Piezīme.: Mēs vēlamies sniegt jums visjaunāko palīdzības saturu jūsu valodā, cik vien ātri to varam. Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai lapas lejasdaļā varat mums pavēstīt, vai informācija jums noderēja? Ērtai atsaucei šeit ir šis raksts angļu valodā .
Koplietošanas vidē SharePoint jūs varat pārvaldīt ierakstus arhīvā, vai arī varat pārvaldīt ierakstus tajā pašā dokumentu krātuvē, kur atrodas aktīvie dokumenti.
Pārskats
Ierakstu pārvaldības risinājumu jums vajadzētu plānot ar kopā ar administratoriem. Papildinformācija par ierakstu pārvaldības risinājumu plānošanu un īstenošanu ir atrodama sadaļā Skatiet arī.
Ierakstu centra vietne ir kā arhīvs, un dokumenti tiek kopēti uz arhīvu, kad tie kļūst par ierakstiem. Dokumenta ieraksta statusu nosaka tas, vai šis dokuments atradās ierakstu arhīvā vai citur.
Ierakstu pārvaldīšana uz vietas ir alternatīva tradicionālajam procesam kopēt vai pārvietot ierakstus uz citu atrašanās vietu un pēc tam lietot drošības un saglabāšanas politikas. Jūs varat saglabāt dokumentus "uz vietas" — tas nozīmē, ka varat atstāt dokumentu vietnē tā pašreizējā atrašanās vietā, deklarēt to kā ierakstu un lietot attiecīgos drošības, saglabāšanas un atgriešanas rekvizītus.
Ir iespējama arī hibrīda pieeja. Piemēram, jūs varat divus saglabāt ierakstus uz vietas kopā ar aktīviem dokumentiem un pēc tam, kad projekts ir pabeigts, pārvietot ierakstus uz ierakstu arhīvu.
Ierakstu centrs
Saturu no visa uzņēmuma var iesniegt ierakstu centrā un pēc tam maršrutēt uz attiecīgo vietu, kur tas pieņem pareizās atļaujas un politikas, piemēram, termiņa beigas un auditēšanu.
Metadatiem jeb informācijai par datiem ir liela nozīme, lai palīdzētu pārvaldīt informāciju un vēlāk to izgūt. Tādi līdzekļi kā satura tipi, satura organizators un virtuālās mapes nodrošina metadatu lietošanas atbalstu.
Ierakstu centra līdzekļi:
-
Dokumenta ID. Katram dokumentam var piešķirt unikālu identifikatoru, kas paliek piesaistīts dokumentam pat tad, kad tas tiek arhivēts. Šādi uz ierakstiem var viegli veidot atsauces ar ID neatkarīgi no tā, uz kurieni dokuments tiek pārvietots.
-
Vairākpakāpju saglabāšana. Saglabāšanas politikām var būt vairākas pakāpes, ļaujot norādīt visu dokumenta dzīves ciklu kā vienu politiku (piemēram, līgumu pārskatīšana reizi gadā un dzēšana pēc 7 gadiem)
-
Atsevišķu vienumu auditēšanas atskaites. Jūs varat ģenerēt pielāgotu auditēšanas atskaiti par atsevišķu ierakstu.
-
Hierarhiski failu plāni. Jūs varat izveidot padziļinātas, hierarhiskas mapju struktūras un pārvaldīt katras hierarhijas mapes saglabāšanu (vai pārmantot no vecākmapēm).
-
Failu plāna atskaite. Jūs varat izveidot statusa atskaites, kurās redzami vienumu skaitu katrā posmā failu plānā kopā apkopojuma saglabāšanas politiku katra mezgla plānā. Taksonomija un centralizētu satura tipus: arhīva būs patērētāju uzņēmuma mēroga taksonomijas un satura tipus, nodrošinot konsekvenci un konteksta pārsūtīšana starp sadarbības telpu un arhīvs. Mēs būs runāt daudz vairāk par mūsu 2010 taksonomijas investīcijas nākotnes ziņas.
-
Taksonomija un centralizēti satura tipi. Arhīvs izmantos visa uzņēmuma taksonomijas un satura tipus, nodrošinot konsekvenci un konteksta pārsūtīšanu starp sadarbības vietām un arhīvu. Mūsu 2010. gada versijas ieguldījumus taksonomijas jomā daudz plašāk apskatīsim turpmākajos rakstos.
-
Satura organizators. Ierakstu maršrutētājs var izmantot metadatus, lai maršrutētu ienākošos dokumentus uz pareizo vietu hierarhiskajā failu plānā. Piemēram, tas ļauj automātiski ieviest iesniegtā satura kārtulas, piemēram, "Ja Pirkuma līgums ir apzīmēts ar tagu Projekts Alfa, nosūtīt uz apakšmapi Alfa līgumi un vienumam lietot šīs mapes saglabāšanas politiku."
