SharePoint darbplūsmas ir iepriekš programmētas mazas lietojumprogrammas, kas racionalizē un automatizē plašus biznesa procesus — apkopojot parakstus, atsauksmes vai apstiprinājumus plānam vai dokumentam, lai reģistrētu pašreizējo procedūras statusu. SharePoint darbplūsmas ir paredzētas, lai ietaupītu laiku un pūles, kā arī nodrošinātu konsekventu un efektīvu uzdevumu izpildi.
Šis raksts attiecas uz iepriekš ieprogrammētām darbplūsmām, kas ir iekļautas SharePoint 2010, kurām varat atlasīt opcijas piesaistes veidlapā , kad pievienojat to versijas izmantošanai sarakstos, bibliotēkās un visā vietņu kolekcijās.
Ir arī iespējams veikt plašākas šo iekļauto darbplūsmas tipu pielāgojumus un pat izveidot savas pielāgotās darbplūsmas no nulles, izmantojot SharePoint Designer un citas lietojumprogrammas. Papildinformāciju par šiem procesiem skatiet rakstā Ievads par darbplūsmu noformēšanu un pielāgošanu.
Tikmēr šajā rakstā jūs uzzināsit vairāk par visu iekļauto darbplūsmu kopu.
Ja vēlaties pāriet tieši uz detalizētiem norādījumiem par konkrētu darbplūsmu, saites uz katru ir pieejamas nākamajā sadaļā, kur varat izveidot saiti no tālāk norādītā satura rādītāja.
Ko vēlaties uzzināt?
-
Kādus procesus var automatizēt, izmantojot SharePoint darbplūsmu?
-
Apstiprināšana (dokumenta vai vienuma maršrutēšana apstiprināšanai vai noraidīšanai)
-
Atsauksmju apkopošana (dokumenta vai vienuma maršrutēšana atsauksmju saņemšanai)
-
Parakstu apkopošana (dokumenta, darbgrāmatas vai veidlapas maršrutēšana ciparparakstiem)
-
Izvietojuma apstiprinājums (dokumenta termiņa un saglabāšanas pārvaldība)
-
Trīs stāvokļi (problēmas, projekta vai uzdevuma reģistrēšana, izmantojot trīs posmus)
-
Kas ir SharePoint darbplūsma?
Jūs droši vien jau zināt, kas ir blokshēma. Tā ir grafiska procesa karte ar norādījumiem par to, kas notiek katrā darbībā.
SharePoint darbplūsma ir kā automatizēta blokshēma, kurā ir daudz darba, minējumu un nejaušības no jūsu standarta darba procesiem.
Piemēram, iepazīstieties ar dokumentu apstiprināšanas procesu ilustrācijā. Veicot šo procesu manuāli , var būt daudz iespēju pārbaudīt un sekot līdzi, pārsūtīt dokumentus un Sūtīt atgādinājumus, un katrs no šiem uzdevumiem ir jāveic jums vai vienam vai vairākiem kolēģiem. Tas nozīmē, ka ir daudz papildu darba un (varbūt pat vēl ļaunāk) ir nepārtraukta traucējumu plūsma.
Taču, ja izmantojat SharePoint dokumentu apstiprinājuma darbplūsmu, lai izpildītu šo procesu, visas šīs pārbaudes un izsekošanas, kā arī pāradresēšanas darbības tiek veiktas automātiski. Ja kāds ir nokavējis uzdevuma izpildi vai ja rodas kāda cita sakabe, lielākajai daļai no iekļautajām darbplūsmām tiek parādīts paziņojums par to, ka tas jums ir zināms. Neviens grupas dalībnieks neaktīvi pārrauga šo procesu, jo, izmantojot SharePoint darbplūsmu, process vienmēr ir proaktīvi jāpārrauga.
SharePoint darbplūsmas darbība ir vienkārša. Vienkārši izvēlieties vajadzīgo darbplūsmas tipu, norādiet opcijas, kas vislabāk darbosies jūsu situācijā, un pēc tam ļaujiet SharePoint pārņemt. Protams, jūs varat atcelt vai izbeigt darbplūsmu vienmēr, kad tas jums ir nepieciešams.
Kādus procesus var automatizēt, izmantojot SharePoint darbplūsmu?
Visi darbplūsmas tipi, kas iekļauti kopā ar SharePoint, darbojas kā veidne. Darbplūsmas versiju pievienojat atsevišķam sarakstam vai bibliotēkai vai visai vietņu kolekcijai, izmantojot inicializācijas veidlapu , lai norādītu šīs versijas opcijas un atlases, kuras darbplūsma piešķir uzdevumus, uzdevumu termiņiem, kā var sākt darbplūsmu, un tas ir, instrukcijas, kas jāiekļauj uzdevumu paziņojumos, un tā tālāk.
