Piezīme.: Mēs vēlamies sniegt jums visjaunāko palīdzības saturu jūsu valodā, cik vien ātri to varam. Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai lapas lejasdaļā varat mums pavēstīt, vai informācija jums noderēja? Ērtai atsaucei šeit ir šis raksts angļu valodā.
Jūsu organizācijā, iespējams, būs nepieciešams saglabāt dokumentus laika gaitā dēļ atbilstību, juridiskā, vai citām biznesa prasībām. Tomēr, ja jūsu organizācija glabā garāks par nepieciešamos dokumentus, izveidot nevajadzīgas juridisko risku. Ar dokumentu dzēšana politiku, jūs varat aktīvi samazināt risku, automātiski izdzēšot dokumentus vietnē pēc noteiktā laika periodā, piemēram, varat izdzēst lietotāju OneDrive dokumentos par biznesa vietnes piecu gadu, pēc tam, kad dokumenti ir izveidoti.
Dokumentu dzēšana politikas ir jaudīgas vēl elastīgas — piemēram, jūs varat:
-
Ļauj izvēlēties no politikas, kas centralizēti izveidot un pārvaldīt vietņu īpašnieki. Varat arī atļaut vietņu īpašniekiem ir atļauts atteikties pilnībā, ja viņi izlemj politiku neattiecas uz to saturu.
-
Ieviest vienotu obligāts politiku visās vietnēs vietņu kolekcijā, piemēram, visas OneDrive for Business vietnes vai pat īstenot politiku visās vietņu kolekcijās, kas izveidotas no konkrētās vietņu kolekcijas veidne, piemēram, grupas vietnes veidne.
-
Nodrošina noklusējuma politikas ar noklusējuma kārtulu, kas tiks automātiski lietots nekādas darbības, kas nepieciešami, vietņu īpašnieki.
-
Izveidot politiku, kas ietver vairākus dzēšanu kārtulas, kuras vietnes īpašnieks varat izvēlēties.
Izveidot un pārvaldīt dokumentu dzēšana politikas atbilstības politikas centrs.
Kad izmantot dokumentu dzēšana politikas
Papildus dokumentu dzēšana politikas SharePoint Server 2016 nodrošina šīs saglabāšanas politikas vietnes saturu:
Katra veida politika ir vispiemērotākais noteikta tipa vietnes vai datus. Piemēram, iespējams, jūsu uzņēmumam ir strukturētus vietne, kurā tiek izmantots satura tipus, piemēram, finanšu vietnes līgumiem vai zināšanu bāzes rakstus. Šajā gadījumā varat izmantot satura tipa politikas. Vai jūsu organizācijā, iespējams, vajadzēs saglabāt juridiskus dokumentus, šajā gadījumā varētu izmantot satura tipiem un ierakstu centra lai ieviestu failu plānā.
Dokumentu dzēšana politikas neaizstāj ierakstu pārvaldības vai informācijas pārvaldības politikas, kas vislabāk piemēroti strukturizētu datu un satura tipus. Tā vietā, jums vajadzētu izmantot dokumentu dzēšana politikas Ja jums ir nepieciešams plaši pārvaldība nestrukturētus datus, piemēram, OneDrive darbam vietnēm un grupas vietnes automātisko dzēšanu.
Ja tiek lietoti dokumentu dzēšana politiku vietne, kurā jau tiek izmantots informācijas pārvaldības politikas, šīs politikas tiek ignorētas, kamēr dokumentu dzēšana politiku ir spēkā. Tas nozīmē, ka jums vajadzētu plānot vietni, lai izmantotu tikai politikas domāts strukturētu vai nestrukturēti saturu, nevis abi. Papildinformāciju par to, kā dokumentu dzēšana politikas ignorē citu politiku, skatiet rakstā lietot vai noņemt dokumentu dzēšana politiku vietnei.
Atšķirībā no citām politikām, dokumentu dzēšana politikas darbojas tikai ar dokumentu bibliotēkām, nevis sarakstos.
Dzēšanas politikas un kārtulas
Dokumentu dzēšana politiku ir viena vai vairāk izdzēsiet kārtulas, kas norāda:
-
Laika periodu līdz dzēšanai.
-
Vai, lai aprēķinātu dzēšanas datumu, kad dokumentu vai pēdējoreiz modificēts.
-
Vai dzēst dokumentu neatgriezeniski vai uz atkritni.
