Pārvaldīt savus datus, izmantojot Access vai Excel

Piezīme.:  Mēs vēlamies sniegt jums visjaunāko palīdzības saturu jūsu valodā, cik vien ātri to varam. Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai lapas lejasdaļā varat mums pavēstīt, vai informācija jums noderēja? Ērtai atsaucei šeit ir šis raksts angļu valodā .

Microsoft Access un Microsoft Excel piemīt daudzas līdzības, kas var padarīt grūti izlemt, kuru programmu, jums vajadzētu izmantot. Piemēram, gan programmas var saglabāt lielu datu apjomu, palaidiet jaudīgos vaicājumu un analīzes rīkus, lai sadalīšanu un dice šos datus un veikt sarežģītas aprēķinus, kas atgriež nepieciešamos datus.

Tomēr katrā programmā ir skaidri priekšrocības, atkarībā no datiem, kas ir pārvaldību un to, ko vēlaties darīt ar šo datu tipa. Piemēram, ja tas ir jūsu mērķis, lai datu integritātes saglabāšana formātā, kas var piekļūt vairāki lietotāji, Access ir labākā izvēle, tā kā Excel labāk ir piemērots sarežģītas skaitliskus datus, kurus vēlaties analizēt padziļināti.

Daudzos gadījumos, varat izmantot gan programmas nodarbina katru mērķiem, uz kuru ir vispiemērotākais. Parasti ir labāka datu pārvaldībai Access: palīdzot saglabāt to kārtību, viegli meklēt un pieejams vairākiem lietotājiem vienlaikus. Excel ir parasti ir labāka, analizējot datus: sarežģītu aprēķinu veikšana, izpētīt iespējamo iznākumu un ražo augstas kvalitātes diagrammās. Ja lietojat programmu Access, lai glabātu datus un Excel to analizēšanai, jūs varat iegūt gan programmas priekšrocības.

Pirms lēmuma izmantojamās programmas, iespējams, vēlēsities salīdzināt katra programmas priekšrocības, informācija, ja tas ir vislabāk izmantot vienu vai otru, un uzziniet, kā strādāt ar abas programmas, lai sasniegtu tieši vēlamos rezultātus.

Piezīme.: Visi Microsoft Office komplektu iekļaut Excel, taču ne visas komplektu iekļaut Access.

Salīdzina katras programmas priekšrocības

Izvēlēties pareizo programmu ir kritiska, ja vēlaties piekļūt un atjaunināt informāciju ar maksimālo veiktspēju un precizitāti. Lai noskaidrotu, kura programma ir vislabāk piemērots uzdevumi, ko vēlaties paveikt, var palīdzēt salīdzināt priekšrocības, ko piedāvā attiecībā uz datu krātuvi, datu analīze, vairāku lietotāju sadarbības un drošības katrā programmā.

Atsevišķu salīdzinājumā ar relāciju datu    Lai palīdzētu izlemt, kuru programmu variants ir piemērotāks jūsu datu glabāšanai, apsveriet šādu jautājumu: šie dati ir relāciju vai ne? Dati, kas var būt efektīvi vienā tabulā vai darblapas tiek dēvēta par atsevišķu vai nonrelational datus. Piemēram, ja vēlaties izveidot vienkāršu sarakstu klientu, tikai ar vienu adrese un kontaktinformācija personu katram klientam, Excel var būt labāka izvēle. Tomēr, ja vēlaties saglabāt sarežģītāks klientu sarakstu, kurā atrodas norēķinu un piegādes adreses katram klientam vai vairākas kontaktpersonas katram klientam, Access ir labākais risinājums.

relāciju datu bāze, kārtojat datus vairākās tabulās. Labi izstrādāts relāciju datu bāzē, katrai tabulai ir plakana un ir iekļauta informācija par tikai vienu datu tipu. Piemēram, ja esat izveidojis klientu datu bāzi, klientu nosaukumus ir jāglabā vienā tabulā, tā kā šo klientu norēķinu un piegādes adreses ir jāglabā atsevišķā tabulā. Saglabātu adreses atsevišķi no nosaukumi ir ieteicams, jo katram klientam var būt vairāk nekā viena adrese, un jūs vēlaties, lai varētu ievadīt vairākas adreses katram klientam bez nepieciešamības atkārtoti ievadiet klienta vārdu, katrai adresei.

