Pasta sapludināšanas izmantošana lielapjoma pasta vēstuļu personalizēšanai

Pasta sapludināšanas izmantošana lielapjoma pasta vēstuļu personalizēšanai

Piezīme.: Mēs vēlamies sniegt jums visjaunāko palīdzības saturu jūsu valodā, cik vien ātri to varam. Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai lapas lejasdaļā varat mums pavēstīt, vai informācija jums noderēja? Ērtai atsaucei šeit ir šis raksts angļu valodā.

Ja jums ir lielapjoma pasta nosūtīšana adresātu sarakstā iekļautajām personām, varat izmantot pasta sapludināšanu, lai izveidotu partiju personalizētu vēstules. Katru burtu, kas ir izgatavoti ir identisku izkārtojumu, formatējums, teksta un grafiku. Tikai noteiktas sadaļas burts atšķiras un ir personalizēti.

Ir trīs failu izveide un drukāšana burtus, izmantojot pasta sapludināšanas process:

  • Galvenajā dokumentā
    šajā dokumentā ir teksta un grafikas (logotipu vai attēlu, piemēram), kas ir identiska katrā sapludinātajā dokumentā versijā. Vēstules pamatteksts ir identiskas saturu piemērs.

  • Adresātu saraksta
    šī ir datu avotā, kas tiek lietota, lai aizpildītu informāciju ar burtu. Adresātu sarakstā ir nosaukumi, piemēram, un galvenajā dokumentā ir burtu, kas tiks adresēts sarakstā.

  • Sapludinātajā dokumentā
    šim dokumentam ir kombinācija galvenajā dokumentā un adresātu sarakstu. Pasta sapludināšanas pārnes informāciju no adresātu saraksta un ievieto to galvenajā dokumentā, iegūstot personalizētu vēstules katrai personai.

Papildinformāciju par pasta sapludināšanas burtus darbība šajā video, kas ir daļa no apmācības kursa.

Jūsu pārlūkprogramma neatbalsta video. Instalējiet Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player vai Internet Explorer 9.

1. darbība: galvenā dokumenta sagatavošana

Pirms sākt pasta sapludināšanu, sagatavojiet vēstuli. Ja jūs esat ļaujot cilvēkiem uzzināt par gaidāmo notikumu, piemēram, iekļaujiet nosaukumu, datumu, laiku un notikuma vietu. Tas ir šos datus, kas būtu svarīgi, lai visi adresāti vēstuli.

  1. Cilnes pasta sūtījumi grupā Sākt pasta sapludināšanu , izvēlieties Sākt pasta sapludināšanu > vēstules.

    Programmā Word, cilnes Pasta sūtījumi izvēlieties Sākt pasta sapludināšanu un pēc tam izvēlieties kādu opciju.

  2. Word, ierakstiet vēstuli (piemērs seko), kuru vēlaties nosūtīt visiem pamattekstā.

    Paraugs par burtu bel izmanto pasta sapludināšanai programmā Word.

2. darbība: adresātu saraksta iestatīšana

Adresātu saraksts ir datu avots. Tas var būt Excel izklājlapu, direktorija Outlook kontaktpersonu, Access datu bāzes vai Office adrešu sarakstam. Tas ir ieraksti, ka Word izmanto, lai iegūt informāciju no veidot vēstuli.

Padomi

  • Ja jums nav adresātu sarakstu, varat to izveidot pasta sapludināšanas laikā. Pirms sākat pasta sapludināšanas process, savākti visi datu ieraksti un pievienot tos datu avotā.

  • Ja izmantojat Excel izklājlapu, pārliecinieties, vai pasta indeksa kolonna vai pasta indeksi, kas ir formatēti kā teksts, tā, lai nezaudētu nulles.

  • Ja vēlaties izmantot Outlook kontaktpersonas, pārliecinieties, vai Outlook ir jūsu noklusējuma e-pasta programma.

3. darbība: Adresātu saraksta saistīšana galvenajā dokumentā

Tagad varat atvērt datu avotu adresātu sarakstu un saistīt to ar vēstuli.

