Ievads bibliotēku lietošanā

Piezīme.: Mēs vēlamies sniegt jums visjaunāko palīdzības saturu jūsu valodā, cik vien ātri to varam. Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai lapas lejasdaļā varat mums pavēstīt, vai informācija jums noderēja? Ērtai atsaucei šeit ir šis raksts angļu valodā.

Bibliotēka ir vieta vietnē, kur kopā ar komandas dalībniekiem var augšupielādēt, izveidot, atjaunināt un pārvaldīt failus. Katrā bibliotēkā ir failu saraksts un galvenā informācija par failiem, piemēram, par to, kurš ir pēdējais veicis izmaiņas failā. Vairumā vietņu, tās veidojot, tiek ietverta bibliotēka. Piemēram, komandas vietnē ir dokumentu bibliotēka, kurā var organizēt un koplietot dokumentus.

Dokumentu bibliotēka

Pēc nepieciešamības vairākas bibliotēkas, varat izvēlēties no vairākiem lietošanai gatavu bibliotēkas lietojumprogrammas un tiem savai vietnei pievienotu. Varat arī pielāgot bibliotēkas vairākos veidos. Piemēram, var kontrolēt, kā dokumentu ir skatījis, pārvaldību un izveidi. vai failus, ieskaitot cik un kuras versijas tipu versiju izsekošana. Varat pat izveidot pielāgotus skatus, veidlapām un darbplūsmām, kas palīdz pārvaldīt projektus un biznesa procesu.

Contoso mārketinga grupa izveido grupas vietni, kurā plāno pārvaldīt projektus un dokumentus. Viņi izvēlas vietnes īpašnieci vietnes pārvaldīšanai. Vietnes īpašniece iegūst pilnas vadības atļaujas līmeni pēc pievienošanas vietnes īpašnieku grupai. Viņa koplieto vietni un izsniedz visiem atļauju tās atbalstam. Grupa nolemj izmantot dokumentu bibliotēku preses izlaidumu, budžeta failu, līgumu, piedāvājumu un citu grupas dokumentu pārvaldībai.

Vietnes īpašniece augšupielādē svarīgus dokumentus, lai grupa sāktu izmantot bibliotēku kā centrālo atrašanās vietu. Pēc tam viņa ieslēdz versiju veidošanu, lai grupai būtu pieejama failu veidošanas vēsture un viņi pēc nepieciešamības varētu atjaunot iepriekšēju versiju. Turklāt vietnes īpašniece pievieno bibliotēkā mārketinga atskaišu, pārdošanas līgumu, akciju plānu un budžeta izklājlapu standarta veidnes. Katrā veidnē ir uzņēmuma logotips un formāts, par kura lietošanu visi ir vienojušies. Kad dalībnieki no dokumentu bibliotēkas izveido jaunu failu, tie vienkārši var atlasīt nepieciešamo veidni.

Kad grupas dalībnieki pievieno failus un veic kopīgu darbu ar dokumentiem, viņi organizē bibliotēku, pievienojot kolonnas un veidojot skatus, lai ātrāk atrastu dokumentus. Piemēram, vietnes īpašnieks pievieno kolonnu Projekta nosaukums, lai dalībnieki varētu filtrēt vai kārtot pēc šīs kolonnas. Citi grupas dalībnieki pievieno publiskus skatus, kurus izmantojot, var grupēt pēc finanšu ceturkšņa, un filtru līgumiem, kuriem sešu mēnešu laikā beidzas derīgums. Katrs dalībnieks arī izveido personiskus skatus, kas tiem palīdz ātri atrast informāciju un pabeigt darbu.

Pēc ilgām diskusijām darbinieku sapulces laikā grupa nolemj iestatīt brīdinājumus bibliotēkas līmenī, lai vienu reizi nedēļā ziņotu par atjauninājumiem. Katrs dalībnieks var izlemt, kā iestatīt sev nepieciešamos papildu brīdinājumus vai RSS plūsmas noteiktiem failiem.

Cilnē bibliotēka ar iezīmētu RSS brīdinājums

Grupa arī vienojas par svarīgu labāko praksi šajā jaunajā sadarbības vidē. Kad dalībnieki vēlas izplatīt dokumentu bibliotēkā, tie to nepievieno e-pasta ziņojumam, bet nosūta saiti uz dokumentu e-pasta ziņojumā. Dokumenta saites ievietošana e-pasta ziņojumā ir daudz vienkāršāka no bibliotēkas, jo nodrošina piekļuvi jaunākajai versijai.