Vietējās salīdzinājumā ar ārējiem datiem    Varat izmantot programmu Access, lai izveidotu savienojumu ar datiem no dažādiem ārējiem datu avotiem, lai varētu skatīt vaicājumu, un rediģējiet datus, importējiet to. Piemēram, programma Access piedāvā komandas, lai izveidotu savienojumu ar Microsoft SQL Server datu bāzi, dBASE failu vai Outlook mapes, kopā ar citiem datu avotiem esošos datus. Varat izmantot programmu Excel, lai izveidotu savienojumu ar dažādiem datu avotiem, tostarp Access, SQL Server analīzes pakalpojumu datu bāzes, teksta un XML failu un ODBC un OLE DB datu avotus. Tomēr nevar rediģēt datus, lai mainītu datu avotu, izmantojot Excel lietotāja interfeisu.

Access, gan Excel sniedz komandas, lai izveidotu savienojumu ar datu Windows SharePoint Services sarakstos. Tomēr, programma Excel piedāvā tikai lasāmu savienojumu ar SharePoint sarakstiem; tā kā piekļuve ļauj no datu lasīšana un rakstīšana ar SharePoint sarakstiem.

Datu integritātes salīdzinājumā ar elastību    Unikālu identifikatoru palīdzētu saglabāt datu integritāte un tās pārliecinieties, vai nav divu rindu (vai ieraksti) tieši tie paši dati. Unikālu identifikatoru arī nodrošina ātrākais veids, kā izgūt datus, kad meklēt vai kārtot datus. Programmā Access AutoNumber datu tipu var izmantot, lai automātiski ģenerētu unikālu identifikatoru katram ierakstam. Varat izmantot šos identifikatori saistīt ierakstus vienā tabulā ar vienu vai vairākiem ierakstiem citā tabulā.

Programma Access lieto datu struktūras palīdz nodrošināt datu integritāti. Access var nepieciešama jaunus ierakstus vienā tabulā ir esošo atbilstošo vērtību citā tabulā, tā, ka nevar izveidot "bāreņu" ierakstus. Piemēram, nav vēlaties, lai būtu secībā, kas nebija iekļauti klientu informāciju. Access var nepieciešama katru jaunu ierakstu tabulā pasūtījumi jūsu klientiem tabulā ir atbilstoša klienta vērtība. Tas nepieciešams korespondence vērtības tiek saukta par atsauču integritāte.

Jūs arī varat uzlikt savus ierobežojumiem un kārtulas, lai turpmāk nodrošina, ka dati tiek ievadīti pareizi. Excel ļauj ievadīt datus vairāk brīvformas veidā, bet tā kā programma Excel neatbalsta relāciju datu, to nevar atbalsta attiecinošo integritāti. Tomēr komanda Datu validācija var izmantot, lai kontrolētu datu ievadi programmā Excel.

Vaicājumu izmantošana    Ja bieži izmantojat, lai apskatītu datus dažādos veidos atkarībā no tā, mainot nosacījumus vai notikumus, Access var būt labāka izvēle glabāšanai un strādāt ar saviem datiem. Piekļuve ļauj strukturēta vaicājumvaloda (SQL) vaicājumu izmantošana, lai ātri izgūt tikai datu rindas un kolonnas, ko vēlaties meklēt, vai dati atrodas vienā tabulā vai daudzām tabulām. Varat arī izmantot izteiksmes vaicājumos, lai izveidotu aprēķināto lauku. Programmā Access, izmantojot izteiksmi ir līdzīgs procesu, izmantojot formulas programmā Excel, lai aprēķinātu vērtības. Access vaicājumos var izmantot arī, lai apkopotu datus un prezentēt apkopotās vērtības, piemēram, summas, vidējie rādītāji un skaits.