  1. Cilnes Sūtījumi grupā Sākt pasta sapludināšanu izvēlieties Atlasīt adresātus un pēc tam izvēlieties kādu opciju.

    Kā daļu no programmas Word pasta sapludināšanas, cilnes Pasta sūtījumi grupā sākt sapludināšanu, izvēlieties Atlasīt adresātus un pēc tam uz ierakstīt jaunu sarakstu

  2. Veiciet vienu no šīm darbībām

    • Ja jums nav adresātu saraksta, izvēlieties Ierakstīt jaunu sarakstu un izveidojiet sarakstu.

      vai

    • Ja adresātu saraksts ir Excel izklājlapa, Access datu bāze vai cita tipa datu fails, izvēlieties Lietot esošu sarakstu. Pēc tam pārlūkojiet līdz attiecīgajam sarakstam un izvēlieties Atvērt.

      vai

    • Ja izmantojat Outlook kontaktpersonas, izvēlieties Izvēlēties no Outlook kontaktpersonām.

  3. Izvēlieties Fails > Saglabāt kā.

  4. Lodziņā Faila nosaukums ierakstiet faila nosaukumu un pēc tam izvēlieties Saglabāt.


Adresātu saraksta rediģēšana

Ja jūs esat izveide un drukāšana burtus visiem uz savu sarakstu, dodieties uz "4. darbība: personalizēta satura pievienošana vēstuli." Ja vēlaties nosūtīt cilvēkiem, kuri dzīvo burtus, piemēram, 20 jūdzes pasākuma jūs hosting, pēc tam izmantojiet filtru, piemēram, pasta indekss vai pasta indekss lai sašaurinātu sarakstu.

  1. Izvēlieties Rediģēt adresātu sarakstu.

    Kā daļu no Word pasta sapludināšanas cilnes Pasta sūtījumi grupā Sākt pasta sapludināšanu noklikšķiniet uz Rediģēt adresātu sarakstu.

  2. Dialoglodziņā Sapludinātā pasta adresāti , atzīmējiet izvēles rūtiņu blakus katrai personai, kura vēlaties saņemt e-pasta ziņojuma nosaukumu.

    Rindu atlasīšana, atzīmējot izvēles rūtiņu

Dialoglodziņā Sapludinātā pasta adresāti ir iespēju precizēt adresātu sarakstu. Ir divas visbiežāk lietotās opcijas, kārtot un filtrēt sarakstu, lai būtu vieglāk atrast vārdus un adreses.

Word pasta sapludināšanas dokumentā izvēlieties Rediģēt adresātus un pasta sapludināšanas adresātu dialoglodziņa sadaļā Precizēt adresātu sarakstu izvēlieties opciju.

Detalizētāku informāciju skatiet rakstā pasta sapludināšanai paredzētu datu kārtošana un filtrēšana.

4. darbība: Vēstulei pievienotu personalizēta satura

Satura pievienošana vēstuli, kas ir atšķirīgs katrai personai, kura to saņem — piemēram, savu vārdu un adresi. Labākā prakse pievienošanai šie dati ir ievietot sapludināšanas lauku galvenajā dokumentā.

  1. Cilnē Sūtījumi grupā Rakstīt un ievietot laukus izvēlieties Adreses bloks.

    Kā daļu no Word pasta sapludināšanas cilnes Sūtījumi grupā Rakstīt un ievietot laukus izvēlieties Adreses bloks.

  2. Dialoglodziņā Adreses bloka ievietošana izvēlieties adresāta vārdu formātu, kas tiks rādīts burtu.

    Adreses bloka opcijas

  3. Izvēlieties Labi.

    Piezīme.: Lai skatītu, kā adresi redzēs vēstulē sadaļā Priekšskatījumsizvēlieties Rezultātu priekšskatījums. Izvēlieties nākamo Nākamā ieraksta poga pasta sapludināšanas priekšskatījuma rezultātos vai Iepriekšējais Iepriekšējā ieraksta poga pasta sapludināšanas priekšskatījuma rezultātos ieraksta pogu, lai pārvietotos pa ierakstiem datu avotā.

  4. Grupā rakstīt un ievietot izvēlieties Sveiciena rindiņa.

    Kā daļu no programmas Word pasta sapludināšanas, cilnes Pasta sūtījumi grupā rakstīt un ievietot laukus izvēlieties sveiciena rindiņa.

  5. Dialoglodziņā Ievietot sveiciena rindiņu izvēlieties formātu, ko vēlaties izmantot.

  6. Izvēlieties Labi , lai ievietot sapludināšanas lauku ar burtu.

  7. Izvēlieties Fails > saglabāt saglabāt vēstule (piemērs seko) veidojat pasta sapludināšanai.

    Parauga pasta sapludināšanas vēstule Word rāda "adreses bloks" un "sveiciena rindiņa" laukā.

Lai ievietotu citu pielāgotu informāciju no adresātu saraksta vēstulē, skatiet rakstu pievienot pasta sapludināšanas laukus pa vienam.


