SharePoint vietņu satura plānošana

Piezīme.: Mēs vēlamies sniegt jums visjaunāko palīdzības saturu jūsu valodā, cik vien ātri to varam. Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai lapas lejasdaļā varat mums pavēstīt, vai informācija jums noderēja? Ērtai atsaucei šeit ir šis raksts angļu valodā.

Kad vietnes satura loģiski organizētas un viegli atrodamā, ir vieglāk uzturēt un pārvaldīt un vietnes lietotājiem ir produktivitāti. Kā vietņu kolekcijas administrators vai vietnes īpašnieks, iespējams, vēlēsities plānot savas vietnes stratēģijas pirms veidojat savu vietni. Šajā rakstā mēs izpētīt:

Kāda veida vietnes ir nepieciešamas?

Atkarībā no lieluma vai organizācija un tvērumu saturu, kas paredzēts, ka jūsu vietnē, iespējams, vēlēsities izveidot apakšvietnes jūsu galvenā vietne, lai organizētu saturu. Lai iegūtu papildinformāciju par to, kā izveidot vietnes, skatiet rakstu vietnes izveide.

Vietnes hierarhijas diagramma

Ir iespējams daudzi veidi, kā varat izvēlēties, lai organizētu apakšvietnes. Daži piemēri:

  • pēc grupas vai uzņēmuma nodaļas;

  • pēc satura kategorijas;

  • pēc projekta;

  • pēc klienta;

  • pēc atļauju līmeņa vai sensitivitātes (piemēram, ja kāda informācija ir jāierobežo, to var ievietot atsevišķā vietnē).

Pirms ķeraties pie vietņu veidošanas, rūpīgi pārdomājiet, cik vietņu jums vajadzēs un atbilstoši kādai loģikai tās organizēsit. Iespējams, būtu noderīgi izveidot vietņu hierarhiju, kas atvieglotu plānošanas organizēšanu. Shēmu varat ātri uzskicēt uz papīra vai baltās tāfeles, bet varat izveidot arī formālāku shēmu, izmantojot kādu no hierarhijas formām, kas programmā Microsoft Word vai Microsoft PowerPoint ir pieejamas kā SmartArt grafikas. Šādi iegūsit shēmu, ko var saglabāt un uz ko atsaukties, turklāt vēlāk varēsit to arī modificēt.

Apsveriet arī, kāds būs katras vietnes mērķis vai funkcija. Tas palīdzēs noteikt, kādas vietņu veidnes izmantot jaunu vietņu veidošanai. Pakalpojumā SharePoint Online ir iekļautas dažādas vietņu veidnes, ko var izvēlēties jaunas vietnes izveidei. Izvēloties konkrētam mērķim paredzētu vietnes veidni, lietotājiem varat būtiski atvieglot darba sākšanu. Piemēram, ja vēlaties izveidot vietni, ko darba grupas dalībnieki var izmantot, lai regulāri apmainītos ar jaunumiem un idejām, iespējams, vēlēsities izmantot emuāra vietnes veidni, kas ir paredzēta šāda veida saziņai.

Daži piemēri iekļautās SharePoint vietņu veidnes ir:

  • Grupas vietne

  • Emuārs

  • Projekta vietne

  • Kopienas vietne

Lai iegūtu papildinformāciju par vietņu veidnes, skatiet rakstu veidnes izmantošana, lai izveidotu dažādu veidu SharePoint vietnēm.

Kāda veida saturs var būt vietnēs?

Kad ir pārdomāts nepieciešamo vietņu skaits un veids, izplānojiet, kāda veida saturu glabāsit šajās vietnēs. Satura plānošanas mērķis ir noteikt:

  • Kāda veida sarakstus, bibliotēkas, vai lapas, kuras vēlaties izveidot satura organizēšanai vietnēs.    Bibliotēkas var izmantot, lai glabātu dokumentus un citus failus, kamēr sarakstus var būt noderīga uzdevumu vai problēmu izsekošana. Lapas ir atsevišķiem vienumiem, vietā, kur var parādīt saturu, lietojumprogrammas, saites un daudz ko citu.