Šīs grupas svarīgākā atbildība ir ieteikt mārketinga kampaņas pārdošanas apjomu un ienākumu palielināšanai. Kad grupas dalībnieki izstrādā jaunu kampaņas plānu, tie veic dokumentu koprediģēšanu un izseko faila papildversijām. Koprediģēšana ļauj vairākiem cilvēkiem vienlaicīgi rediģēt dokumentu, neraizējoties par izmaiņu saskaņošanu. Ja vienā dokumenta versijā tiek pieļauta kļūda, to var atjaunot ar iepriekšējo versiju. Kad kampaņas plāns tiek pabeigts, dalībnieki var izveidot galveno versiju un publicēt to apstiprināšanai juridiskajā nodaļā un nodaļas vadībā. Kad fails ir apstiprināts, arī citi uzņēmuma darbinieki to var apskatīt.

Vietnes īpašniece izpēta tiešsaistes dokumentāciju un mācību materiālus un izlemj, kā iestatīt darbplūsmu, saistīt to ar bibliotēku un automatizēt atsauksmju un parakstu apkopošanas un galīgā dokumenta publicēšanas procesu.

Pēc trīs mēnešus ilgas izmantošanas dokumentu bibliotēka un vietne ir kļuvusi par svarīgu mārketinga grupas elementu un ir palīdzējusi uzlabot darba efektivitāti un skaidrību visā uzņēmumā. Dalībnieki nespēj iedomāties darbu bez tās un meklē citus veidus, kā izmantot SharePoint tehnoloģijas labākas sadarbības panākšanai.

Lūk, daži veidi, kā strādāt ar bibliotēkām, padarot tās noderīgākas savai grupai (brīva organizācija no pamatlīmeņa līdz augstākam):

Skatu izmantošana un izveidošana    skats var izmantot, lai redzētu bibliotēkas failus, kas jums ir vissvarīgākie vai vislabāk atbilst noteiktam mērķim. Pašas bibliotēkas saturs nemainās, bet faili tiek sakārtoti vai filtrēti, lai atvieglotu to atrašanu un pārlūkošanu jēgpilnā veidā. Plašāku informāciju par skatiem skatiet rakstā Saraksta vai bibliotēkas skata izveidošana, mainīšana vai dzēšana.

Attēlu bibliotēkas skatu josla ar atlasīto modificēt skatu

Sekošana versijām     Ja vēlaties saglabāt failu iepriekšējās versijas, bibliotēkām var palīdzēt izsekot, glabāt un atjaunot failus. Varat izvēlēties izsekot visas versijas tādā pašā veidā. Vai arī varat izvēlēties norādīt atsevišķas versijas par lielu, piemēram, pievienot jaunu nodaļu manuālais un daži versijas kā sekundāras, piemēram, kur izlabota pareizrakstības kļūdas. Lai palīdzētu pārvaldīt krātuves vietu, pēc izvēles varat izvēlēties numuru katra veida versiju, kuru vēlaties saglabāt.

Padoms.: Ja jūsu darba grupa plāno izmantot koprediģēšanu, ieteicams bibliotēkā ieslēgt vismaz galvenās versijas izveidi gadījumā, ka kāds pieļauj kļūdu un bibliotēkā, kur visi lietotāji veic koprediģēšanu, augšupielādē dokumentu ar tādu pašu nosaukumu. Šādi, pat ja zaudēsit izmaiņas, jūs varēsit atjaunot dokumenta iepriekšēju versiju.

Plašāku informāciju par versiju veidošanu skatiet Saraksta vai bibliotēkas versiju pārvaldīšanas iespējošana un konfigurēšana.

Līdzautors vai failu paņemšanu     Rediģējot Microsoft Word vai PowerPoint dokumentam no bibliotēkas, nepārbaudot to, lai citas personas varētu rediģēt vienlaikus (koprediģēšanu). Kad jūs paņemšana failu, pārliecinieties, ka tikai viena persona var rediģēt gan failu, kamēr tas ir atdots. Var prasīt dokumentu paņemšanu, kurās ir sensitīvi dokumenti vai, ja vēlaties rūpīgi izsekot izmaiņām dokumentu bibliotēkās. Taču ņemiet vērā, ka pieprasīt paņemšanu tiks neļauj personām līdzautors dokumentiem. Paņemšanas personas tiks prasīts atstāt komentārus par to, kas tos mainīt dokumenta bet paņemšanas arī palēnināt rediģēšanas un pārskatīšanas procesu. Lai iegūtu papildinformāciju, skatiet rakstu dokumentu sadarbība un koprediģēšana vai paņemšana, atdošana, vai atmest izmaiņas bibliotēkas failu.