Ja politika ir vairāk nekā viena kārtula, vietņu īpašnieki var atlasīt kārtulu, kas vislabāk attiecas uz to saturu.
Politikas un uzdevumiem
Kad esat izveidojis dokumentu dzēšana politiku, jūs to varat piešķirt vietņu kolekcijas veidni — piemēram, jūs varat piešķirt politiku OneDrive for Business veidnes lai iekļautu katram lietotājam OneDrive darbam. Piešķirot politiku vietņu kolekcijas veidni, tas attiecas uz visām vietnes kolekcijām jau izveidota, izmantojot šo veidni, papildus vienā vietņu kolekcijā, kas izveidota, izmantojot šo veidni nākotnē.
Varat arī piešķirt politiku konkrētās vietņu kolekcijas, veicot tā ignorē politikas, kas piešķirti šo vietņu kolekcijas veidni. Piemēram, var piešķirt politiku grupas vietnes veidne, bet pēc tam tos ignorēt, lietojot citu kopu politiku konkrētās vietņu kolekcijas izveidota, izmantojot šo veidni.
Viena obligāti politika vai izvēlēties no vairākiem politikas
Piešķirot politiku, varat padarīt to obligātu, tā, lai tikai šīs politikas var piešķirt, un tas tiks lietota visās vietņu kolekcijas vietnēs. Vietņu īpašnieki nevar atteikšanās no obligāts politiku, tas nozīmē, ka dzēst politikas neatkarīgi no tā, kas tiek attiecināti dokumentus vietnē.
Tā vietā, lai padarītu obligātu vienotu politiku, varat piešķirt vairāki politikas pievienošana vietņu kolekcijai, kas ļauj katram vietnes īpašnieks, lai izvēlētos, kuras politika attiecas uz savu vietni vai pat atteikties pilnībā. Piemēram, varat izveidot vienu vispārīgi biznesa dokumentiem un citu politika finanšu dokumentiem, kuriem ir dažādas saglabāšanas grafikā. Vietnes īpašnieks bieži zina vislabāk, kāds saturs ir savā vietā un tāpēc kuru dokumentu dzēšana politiku, lai lietotu. Katrā vietnē var būt tikai viena politika tiek lietota to.
Kārtulu vienu vai vairākas kārtulas, lai izvēlētos no
Savukārt, katrai politikai var saturēt daudz kārtulu - piemēram, dzēšanu politikas vispārīgi darbam dokumentos var būt abas kārtulas:
-
Dokumenti, kas nav vajadzīgas saglabāšanas pamatā saistības vai ikdienas biznesa vajadzībai nav jāsaglabā vairāk nekā vienu gadu no izveides.
-
Nav nepieciešams aktīvs, ikdienas biznesa lietošanai dokumentus, kas ir nepieciešamas vairāk nekā vienu gadu jāsaglabā vairāk nekā trīs gadus no izveides.
Vietnes īpašnieks var noteikt savas vietnes ir vispārīgās biznesa dokumentus, atlasiet šo dzēšanu politiku un pēc tam atlasiet atbilstošo kārtulu no politikas. Kārtulu var atlasīt tikai no politikas, kas pašlaik tiek lietotas vietā (nevis no jebkuras politikas) un kārtula tiek lietota visās dokumentu bibliotēkās šajā vietnē.
Attiecības starp vietņu kolekcijām, politikas un kārtulas
Pamata attiecības ir šāda:
Vietņu kolekcijas vai vietnes kolekcijas veidni var būt viens papildu politikas, kas piešķirta un katru no tām var būt viena vai vairākas kārtulas. Tomēr var būt tikai viena politiku, kas ir aktīva, katrā vietnē, un var būt tikai viena dzēšanu kārtulu, kas ir aktīva jebkurā brīdī vietņu bibliotēku.
Dokumentu dzēšana politikas tiek pārmantotas
Piemēram, atļaujas, navigācija un daudzus citus vietnes līdzekļus, dokumentu dzēšana politikas tiek pārmantotas. Vietnes īpašnieks varat atlasīt dokumentu dzēšana politiku to vietnē un visās apakšvietnēs politika tiek pārmantoti no vecākelementa. Apakšvietnes īpašnieks varat pārtraukt pārmantošanu, atlasot dažādās politikas un kārtulu kombināciju un politikas, kas attiecas uz visās apakšvietnēs, līdz atkal pārmantošana ir sarāvusi.