Sapludināšanas lauku nosaukumu pārbaude

Pārliecinieties, vai programma Word var atrast vārdus un adreses jūsu adresātu sarakstā.

  1. Cilnes Sūtījumi grupā Rakstīt un ievietot laukus izvēlieties Saskaņot laukus.

    Padoms.: Dialoglodziņu Lauku saskaņošana var atvērt arī no dialoglodziņa Adreses bloka ievietošana, ko izmantojāt, lai galvenajam dokumentam pievienotu adreses bloku.

  2. Dialoglodziņā Lauku saskaņošana pārbaudiet, vai ierakstu lauki, kas tiek parādīti sarakstā, atbilst ierakstu kolonnu virsrakstu nosaukumiem adresātu saraksta datu avotā.

    dialoglodziņš saskaņot laukus

    Piezīme.: Dialoglodziņā ir divas kolonnas. Kreisā kolonna ir saraksts ar bieži sastopamu nosaukumu piemēriem uzņēmuma ierakstā. Labā kolonna ir lauka nosaukums bieži izmantotajam nosaukumam, kas ir kartēts uz kolonnas virsrakstu datu avota failā.

  3. Veiciet vienu no šīm darbībām

    • Ja parādītie lauku nosaukumi atbilst tiem kolonnu virsrakstiem, ko izmantojāt sava adresātu saraksta datu avota ierakstiem, nav jāveic citas darbības.

      vai

    • Ja lauka nosaukumā, kam ir jāatbilst kolonnas virsrakstam datu avotā, tiek parādīts uzraksts (neatbilst), izvēlieties nolaižamo bultiņu un pēc tam izvēlieties lauka nosaukumu adresātu saraksta datu avotā. Ja nepieciešams, atkārtojiet šo darbību.

  4. Izvēlieties Labi.


Pasta sapludināšanas lauku formatēšana

Lai mainītu sapludinātā satura fontu, lielumu vai atstarpes, atlasiet sapludināšanas lauka nosaukumu un veiciet vajadzīgās izmaiņas.

  1. Cilnē Sūtījumi grupā Rezultātu priekšskatījums izvēlieties Priekšskatīt rezultātus, lai pārslēgtos no sapludinātajiem rezultātiem uz pasta sapludināšanas laukiem vēstulē.

    Grupa Rezultātu priekšskatījums cilnē Sūtījumi programmā Word.

  2. Izvēlieties sapludināšanas lauka nosaukumu.

    atlasītais adreses bloka lauks

  3. Cilnē Sākums izvēlieties fontu un fonta lielumu, ko vēlaties izmantot.

    Programmā Word cilnē Sākums grupā Fonts izvēlieties fontu un fonta lielumu.

  4. Cilnē Lappuses izkārtojums (programmā Word 2013) vai Izkārtojums (programmā Word 2016) izvēlieties vajadzīgās atstarpes rindkopā.

    Programmā Word cilnē Izkārtojums grupā Rindkopa iestatiet atstarpes.

    Piezīme.: Tā kā programma Word uzskata katru adreses bloka rindiņu par rindkopu, ir ieteicams samazināt rindiņu atstarpes.

5. darbība. Priekšskatīt un izdrukāt vēstules

  1. Izvēlieties Priekšskatīt rezultātus un pēc tam izvēlieties ieraksta pogu Nākamais Nākamā ieraksta poga pasta sapludināšanas priekšskatījuma rezultātos vai Iepriekšējais Iepriekšējā ieraksta poga pasta sapludināšanas priekšskatījuma rezultātos , lai pārbaudītu, vai vārdi un adreses vēstules pamattekstā ir pareizi noformētas.

    Padoms.:  Lai dotos uz saraksta sākumu, izvēlieties ieraksta pogu Pirmais Pirmā ieraksta poga pasta sapludināšanas priekšskatījuma rezultātos . Lai dotos uz saraksta beigām, izvēlieties ieraksta pogu Pēdējais Pēdējā ieraksta poga pasta sapludināšanas priekšskatījuma rezultātos .

  2. Noklikšķiniet uz Pabeigt un sapludināt > Drukāt dokumentus.

    Kā daļu no programmas Word pasta sapludināšanas, cilnes Pasta sūtījumi grupā Pabeigt izvēlieties Pabeigt un sapludināt un pēc tam izvēlieties vajadzīgo opciju.