Failu rediģēšana no darbvirsmas programmām    Dokumentus saglabājot SharePoint vietnē, var izveidot, rediģēt un koprediģēt dokumentus tieši no saderīgām darbvirsmas programmām, piemēram, Microsoft Word vai PowerPoint pat neapmeklējot vietni. Piemēram, varat rediģēt PowerPoint prezentāciju vienlaicīgi ar citiem cilvēkiem (to dēvē par koprediģēšanu). Varat arī pārvaldīt paņemšanu un atdošanu tieši no PowerPoint. Turklāt, varat izmantot OneDrive darbam vai Outlook, lai paņemtu bibliotēkas saturu bezsaistē, strādātu ar to attāli un pēc tam, atgriežoties tiešsaistē, vienmērīgi sinhronizētu izmaiņas.

Informācijas par izmaiņām saņemšana.    Lai iegūtu jaunāko informāciju, kad tiek mainīti dokumenti bibliotēkā, iestatiet brīdinājumus, abonējiet RSS plūsmas vai sekojiet dokumentiem. Galvenā atšķirība starp brīdinājumiem, RSS un turpmāk minēto ir tā, ka jūs saņemat paziņojumus. Ar brīdinājumiem un RSS plūsmām tiek nodrošināta informācija par atjauninājumiem, un abas šīs iespējas ļauj pielāgot saņemtās informācijas apjomu. Jūs varat iestatīt brīdinājumus vai RSS, lai uzzinātu, kad bibliotēkā kaut kas tiek mainīts. Ja jūs interesē tikai atsevišķs dokuments, iestatiet brīdinājumu vai sekojiet dokumentam. Brīdinājumi var pienākt kā e-pasts vai īsziņas. RSS paziņojumi pienāk konsolidētā plūsmā, kuru var lasīt Outlook vai citā plūsmu lasīšanas programmā. Ja sekojat dokumentam, saņemsit paziņojumu savā jaunumu plūsmā (ja uzņēmums izmanto jaunumu plūsmu). Papildinformāciju par paziņojumiem skatiet rakstā Brīdinājuma vai RSS plūsmas abonementa izveide.

Dokumentu apstiprināšanas pieprasīšana.    Varat pieprasīt dokumentu apstiprināšanu, pirms tos kāds var skatīt. Dokumenti paliek gaidīšanas statusā tik ilgi, kamēr kāds ar atbilstošu atļauju tos neapstiprina vai nenoraida. Var kontrolēt, kuras lietotāju grupas var skatīt dokumentu pirms tā apstiprināšanas. Šis līdzeklis var būt noderīgs, ja bibliotēkā ir svarīgi norādījumi vai procedūras, kas jāpabeidz, lai varētu izmantot citi lietotāji.

Atļauju iestatīšana    SharePoint grupas un atļauju līmeņi palīdz efektīvāk pārvaldīt piekļuvi saturam. Pēc noklusējuma atļaujas bibliotēkas, mapes, kas atrodas bibliotēkas un dokumentu tiek pārmantotas no vietnes. Unikālu atļauju piešķiršana noteiktā bibliotēkā vai dokumentu var palīdzēt aizsargāt sensitīvu saturu, piemēram, līgumi vai budžeta informāciju bez piekļuves ierobežošana pārējo vietā. Papildinformāciju par atļaujām skatiet rakstā izpratne par atļauju līmeņiem pakalpojumā SharePoint.

Izveidot darbplūsmas     Dokumentu bibliotēkai vai satura tipam var izmantot darbplūsmas, kas jūsu organizācijā ir definēts biznesa procesu, piemēram, dokumentu apstiprināšanas pārvaldībai vai pārskatīt. Savas grupas varat lietot biznesa procesu tajā esošajiem dokumentiem, zināms kā darbplūsmas, ko norādāt darbības, kas jāveic pēc kārtas, piemēram, apstiprinot dokumentu. SharePoint darbplūsma ir automatizēti vienmēr dokumentu vai vienumu secību darbības vai uzdevumus. Trīs darbplūsmas ir pieejamas bibliotēkās pēc noklusējuma: apstiprinājuma dokuments tiek maršrutēts uz personu grupu apstiprināšanai; Atsauksmju, kas maršrutē dokumentu uz personu grupu atsauksmes un atgriež dokumentu personai, kura sāka darbplūsmu kā apkopojums; un parakstu apkopošanas, kas maršrutē dokumentu personu grupai, lai apkopotu to ciparparakstus.

