Outlook labāko praksi: Rakstīt lielisku e-pasta

Outlook labāko praksi: Rakstīt lielisku e-pasta

Piezīme.:  Mēs vēlamies sniegt jums visjaunāko palīdzības saturu jūsu valodā, cik vien ātri to varam. Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai lapas lejasdaļā varat mums pavēstīt, vai informācija jums noderēja? Ērtai atsaucei šeit ir šis raksts angļu valodā .

Tēmas šajā rakstā

Dos

Ko nedarīt

Kā izmantot adresātu sarakstiem un kontaktpersonu grupas (DL)

Kā izmantot iekļautos komentārus

Kad izmantot diskrēto kopiju

Gatavošanās brīvdienas

Dos

Tālāk norādītajiem noteikumiem palīdzēs jūsu e-pasta radīt profesionālu iespaidu un pārliecinoši paust savu domu.

  1. Pirms nosūtīšanas uzrakstīto izlasiet.

  2. Pārveidot savu tēmu aprakstošu un darbība orientēta. Piemēram: "vadītājiem: Lūdzu, nosūtiet dēļa atkāpšanās datumu" ir gan grupas nosaukumu un darbību, tāpēc adresāti var ātri noteikt, kas tie ir jādara. Citi noderīgi priedēkļi iekļaut "Informatīvu:" un "Darbību veikšanai, kas prasīti."

  3. Ja ir nepieciešama darbība, kas norāda vēlaties tēmas rindiņā.

  4. Ja sarunas tēma mainās, mainiet arī ziņojuma tēmu.

  5. Ziņojumiem jābūt īsiem un par lietu.

  6. Ziņojuma ar vissvarīgāko organizēt saturu uz mazāko.

  7. Svarīga informācija, iespējams, jānoformē treknrakstā .

  8. Rīcības punktus vai jautājumus rakstiet atsevišķās rindiņās , lai tie izceltos un būtu pamanāmi.

  9. Bold personu vārdus, kad jautājumi. Piemēram: "Ryan: kas ir project? statusu", ja izmantojat programmu Outlook 2016 ar Office 365, apsveriet iespēju izmantot @Mentions.

  10. To lietotāju skaits, kuri ierobežojums ziņojumu sūtiet tikai tiem, kam tas ir jāizlasa.

    • Personas, kurām jābūt tikai informētām rindiņā kopija .

    • Personas, kurām jābūt jāatbild vai jāveic kāda darbība rindiņā kam .

  11. Izmantojiet parakstu , kad vajadzīgs, bet paturētu savu parakstu vienkāršas, īsu, professional, un, ja iespējams, bez grafikas.

  12. Ja vēlaties tūlītēju atbildi, Nesūtīt e-pasta. Tālruni vai tūlītējā ziņojuma nosūtīšana.

  13. Bez izšķirtspēju, Ja jums ir uz e-pasta sarunu, kas ir vairāk nekā 10 e-pasta ziņojumi , apsveriet iespēju zvana vai sapulces iestatīšana, lai apspriestu jautājumu. E-pastu ne vienmēr ir efektīvs vidēja par sarežģītu problēmu risināšana.

  14. Apstiprināt, ka ziņojumi, kam nepieciešama plašākas atbilde. Ja esat aizņemts un nevēlaties, lai atbildētu ar pilnu atbildi uzreiz, ļaujiet sūtītāja zināt, ka izskata jautājumu un atbildēs pēc noteikta laika vai datuma. Ziņojuma karodziņu, lai atgādinātu jums, ka, lai atbildētu vēlāk.

  15. Izmantot ļoti svarīgi ( . ) reti.

    Piezīme.: Pat tad, ja esat iestatījis aizkavēto sūtīt kārtulu, ziņojuma atzīmēšanai ar Augstu svarīgumu izraisa veikta nekavējoties.

  16. Ja uzdodat jautājumu un ir vairākas personas, kas varētu atbildēt, Izvēlieties tikai viena persona , nevis sūtiet jautājumu grupai.

Laba e-pasta ziņojumu rakstīšanu vislabāk pilnā mērā saprotu adresātiem. E-pasta etiķete padziļināta apskatīt, skatiet šo rakstā.