  • Kāda veida programmas vēlaties iekļaut    SharePoint Online ietver iebūvētajām programmām, piemēram, dokumentu bibliotēkām un sarakstiem, bet var arī izveidot savu programmas vai trešo pušu SharePoint veikalā iegādāties programmas.

  • Vai vēlaties izveidot satura tipi    Satura tipi palīdzību jūs pielāgot, kā apstrādāt un izsekot noteikta veida saturs.

Iespējams, uzņēmumā šāda veida plānošanu veic centralizēti (īpaši attiecībā uz satura tipiem), tomēr arī atsevišķu vietņu īpašniekiem vajadzētu plānot saturu, pielāgojot viņu atbildībā esošās vietnes.

Kāda veida programmas vēlaties pievienot?

Papildus apsvērumiem par satura tipiem varat apdomāt, kāda veida informācija tiks glabāta vietnēs vai kādu uzdevumu pārvaldībai jūsu organizācijas darbinieki vēlētos izmantot vietnes. Tas palīdzēs ieplānot dažādu veidu programmas, kas, iespējams, būtu jāpievieno vietnēm, pirms sākat to izmantošanu. Piemēram, ja zināt, ka nepieciešama vieta dokumentu glabāšanai, iespējams, vēlēsities pievienot dokumentu bibliotēku. Ja zināt, ka būs jāseko līdzi svarīgiem datumiem, iespējams, būs nepieciešams kalendārs.

Jums nav uzreiz jāpievieno visas programmas, ko kādreiz varētu savajadzēties. Vietņu īpašnieki laika gaitā varēs pievienot jaunas programmas un noņemt tās atbilstoši mainīgajām biznesa vajadzībām. Tomēr, iepriekš izplānojot, kā pielāgot savu vietņu saturu, varat palīdzēt nodrošināt tūlītēju šo vietņu noderību lietotājiem.

SharePoint Online ietver iebūvētas programmas, kas noder visdažādākajiem biznesa nolūkiem, sākot ar dokumentu krātuvi un pārvaldību un beidzot ar projektu pārvaldību un sekošanu tiem, kā arī saziņu. Vietnei varat pievienot vairākas šādu programmu instances. SharePoint veikalā savai vietnei varat arī iegādāties un pievienot trešo personu programmas.

Papildinformāciju skatiet rakstā Programmas pievienošana vietnei un Programmas iegāde SharePoint veikalā.

Vai jādefinē satura tipi?

Satura tipi ļauj vietņu lietotājiem ātri izveidot īpaša veida saturu, izmantojot saraksta vai bibliotēkas komandu Izveidot jaunu vienumu vai Jauns dokuments. Satura tipi vietņu īpašniekiem palīdz nodrošināt vienmērīgu saturu visās vietnēs. Satura tipi nodrošina arī iespēju vienā sarakstā vai bibliotēkā iekļaut vairāku tipu vienumus vai dokumentus. Vietņu īpašnieki var iepriekš konfigurēt konkrētu informāciju par saturu, iestatot vietnei, sarakstam vai bibliotēkai paredzētos satura tipus.

Vietņu īpašnieki var definēt saraksta elementu, dokumentu vai mapju satura tipus.

Iespējams, ka noderēs satura tipu definēšana satura daļai, kas atbilst kādam no šiem kritērijiem:

Ja šis nosacījums ir patiess:

Satura tipi var noderēt šādi

Strādājat ar noteiktu tipu dokumentiem, kuriem ir standartizēts formāts vai mērķis, un vēlaties, lai tie tiktu konsekventi lietoti visā uzņēmumā.

Konfigurējiet vietnes satura tipus attiecīgā tipa dokumentiem grupas vietnes līmenī, lai tie būtu pieejami visās grupas vietnes apakšvietnēs. Tādējādi visi lietotāji uzņēmumā attiecīgā tipa dokumentus veidos konsekventi.