Piezīme.:  SharePoint Foundation ir pieejama tikai trīs stāvokļu darbplūsma.

Papildinformāciju par darbplūsmām skatiet rakstā Par sadarbības vidē SharePoint iekļautajām darbplūsmām.

Definēt satura tipi     Ja jūsu grupa strādā ar vairākiem failu tipiem, piemēram, darblapas, prezentācijas un dokumentus, var papildināt bibliotēkas funkcionalitāte, kas ļauj un vairāku satura tipu definēšana. Satura tipi pievieno elastību un konsekvenci vairākām bibliotēkām. Katram satura tipam, varat norādīt veidni un pat darbplūsma procesus. Veidnes darbojas kā sākumpunktu, formatēšanai un tekstveidnes tekstu un rekvizītus, kas attiecas uz dokumentiem šī tipa, piemēram, nodaļas nosaukumu vai līguma numuru.

Audita Sekošana    Ja jums ir sensitīvi failu grupu, un tas būtu noderīgi zināt, kā dokumentus tika izmantoti, var definēt politiku, kas ļauj aktivizēt audita sekošanu notikumus, piemēram, failu izmaiņas, kopiju vai dzēšanu.

Politiku iestatīšana.    Politikas iestatījumi iespējo dokumenta termiņu, automātisko dzēšanu vai to dokumentu periodisko pārskatīšanu (izmantojot darbplūsmu), kas sasnieguši noteiktu vecumu. Bibliotēkām attīstoties, šo rīcības iestatījumu izmantošana var ietaupīt laiku un pūles, mēģinot manuāli tīrīt aizpildītu cieto disku vai izvairoties no kvotas ierobežojumu sasniegšanas.

Piezīme.:  SharePoint Foundation nav pieejami politikas iestatījumi.

Dokumentu centra vietnes izmantošana    Dokumentu centra vietni var izmantot, ja vēlaties izveidot, pārvaldīt un uzglabāt daudzus dokumentus. Dokumentu centrs ir izstrādāts kā centralizēts repozitorijs daudzu dokumentu pārvaldībai. Līdzekļi, piemēram metadati un koka skata navigācija, satura tipi un tīmekļa daļas, lietotājiem palīdz kārtot un izgūt dokumentus. Satura pārvaldnieki var ātri konfigurēt metadatu vadītu navigāciju, lai tā labi darbotos vairākumā bibliotēku bez tiešas indeksu izveides, kā arī izveidot papildu indeksus, lai uzlabotu plašāka diapazona filtru un skatu veiktspēju. Dokumentu centra vietni var izmantot kā autorēšanas vidi (kur lietotāji atdod un paņem failus, kā arī veido mapju struktūras šiem failiem) vai satura arhīvu (lietotāji tikai skata vai augšupielādē dokumentus).

Piezīme.: Dokumentu centrs nav pieejams SharePoint Foundation.

Failu kārtošana bibliotēkā ir atkarīga no jūsu grupas vajadzībām un tā, kā vēlaties glabāt un meklēt informāciju. Plānošana var palīdzēt izveidot jūsu grupai vispiemērotāko struktūru. Bibliotēkās ir vairāki līdzekļi, kas palīdz strādāt ar vairākiem failiem vienā bibliotēkā. Tomēr jūsu grupai var labāk noderēt vairākas bibliotēkas.

Iespējams, ka ir nepieciešams, lai viena bibliotēka kalpotu dažādām vajadzībām. Piemēram, viena grupa var iesaistīties vairākos projektos vai vairākas grupas var strādāt pie viena projekta. Vienu bibliotēku var lietot, ja:

  • Grupai ir nepieciešama kopsavilkuma informācija par vienu failu kopu vai dažādi tās skati. Piemēram, grupas vadītājam, iespējams, ir nepieciešams failus apskatīt sagrupētus pēc nodaļas vai izpildes datuma.

  • Lietotājiem vietnē jāmeklē informācija vienā atrašanās vietā.

  • Failiem, piemēram, failu versiju izsekošanai vai failiem, kam nepieciešama apstiprināšana, ir jālieto vienādi iestatījumi.