SharePoint 2010 nodrošina piecus iepriekš programmētus darbplūsmas tipus
Piezīme.: Izmantojot SharePoint Server 2010 un SharePoint Online sistēmai Office 365 uzņēmumiem, tiek iekļauti visi pieci no tālāk norādītajiem darbplūsmas veidiem. Ar SharePoint Online for Office 365 mazajiem uzņēmumiem un profesionāļiem, taču ir iekļauts tikai trīs posmu darbplūsmas tips.
Apstiprināšana (dokumenta vai vienuma maršrutēšana apstiprināšanai vai noraidīšanai)
Varat arī izmantot apstiprinājuma darbplūsmu, lai kontrolētu satura apstiprināšanu sarakstā vai bibliotēkā.
Lai iegūtu papildinformāciju, kā arī detalizētus norādījumus skatiet rakstā viss par apstiprinājuma darbplūsmām.
(Ir arī cits, līdzīgs darbplūsmas tips lietošanai tīmekļa publicēšanas vietnēs, publicēšanas apstiprināšanas darbplūsma.)
Atsauksmju apkopošana (dokumenta vai vienuma maršrutēšana atsauksmju saņemšanai)
Atsauksmju apkopošanas darbplūsma konsolidē visas dalībnieku atsauksmes par darbplūsmas īpašnieku un nodrošina pārskatīšanas procesa ierakstu.
Papildinformāciju un detalizētus norādījumus skatiet rakstā par atsauksmju apkopošanas darbplūsmām.
Parakstu apkopošana (dokumenta, darbgrāmatas vai veidlapas maršrutēšana ciparparakstiem)
Ņemiet vērā, ka parakstu apkopošanas darbplūsma darbojas tikai ar Word dokumentiem, Excel darbgrāmatām un AMD InfoPath veidlapām.
Lai iegūtu papildinformāciju, kā arī detalizētus norādījumus skatiet rakstā viss par parakstu apkopošanas darbplūsmām.
Izvietojuma apstiprinājums (dokumenta termiņa un saglabāšanas pārvaldība)
Kad tiek palaista izvietojuma apstiprinājuma darbplūsma, tā izveido izvietojuma apstiprinājuma darbplūsmas uzdevumus konkrētiem dokumentiem un vienumiem darbplūsmas uzdevumu sarakstā. Tā kā ir iespējams, ka izvietojuma apstiprinājuma darbplūsma var radīt lielu uzdevumu apjomu (īpaši, ja tā ir konfigurēta automātiskai startēšanai, kad beidzas vienumu derīgums), izvietojuma apstiprinājuma darbplūsma piedāvā atbalstu lielapjoma uzdevumu pabeigšanai, lai ieraksti vadītāji vai citas pilnvarotas personas var apstrādāt lielu skaitu vienumu dzēšanai vienā darbībā.
Varat konfigurēt izvietojuma apstiprinājuma darbplūsmu, lai tā darbotos sadarbībā ar informācijas pārvaldības politikas līdzekli termiņa politikas līdzeklis, lai darbplūsma tiktu sākta automātiski ikreiz, kad dokumentam vai vienumam vietnē beidzas derīgums.
Trīs stāvokļi (problēmas, projekta vai uzdevuma reģistrēšana, izmantojot trīs posmus)
Ar katru pāreju starp valstīm darbplūsma piešķir uzdevumu personai un nosūta šai personai e-pasta brīdinājumu par šo uzdevumu. Kad šis uzdevums ir pabeigts, darbplūsma atjaunina vienuma statusu un virzās uz nākamo stāvokli. Trīs posmu darbplūsma ir paredzēta darbam ar problēmu izsekošanas saraksta veidni, bet to var izmantot ar jebkuru sarakstu, kurā ir kolonna izvēle, kurā ir trīs vai vairākas vērtības.
Lai iegūtu papildinformāciju, kā arī detalizētus norādījumus skatiet rakstā trīs posmu darbplūsmas lietošana.
Kas var pievienot un sākt SharePoint darbplūsmu?
Lai pievienotu vai sāktu darbplūsmu, ir jābūt pareizajām atļaujām sarakstam, bibliotēkai vai vietņu kolekcijai, kurā darbojas darbplūsma.
-
Lai pievienotu darbplūsmu Pēc noklusējuma ir nepieciešama atļauja pārvaldīt sarakstus, lai pievienotu darbplūsmu. (Īpašnieku grupai ir atļauja pārvaldīt sarakstus pēc noklusējuma; grupas dalībnieki un grupā apmeklētāji nav.)