6. darbība: Saglabāt personalizētu vēstules

Ja pasta sapludināšanas dokuments, paliek savienots ar jūsu adresātu sarakstam, tā, lai to varētu izmantot nākamo lielapjoma sūtījumiem.


Lai atkārtoti izmantotu pasta sapludināšanas dokumentu

  • Atveriet pasta sapludināšanas dokumentu un izvēlieties , kad Word piedāvā saglabāt savienojumu.


Lai mainītu adreses pasta sapludināšanas dokumentā

  • Atveriet pasta sapludināšanas dokumentu un izvēlieties Rediģēt adresātu sarakstu , kā kārtot, filtrēt un izvēlieties konkrētiem adresātiem.

Papildinformācija

Pirms sākt pasta sapludināšanu, sagatavojiet vēstuli. Ja jūs esat ļaujot cilvēkiem uzzināt par gaidāmo notikumu, piemēram, iekļaujiet nosaukumu, datumu, laiku un notikuma vietu. Tas ir šos datus, kas būtu svarīgi, lai visi adresāti vēstuli.

  1. Cilnes pasta sūtījumi grupā Sākt pasta sapludināšanu , izvēlieties Sākt pasta sapludināšanu > vēstules.

    standarta vēstules

  2. Word, ierakstiet vēlaties nosūtīt visiem vēstules pamattekstu.

Adresātu saraksts ir datu avots. Tas var būt Excel izklājlapu, direktorija Outlook kontaktpersonu, Access datu bāzes vai Office adrešu sarakstam. Tas ir ieraksti, ka Word izmanto, lai iegūt informāciju no veidot vēstuli.

Padomi

  • Ja jums nav adresātu sarakstu, varat to izveidot pasta sapludināšanas laikā. Pirms sākat pasta sapludināšanas process, savākti visi datu ieraksti un pievienot tos datu avotā.

  • Ja izmantojat Excel izklājlapu, pārliecinieties, vai pasta indeksa kolonna vai pasta indeksi, kas ir formatēti kā teksts, lai nezaudētu nulles.

  • Ja vēlaties izmantot Outlook kontaktpersonas, pārliecinieties, vai Outlook ir noklusējuma e-pasta programmu. Lai to izdarītu, atveriet Apple Mail un Mail izvēlnē izvēlieties Preferences. Cilnē Vispārīgi blakus noklusējuma e-pasta lasītāju, atlasiet Microsoft Outlook

  • Varat arī izmantot Apple kontaktpersonas, pārliecinieties vai Apple mail ir savu noklusējuma e-pasta programmu.

  • Izmantojiet FileMake pro datu bāzi kā jūsu pasta sapludināšanas datu avots.

  1. Cilnē sūtījumi izvēlieties Atlasīt adresātusun pēc tam izvēlieties kādu opciju.

    Cilnē sūtījumi atlasīt adresātus ir iezīmēts ar opciju sarakstu

    Izvēlieties

    Darbība

    Izveidot jaunu sarakstu

    Pasta sapludināšanas iestatīšanas laikā sāktu jauna adrešu saraksta

    Izmantot esošu sarakstu

    Izmantot Excel izklājlapu vai cita veida datu failu kā adrešu sarakstu

    Izvēlēties no Outlook kontaktpersonām

    Atlasiet vārdus tieši no Outlook kontaktpersonu adrešu saraksta

    Apple kontaktpersonas

    Atlasiet vārdus tieši no Apple adrešu grāmatas adrešu saraksta

    FileMaker Pro

    Datu importēšana no FileMaker Pro datu bāzes

  2. Ja esat izvēlējies izveidot jaunu sarakstu, veiciet tālāk norādītās darbības.

    1. Dialoglodziņā Rediģēt saraksta laukusWord automātiski izveido lauki tādai pamatinformācijai, piemēram, vārds, uzvārds un adrese. Ja vēlaties pievienot jaunu lauku — piemēram, ziņojuma lauku — to pievienot tagad, lai to varētu aizpildīt, kad rakstāt ierakstus. Sadaļā Jauna lauka nosaukumsierakstiet nosaukumu, lauka, kuram vēlaties pievienot un pēc tam izvēlieties uz pluszīmes (+).

      Padoms.: Lai mainītu lauku secību, atlasiet lauku, kuru vēlaties pārvietot, un pēc tam izmantojiet augšupvērsto vai lejupvērsto bultiņu, lai pārvietotu uz lauka, kurā vēlaties sarakstā.