Modelēšanas    Programmā Excel, varat izmantot iespēju analīze rīkus, lai prognozes darblapas modeļa iznākumu. Iespēju analīzes ļauj palaist dažādos gadījumos ar saviem datiem, piemēram, labākais gadījums un sliktākā gadījuma scenāriji un salīdzināt iegūtos datus vairākas scenāriju kopsavilkuma ziņojumu. Nav līdzīgi līdzeklis ir pieejams programmā Access.

Grozāmai un diagrammu    Abas programmas, varat izveidot rakurstabulas atskaites un rakurstabulu diagrammas. Tomēr, programma Excel nodrošina padziļinātas rakurstabulu atskaišu un diagrammu veidošanas līdzekļi, nekā programma Access veic. Ja plānojat izveidot plašs PivotTable atskaites vai sniegt profesionāla izskata diagrammas regulāri, jums vajadzētu izmantot rakurstabulu atskaišu vai rakurstabulas diagrammu programmā Excel, nevis vienādi līdzekļi programmā Access.

Sadarbības vidē, piemēram, Windows SharePoint Services un tīkla failu koplietošanas mapēs, var izmantot gan programmu Access, gan Excel, taču pastāv atšķirības veidā, datus var piekļūt vairāki lietotāji.

Vairāku lietotāju piekļuvi datiem    Sadaļā normālas, Access ļauj vairākiem lietotājiem vienā datu bāzes atvēršana vienlaikus; tas darbojas labi, jo Access bloķē tikai dati, kas tiek rediģēts; kā rezultātu, citi lietotāji var rediģēt citu ierakstu bez konfliktu. Programmā Excel, varat koplietot darbgrāmatu ar citiem lietotājiem, bet vairāku lietotāju sadarbības funkcijas labāko kad lietotāji strādā ar šīs darbgrāmatas datu dažādos laikos, nevis vienlaikus. Spēkā, Access datu bāzes lietotāju sadarbībai, strādājot ar datu kopu, un lietotāji Excel darbgrāmatas sadarbība, strādājot ar dokumentu.

Izmantojot Windows SharePoint Services sadarbības vajadzībām    Abas programmas integrācija ar Microsoft Windows SharePoint Services tehnoloģijām, piemēram, SharePoint sarakstos un dokumentu bibliotēkās.

Access nodrošina vairākus veidus, kā sadarboties ar vairākiem lietotājiem SharePoint vietnē. Piemēram, varat augšupielādēt visas datu bāzes Windows SharePoint Services dokumentu bibliotēkā, veikt formās un atskaitēs, kas pieejamas kā Windows SharePoint Services skati un saistīt datu bāzi ar datiem, kas ir saglabāti SharePoint sarakstos.

Programma Excel piedāvā tikai viens veids, kā sadarboties ar vairākiem lietotājiem SharePoint vietnē. Windows SharePoint Services dokumentu bibliotēkas, kur atsevišķi lietotāji var paņemt darbgrāmatu, lai veiktu izmaiņas, neļaujot citiem lietotājiem modificējot darbgrāmatu vienlaikus varat augšupielādēt darbgrāmatas. Lietotāji var rediģēt darbgrāmatu, nepārbaudot no dokumentu bibliotēkas, šajā gadījumā tie jāsaskaņo ar citiem lietotājiem, lai novērstu datu konfliktus.

Izmantojot tīkla mapes sadarbības    Ja saglabājat Access datu bāzes koplietojamu tīkla mapi, vairāki lietotāji var atveriet datu bāzi un vienlaikus strādāt ar datu. Atsevišķu ierakstu tiek bloķēts, kad lietotājs rediģē tos. Ja saglabājat Excel darbgrāmatas koplietojamu tīkla mapi, tikai viens lietotājs var rediģēt darbgrāmatu pa vienam. Apskatei vajadzībām, vairāki lietotāji var atvērt darbgrāmatu, kamēr cits lietotājs rediģē to, bet šie lietotāji nevar veikt izmaiņas datus līdz lietotājam, kurš pašlaik rediģē darbgrāmatu, tā tiek slēgta.