  • Grupām, kas strādā ar bibliotēku, ir līdzīgas īpašības, piemēram, vienāds atļaujas līmenis.

  • Informācija par failiem ir jāanalizē izklājlapā vai ir jāsaņem apkopoti atjauninājumi par failiem.

Lai vienā bibliotēkā efektīvi strādātu ar dokumentiem, failus bibliotēkā var kārtot, pievienojot kolonnas, definējot skatus vai izveidojot mapes.

Ja pastāv būtiskas atšķirības starp failu kopām, ko vēlaties saglabāt un pārvaldīt, vai starp lietotāju grupām, kas strādā ar failiem, var izveidot vairākas bibliotēkas. Lietojiet vairākas bibliotēkas, ja:

  • Saglabājamo un pārvaldāmo failu tipi ir noteikti un nav paredzams, ka lietotāji bieži skatīs failu kopsavilkumus vai meklēs failus vienlaikus.

  • Failu lietotāju grupas ir atšķirīgas un tām ir izteikti atšķirīgi atļauju līmeņi.

  • Dažādām failu kopām ir jālieto atšķirīgi iestatījumi, piemēram, versiju izveide vai apstiprināšana.

  • Nav nepieciešamības failus analizēt vienkopus vai saņemt apkopotus atjauninājumus par failiem.

  • Jūs vēlaties nodrošināt dažādas jaunu failu izveides opciju kopas vai arī vēlaties, lai opcijas bibliotēkas izvēlnē Izveidot jaunu tiktu parādītas citā secībā.

Šeit norādīti daži efektīva darba veidi, strādājot ar vairākām bibliotēkām.

Vietnes veidņu un kolonnu iestatīšana.    Ja jūsu organizācija vēlas izveidot konsekventus iestatījumus savās bibliotēkās, varat iestatīt vietņu veidnes un vietņu kolonnas. Iestatījumus varat kopīgot vairākās bibliotēkās, tāpēc, ka nav jāveido iestatījumus ikreiz, kad.

Failu sūtīšana uz citu atrašanās vietu.    Ja vēlaties, lai fails būtu pieejams vairākās bibliotēkās, to var saglabāt vienā bibliotēkā un pēc tam nosūtīt kopiju uz citām bibliotēkām. Varat izvēlēties saņemt atgādinājumu, ka jāatjaunina dokumenta kopijas, ja tiek veiktas izmaiņas tā oriģinālā.

Bibliotēkas veidņu izveide.    Ja bibliotēkām jāveido vienoti iestatījumi vai atkārtoti jālieto raksturlielumi, bibliotēku var saglabāt kā veidni. Vietnē bibliotēkas veidnes ir pieejamas kā opcija pievienojumprogrammu un lietojumprogrammu lapā.

Failus bibliotēkā var kārtot dažādi. Var pievienot kolonnas, definēt skatus un izveidot mapes. Katrai pieejai ir savas priekšrocības, un katru pieeju var kombinēt ar citu, lai nodrošinātu atbilstību jūsu bibliotēkas un grupas vajadzībām.

Pēc noklusējuma bibliotēkas izseko faila nosaukumam, kā arī informācijai par faila statusu, piemēram, informācijai par to, vai fails ir atdots. Bet var norādīt papildu kolonnas, kas grupai palīdz kategorizēt un izsekot failus, piemēram, kampaņas nosaukumu vai projekta numuru, vai arī citu grupai svarīgu informāciju. Izveidojamajam kolonnas veidam ir vairākas opcijas, tai skaitā — viena teksta rindiņa, nolaižamais opciju saraksts, skaitlis, kas tiek aprēķināts no citām kolonnām, vai pat vietnes lietotāja vārds un attēls.

Kolonnas nodrošina kolonnu galvenes, kas lietotājiem ļauj kārtot un filtrēt dokumentus. Attēlojot failus bibliotēkā, failus var īslaicīgi kārtot un filtrēt, norādot uz kolonnas nosaukumu un pēc tam noklikšķinot uz nosaukumam blakus esošās lejupvērstās bultiņas. Tas noder, ja jāskata faili noteiktā veidā, bet visi soļi ir jāatkārto nākamajā bibliotēkas skatīšanas reizē.

Plašāku informāciju par kolonnu izveidošanu skatiet rakstā Saraksta vai bibliotēkas kolonnas izveidošana, mainīšana vai dzēšana.

