, ka lielākā daļa datu tikai vienu reizi ievadāt relāciju struktūrā, jūs samazināt iespēju kļūdas. Un, ja kļūdījāties, ir tikai salabot vienuviet.

Relāciju struktūras arī ir lielisks veids, kā tvert darbības. Atkarībā no datu bāzes veidu darbību var norādīt, kuras skolēni ir klasē, kas, ko pārdošanas notika vai kurš aizdevuma grāmata, lai.

Tātad tagad jūs zināt pirmās trīs pamatdarbības datu bāzes noformējuma. Darbība, kādu ir tvertu datus, kas nepieciešams, lai glabātu. Šajā piemērā mēs nepieciešama klientu vārdus, tālruņu numurus un ļauj iekļaut šos numurus.

Darbība, divi ir identificētu visus datus, jūs, iespējams, lai atkārtotu. Piemēram, šajā piemērā klientu vārdus.

Visbeidzot, trešā darbība ir organizēt savas tabulas dati.

Bet jums ir pamanījis aizpildāmo datu laukā Tips? Labu lomu. Jūs varētu patiešām sadalīt šo datu tabulu. Tomēr, jo tie ir tikai dažas vērtības, labāk ir izveidot uzmeklēšanas sarakstu, kas ir tikai īss izvēlieties-vērtību sarakstu.

Izmantojot tabulas un taustiņus, lai izveidotu relāciju struktūra ir labas datu bāzes noformējuma pamata solis. Relāciju datu bāzes programmā Access, varat ietaupīt laiku, Ietaupiet vietu, samazināt kļūdu un tvert darbības ap savu svarīgi datu bitiem, lai varētu strādāt efektīvāk.

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×