Abas programmas sniedz līdzīgus līdzekļus — paroles un šifrēšanu —, kas var palīdzēt novērst datu zudumu un datu aizsardzība pret nepilnvarotu piekļuvi. Tomēr ir arī dažas atšķirības starp programmu Access un Excel kā lietotāja līmeņa datu aizsardzības darbus.

Datu zuduma novēršana    Programmā Access, jūsu darbs tiek saglabāts nepārtraukti, tāpēc, ka gadījumā, ja rodas neparedzēta kļūda, jūs, visticamāk, zaudēsit daudz darba (ja tādas ir). Tomēr, jo Access nepārtraukti saglabā darbu, ir iespējams arī lai jūs varētu veikt izmaiņas, kas vēlāk nolemjat problēma nevar izdarīt. Lai nodrošinātu, ka varat atjaunot savu datu bāzi tādā secībā, kādu vēlaties, ir jāizveido dublējumkopiju datu bāzes faila grafika, kas atbilst jūsu vajadzībām. Jūs varat atgūt visu datu bāzi no dublējuma vai var atjaunot tikai tabulu vai citu datu bāzes objektu, kas jums ir nepieciešams. Ja izmantojat failu sistēmas dublēšanas utilītu, varat arī izmantot no failu sistēmas dublējuma datu bāzes kopija, lai atjaunotu datu. Programmā Excel, varat saglabāt automātiskās atkopšanas informāciju noteiktos intervālos, kamēr jūsu datu atjaunināšana.

Lietotāja līmeņa datu aizsardzība    Programmā Excel kritiskas vai privātu datu noņemšana no skata, paslēpjot datu kolonnām un rindām un pēc tam aizsargāt visu darblapu, lai kontrolētu lietotāju piekļuvi paslēptie dati. Papildus darblapas un tās elementi aizsardzībai varat arī bloķēšana un atbloķēšana noteiktu aizsargātas darblapas apgabalu atbloķēšana, lai neļautu citiem lietotājiem nejauši modificēt svarīgus datus.

Faila līmeņa drošība    Faila līmenī šifrēšana gan programmās varat izmantot, lai nepilnvarotu lietotājiem neļautu skatīt datus. Varat arī pieprasīt ievadītais parole , lai atvērtu datu bāzes failu vai darbgrāmatu. Turklāt jūs varat palīdzēt aizsargāt datu bāzes failu vai darbgrāmatu, izmantojot ciparparaksts.

Ierobežota piekļuve datiem    Programmā Excel, varat norādīt pamatā ir lietotāja atļaujas, lai piekļūtu datiem vai iestatītu neļautu citiem lietotājiem veikt izmaiņas dati, tie ir pieejami tikai lasīšanas tiesībām. Access nenodrošina lietotāja līmeņa drošības līdzekļi, bet Access atbalsta lietotāja drošības modeli no jebkura datu bāzes serveri, kas to veido savienojumu. Piemēram, ja saiti uz SharePoint sarakstu, Access nozaru lietotāja atļaujas SharePoint sarakstam. Ja vēlaties paturēt nepilnvarotu lietotājus no programmas Access dati, datu bāzē var šifrēt, iestatot paroli. Lietotājiem ir jāievada parole lasīt datus no datu bāzes, pat tad, ja tās tai piekļūt, izmantojot citu programmu, piemēram, Excel.

Lai iegūtu papildinformāciju par to, kā palīdzēt aizsargāt datus, skatiet rakstu Access 2007 datu bāzes drošība un aizsardzība un drošība programmā Excel.