Jums ir noteiktas veidnes, kas lietotājiem ir jāizmanto noteikta veida dokumentiem.

Pievienojiet šīs dokumentu veidnes saistītajiem satura tipiem, lai visiem jaunajiem dokumentiem, kas tiek veidoti no šī satura tipa, tiktu izmantota šī veidne.

Pastāv standarta informācijas kopa, kurai vēlaties sekot, ja tiek lietoti noteikti dokumentu vai elementu tipi.

Pievienojiet satura tipam kolonnas, lai sekotu šai informācijai. Ja kāda informācija ir īpaši svarīga, atbilstošās kolonnas var norādīt kā obligātas. Konfigurējot satura tipu, noteiktām kolonnām var norādīt arī noklusējuma vērtības.

Pastāv definēts biznesa process, kas nosaka noteiktu dokumentu tipu apstrādi vai pārskatīšanu.

Apsveriet iespēju šādiem dokumentu tipiem konfigurēt darbplūsmas. Darbplūsmas var izmantot tādu biznesa procesu pārvaldībai kā dokumentu pārskatīšana vai apstiprināšana.

Kad noteikts, kādam saturam vajadzētu definēt satura tipus, ir jāapsver, kur definēt šos satura tipus. Ja vietnes satura tipus definē grupas vietnes līmenī, tie ir plaši pieejami atkārtotai lietošanai sarakstos un bibliotēkās visās grupas vietnes apakšvietnēs. Atsevišķu vietņu īpašnieki arī var savām vietnēm definēt vietnes satura tipus, tomēr šie satura tipi būs pieejami lietošanai tikai atbilstošās vietnes un tās apakšvietņu sarakstos un bibliotēkās.

Iespējams, būs noderīgi izveidot izklājlapu vai tabulu ar informāciju, ko vēlaties iekļaut, definējot satura tipus. Piemēram, varat sākt ar kaut kā vienkārša izveidi kā nākamajā tabulā un pēc tam to pielāgot, iekļaujot visu papildinformāciju, kas varētu noderēt izsekošanai, piemēram, vietnes vai grupas, kas izmantos šos satura tipus:

Jauns satura tips

Vecākobjekta satura tips

Kolonnas

Dokumenta veidne

Darbplūsmas

Norādiet veidojamā satura tipa nosaukumu.

Norādiet vecākobjekta satura tipu, no kura tas tiks veidots.

Norādiet jaunu vai esošu kolonnu, ko vēlaties pievienot satura tipam.

Norādiet, vai ar šo satura tipu būs saistīta kāda dokumentu veidne.

Norādiet, vai ar šo satura tipu būs saistīta kāda darbplūsma.

Papildinformāciju par darbu ar satura tipiem skatiet rakstā Satura tipa izveide vai pielāgošana.

Kā lietotāji atradīs saturu un tam piekļūs?

Pārdomājiet arī to, kā vietņu lietotāji atradīs un izmantos jūsu SharePoint Online vietnēs esošo saturu. Šāda plānošana palīdzēs izlemt, kā konfigurēt grupas vietnes un tās apakšvietņu navigāciju un meklēšanu.

Kādas vietnes tiks iekļautas globālajā navigācijā?

Lai plānotu navigāciju, lietderīgi būtu izveidot vietņu hierarhijas vietņu shēmu. Ja, plānojot vietnes, kāda shēma jau ir izveidota, izmantojiet to par pamatu un modificējiet. Iekļaujiet visas savas grupas vietnes apakšvietnes. Varat arī iekļaut visus grupas vietnē un tās apakšvietnēs esošos svarīgos sarakstus un bibliotēkas. Tas palīdzēs acumirklī noteikt svarīgos mērķus, ko vietnes lietotāji varētu meklēt, ja tie sāk ar augšējā līmeņa vietnes sākumlapu.

Vietnes augšējā navigācija nodrošina globālu navigāciju.

Augšējā saites ar vienu atlasīta.