Lietotāji bieži vien vēlaties redzēt: visiem dokumentiem, kas saistīti ar noteiktu projektu, visus dokumentus, kas pieder noteikta nodaļas, vai grupēt dokumentus pēc mēneša tie izpildes? Ja failus noteiktā veidā bieži jāapskata, var definēt skatu. Varat izmantot šo skatu ikreiz, kad strādājat ar bibliotēku. Kad veidojat skatu, tas tiek pievienots pašreizējo skatu nolaižamajā sarakstā, kas atrodas lentē bibliotēka.

Bibliotēkas skats ir kolonnu atlase lapā, kas parāda bibliotēkas vienumus, un tas bieži definē noteiktu kārtošanas secību, filtru, grupēšanu un pielāgotu izkārtojumu. Bibliotēkām var būt personiskie skati un publiskie skati. Ikviens, kurš ir piešķirts dalībnieku grupai vietnē (ar atļauju līmeni Līdzdalība), var izveidot personisko skatu, lai failus skatītu noteiktā veidā vai failus filtrētu tā, lai iegūtu tikai tos, kas nepieciešami. Ja jums ir bibliotēkas noformēšanas atļauja, varat izveidot publisku skatu, ko jebkurš var izmantot, skatoties bibliotēku. Jebkuru publisko skatu var padarīt par noklusējuma skatu, lai lietotāji automātiski skatītu šo bibliotēkas skatu.

Ja grupas dalībnieki bibliotēkas skata mobilajās ierīcēs, var pat izveidot mobilos skatus, kas nodrošina ierobežojumus, piemēram, skatā attēloto vienumu skaitam, kas ir izvēles iespēja joslas platumam, kā arī ierīču ierobežojumus.

Plašāku informāciju par skatiem skatiet rakstā Saraksta vai bibliotēkas skata izveidošana, mainīšana vai dzēšana.

Mapes ir konteineri, kurus var izmantot, lai grupētu un pārvaldītu saturu bibliotēkā vai sarakstā. Ja bibliotēkā ir iespējotas mapes, tās var pievienot vairumam bibliotēku. Ja bibliotēkā ir daudz vienumu, mapes arī uzlabo to piekļuvi. Izveidojot mapi, patiesībā tiek izveidots iekšējais indekss. Šis iekšējais indekss tiek izveidots arī saknes mapei vai bibliotēkas vai saraksta augstākajam līmenim. Kad piekļūstat mapes vienumiem, jūs efektīvi izmantojat šo iekšējo indeksu, lai piekļūtu datiem.

Ja bibliotēkā ir daudz vienumu, ko var grupēt noteiktā veidā, satura kārtošanai bibliotēkā var izmantot mapes. Labs grupu piemērs ir projekti, grupas, nodaļas, produktu kategorijas, vecuma diapazoni, alfabētiski sakārtoti saraksti un alfabētiskas apakšgrupas (A-C, D-F utt.). Mapes lietotājiem palīdz līdzīgi skenēt un pārvaldīt daudzus failus.

Mapes bibliotēkā

Pēc noklusējuma bibliotēkā, izmantojot iespējotas mapes tiek parādītas mapes bez filtriem bibliotēkas noklusējuma skatā. Tas ir noderīgi, jo lietotāji var izvēlēties atbilstošo mapi, ievietojot jaunus dokumentus. Parādīt visas mapes arī padara mazāk iespējams, ka vienumi nepareizi tiks pievienots ārpus mapes bibliotēkā. Dokumentu var ērti pārkārtot citu bibliotēku mapēs, izmantojot komandu Atvērt ar Explorer pieejams bibliotēkas lentē.

Piezīme.:  Bibliotēkas skatu var iestatīt uz Kārtot tikai pēc norādītajiem kritērijiem, kas nozīmē, ka skatā mapes tiek parādītas pēc vienumiem. Ja vēlaties, lai lietotāji varētu vienkārši atrast pareizo mapi, iespējams, neizmantosit šo skata kārtošanas opciju.

Kaut arī bibliotēkas mapes netiek parādītas vietnes navigācijā, vietnes īpašnieks vai lietotājs ar atļauju noformēt vietni var iespējot koka skatu, kas vietnes navigācijā parāda sadaļu Vietnes saturs, kā arī ļauj izvērst, sakļaut un vienkārši naviģēt bibliotēkas mapēs.

Koka skats vietnē

Papildinformāciju par mapēm skatiet rakstā izveidot dokumentu bibliotēkas mapi vai izdzēsiet mapi bibliotēkā.