Kad izmantot Access

Ļoti vispārīgi Access ir piemērota ir izsekošanai un ierakstu datu regulāri, un pēc tam rādītu, eksportējot vai izdrukāt šo datu apakškopas. Access formām nodrošina ērtāk interfeisu nekā Excel darblapā strādāt ar saviem datiem. Varat izmantot programmu Access, lai automatizēt bieži veiktiem darbību un Access atskaitēs ļauj apkopot datus drukātā vai elektroniskā formā. Access nodrošina vairāk struktūru datus; piemēram, jūs varat noteikt, kāda veida datu var tikt ievadīta, kādas vērtības var ievadīt un varat norādīt kā vienas tabulas dati ir saistīti ar datiem citās tabulās. Šī struktūra palīdz nodrošināt, ka tiek ievadīti tikai pareizo datu tipus.

Programma Access saglabā datus tabulās, kas izskatās līdzīgi kā darblapas — bet Access tabulās ir paredzētas sarežģītu vaicājumu veidošana saistībā ar datiem, kas saglabāti citās tabulās.

Izmantojiet Access, kad jūs:

  • Sagaidāms daudzu lietotāju darbu datu bāzē un vēlaties, lai droši rīkoties ar atjauninājumiem savus datus, piemēram, ierakstu bloķēšanas un konfliktu risināšanas pamatīgu opcijas.

  • Paredzēt, kuriem nepieciešams pievienot vairākas tabulas, kas izveidotas kā plakana vai nonrelational tabulu datu kopas.

  • Vēlaties izpildīt sarežģītus vaicājumus.

  • Vēlaties izveidot dažādas atskaites, vai pasta sūtījumu uzlīmes.

  • Kontaktpersonu pārvaldība    Varat pārvaldīt kontaktpersonu un adreses, un pēc tam atskaišu izveide programmā Access vai sapludinātu datus ar Microsoft Office Word formas vēstules, aploksnes vai pasta sūtījumu uzlīmju drukāšanai.

  • Krājumu un līdzekļu izsekošana    Varat izveidot inventāra sarakstu mājās vai uzņēmumā un saglabāt fotoattēlus vai citus saistītus dokumentus kopā ar datiem.

  • Pasūtījumu izsekošana    Ievadiet informāciju par produktiem, klientiem un pasūtījumi un pēc tam izveidot atskaites, kas rāda pārdošanas, darbinieku, valsts/reģions, laika periodu vai kādu citu vērtību.

  • Uzdevuma reģistrēšana    Sekošana uzdevumiem personu grupai un ievadiet jaunus uzdevumus vienlaikus citiem atjaunināt savu esošo uzdevumu vienu un to pašu datu bāzi.

  • Aizdevuma bibliotēku kārtošana    Varat izmantot programmu Access, lai glabātu datus par grāmatām un CD un izsekot, kam ir aizdot tos.

  • Plānojot notikumu    Varat ievadiet informāciju par notikumu datumus, atrašanās vietas un dalībniekiem un pēc tam uz Drukāt grafikus un kopsavilkumu par notikumiem.

  • Nutrition izsekošana    Sekot receptes un piesakieties diēta un veikt darbības.

Kad izmantot Excel

Kā izklājlapas programmas, Excel var saglabāt lielu datu apjomu darbgrāmatas, kas satur vienu vai vairākas darblapas. Tomēr, tā vietā, kas kalpo kā datu bāzes pārvaldības sistēmu, piemēram, Access, Excel ir optimizēta datu analīze un aprēķinu. Varat izmantot šo elastīgas programmu veidot modeļu datu analīze, rakstīt vienkāršus un sarežģītus formulas, lai veiktu aprēķinu uz šiem datiem pivot datu jebkurā vēlamajā veidā, un attēlotu datus dažādos profesionāla izskata diagrammas.

Izmantojiet Excel, kad jūs:

  • Pieprasīt plaknes vai nonrelational skatu, nevis relāciju datu bāze , kas izmanto vairākas tabulas datiem un, kad datu lielākoties ir skaitliskas.

  • Bieži veiktu aprēķinus un statistisku salīdzināšanu datus.

  • Vēlaties izmantot rakurstabulu atskaites hierarhisku datu skatīšanai kompaktā un elastīgā izkārtojumā.

