Ievads par programmu Access

Darba sākšana ar datu bāzēm

Lielas ietekmes uz paziņojumiem izveide

Datu bāzes un tīmekļa lietojumprogrammas var dot lielas biznesa priekšrocības. Datu bāzes noformējums ir ļoti būtisks, lai sasniegtu savus mērķus neatkarīgi no tā, vai vēlaties pārvaldīt darbinieku informāciju, sniegt nedēļas atskaites par datiem vai reģistrēt klientu pasūtījumus. Iepazīstiet laiku, lai izprastu datu bāzes noformējumu palīdzēs izveidot datu bāzes, kas darbojas tieši pirmo reizi un pielāgojas mainīgajām vajadzībām.

Svarīgi!: Access tīmekļa lietojumprogrammas ir atšķirīgas no datora datu bāzēm. Šajā rakstā nav apspriests Web App noformējums.

Jēdzieni un termini

Sāksim apgūt pamatterminus un jēdzienus. Lai noformētu noderīgu datu bāzi, izveidojiet tabulas, kurās ir fokuss uz vienu tēmu. Tabulās varat tvert visus datus, kas nepieciešami šai tēmai laukos, kas satur mazāko iespējamo datu vienību.

Relāciju datu bāzes

Datu bāze, kurā dati tiek sadalīti tabulās, kas ir līdzīgas izklājlapas. Katrā tabulā ir tikai viena tēma, piemēram, klienti (viena tabula) vai produkti (cita tabula).

Ieraksti un lauki

Tabulā esošo atsevišķo datu krātuve. Rindas (vai ieraksti) saglabā katru unikālo datu punktu, piemēram, klienta nosaukumu. Kolonnas (vai lauki) izolējiet informāciju, kas tiek tverta par katru datu punktu mazākās iespējamās vienībās — vārds var būt viena kolonna un uzvārds, iespējams, ir cita.

Primārā atslēga.

Vērtība, kas nodrošina, ka katrs ieraksts ir unikāls. Piemēram, var būt divi klienti ar tādu pašu nosaukumu, Elizabeth Andersen. Taču viens no Elizabeth Andersen Records ir skaitlis 12 kā primāro atslēgu, bet otram ir primārā atslēga 58.

Vecākobjektu un bērnobjektu relācijas

Vispārējas relācijas starp tabulām. Piemēram, vienam klientam var būt vairāki pasūtījumi. Vecākobjektu tabulās ir primārās atslēgas. Bērnobjektu tabulās ir ārējās atslēgas, kas ir vērtības no primārās atslēgas, kas norāda, kā bērnobjekti ir saistīti ar vecāku tabulu. Šie taustiņi ir saistīti ar relāciju.

Kā vislabāk veidot datu bāzi?

Labas datu bāzes noformējuma pamatā ir divi principi:

  • Izvairieties no informācijas dublikāta (tiek dēvēti arī par liekajiem datiem). Tas aizņem vietu un palielina kļūdu iespējamību.

  • Pārliecinieties, vai dati ir pareizi un pabeigti. Nepilnīga vai kļūdaina informācija plūst vaicājumos un atskaitēs, un tas galu galā var novest pie dezinformēta lēmumiem.

Lai palīdzētu ar šīm problēmām:

  • Daliet datu bāzes informāciju tematiskās tabulās, kurās ir sašaurināts fokuss. Izvairieties no informācijas dublēšanās vairākās tabulās. (Piemēram, klientu nosaukumi ir jārāda tikai vienā tabulā.)

  • Savienojiet tabulas kopā, nedublējot datus.

  • Iekļaujiet procesus, kas atbalsta un nodrošina datu bāzes informācijas precizitāti un integritāti.

  • Noformējiet savu datu bāzi, ņemot vērā datu apstrādes un atskaišu izveides vajadzības.

Lai uzlabotu datu bāzu ilgtermiņa derīgumu, izpildiet šīs piecas noformēšanas darbības:

1. darbība: datu bāzes mērķa noteikšana

Pirms sākat darbu, ir nepieciešams datu bāzes mērķis.