-
Virtuālās mapes : failu plānā ir lielisks veids, kā pārvaldīt krātuve, bet bieži laiks nav to, ko vēlaties izmantot kā naviģēt un atrast saturu, jūs meklējat. Ierakstu centra SharePoint 2010 ļauj izmantot jaunu līdzekli pasta metadatu navigāciju, kas ļauj atklāt atslēgas metadatus kā virtuālās mapes:
Ierakstu pārvaldība, tos nepārvietojot
Jebkurā vietnē var konfigurēt ierakstu pārvaldību, ierakstus nepārvietojot, un jebkuru vietni var konfigurēt kā ierakstu pārvaldības sistēmu. Atšķirībā no ierakstu centra šī tipa sistēmā ierakstus varat glabāt sadarbības telpā kopā ar aktīviem dokumentiem.
Pārvaldība, nepārvietojot ierakstus, ļauj kontrolēt saturu sadarbības vietās. Šī sistēma var novērst šādu ierakstu dzēšanu vai rediģēšanu, ja tas nepieciešams ieraksta definīcijai jūsu organizācijā.
Auditēšana, saglabāšana, termiņa beigas, atskaišu veidošana, ierakstu darbplūsmas, eDiscovery un juridiskā aizturēšana ir līdzekļi, ko varat izmantot sadarbības vietā, lai panāktu līdzsvaru starp SharePoint noderīgumu lietotājiem un informācijas pārvaldības nepieciešamību.
Ierakstus var deklarēt manuāli kā daļu no lielāka procesa darbplūsmā vai kā ieplānotu dokumenta saglabāšanas procedūras daļu, piemēram, pēc 2 gadiem. Būtībā tas nozīmē to, ka, deklarējot ierakstu, saturs netiek pārvietots uz arhīvu — tas paliek savā vietā, lai lietotāji joprojām varētu atrast un lietot šo saturu.
Dažas citas priekšrocības, izmantojot ierakstu pārvaldības sistēmu ierakstu atrašanās vietā, ir šādas:
-
Ieraksti var atrasties vairākās vietnēs, un tos var pārvaldīt to atrašanās vietā.
-
Ja ir iespējota versiju izveide, ierakstu versijas tiek uzturētas automātiski.
-
Var vienlaikus meklēt gan ierakstus, gan aktīvus dokumentus.
-
Ir pieejamas plašākas kontroles iespējas attiecībā uz ierakstu definēšanu organizācijā un to personu loka noteikšanu, kuras var izveidot ierakstu.
Apsvērumi, plānojot risinājumu
Domājot par to, vai pārvaldīt ierakstus atsevišķā ierakstu centrā vai tajā pašā sadarbības vietnē, kur dokumenti ir izveidoti, apsveriet šādus jautājumus:
-
Vai sadarbības vietnes pārvaldība ir piemērota ierakstu pārvaldīšanai?
-
Vai jūsu darbības nozarē tiek piemērotas normatīvas prasības ierakstus nošķirt no aktīvajiem dokumentiem?
-
Vai sadarbības vietnes administratoram var uzticēt ierakstu saturošās vietnes pārvaldību?
-
Iespējams, jūs vēlēsities ierakstus glabāt vietnē ar ierobežotāku piekļuvi nekā sadarbības vietnei vai vietnē, kura tiek dublēta saskaņā ar atšķirīgu grafiku.
-
Cik ilgi sadarbības vietne tiks lietota? Ja ieraksti būs jāglabā ilgāk par projekta norises laiku, izvēloties ierakstu pārvaldības stratēģiju uz vietas, jums būs jāuztur sadarbības vietne pat pēc tam, kad tā vairs netiks izmantota.
-
Vai projekta dalībniekiem būs bieži jāpiekļūst dokumentiem pēc tam, kad dokumenti būs kļuvuši par ierakstiem? Ja izmantosit pārvaldību uz vietas, projekta dalībnieki varēs piekļūt dokumentiem tādā pašā veidā neatkarīgi no tā, vai dokumenti ir aktīvi vai jau kļuvuši par ierakstiem.
-
Vai jūsu organizācijas ierakstu pārvaldnieki ir atbildīgi tikai par ierakstiem, vai arī viņi ir atbildīgi par visu informāciju neatkarīgi no tā, vai šī informācija ir aktīva vai ieraksts? Ja ierakstu pārvaldnieki ir atbildīgi tikai par oficiālajiem ierakstiem, viņiem būtu vieglāk izmantot atsevišķu ierakstu centru.