Visas trīs pieejas var izmantot vienlaikus. Kolonnas, ko izmantojat projektu izsekošanai bibliotēkas noklusējuma skatā, var izmantot, lai izveidotu skatu ar vairākiem filtra kritērijiem. Skatu var arī kārtot un filtrēt dinamiski, noklikšķinot uz kolonnu galvenēm, lai atrastu saturu, kas nepieciešams konkrētajā brīdī. Ja bibliotēkā ir definēta mapju struktūra, izveidojot vai modificējot bibliotēkas skatu, to var samazināt, sadaļā Mapes iestatot opciju Rādīt visus vienumus bez mapēm. Katra pieeja var papildināt pārējās, lai konkrēto saturu atrastu jums ērtākajā veidā tieši tad, kad nepieciešams.

Izveidojot jaunu vietni, jums jau tiek izveidotas dažas bibliotēkas, piemēram, dokumentu bibliotēka grupas vietnē. Šīs bibliotēkas var pielāgot atbilstoši savām vajadzībām vai arī izveidot savas papildu bibliotēkas. Katram bibliotēkas veidam ir noteikts mērķis, un dažiem veidiem ir atšķirīga darbību un līdzekļu kopa.

Svarīgi!:  Vietnē var būt pieejamas vairāk vai mazāk bibliotēku atkarībā no SharePoint versijas, uz kuru balstās jūsu vietne, Office 365 plāna, kuru abonē jūsu uzņēmums, vai konkrētām funkcijām, kurus ir iespējotas jūsu vietnē.

Līdzekļu bibliotēka.    Lai koplietotu un pārvaldītu ciparu multivides līdzekļus, piemēram, attēlus, audio un video failus, izmantojiet līdzekļu bibliotēku. Līdzekļu bibliotēka lietotājiem ļauj ērtāk atrast un atkārtoti izmantot ciparu multivides failus, ko citi ir jau izveidojuši, piemēram, logotipus un uzņēmuma attēlus. Līdzekļu bibliotēka arī satura tipiem nodrošina rekvizītus un skatus multivides līdzekļu, piemēram, sīktēlu un metadatu atslēgvārdu, pārvaldībai un pārlūkošanai. Piemēram, iespējams, no lietojumprogrammām vēlēsities pārvaldīt un glabāt zīmolu attēlus un atkārtoti izmantojama satura fragmentus, lai tie būtu pieejami visā uzņēmumā un tiktu konsekventi izmantoti.

Bibliotēka Informācijas paneļi    Šajā bibliotēkā iekļautas tīmekļa daļas, tīmekļa daļu lapas ar statusu sarakstiem un PerformancePoint parādītie informācijas paneļi.

Datu savienojumu bibliotēka    Lai vienkāršotu datu savienojumu uzturēšanu un pārvaldību, izmantojiet datu savienojumu bibliotēku. Datu savienojumu bibliotēka ir centralizēta Office datu savienojuma (ODC) failu saglabāšanas vieta. Katrā no šiem failiem (.odc) ir informācija par to, kā atrast ārējo datu avotu, pieteikties tajā, izveidot vaicājumu un piekļūt tam. ODC failu centralizēšana datu savienojumu bibliotēkā ļauj arī kopīgot, pārvaldīt un meklēt datu savienojumu failus no SharePoint vietnes, kā arī palīdz nodrošināt, ka biznesa datos un atskaitēs, it īpaši izklājlapās, tiek uzturētas konsekventas vērtību kopas un formulu rezultāti kā vienīgais pareizais variants.

Piezīme.: Lai vienkāršotu datu savienojumu failu uzturēšanu un pārvaldību PerformancePoint vajadzībām, izmantojiet datu savienojumu bibliotēku, kas paredzēta PerformancePoint. Šajā bibliotēkā var glabāt ODC un universālo datu savienojumu (UDC).

Dokumentu bibliotēka.    Dokumentu bibliotēka tiek izmantota daudziem failu tipiem, tajā skaitā dokumentiem un izklājlapām. Dokumentu bibliotēkā var glabāt arī citu veidu failus, tomēr daži failu tipi tiek bloķēti drošības apsvērumu dēļ. Ja strādājat ar programmām, kas nav bloķētas, šos failus varat izveidot no bibliotēkas. Piemēram, iespējams, ka mārketinga nodaļai ir sava plānošanas materiālu, paziņojumu par jaunumiem un publikāciju dokumentu bibliotēka.