    2. Kad visi lauki ir iestatītas kā vien vēlaties, izvēlieties izveidot , lai izveidotu sarakstu.

  3. Ja esat izvēlējies Lietot esošu sarakstu, veiciet tālāk norādītās darbības.

    1. Pārlūkojiet līdz failam, kuru vēlaties izmantot, un izvēlieties Atvērt.

    2. Ja izvēlēsities, lai atvērtu Excel izklājlapu, dialoglodziņā Atvērt darbgrāmatu , atlasiet izmantojamo lapu un Šūnu diapazonu atstājiet tukšu visu darblapu vai ievadiet šūnu diapazonu datus, kurus vēlaties izmantot, un pēc tam izvēlieties Labi.

  4. Ja esat atlasījis izvēlēties no Outlook kontaktpersonām vai Apple kontaktpersonas, veiciet tālāk norādītās darbības.

    1. Izvēlieties Filtrēt adresātus , lai atlasītu adresātus, kurus vēlaties iekļaut.

    2. Outlook kontaktpersonas dialoglodziņā Vaicājuma opcijas blakus pasta sapludināšanas adresātu saraksta,atlasiet pilnu ierakstu. Kontaktpersonu sarakstā atlasiet kontaktpersonas, ko vēlaties sūtīt lielapjoma e-pastu un pēc tam izvēlieties Labi.

    3. Apple kontaktpersonas Vaicājumu opciju dialoglodziņa sadaļā Apple grupas kontaktpersonas, izvēlieties vajadzīgo grupu sūtīt lielapjoma e-pastu un pēc tam izvēlieties Labi.

    4. FileMaker Pro datu bāzes, izvēlieties datu bāzes failu dialoglodziņāIzvēlieties FileMaker Pro datu bāzi, lai izmantotu kā datu avotu un izvēlieties Atvērt

  1. Cilnē sūtījumi izvēlieties Ievietot sapludināšanas lauku un atlasiet lauku, kuru vēlaties pievienot.

    Cilnē sūtījumi ir iezīmēta ievietot sapludināšanas lauku

    Turpiniet pievienot laukus, līdz esat pievienojis visu nepieciešamo informāciju par vēstuli.

  2. Formatējiet laukus ar burtu, tā izskatās tā, kā to vēlaties meklēt aploksnes pārējā. Piemēram, iekļaujiet atstarpi starp pirmo un pēdējo nosaukumu lauki un nospiediet taustiņu ENTER, lai sāktu jaunu rindiņu adreses laukā.

    Padoms.: Lai kārtotu adresātu sarakstu vai noņemtu adresātus, cilnes pasta sūtījumi izvēlieties Filtrēt adresātusun pēc tam Kārtot ierakstus vai Filtrēt ierakstus. Kad esat pabeidzis, izvēlieties Labi.

  1. Cilnē sūtījumi izvēlieties Rezultātu priekšskatījums , lai skatītu, kā izskatīsies vēstuli. Izmantojiet cilnes pasta sūtījumi kreisās un labās bultiņas, lai ritinātu katru burtu.

    Cilnē sūtījumi ir iezīmēta rezultātu priekšskatījums

  2. Lai veiktu papildu formatējuma izmaiņas, vēlreiz izvēlieties Priekšskatīt rezultātus , kas ļauj pievienot vai noņemt sapludināšanas lauku.

  3. Kad visi burti izskatās, kā vēlaties, cilnes pasta sūtījumi izvēlieties Pabeigt un sapludināt > Drukāt dokumentus , lai pabeigtu pasta sapludināšanu.

    Cilnē sūtījumi ir iezīmētas pabeigt un sapludināt un opcija Drukāt dokumentus

    Padoms.: Ja vēlaties pārskatīt un atjaunināt katru vēstuli atsevišķi pirms drukāšanas, cilnes pasta sūtījumi izvēlieties Pabeigt un sapludināt > Rediģēt personiskos dokumentus. Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz Fails > Drukāt , lai drukātu aploksnes.

Ja pasta sapludināšanas dokuments, paliek savienots ar jūsu adresātu sarakstam, tā, lai to varētu izmantot nākamo lielapjoma sūtījumiem.

Lai atkārtoti izmantotu pasta sapludināšanas dokumentu

  • Atveriet pasta sapludināšanas dokumentu un izvēlieties , kad Word piedāvā saglabāt savienojumu.

Lai mainītu adreses pasta sapludināšanas dokumentā

  • Atveriet pasta sapludināšanas dokumentu un izvēlieties Rediģēt adresātu sarakstu , kā kārtot, filtrēt un izvēlieties konkrētiem adresātiem.

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×