Outlook Paraugprakse: rakstīt lielisku e-pastu

Outlook Paraugprakse: rakstīt lielisku e-pastu

Piezīme.: Mēs vēlamies sniegt jums visjaunāko palīdzības saturu jūsu valodā, cik vien ātri to varam. Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai lapas lejasdaļā varat mums pavēstīt, vai informācija jums noderēja? Ērtai atsaucei šeit ir šis raksts angļu valodā.

Šajā rakstā

Dos

Nedarīt

Kā izmantot adresātu sarakstus un kontaktpersonu grupas (IS)

Kā izmantot iekļautos komentārus

Kad izmantot diskrēto kopiju

Sagatavošanās atvaļinājumam

Dos

Tālāk norādītās kārtulas palīdzēs jūsu e-pasta ziņojumiem izskatīties profesionāli un saņemt savu vēstījumu.

  1. Pirms nosūtīšanas uzrakstīto izlasiet.

  2. Tēmu formulējiet aprakstoši un tā, lai tiktu rosināta rīcība. Piemēram: "Managers: Lūdzu, sūtiet savu paneļa atkāpties uz datumiem" ir gan grupas nosaukums, gan darbība, lai adresāti varētu ātri noteikt, kas viņiem ir jādara. Citi noderīgi prefiksi ietver "FYI:" un "nepieciešamā darbība".

  3. Ja ir nepieciešama darbība, norādiet, kas vēlaties rindiņā Tēma.

  4. Ja sarunas tēma mainās, mainiet arī ziņojuma tēmu.

  5. Ziņojumiem jābūt īsiem un par lietu.

  6. SaKārtojiet ziņojuma saturu no svarīgākā līdz mazākajam.

  7. ApSveriet iespēju izcelt svarīgu informāciju.

  8. Novietojiet darbību vienumus vai jautājumus atsevišķās rindiņās , lai tie izceltos un būtu pamanījuši.

  9. Treknrakstā ierakstīti personu vārdi, uzdodot jautājumus. Piemēram: "Ryan: kas ir project? statuss" Ja izmantojat Outlook 2016 kopā ar Office 365, apsveriet iespēju izmantot @Mentions.

  10. Ierobežojiet to personu skaitu , kurām sūtāt ziņojumu tiem, kam tas ir jāizlasa.

    • Novietojiet cilvēkus, kuriem ir jāinformē par rindiņā kopija .

    • Lieciet cilvēkiem, kuriem jāatbild vai jāveic darbība rindiņā kam .

  11. Izmantojiet parakstu, Ja nepieciešams, bet paturiet savu parakstu vienkārši, īss, profesionāls un, ja iespējams, bez grafikas.

  12. Ja vēlaties saņemt tūlītēju atbildi, nesūtiet e-pasta ziņojumu. Vai nosūtiet tūlītējo ziņojumu.

  13. Ja esat e-pasta saruna ar vairāk nekā 10 ziņojumiem , neizmantojot izšķirtspēju, apsveriet iespēju zvanīt vai iestatīt sapulci, lai apspriestu šo problēmu. E-pasts ne vienmēr ir efektīvs līdzeklis sarežģītu problēmu risināšanai.

  14. Apstipriniet ziņojumus, kam nepieciešama garāka atbilde. Ja esat aizņemts un uzreiz nevarat sniegt pilnu atbildi, informējiet sūtītāju, ka jautājumu izskatīsit un atbildēsit līdz konkrētam laikam vai datumam. Atzīmē ziņojumuar karodziņu, lai atbildētu vēlāk.

  15. Augsta svarīguMa izmantošana ( . ) ar mēru.

    Piezīme.: Pat tad, ja esat iestatījis aizkavētas nosūtīšanas kārtulu, atzīmējot ziņojumu ar lielu svarīgumu , tas ir jānosūta nekavējoties.

  16. Ja uzdodat jautājumu un ir vairākas personas, kas varētu atbildēt, Izvēlieties tikai vienu personu , nevis sūtiet jautājumu grupai.

E-pasta ziņojumu rakstīšanas atslēga ir jūtama ar adresātiem.