Sekojums: atzīmēšana ar karodziņu nosūtot

Ja kādam sūtāt ziņojumu, uz kuru ir vajadzīga atbilde, rīkojieties šādi:

  1. Karodziņa pats uz nosūtīt.

  2. Mainiet uzdevumu slejā, lai sāktu ar Sekojumakarodziņu e-pasta uzdevuma nosaukuma.

  3. Piešķiriet tam kategoriju @Waiting .

Ja ir veiktas šīs trīs darbības, jūs zināt, ka nākamā darbība ir vēl viena ziņojuma nosūtīšana vai meklējiet atbildi.

Padoms.    Atgādinātu sev vēl viena ziņojuma nosūtīšana bieži vien ir efektīvāka par jūsu adresātam karodziņa pievienošana ziņojumam. Tāpat, ja apsoli lielāku ziņojumā, to atzīmēt ar karodziņu sev, lai jums būtu uzdevumu uzdevumu slejā, lai atgādinātu jums.

Uz lapas sākumu

Ko nedarīt

  1. Nelietojiet vēstuļpapīru.

  2. Savu priekšnieku neiekļaujiet visos ziņojumos, ko sūtāt.

  3. Nesūtīt ziņojumu, kad esat angry. Labāk rakstīt, saglabājiet to uz mapi Melnraksti un atgriezties pie tā vēlāk.

  4. Ja sūtāt garu ziņojumu (vairāk nekā divas rindkopas) Neceriet uz ātru atbildi.

  5. Nav nosūtīt sekojuma ziņojuma mazāk nekā dienas pēc pirmo ziņojumu. Ja nedzirdat atpakaļ laikus, mēģiniet izmantot tālruni vai tūlītējo ziņojumapmaiņu.

  6. Izmantojiet nav lasīt apliecinājumi vai piegādes apliecinājumi katram ziņojumam, ko sūtāt. Izmantot tos tikai tad, ja neesat pārliecināts, vai jūsu adresāti saņems ziņojumu.

  7. Nav pievienot karodziņu vai augsta svarīguma pakāpe . katram ziņojumam, ko sūtāt. Adresāti mācīties tos ignorēt.

  8. Nelietojiet visus lielos burtus.

  9. Nesūtiet pielikumi — nosūtīt saites vietā.

  10. Nav izvērst adresātu sarakstus vai kontaktpersonu grupas. Paplašināt adresātu saraksti padara grūtāk lasīt ziņojumus un liek viņiem iet nepareizi pasta mapēs.

  11. Nelietojiet sarkasms. Jūsu humors var pārprast.

  12. Nav rakstīt kaut nebūtu vēlos visi jūsu uzņēmuma darbiniekiem, lai lasītu. Nekad zināt, kur varētu beigties ar savu e-pasta ziņojumu.

  13. Neizmantojiet slīprakstu un ļoti māksliniecisku fontus, ko ir grūti saskatīt.

  14. Neizmantojiet sarkanas krāsas fontu, jo tie ir grūti lasīt un lasītājs var pārprast domāta kritika.

  15. Nav Atbildēt visiem nosūtīšana adresātu sarakstam vai kontaktpersonu grupas, kas jums ir jālūdz sevi izņemt. Jebkad agrāk.

Uz lapas sākumu

Kontaktpersonu grupas un adresātu saraksti (DL) noteikumi

  • Ja atbildat lielai kontaktpersonu grupai, ievērojiet visus e-pasta Dos un nedarīt.

  • Ja jums ir nepieciešams vairāk informācijas no viena persona vai problēma ir izmeklēšanas atsevišķi, atbildēt uz visu adresātu sarakstu, lai ļautu visiem zināt, ka jūs atbildat un pēc tam atbildēt uz atsevišķas atsevišķi. Noteikti atbildēt uz adresātu sarakstu, pēc tam, kad problēma ir novērsta ar izšķirtspēju. To darot ļauj izšķirtspēju, kam jāizveido atsauce ar citām personām, adresātu sarakstu.

Kā pāradresēt personas

Ja kāds nosūtījis e-pasta ziņojumu adresātu sarakstam, kas jūs esat dalībnieks, un uz ziņojumu labāk atbildētu kāds cits vai cita adresātu sarakstam, rīkojieties šādi:

  1. Atbilde ar pareizo adresātu sarakstam vai persona rindiņā kam .

  2. Esat nosūtījis atbildes pareizo adresātu sarakstu vai citai personai.

  3. Nenovietojiet sākotnējā adresātu saraksta rindiņā Diskrētā kopija , jo savu ziņojumu, nevar filtrēt pēc citas personas kārtulas. Tā vietā atstāt adresātu saraksta rindiņā kam vai kopija .