Veidlapu bibliotēka.    Ja ir jāpārvalda tādu biznesa veidlapu grupa, kuru pamatā ir XML, izmantojiet veidlapu bibliotēku. Piemēram, jūsu organizācija, iespējams, vēlas izmantot veidlapu bibliotēku izdevumu atskaitēm. Veidlapu bibliotēkas iestatīšanai ir nepieciešams XML redaktors vai XML veidlapu noformēšanas programma, piemēram, Microsoft InfoPath. Aizpildāmā veidlapa ir vienkāršs .xml fails, kurā ir dati (un tikai dati), kuri tika ievadīti veidlapā, piemēram, izdevumu datums un summa. Visu pārējo, kas veido izdevumu atskaiti, nodrošina veidlapas veidne. Kad veidlapas ir aizpildītas, to datus var sapludināt vai eksportēt analizēšanai.

Attēlu bibliotēka.    Lai koplietotu ciparattēlus vai grafikas, izmantojiet attēlu bibliotēku. Kaut arī attēlus var glabāt arī citu veidu SharePoint bibliotēkās, attēlu bibliotēkas piedāvā vairākas priekšrocības. Piemēram, attēlus no attēlu bibliotēkas var skatīt slaidrādē, lejupielādēt datorā un rediģēt saderīgās grafikas programmās, piemēram, Microsoft Molberts. Apsveriet iespēju izveidot attēlu bibliotēku, ja vēlaties saglabāt attēlus no grupas pasākumiem vai produktu palaišanas tirgū. Var arī izveidot saites uz bibliotēkas attēliem no jebkuras citas atrašanās vietas vietnē, piemēram, no vikivietnēm un emuāriem.

Ierakstu bibliotēka.    Lai izveidotu centralizētu repozitoriju organizācijas ierakstu vai svarīgu biznesa dokumentu glabāšanai un pārvaldībai, izmantojiet ierakstu bibliotēku. Piemēram, iespējams, jūsu organizācijai ir jāievēro atbilstības noteikumi, kur dokumentu pārvaldībai ir nepieciešams sakārtots process. Vietnē Ierakstu centrs var būt vairākas ierakstu bibliotēkas dažādu ierakstu tipu glabāšanai. Katrai bibliotēkai var iestatīt politikas, kas nosaka to, kādi ieraksti ir jāglabā, kā maršrutēt un pārvaldīt dokumentus, kā arī cik ilgi šie ieraksti ir jāsaglabā.

Atskaišu bibliotēka.     Lai vienkāršotu tīmekļa lapu, dokumentu un metrikas un mērķu veiktspējas pamatrādītājus (key performance indicators — KPI), izmantojiet atskaišu bibliotēku. Atskaišu bibliotēka ir centrāla vieta, kur var izveidot un saglabāt atskaites, piemēram, Excel darbgrāmatas, un informācijas paneļa lapas. Kad Excel darbgrāmatu publicējat atskaišu bibliotēkā, tajā ir iespējota iespēja ar vienu klikšķi atvērt pārlūkprogrammas skatu, kas ir ērts darbgrāmatas skatīšanas veids, nepievienojot to tīmekļa daļu lapai.

Procesu shēmu bibliotēka (metriskās sistēmas un ASV mērvienības).    Lai glabātu un koplietotu shēmu procesu dokumentus, piemēram, dokumentus, kas izveidoti, izmantojot programmu Microsoft Visio, izmantojiet procesu shēmu bibliotēku. Metriskās sistēmas un ASV mērvienību bibliotēkas ir pielāgotas attiecīgajām mērvienībām.

Vikilapu bibliotēka    Lai izveidotu savienotu vikilapu kolekciju, izmantojiet vikilapu bibliotēku. Vikilapa nodrošina iespēju vairākiem lietotājiem apkopot informāciju viegli izmantojamā un modificējamā formātā. Bibliotēkai var pievienot arī vikilapas, kurās iekļauti attēli, tabulas, hipersaites un iekšējas saites. Piemēram, ja grupa projekta vajadzībām izveido vikivietni, tajā var glabāt padomus un ieteikumus, izmantojot savstarpēji savienotu lapu sērijas.

Piezīme.: Atkarībā no vietnes un konfigurācijas automātiski tiek izveidotas papildu sistēmas bibliotēkas, piemēram, stilu bibliotēka, vietnes līdzekļu bibliotēka un vietnes lapu bibliotēka. Tomēr šīs īpašās bibliotēkas nevar izveidot, izmantojot lietotāja interfeisu.

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×