Sekojums: atzīmēšana ar karodziņu nosūtot

Ja kādam sūtāt ziņojumu, uz kuru ir vajadzīga atbilde, rīkojieties šādi:

  1. Atzīmēt ar karodziņu.

  2. Mainiet karogotā e-pasta uzdevuma nosaukumu uzdevumu slejā, lai sāktu ar sekojuma karodziņu .

  3. Piešķiriet tam kategoriju @Jāgaida.

Kad veicat šīs trīs darbības, jūs zināt, ka nākamā darbība ir nosūtīt citu ziņojumu vai meklēt atbildi.

Padoms    Sev atgādināt, ka jānosūta vēl viens ziņojums, bieži ir efektīvāk nekā ziņojumam pievienot karodziņu, kas attiecas uz adresātu. Tāpat, ja ziņojumā apsolāt kaut ko izdarīt, atzīmējiet to ar karodziņu savai zināšanai, lai kā atgādinājums uzdevumu slejā izveidojas uzdevums.

Uz lapas sākumu

Nedarīt

  1. Nelietot vēstuļpapīru.

  2. Neiekļaujiet savu vadītāju visos ziņojumos, ko nosūtāt.

  3. Nesūtiet ziņojumu, ja esat dusmīgs. Labāk saglabājiet to melnrakstu mapē un atgriezieties pie tā vēlāk.

  4. Negaidiet, ka ātrā atbilde, nosūtot garus ziņojumus (vairāk par divām rindkopām).

  5. Nesūtīt sekojuma ziņojumu mazāk nekā vienu dienu pēc pirmā ziņojuma. Ja nedzirdat laikus, mēģiniet izmantot tālruni vai tūlītējo ziņojumapmaiņu.

  6. Neizmantojiet lasīšanas apliecinājumus vai piegādes apliecinājumus katrā ziņojumā, ko nosūtāt. Izmantojiet tos tad, ja neesat pārliecināts, vai adresāts ziņojumu saņems.

  7. Nepievienojiet karodziņus vai ļoti svarīgu . katram ziņojumam, ko nosūtāt. Adresāti pieradīs, ka to var neņemt galvā.

  8. NElietojiet lielos burtus.

  9. Nesūtīt pielikumus — sūtīt uz saitēm.

  10. Neizvērst adresātu sarakstus vai kontaktpersonu grupas. Paplašinot adresātu sarakstus, ziņojumi kļūst grūtāk izlasāmi un liek tiem pāriet uz nepareizajām pasta mapēm.

  11. Neizmantojiet sarkasmu. Jūsu humors var būt pārprasts.

  12. Nerakstiet kaut ko, ko nevēlaties, lai visi jūsu uzņēmuma darbinieki varētu to lasīt. Nekad nezināsit, kur jūsu e-pasta ziņojums var tikt pārtraukts.

  13. Nelietojiet kursīvs vai ļoti mākslinieciskus fontus, ko ir grūti lasīt.

  14. Neizmantojiet sarkanos fontus, jo tos ir grūti lasīt, un tos var interpretēt kā kritiskus.

  15. Nesūtiet atbildi visiem adresātu sarakstam vai kontaktpersonu grupai, kas lūdz noņemt. Jebkad.

Uz lapas sākumu

Kontaktpersonu grupu un adresātu sarakstu (IS) kārtulas

  • Ja atbildat uz lielu kontaktpersonu grupu, ievērojiet visus e-pasta ziņojumus un nedarīt.

  • Ja jums ir nepieciešams vairāk informācijas no viena indivīda vai izmeklē šo problēmu atsevišķi, atbildiet uz visu adresātu sarakstu, lai informētu par to, ka atbildat un pēc tam atbildat atsevišķi. Pēc tam, kad problēma ir novērsta, noteikti atbildiet uz adresātu sarakstu.To darot, adresātu sarakstā ir iespējamas citas personas, kurām ir atsauce uz šo risinājumu.

Kā pāradresēt personas

Ja kāds nosūta ziņojumu adresātu sarakstam, kurā esat dalībnieks, un uz ziņojumu labāk atbildētu kāds cits vai cits adresātu saraksts, veiciet tālāk norādītās darbības.

  1. Atbildiet ar pareizo adresātu sarakstu vai personu rindiņā kam .

  2. Atbildes ir nosūtītas uz pareizo adresātu sarakstu vai personu.

  3. Nenovietojiet sākotnējo adresātu sarakstu diskrētĀs kopijas rindiņā , jo jūsu ziņojums netiks filtrēts pēc citu personu kārtulām. Tā vietā atstājiet adresātu sarakstu rindiņā kam vai kopija .