Lai jūsu noformējums būtu vērsts uz priekšu, apkopojiet datu bāzes mērķi un bieži skatiet kopsavilkumu. Ja vēlaties izveidot nelielu datu bāzi mājas lietošanai, piemēram, varat uzrakstīt kaut ko vienkāršu, piemēram, "klientu datu bāze uztur sarakstu ar klientu informāciju par pasta sūtījumu un atskaišu izstrādi." Uzņēmuma datu bāzē, iespējams, ir nepieciešamas vairākas rindkopas, lai aprakstītu, kad un kā cilvēki dažādās funkcijās izmantos datu bāzi un tās datus. Izveidojiet konkrētu un detalizētu pamatuzdevumu, kas attiecas uz visu izstrādes procesu.

2. darbība: nepieciešamās informācijas atrašana un organizēšana

Apkopojiet visus informācijas tipus, ko vēlaties ierakstīt, piemēram, produktu nosaukumus un pasūtījumu numurus.

Sāciet ar esošo informāciju un izsekošanas metodēm. Piemēram, iespējams, ka pašlaik ierakstāt pirkšanas pasūtījumus virsgrāmatā vai glabājat klientu informāciju papīra formās. Izmantojiet šos avotus, lai uzskaitītu pašlaik tverto informāciju (piemēram, visus veidlapas lodziņus). Ja pašlaik neizmantojat svarīgu informāciju, apsveriet nepieciešamo diskrēto informāciju. Katrs atsevišķs datu tips kļūst par datu bāzes lauku.

Neuztraucieties par to, ka pirmais saraksts ir perfekts — varat to precīzi noregulēt laika gaitā. Taču apsveriet visas personas, kas izmanto šo informāciju, un lūdziet savas idejas.

Pēc tam apsveriet, ko vēlaties izmantot no datu bāzes un kādu veidu atskaites vai sūtījumus vēlaties izveidot. Pēc tam pārliecinieties, vai tiek tverta informācija, kas nepieciešama, lai sasniegtu šos mērķus. Piemēram, ja vēlaties atskaiti, kurā ir redzami pārdošanas dati pa reģioniem, ir nepieciešams tvert pārdošanas datus reģionālā līmenī. Mēģiniet ieskicēt atskaiti, izmantojot reālo informāciju, ko vēlaties redzēt. Pēc tam uzskaitiet datus, kas nepieciešami atskaites izveidei. Veiciet tās pašas darbības, kas attiecas uz pasta sūtījumiem vai citām izvadēm no datu bāzes.

Piemērs

Pieņemsim, ka klientiem ir iespēja izvēlēties periodiskos e-pasta atjauninājumus vai no tiem, un vēlaties izdrukāt to personu sarakstu, kuras ir piekritušas. Tabulā Klients ir jānosūta e-pasta kolonna ar pieļaujamām vērtībām Jā un Nē.

Tiem, kas vēlas saņemt e-pasta ziņojumus, ir nepieciešama e-pasta adrese, kurai ir nepieciešams arī lauks. Ja vēlaties iekļaut atbilstošu uzrunu (piemēram, Mr, Mrs vai MS.), iekļaujiet uzrunu lauku. Ja vēlaties pievērsties klientiem ar savu vārdu e-pasta ziņojumā, pievienojiet lauku vārds.

Padoms.: Atcerieties, ka katrs informācijas fragments ir jālauž tā mazākajā noderīgā daļā, piemēram, vārds un uzvārds klientu tabulā. Parasti, ja vēlaties kārtot, meklēt, aprēķināt vai izveidot atskaiti, pamatojoties uz informācijas vienumu (piemēram, klienta uzvārds), šis vienums ir jāievieto atsevišķā laukā.

3. darbība: informācijas dalīšana tabulās

Sadalījiet savus informācijas vienumus galvenajās entītijās vai tēmās, piemēram, produkti, klienti un pasūtījumi. Katra tēma kļūst par tabulu.

Pēc tam, kad ir saraksts ar nepieciešamo informāciju, noskaidrojiet nozīmīgākās entītijas (vai tēmas), kas nepieciešamas datu kārtošanai. Izvairieties no datu dublēšanas visās entītijās. Piemēram, produktu pārdošanas datu bāzes sākotnējais saraksts varētu izskatīties šādi:

Informācijas vienumu ekrānuzņēmums, kas grupēti tēmās

Galvenās entītijas ir: Klienti, piegādātāji, produkti un pasūtījumi. Tādējādi sāciet darbu ar šīm četrām tabulām: viena ar faktiem par klientiem, viena ar faktiem par piegādātājiem un tā tālāk. Tas var nebūt jūsu galīgais noformējums, taču tas ir labs sākumpunkts.