Pēc noklusējuma katrai vietnei ir sava augšējā navigācija, bet varat atļaut vietnēm to pārmantot no savas vecākvietnes, lai navigācija visās vietnēs būtu konsekventa. Varat konfigurēt, kuras vietnes tiek rādītas augšējā navigācijā. Ja saites uz ārējiem resursiem vēlaties iekļaut savas vietnes navigācijā, varat arī iekļaut saites uz citiem nepieciešamajiem vietrāžiem URL. Papildinformāciju par augšējās navigācijas pielāgošanu skatiet rakstā Grupas vietnes navigācijas pielāgošana.

Ja grupas vietnē ir daudz apakšvietņu, iespējams, nevēlēsities tās visas norādīt augšējā saišu joslā, jo vietnes lietotājiem tas varētu šķist nomācoši. Bet jūs arī nevēlaties, lai svarīgas vietnes vai saturs nebūtu atrodams. Izmantojiet savas vietņu hierarhijas shēmu, lai noteiktu galvenās vietnes, kuras vēlaties norādīt globālajā navigācijā.

Kā lietotāji naviģēs vietnēs?

Bez augšējās navigācijas vietnēs navigācijas elementi tiek rādīti arī lapas kreisajā pusē — ātrās palaišanas joslā.

Parasti ātrās palaišanas joslā tiek rādītas pašreizējai vietnei atbilstošās saites, un to var izmantot, lai izceltu vissvarīgāko saturu. Veidojot jaunu sarakstu vai bibliotēku, ātrās palaišanas joslas sadaļā Pēdējie automātiski tiek iekļauta jauna saite. Sadaļā Pēdējie tiek rādītas tikai piecas jaunākās saites.

Saite Pēdējie ātrās palaišanas joslā rāda pēdējās izveidotās lapas, sarakstus un bibliotēkas

Varat pielāgot ātrās palaišanas joslā, lai pievienotu vai noņemtu saites uz sarakstiem un bibliotēkām vietnē. Varat arī grupas saites zem pielāgotu virsrakstiem. Ja vēlaties, lai visas apakšvietnes pārmantotu globālā navigācija, tad tas būs svarīgi, lai vietņu īpašniekiem, lai pielāgotu navigāciju ātrās palaišanas joslā, jo tas būs galvenais veids, kā lietotāji atradīs saturu vietnē, apmeklējot to. Ja izlemjat globālās navigācijas manto grupas vietnes apakšvietnes, pēc tam lietotāji varēs izmantot augšējā saišu josla un ātrās palaišanas joslā apakšvietnē, lai atrastu saturu tajā. Lai iegūtu papildinformāciju par rediģēšanas saites ātrās palaišanas joslā, skatiet grupas vietnes navigācijas pielāgošana.

Uz lapas sākumu

Kādi apstākļi jāņem vērā, plānojot meklēšanu?

Jūsu lietotāji labprāt izmantos SharePoint Online, ja varēs ērti atrast nepieciešamo informāciju. Izmantojot tādus satura līdzekļus kā satura tipi vai sarakstiem un bibliotēkām pievienojot metadatu kolonnas, varat atvieglot satura atrašanu ar meklēšanas palīdzību.

Vietņu kolekcijas administratori un vietņu administratori var veikt dažādu konfigurēšanu, lai lietotājiem pielāgotu meklēšanas iespējas.

Lai paveiktu:

Skatiet šo tēmu:

Pielāgojiet stilu un iestatījumus, kas ietekmē meklēšanas rezultātus; varat pielāgot meklēšanas centru un meklēšanas centra lapās izmantojamās tīmekļa daļas.

Meklēšanas centra pārvaldība pakalpojumā SharePoint Online

Izveidojiet vaicājumu kārtulas, lai uzlabotu meklēšanas atbilstību lietotāju vajadzībām.

Pārvaldīt vaicājumu kārtulas

Pielāgojiet meklēšanas rezultātu avotus.

Pārvaldīt rezultātu avotus

Skatiet, izveidojiet vai mainiet pārvaldītos rekvizītus vai kartējiet pārmeklētos rekvizītus uz pārvaldītajiem rekvizītiem.