Kā noņemt no DL

Ja saņemat e-pasta ziņojumu no adresātu saraksta, kuru nevēlaties skatīt, nosūtiet ziņu tīkla administratoram vai adresātu saraksta īpašniekam un lūdziet noņemt. Neatbildiet uz visu adresātu sarakstu. Lai atrastu DL saraksta īpašnieku, veiciet dubultklikšķi uz adresātu saraksta nosaukuma.

Uz lapas sākumu

Kā izmantot iekļautos komentārus

Pievienojot iekļautos komentārus e-pasta ziņojumiem, jūs saņemat ērtu veidu, kā atbildēt uz jautājumiem un atbildēt tieši uz jautājumiem. Ieteicams veikt tālāk norādītās darbības.

  1. Savā ziņojumā norādiet, ka komentārus iekļaujat saņemtajā tekstā. Piemēram, "Plašākus komentārus sk. zemāk".

  2. Nodaliet savu tekstu no sākotnējā ziņojuma. To var izdarīt, piemēram, šādi:

    • Fonta krāsas maiņa

    • Iepriekš negaidot savu vārdu vai iniciāļus iekavās, piemēram, [Melissa], [MM]

    • Fonta maiņa uz slīprakstu vai treknrakstu, vai uz abiem

  3. Nedzēsiet neko, ko neesat rakstījis.

Piemērs, kad sūtītāja vārds ir ievietots pirms komentāra

Uz lapas sākumu

Kad izmantot diskrēto kopiju

Izmantojiet diskrētĀs kopijas līdzekli, lai noņemtu personas no e-pasta sarunas, ja uzskatāt, ka tām vairs nav nepieciešams papildu e-pasts vai ir mainīta sarunas tēma.

Piemēram, ja esat viens no pieciem cilvēkiem, kas saņem jautājumu un jūs vēlaties atbildēt, pārvietojiet pārējos četrus cilvēkus uz diskrētĀs kopijas rindiņu un norādiet kaut ko līdzīgu "Bcc'ing Joe, Jeff, James un Jennifer. Šeit ir atbilde... " Turpmākie ziņojumi būs pieejami tikai jums un sākotnējam sūtītājam.

Neizmantojiet diskrēto kopiju , lai trešajai personai (piemēram, jūsu vadītājam) būtu zināms par sensitīvu ziņojumu. DiskrētĀs kopijas adresāts var nepamanīt, ka viņš ir saņēmis diskrēto kopiju un var atbildēt visiem, atklājot, ka viņš ir saņēmis diskrēto kopiju. Tas var saskarties ar jūsu lomu.

Tā vietā, lai informētu trešo personu par kādu problēmu, pārsūtiet ziņojumu pēc tā nosūtīšanas.

Uz lapas sākumu

Sagatavošanās atvaļinājumam

Ja izmantojat Outlook ar Office 365, Outlook.com, Hotmail.com vai Live.com kontu, vai Microsoft Exchange kontu, varat iestatīt ārpus biroja atrašanās ziņojumu, lai informētu lietotājus jūsu organizācijā par to, ka esat prom.

Kā paraugpraksi, izpildiet norādījumus sadaļā papildu prombūtnes laiks no Office uz kolēģu Outlook kalendāriem.

Ja jūs vai jūsu administrators ir izveidojis koplietotu atvaļinājuma kalendāru, noteikti Izlieciet šeit brīvdienas. Ja visi lietotāji izmanto koplietojamo kalendāru, jums nav jāsūta atsevišķs sapulces pieprasījums, lai informētu jūs par to, ka esat prom, jo raksts ir norādīts iepriekš, bet e-pasta ziņojums var būt labs atgādinājums.

Par autoru.

Patricia Eddy ir vadošais satura rakstītājs programmai Outlook. Patricia Eddy ir potenciālā lietotāja satura rakstītājs programmā Outlook. Viņa ir bijušais Outlook MVP un vairāku grāmatu autors ar ļoti vecām Outlook versijām. Viņa dzīvo Sietlā, kur viņai patīk lasīt un spēlēt ģitāru.

Uz lapas sākumu

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×