Piezīme.: Labākās datu bāzes ir vairākas tabulas. Izvairieties no kārdinājuma ievietot visu informāciju vienā tabulā. Tādējādi tiek iegūta dublētā informācija, lielāka datu bāzes lieluma un palielinātas kļūdas. Noformējums, lai katru faktu ierakstītu tikai vienreiz. Ja atkārtojat informāciju, piemēram, piegādātāja adresi, pārstrukturējiet datu bāzi, lai šo informāciju ievietotu atsevišķā tabulā.

Lai saprastu, kāpēc papildu tabulas ir lielākas par mazākām, skatiet šeit redzamo tabulu:

Produktu un piegādātāju datu ekrāna fragments

Katrā rindā ir iekļauta informācija par produktu un tā piegādātāju. Tā kā jums var būt daudz produktu no viena piegādātāja, piegādātāja nosaukums un adreses informācija ir jāatkārto vairākkārt. Tādējādi tiek nevajadzīgi aizņemta vieta diskā. Tā vietā ierakstiet piegādātāja informāciju tikai vienreiz atsevišķā tabulā piegādātāji un pēc tam saistiet šo tabulu ar tabulu Products.

Otra problēma ar šo dizainu ir acīmredzama, ja ir jāmaina informācija par piegādātāju. Pieņemsim, ka jāmaina piegādātāja adrese. Tā kā tā ir redzama daudzās vietās, iespējams nejauši nomainīt adresi vienā vietā, bet aizmirst to nomainīt pārējās vietās. Ierakstot piegādātāja adresi tikai vienā vietā, šī problēma tiek atrisināta.

Visbeidzot, pieņemsim, ka ir tikai viens produkts, ko piegādā Coho Winery, un jūs vēlaties dzēst produktu, bet saglabāt piegādātāja nosaukumu un adreses informāciju. Izmantojot šo noformējumu, kā izdzēst produkta ierakstu, nezaudējot informāciju par piegādātāju? Nevar. Tā kā katram ierakstam ir fakti par produktu papildus faktiem par piegādātāju, to nav iespējams izdzēst, nedzēšot otru. Lai šos faktus paturētu atsevišķi, sadalīt šo tabulu divās daļās: pirmā produkta informācija un otrā piegādātāja informācija. Pēc tam, izdzēšot produkta ierakstu, tiek izdzēsti tikai fakti par produktu, nevis informācija par piegādātāju.

4. darbība: datu vienumu pārvēršana kolonnās

Izlemiet, kāda informācija ir jāsaglabā katrā tabulā. Šie diskrētie datu fragmenti kļūst par tabulas laukiem. Piemēram, tabulā Employees var būt ietverti lauki, piemēram, uzvārds, vārds un darba diena.

Pēc tam, kad esat izvēlējies datu bāzes tabulas tēmu, šīs tabulas kolonnās ir jāsaglabā tikai fakti par šo tēmu. Piemēram, produktu tabulā ir jāsaglabā tikai fakti par produktiem, nevis par to piegādātājiem.

Lai izlemtu, kādu informāciju izsekot tabulā, izmantojiet iepriekš izveidoto sarakstu. Piemēram, tabulā Klienti var būt: vārds, uzvārds, adrese, sūtīt e-pastu, uzrunu un e-pasta adresi. Katrs ieraksts (klients) tabulā satur to pašu kolonnu kopu, lai katram klientam glabātu tieši to pašu informāciju.

Izveidojiet savu pirmo sarakstu un pēc tam pārskatiet un precizējiet. Atcerieties, ka informācija ir jāpārtrauc līdz mazākajiem iespējamajiem laukiem. Piemēram, ja jūsu sākotnējam sarakstam ir adrese kā lauks, ieslēdziet to, kas atrodas uz ielas adrese, pilsēta, novads un pasta indekss, vai, ja jūsu klienti ir globāli, pat vairāk lauku. Šādā veidā, piemēram, varat veikt pasta sūtījumus pareizajā formātā vai atskaitē par pasūtījumiem pēc valsts.