Meklēšanas shēmas pārvaldība pakalpojumā SharePoint Online

Eksportējiet un importējiet vietņu pielāgotos meklēšanas konfigurācijas iestatījumus. Eksportējamie un importējamie iestatījumi ietver visas pielāgotās vaicājumu kārtulas, rezultātu avotus, rezultātu veidus, vērtēšanas modeļus un vietnes meklēšanas iestatījumus.

Pielāgotu meklēšanas konfigurācijas iestatījumu eksportēšana un importēšana

Kā saturs kļūst pieejams meklēšanai

Meklēšanas pakalpojums ir paredzēts SharePoint Online satura pārmeklēšanas katru piecas minūtes. Pēc vienuma pievienošanas SharePoint Online vietnē būs laika gaitā, pirms tas ir indeksēti un atgriezta meklēšanas rezultātos. Šāda laika atšķiras atkarībā no pašreizējā lietotāja darbības. Uzdevumus, piemēram, vietnes migrēšanas, jaunināšana un uzturēšanas palielināt slodzi uz indeksēšanas caurule. Jauni satura vienumi jāparāda parasti meklēšanas rezultātos stundu.

Kas lietotājiem ir jādara ar saturu?

Uzdodot dažus pamatjautājumus par to, kas vietnes lietotājiem ir jādara ar saturu, varat noteikt, kā konfigurēt konkrētas vietnes, sarakstus vai bibliotēkas un kādi līdzekļi vietnes lietotājiem var būt nepieciešami.

Aplūkojamie jautājumi

Apsvērumi par satura konfigurēšanu

Vai ir jāseko noteikta veida dokumentu vai saraksta elementu versijām?

  • Apsveriet iespēju šajos sarakstos vai bibliotēkās iespējot versiju izveidi.

  • Apsveriet iespēju pieprasīt, lai pirms dokumentu vai elementu modificēšanas tie tiktu paņemti.

Vai vietnes lietotājiem ir nepieciešama iespēja vienlaikus strādāt vai sadarboties, izmantojot noteikta veida dokumentus?

  • Apsveriet iespēju atbilstošajās bibliotēkās iespējot koprediģēšanu, lai veicinātu sadarbību.

Vai noteikta veida saturs ir jāapstiprina, pirms tas kļūst plaši pieejams?

  • Apsveriet iespēju bibliotēkām iespējot satura apstiprināšanu vai apstiprināšanas pārvaldībai izmantot darbplūsmas.

Vai noteikta veida dokumenti tiek pakļauti īpašiem biznesa procesiem vai cilvēku darbplūsmām?

  • Apsveriet iespēju izveidot vai konfigurēt darbplūsmas tiem satura tipiem, kas tiek lietoti šiem dokumentiem, vai bibliotēkām, kurās šie dokumenti atradīsies.

Vai izmantosit sarakstus, lai vadītu vai pārvaldītu procesus?

  • Apsveriet iespēju izveidot vai konfigurēt darbplūsmas, kuru pamatā ir saraksti, tādiem procesiem kā sekošana problēmām un pārvaldība.

Vai vietnēs būs sensitīvs saturs, kam visi nedrīkst piekļūt?

  • Apsveriet iespēju izveidot īpašas vietnes vai bibliotēkas, kurās konfigurētas unikālas atļaujas, lai varētu glabāt sensitīvu saturu.

  • Apsveriet iespēju izmantot vienumu līmeņa atļaujas, ja ir minimāla vajadzība ierobežot piekļuvi saturam.

  • Apsveriet iespēju norādīt mērķauditoriju, lai dažādiem lietotājiem rādītu atšķirīgu saturu.

  • Apsveriet, vai noteikti saraksti vai bibliotēkas nav jāizslēdz no meklēšanas indeksēšanas.

Vai lietotājiem būs jāsaņem atjauninājumi par saturā veiktām izmaiņām?

  • Apsveriet iespēju galvenajiem sarakstiem un bibliotēkām iespējot RSS.

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×