Dokumentu dzēšana politikas piešķiršana pirmo reizi
Ir svarīgi saprast, ka laika periodā, kas norādīts dokumenta dzēšanu politikas nozīmē laiku, kad tā kā dokuments tika izveidots vai modificēts, nav laika kopš politika tika piešķirta. Piemēram, var izveidot dokumentu dzēšana politiku, kas tiek neatgriezeniski izdzēš dokumentu divus gadus, pēc tam, kad tie tika izveidoti un pēc tam piešķiriet politikas vietņu kolekcijas veidni, no kuras vairākās vietņu kolekcijās izveidotas četriem vai pieciem gadiem. Šajā gadījumā ir iespējams esošas vietņu kolekcijas satur daudzi dokumenti, kas jau ir vecāki par diviem gadiem, kas norādītas pēc dzēšanas politikas — tas nozīmē, ka daudz saturs tiks izdzēsti neilgi pēc pirmo dokumentu dzēšana politiku piešķiršana laiks.
Piešķirot politika pirmoreiz, tiek novērtētas visus dokumentus vietnē un, ja tie neatbilst kritērijiem, tie tiks izdzēsti. Tas attiecas uz visus esošos dokumentus, ne tikai jaunajiem dokumentiem, kas tiek veidoti kopš politika tika piešķirta. Un atcerieties, ka vecums katram dokumentam, ne reizi no, kad pirmo reizi tika piešķirta politika ir laika periodu.
Tāpēc, pirms politikas piešķiršana vietnes pirmo reizi, vispirms apsveriet vecumu esošo saturu un kā politikas var ietekmēt esošo saturu. Iespējams, vēlēsities sazināties jaunu politiku, lai vietņu īpašniekiem pirms piešķiršanu, piešķirt viņiem laiku, lai novērtētu iespējamo ietekmi.
Aizkaves laiku izmaiņu politiku
Pēc politikas piešķiršana vietņu kolekcijas vietņu īpašnieki izmantot Dokumentu dzēšana politikas saite Vietnes iestatījumu lapā skatīt un lietot politiku, kas ir pieejams vietnē.
Dokumentu dzēšana politikas saite nav redzama, ja politika ir piešķirtas vietņu kolekcijā. Arī netiek parādīta saite uzreiz pēc politikas esat piešķīris uz vietni, — var būt līdz pat 24 stundu nobīdi no, kad politika ir piešķirtas parādoties Dokumentu dzēšana politikas saite
Kā dokumentu dzēšana politikas darbojas ar lokālais politikas
Oriģinālu glabāšanu nodrošina, ka viss saturs tiek paturēts uz noteiktu laika periodu, kamēr dokumentu dzēšana politiku nodrošina, ka viss saturs tiek izdzēsts pēc noteiktā laika periodā.
Ja vēlaties saglabāt dokumentus uz noteiktu laiku, varat izmantot kopā ar dzēšanas politikas oriģinālu glabāšanu politikas. Piemēram, dokumentu varētu turēt trim gadiem, pēc tam, kad tie tiek modificēt, un pēc tam iestatiet dzēšanas politikas šos dokumentus dzēst trīs gadus pēc pēdējās modificēšanas.
Ņemiet vērā, ka dzēšanu politikas nevar ignorēt oriģinālu glabāšanu. Ja vietne ir aizturēts un dokumentu dzēšana politiku dzēš dokumentu, pēc tam dokumentu tiks saglabāti saglabāšanu turiet bibliotēkā tādā pašā veidā, kā tad, ja dokuments ir izdzēsts manuāli. Papildinformāciju skatiet rakstā pārskats par lokālais turiet programmā SharePoint Server 2016.
Atļaujas
Atbilstības grupas dalībniekiem, kas izmantos atbilstības politikas centrs ir nepieciešamas atļaujas, gan politikas centrs un vietņu kolekcijām, kuram piemēros politiku. Mēs iesakām jums:
-
Drošības grupa, kurā ir visi lietotāji atbilstības politikas centra izveide — visticamāk kolēģiem atbilstību.
-
Atbilstības politikas centrs, drošības grupas pievienošana vietņu kolekcijas tikai grupas īpašnieki.
-
Katrā vietņu kolekcijā, kurai vēlaties piešķirt dokumentu dzēšana politikas, drošības grupas pievienošana vietņu kolekcijas tikai grupas īpašnieki.