Pēc tam, kad esat precizējis datu kolonnas katrā tabulā, jūs esat gatavs izvēlēties katras tabulas primāro atslēgu.

5. darbība: primāro atslēgu norādīšana

Izvēlieties katras tabulas primāro atslēgu. Primārā atslēga, piemēram, produkta ID vai pasūtījuma ID, unikāli identificē katru ierakstu. Ja jums nav redzama, unikāla identifikatora, izmantojiet programmu Access, lai to izveidotu.

Ir nepieciešams veids, kā katrā tabulā unikāli identificēt katru rindu. Vai atceraties iepriekšējo piemēru, kur diviem klientiem ir vienāds nosaukums? Tā kā tās koplieto vārdu, ir nepieciešams veids, kā atsevišķi identificēt katru no tiem.

Lai katrā tabulā būtu iekļauta kolonna (vai kolonnu kopa), kas unikāli identificē katru rindu. To dēvē par primāro atslēgu , un tas bieži vien ir unikāls numurs, piemēram, darbinieka ID numurs vai sērijas numurs. Programma Access izmanto primārās atslēgas, lai ātri piesaistītu datus no vairākām tabulām un apkopotu datus.

Dažkārt primārā atslēga sastāv no diviem vai vairākiem laukiem. Piemēram, pasūtījuma detalizētas informācijas tabula, kurā saglabāti pasūtījumu rindu vienumi, primārajā atslēgā var izmantot divas kolonnas: pasūtījuma ID un produkta ID. Ja primārajā atslēgā tiek izmantota vairāk nekā viena kolonna, to dēvē arī par saliktu atslēgu.

Tabulas Products ekrānuzņēmums

Ja jums jau ir unikāls tabulā norādītās informācijas identifikators, piemēram, produktu numuri, kas unikāli identificē katru produktu savā katalogā, izmantojiet šo funkciju, taču tikai tad, ja vērtības atbilst šīm primārās atslēgas kārtulām:

  • Identifikators vienmēr būs atšķirīgs katram ierakstam. Primārajā atslēgā nav atļautas dublētās vērtības.

  • Elementam vienmēr ir vērtība. Katram tabulas ierakstam ir jābūt primārai atslēgai. Ja izmantojat vairākas kolonnas, lai izveidotu atslēgu (piemēram, daļu saimes un daļa numurs), abās vērtībās vienmēr jābūt klātesošām.

  • Primārā atslēga ir nemainīga vērtība. Tā kā taustiņiem ir atsauces uz citām tabulām, visas primārās atslēgas izmaiņas vienā tabulā nozīmē izmaiņas visur, kur ir atsauces. Biežas izmaiņas palielina kļūdu iespējamību.

Ja jums nav acīmredzama identifikatora, izmantojiet patvaļīgu, unikālu numuru kā primāro atslēgu. Piemēram, varat katram pasūtījumam piešķirt unikālu pasūtījuma numuru tikai pasūtījuma identificēšanai.

Padoms.: Lai izveidotu unikālu skaitli kā primāro atslēgu, pievienojiet kolonnu, izmantojot datu tipu AutoNumber. AutoNumber datu tips katram ierakstam automātiski piešķir unikālu skaitlisku vērtību. Šajā identifikatora tipā nav iekļauta faktiskā informācija, kas apraksta rindu, ko tā attēlo. To ir lieliski izmantot kā primāro atslēgu, jo skaitļi nemainās — atšķirībā no primārās atslēgas, kurā ir fakti par rindu, piemēram, tālruņa numurs vai klienta vārds.

Vai vēlaties iegūt papildu informāciju?

Lauku, vadīklu un objektu nosaukšanas vadlīnijas

Ievads par tabulām

Excel apmācība

Outlook apmācība

Labākās datu bāzes tiek sāktas ar labu struktūras noformējumu. Šajā videoklipā uzzināsit, kas ir datu bāze, jo īpaši RELĀCIJU datu bāze, kuru varat izveidot, izmantojot Access. Uzzināsit, kā organizēt datu bāzi ar tabulām un kā izveidot relāciju starp tabulām, izmantojot taustiņus.

Tātad, kas ir datu bāze? Vispārīgajos terminos datu bāze ir jebkura organizēta datu kolekcija. Jūsu pavārgrāmatas ir visas datu bāzes, un tā ir arī šis vienkāršais nosaukumu un tālruņa numuru saraksts programmā Excel.

