Sapulču plānošana ar FindTime

Piezīme.: Mēs vēlamies sniegt jums visjaunāko palīdzības saturu jūsu valodā, cik vien ātri to varam. Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai lapas lejasdaļā varat mums pavēstīt, vai informācija jums noderēja? Ērtai atsaucei šeit ir šis raksts angļu valodā.

FindTime ir Outlook pievienojumprogramma, kas atvieglo sapulču ieplānošanu, ļaujot uzaicinātajām personām vēlēties balsot noteiktos laikos.

Lai ieplānojiet sapulci programmā Outlook, izmantojot FindTime:

  1. Izveidojiet jaunu e-pasta ziņojumu vai atlasiet e-pasta ziņojumu, uz kuru atbildēt.

  2. Saraksts ar nepieciešamajām sapulču uzaicinātajām personām un papildu uzaicinātajām personām. 

  3. Cilnē Sākums atlasiet atbildēt ar sapulces aptauju.

    FindTime > atbilde ar sapulces aptauju

  4. Atlasiet sapulces iestatījumus:

    FindTime sapulces ilgums

    • Ilgums: sarakstā atlasiet ilgumu.

      • Pilnas dienas sapulcei atlasiet 8 stundas.

      • Izmantojiet Pielāgots , lai iestatītu savu laiku. Maksimālais ilgums ir 23 stundas 59 minūtes.

        FindTime pielāgots ilgums

    • Darba laiks: atzīmējiet, lai ierobežotu ieteikto sapulces laiku tikai darba dienās un stundās.


      FindTime darba laiks
      Piezīme: darba laiks, ko izmanto pēc noklusējuma, tiek izgūts no jūsu organizatora iestatījumiem, un neveicot šos Exchange iestatījumus. Tās noklusējums ir 8 līdz 5, ja nav atrasti iestatījumi.

    • Laika josla: atlasiet Laika joslu ikona , lai mainītu sapulces laika joslu.

      Laika joslas rediģēšana
       

      Piezīmes.: 

      • Izmantotā laika josla tiek izgūta no jūsu organizatora iestatījumiem, taču varat sarakstā atlasīt jaunu.

      • Vasaras laiks tiek ņemts vērā un sapulces pēc gada maiņas, lai rādītu pareizo laiku

  5. FindTime izskata uzaicināto personu grafikus (ja tādi ir pieejami) un iesaka atbilstošus sapulču laikus.

    Piezīme.: FindTime izmanto jūsu Office 365 uzņēmuma kontu, lai piekļūtu savam kalendāram un dalībnieku kalendāriem savā organizācijā, lai noteiktu pieejamību. Neatbalstīti kalendāri, kas nav saistīti ar Office 365 kontu.


    Izmantojiet saites, lai kārtotu sapulces opcijas.

    • Pieejamība: uzskaita labākās opcijas (laiku, kad visas pieprasītās uzaicinātās personas ir bezmaksas) vispirms. Lai noteiktu labākās opcijas, tiek izmantoti faktori, cik dalībnieki ir bez maksas, cik daudz neobligātu dalībnieku ir bez maksas, neatkarīgi no tā, vai konfliktā iesaistītie dalībnieki savā kalendārā ir varbūtēji vai aizņemti.

      Sapulces opcijas sakārtotas pēc pieejamības

    • Laiks: uzskaita opcijas hronoloģiski.


      Sapulces opcijas sakārtotas pēc laika
      Piezīme. varat ritināt pa dienām un mēnešiem, izmantojot bultiņas. Pieejamās dienas ir pasvītrotas zaļā krāsā. Tumšāks zaļš norāda dienas ar vislielākajām opcijām un gaišākas zaļās un sarkanās norāda visvairāk konfliktu. Nedēļas nogales dienas ir atzīmētas kā pieejamas, ja nav atlasīts darba laiks .

    • Personu ikonas norāda, vai uzaicinātās personas ir nepieciešamas un to pieejamība.

      • Zils pasvītrojums: obligāts

      • Zaļš: pieejams

      • Dzeltens: var būt aizņemts

      • Sarkans: aizņemts

      • Pelēks: nezināms

        Personu ikonu taustiņš

    • Lai piekļūtu papildinformācijai, varat izmantot ikonas.

      • Atlasiet Uzaicinātās personas statusa ikona , lai atvērtu uzaicināto personu statusa teknes.

        Uzaicināto personu statusa tekne

      • Novietojiet kursoru virs katras personas ikonas vai skatiet informāciju par viņu pieejamību.

      • Lai skatītu kalendāru, atlasiet Ikona Kalendārs .

        Organizētāja kalendārs

  6. Atlasiet vairākus atbilstošus sapulču laikus.

    • Ja atlasīts lodziņš laiks, tas tiek mainīts uz zaļš.

    • Varat atlasīt ne vairāk kā 20 reizes.

      Atlasītās sapulces opcijas

  7. Atlasiet Tālāk.

  8. Ievadiet sapulces atrašanās vietu.

    • Tiešsaistes sapulces ir iespējotas pēc noklusējuma. Atzīmējiet izvēles rūtiņu tiešsaistes sapulce , lai to atspējotu. 


      Ekrānuzņēmums, kurā redzama rūts jauna sapulces aptauja
      Kad ir atlasīta tiešsaistes sapulce , FindTime ieplāno Skype darbam vai Microsoft Teams sapulci. FindTime izmantos jūsu organizāciju kā noklusējuma tiešsaistes sapulces kanālu. 

      Piezīme.: Ja savā informācijas panelī saglabājāt Skype darbam iestatījumu, FindTime izmantos šo funkciju, nevis Microsoft Teams. Ja vēlaties izmantot Microsoft Teams, izdzēsiet iestatījumu Skype darbam savā informācijas panelī.

  9. Atlasiet sapulces iestatījumi un pārslēdziet ieslēgšanas /izslēgšanas opcijas.

    • Paziņojumi: jūs saņemsit e-pasta paziņojumus pēc uzaicinātā balsojuma.

    • Automātiskais grafiks: Sapulce tiks ieplānota automātiski jūsu kalendārā, kad visas pieprasītās uzaicinātās personas ir nobalsojuši par sapulces opciju. Uzziniet, kā automātiskā plānošana darbojas.

    • Aizturēšanas Katrai atlasītajai sapulcei pievieno jūsu kalendāram varbūtēju tikšanos. Aizturēšanas tiek noņemtas, kad ir ieplānota sapulce vai balsošana atcelta.

      Piezīme. jūs joprojām varat izdzēst atlasīto sapulces laiku šajā vietā, atlasot Xatlasītajā laiku sarakstā.

      Sapulces laiku dzēšana

  10. Atlasiet ievietot e-pasta ziņojumā.

  11. FindTime ievieto ieteikto sapulces laiku savā e-pastā. Atlasiet rediģēšanas opcijas , lai nepieciešamības gadījumā mainītu sapulces iestatījumus.

    Rediģēšanas opcijas e-pastā
    Piezīme. Ja veicat izmaiņas un atkārtoti ievietojat sapulces laikus, jums ir manuāli jādzēš sākotnējais uzaicinājums.

  12. Atlasiet Sūtīt , lai nosūtītu sapulces uzaicinājumus un sāktu balsošanas procesu.

  13. Jūs saņemsit tiešu saiti uz sapulces balsošanas lapu.

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka jums varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta speciālistiem.

×