Kā izstāties no DL

Ja saņemat pastu no adresātu saraksta, kuras vēlaties padarīt par, tīkla administratoram vai adresātu saraksta īpašnieks nosūtīt ziņojumu, un lūdziet noņemt sevi. Neatbildiet uz visu adresātu sarakstu. Lai atrastu DL saraksta īpašnieks, veiciet dubultklikšķi uz adresātu saraksta nosaukumu.

Uz lapas sākumu

Kā izmantot iekļautos komentārus

Pievienojot iekļautos komentārus e-pastu, ko esat saņemt ir ērts veids, kā atbildēt uz jautājumiem un risinātu jautājumus. Tiek uzskatīta par labāko praksi un veiciet kādu no šīm darbībām:

  1. Savā ziņojumā norādiet, ka komentārus iekļaujat saņemtajā tekstā. Piemēram, "Plašākus komentārus sk. zemāk".

  2. Nodaliet savu tekstu no sākotnējā ziņojuma. To var izdarīt, piemēram, šādi:

    • Mainot fonta krāsu

    • Iepriekš tiek gaidīta jūsu vārdu vai iniciāļus iekavās, piemēram, [Melissa], [MM]

    • Fontu nomainot uz slīprakstu vai treknrakstu vai gan

  3. Nedzēsiet neko jums nav rakstīt.

Piemērs, kad sūtītāja vārds ir ievietots pirms komentāra
1. attēls Outlook ziņojumā iekļautā komentāra piemērs

1. attēls Outlook ziņojumā iekļautā komentāra piemērs

Uz lapas sākumu

Kad izmantot diskrēto kopiju

Izmantojiet Diskrētā kopijas līdzekli, lai noņemtu personas no e-pasta sarunu, ja uzskatāt, ka tie vairs nav nepieciešama papildu e-pasts vai ja ir mainījusies sarunas tēma.

Piemēram, ja jums ir viens no piecām personām, kuras saņems jautājumu un atbildes uz to, pārvietojiet četras citiem diskrētās kopijas rindā un valsts apmēram "Bcc'ing Joe, Jeff, James un Jennifer. Šeit ir atbilde..." Turpmākajos ziņojumos tiks starp tikai jums un sākotnējam sūtītājam.

Nelietojiet ļaut trešo personu (piemēram, jūsu vadītāja) uzzināt par konfidenciāla ziņojumu diskrēto kopiju . Diskrētās kopijas adresātu nevar saprast, ka šī persona ir veikts Diskrētā kopija un var atbildēt uz visiem pakļaujot adresāts saņēmis Diskrētā kopija. Šādi varat sastapties kā sneaky izturēšanās no jūsu puses.

Nevis izmantojiet diskrēto kopiju , lai informētu trešo personu par kādu jautājumu, pēc ziņojuma nosūtīšanas labāk pārsūtiet šo ziņojumu.

Uz lapas sākumu

Gatavošanās brīvdienas

Ja izmantojat Outlook ar Office 365, Outlook.com, Hotmail.com vai Live.com kontu vai Microsoft Exchange e-pasta kontu, varat iestatīt ārpus biroja atrašanās ziņojuma ļaut personām jūsu organizācijā zina, ka jūs vairs nav pieejams.

Ņemiet vērā padomu par ieteicams pievienot laiku, kad atrodaties ārpus biroja kolēģu Outlook kalendāros.

Ja jūs vai jūsu administrators ir izveidojis koplietošanas brīvdienu kalendāru, noteikti pēc jūsu brīvdienas tur. Ja visi izmanto koplietojamu kalendāru, nav nepieciešams nosūtīt atsevišķas sapulces pieprasījumu, lai ikviens zinātu, ka esat ārpus biroja, kā atsauces iepriekš rakstā ir norādīti, bet e-pasta ziņojumu var kalpot kā labs atgādinājums.

Par autoru.

Patricia Eddy ir vadīt satura writer programmai Outlook. Patricia Eddy ir vadīt satura writer Outlook darbvirsmas. Viņa ir bijušā Outlook MVP un autors vairākām grāmatām ļoti vecu Outlook versijās. Viņa dzīvo Sietlas, kur viņa ir lasīšana un atskaņošanas ģitāra.

Uz lapas sākumu

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×