-
Lai sāktu darbplūsmu Pēc noklusējuma ir nepieciešamas atļauju rediģēšanas atļaujas, lai sāktu darbplūsmu, kas jau ir pievienota. (Grupu dalībnieki un grupu īpašnieki, gan pēc noklusējuma ir atļauja rediģēt vienumus, gan grupā apmeklētāji.)
Vai arī īpašnieki var izvēlēties konfigurēt noteiktas darbplūsmas, lai tās varētu sākt tikai grupas īpašnieki dalībnieki.
Kā pievienot un izpildīt SharePoint darbplūsmu?
Tālāk redzamajā shēmā ir sniegts augsta līmeņa skats par SharePoint darbplūsmas plānošanas, pievienošanas, izpildes un modificēšanas pamata posmiem. Atsevišķas sadaļas katrai no tālāk norādītajām darbībām.
Plāns noteikti noskaidrojiet, kuras opcijas vēlaties izmantot un kāda informācija jums būs vajadzīga, kad izmantosit intiation veidlapu, lai pievienotu savu darbplūsmas versiju.
-
Uzziniet Noskaidrojiet, kurš no iekļautajiem darbplūsmas tipiem palīdzēs veikt nepieciešamo darbu.
-
Pievienot Aizpildiet inicializēšanas veidlapu, lai pievienotu savu darbplūsmas versiju sarakstam, bibliotēkai vai vietņu kolekcijai.
-
Sākt Sāciet jauno darbplūsmu manuāli vai automātiski, izmantojot dokumentu vai citu saraksta vai bibliotēkas vienumu. (Ja to startējat manuāli, jums būs iespēja mainīt dažus no darbplūsmas saistīšanas veidlapas iestatījumiem, izmantojot briefs inicializēšanas veidlapu. ) Kad darbplūsma tiek sākta, tā izveido uzdevumus, nosūta paziņojumu ziņojumus un sāk sekot līdzi darbībām un notikumiem.
-
Pārraugs Kamēr darbplūsma darbojas, varat skatīt lapu Darbplūsmas statuss, lai redzētu, kuri uzdevumi ir pabeigti, un kādas citas darbības ir notikušas. Ja nepieciešams, varat pielāgot pašreizējos un turpmākos uzdevumus šeit un pat atcelt vai pārtraukt šīs darbplūsmas izpildi.
-
Pārskatīšana Kad izpilde ir pabeigta, visa tā vēsture var tikt pārskatīta lapā Darbplūsmas statuss. Arī no statusa lapas varat izveidot statistikas atskaites par šīs darbplūsmas vispārēju veiktspēju.
-
Mainīt Ja darbplūsma nedarbojas tieši tāpat, kā vēlaties, varat atvērt sākotnējo saistīšanas veidlapu, ko izmantojāt, lai to pievienotu, un veikt tajā izmaiņas.
Vai varu pats izveidot pielāgotas SharePoint darbplūsmas?
Ja ir nepieciešams vairāk elastības, izmantojot iebūvētu darbplūsmu, varat to pielāgot tālāk, izmantojot rīku, piemēram, SharePoint Designer. Varat arī izveidot savu sākotnējo darbplūsmu no nulles.
Izmantojot darbplūsmas noformētāju, izveidojiet kārtulas, kas saista nosacījumus un darbības ar SharePoint sarakstu un bibliotēku vienumiem. Saraksta vai bibliotēku elementu izmaiņas izraisa darbības darbplūsmā.
Piemēram, var noformēt darbplūsmu, kas sāk papildu apstiprinājuma darbplūsmu, ja vienuma izmaksas pārsniedz noteiktu summu.
Varat arī definēt darbplūsmu saistītu dokumentu kopai. Piemēram, ja darbplūsma ir saistīta ar dokumentu bibliotēku, vai tā ir filtrēta atbilstoši dokumenta satura tipam, tiek parādīta kontekstuālo dokumentu kopas darbību grupa. Dokumentu kopa ir jauns līdzeklis programmā SharePoint Server 2010, kas ļauj dokumentu grupu apstrādāt kā vienu vienību, lai dokumentu kopa tiktu izpildīta atbilstoši visiem šīs dokumentu kopas vienumiem.
Papildinformāciju skatiet rakstā Ievads par darbplūsmu noformēšanu un pielāgošanu.
Kas tālāk?
Lai iegūtu detalizētus norādījumus par darbu ar iekļautajiem darbplūsmas tipiem, skatiet jebkuru no šiem rakstiem:
Un, ja vēlaties veikt papildu pielāgojumus jebkuram pamata iekļautajam darbplūsmas tipam, kas pārsniedz to, ko varat izdarīt, izmantojot saistīšanas veidlapu, tas ir, vai ja vēlaties izveidot savu sākotnējo darbplūsmu no zemes, skatiet rakstu Ievads par darbplūsmu noformēšanu un pielāgošanu.