  • Plānu, lai izveidotu diagrammas regulāri un vēlaties izmantot jaunu diagrammu veidošanas formāti, kas ir pieejamas programmā Excel.

  • Vēlaties izcelt savus datus, izmantojot nosacījumformatēšanas formatēšanas ikonas, datu joslas un krāsu skalas.

  • Vēlaties veikt sarežģītas iespēju savu datu analīzes operācijas, piemēram, statistisku, tehnisku un regresijas analīzi.

  • Vēlaties, lai labāk izsekot tādiem vienumiem vienkāršu sarakstu, personiskai lietošanai vai ierobežota sadarbības vajadzībām.

  • Grāmatvedības    Varat izmantot Excel jaudīgos rēķināšanas līdzekļus dažādos finanšu un grāmatvedības pārskatos, piemēram, naudas plūsmas pārskatā vai peļņas vai zaudējumu pārskatā.

  • Budžeta plānošana    Vai jūsu vajadzības ir privātas vai uzņēmējdarbību saistītos programmā Excel varat izveidot jebkāda tipa budžetu, piemēram, mārketinga budžeta plānu, pasākuma budžetu vai pensijas budžetu.

  • Norēķini un pārdošana    Excel ir noderīga arī norēķinu un pārdošanas datu pārvaldībai, un jūs varat viegli izveidot nepieciešamās veidlapas, piemēram, rēķinus, pavadzīmes vai pirkšanas pasūtījumus.

  • Atskaišu izveides    Varat izveidot dažādu tipu atskaites programmā Excel, kurās atspoguļota jūsu datu analīze vai datu apkopojums, piemēram, atskaites, kurās norādīta projekta izpilde, datu prognozēšanai, apkopot dati vai sniegti dispersijas dati.

  • Plānošana    Excel ir lielisks rīks profesionālu plānu vai noderīgu plānotāju izveidei, piemēram, izveidojiet nedēļas nodarbību plānu, mārketinga izpētes plānu, gada beigu nodokļa plānu vai plānotājus, kas palīdz organizēt nedēļas maltītes, viesības vai brīvdienas.

  • Izsekošana    Varat izmantot Excel, lai izsekotu datus laika grafikā vai sarakstā — piemēram, darba laika grafikā vai inventāra sarakstā, kur varat izsekot aprīkojuma izmantošanai.

  • Izmantojot kalendārus    Dēļ būtības režģim līdzīgā programmā Excel ir režģim tajā ir ērti izveidot jebkāda veida kalendāru — piemēram, mācību gada kalendārs, lai izsekotu mācību gada aktivitātēm, vai finanšu gada kalendāru, lai izsekotu biznesa notikumiem un atskaites punktiem.

Noderīgas Excel veidnes kādu no šīm kategorijām, skatiet rakstā Excel veidnes Microsoft Office Online.

Access un Excel izmantošana vienkopus

Iespējams, dažkārt, kuras vēlaties izmantot visas priekšrocības, kas abas programmas ir piedāvāt. Piemēram, programmā Excel, kurā var aprēķināt un analizēt datus, izveidotās darblapas, bet darblapā ir kļuvusi pārāk liels un sarežģīts un daudziem citiem lietotājiem nepieciešama piekļuve datiem. Šajā brīdī, iespējams, vēlēsities importēt vai saistīt darblapu programmā Access un izmantojiet to kā datu bāzi, nevis ar to strādāt programmā Excel. Vai varbūt jums ir dati, kuriem vēlaties izveidot dažas detalizētas Excel PivotTable atskaites un profesionāli noformēta Excel diagrammu Access datu bāzē.

Neatkarīgi no tā, kuru programmu izmantojat pirmo reizi, varat vienmēr nosūtīt datus no vienas programmas uz citu, kur varat turpināt darbu ar to. Ar vai bez datu savienojuma datus programmā Access var lietot, no programmas Excel (un otrādi), kopēšana, importēšana vai eksportēšana to.

Lai iegūtu papildinformāciju par datu apmaiņu starp abām programmām, skatiet rakstā pārvietotu datus no programmas Excel uz Access.

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×