Nākamais jautājums ir: "kas padara Access datu bāzi atšķirīgu? Kāpēc to izmantot? Atbilde ir RELĀCIJU tabulas struktūra, un Lūk, ko tas nozīmē.

Jūsu dati ir sakārtoti TABULĀS. Šīs tabulas ir savienotas kopā ar KOPLIETOTajiem laukiem, ko sauc par taustiņiem.

Taustiņi veic divas darbības. Vispirms tie piešķir vērtību katrai tabulas rindai. Varat redzēt, ka Lesteram Baxley ir vērtība "1", kas piešķirta viņa vārdam un Patricia baltajai vērtībai ir piešķirts "2".

Taustiņi arī saista tabulas kopā, kopīgojot vērtības starp laukiem. Piemēram, varat redzēt, ka Lestera atslēgas vērtība ir kopīgota ar diviem tālruņa numuriem, un tas nodrošina šo tālruņa numuru. Varat arī redzēt, ka Naomi Barton atslēgas ir dalītas trīs reizes, un šie tālruņa numuri pieder viņai.

Tagad jūsu datu bāzē ir divu veidu taustiņi. Pamata vērtības ir šajā laukā, un tās tiek kopīgotas šajā laukā, mērķa laukā. Izcelsmes lauks tiek dēvēts par primāro atslēgu, un mērķa lauks tiek dēvēts par ārējo atslēgu. Taču vienkārši lauki tur nav saistīti. To var izdarīt, veidojot relāciju starp tabulām.

Jūs, iespējams, domājat: "turies otrā, tas šķiet kā daudz darba. Kāpēc to darīt? Liels jautājums. Vispirms krātuve ir efektīvāka. Vai redzat, cik bieži vārdi tiek atkārtoti šeit?

Relāciju struktūrā lielāko daļu datu varat ievadīt tikai vienu reizi. Tas var ietaupīt daudz vietas. Relāciju struktūras arī uzlabo precizitāti, jo, ievadot datus vairāk nekā vienu reizi, pastāv risks kļūdīties.

Kā piemēru varat redzēt, kas notiek, ja nepareizi ierakstīts Naomi Barton vārds. Šis tālruņa numurs kļūst grūtāk atrodams, un jūs, iespējams, nevarēsit atrast kļūdu. Tā kā lielāko daļu datu ievadāt tikai vienu reizi relāciju struktūrā, varat samazināt kļūdu rašanās iespējamību. Turklāt, ja kļūdāties, tas ir jālabo tikai vienuviet.

Relāciju struktūras arī ir lielisks veids, kā tvert transakcijas. Atkarībā no jūsu datu bāzes rakstura transakcija var norādīt, kuri skolēni ir mācību klasēs, kas ir notikuši, vai kuri ir ieņēmuši jūsu grāmatu.

Tagad jūs zināt pirmās trīs pamatdarbības datu bāzes noformējumā. Pirmais solis ir tvert visus datus, kas nepieciešami saglabāšanai. Šajā piemērā mums bija nepieciešami klientu vārdi, tālruņa numuri un veids, kā kategorizēt šos numurus.

Otrā darbība ir visu to datu identificēšanai, kurus, iespējams, vēlēsities atkārtot. Piemēram, klientu nosaukumi šajā piemērā.

Visbeidzot, trešā darbība ir šo datu organizēšana savā tabulā.

Taču vai esat pamanījis laukā Tips atkārtotos datus? Laba nozveja. Patiesībā jūs varat sadalīt šos datus tabulā. Taču tā kā šīs ir tikai dažas vērtības, labāka iespēja ir izveidot izskata sarakstu, kas ir tikai īss vērtību izvēles saraksts.

Tabulu un atslēgu izmantošana relāciju struktūras izveidei ir būtisks solis labā datu bāzu izveidē. Izmantojot relāciju datu bāzi programmā Access, varat ietaupīt laiku, taupīt vietu, samazināt kļūdu un tvert transakcijas ap svarīgiem datu apjomiem, lai varētu strādāt efektīvāk.

Piezīme.:  Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai jūs varat mūs informēt, vai informācija bija noderīga? Šeit ir raksts angļu valodā jūsu atsaucei.​

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka jums varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta speciālistiem.

×