Sapulces plānošana darbvietā Microsoft Teams

Sapulces plānošana

Pastāv vairāki veidi, kā ieplānot sapulci programmā Teams:

• Sarakstē ar viens pret vienu vai grupas tērzēšanā atlasiet Ieplānot sapulces zem ziņojuma lodziņa, lai rezervētu sapulci ar tērzēšanas dalībniekiem. Jūs nevarat ieplānot sapulci no sapulces tērzēšanas.

• No kalendāra Teams kreisajā pusē atlasiet Jauna sapulce augšējā labajā stūrī.

Plānošanas veidlapa ir vieta, kur piešķirsit sapulcei nosaukumu, uzaicināsit personas un pievienosit sapulces informāciju. Izmantojiet plānošanas palīgu, lai atrastu visiem darba laiku.

Plānošanas asistentā varat skatīt dalībnieku laika joslas, grafikus un pieejamību dažādos laika ieplānos. Plānošanas asistenta režģī tiek rādīts katra dalībnieka grafiks. Ieēnotie apgabali tiek rādīti, kad dalībnieki ir aizņemti vai ir varbūtēji sapulces. Neapstibenti apgabali tiek rādīti, kad dalībnieki ir bez maksas. 

Kad esat pabeidzis detalizētas informācijas aizpildīšanu , atlasiet Saglabāt, lai aizvērtu plānošanas veidlapu un uzaicinātu dalībniekus uz sapulci.

Iezvanes numura pievienošana  

Iekļaujiet iezvanes numuru un konferences ID, lai dalībnieki varētu zvanīt uz Teams sapulci. Ja plānojat sapulci no programmas Outlook, iezvanes numurs un konferences ID automātiski tiek rādīts ieplānotajā sapulces uzaicinājumā. Informāciju par to, kā pievienot šo detalizēto informāciju, ieplānojot programmā Teams, skatiet rakstā Iezvanes numura pievienošana sapulcei programmā Teams.

Kategoriju piešķiršana sapulcei

Kalendāra krāsas kods ar kategorijām. Līdzīgi kā programmā Outlook arī jūs varat piešķirt vienu vai vairākas kategorijas katrai sapulcei savā kalendārā. Ir vairāki veidi, kā piešķirt kategorijas:

1. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz pasākuma kalendārā un atlasiet Kategorizēt, pēc tam izvēlieties krāsu.

2. Plānojot sapulci, plānošanas formas augšdaļā atlasiet Kategorija.

   Piezīme.: Pašlaik kategorijas nevar lietot kanālu sapulcēm.

Uzaicināt personas ārpus jūsu organizācijas 

Teams ļauj uzaicināt personas ārpus jūsu organizācijas, tostarp tās personas, kurām nav Teams licences. Lai uzaicinātu personu, jums būs nepieciešama pilna e-pasta adrese.

1. Dodieties uz vietu, kur rakstīts Pievienot nepieciešamos dalībniekus. Ja dalībnieks nav obligāts, tā vietā atlasiet Neobligāts .

2. Ierakstiet personas pilnu e-pasta adresi (piemēram, Joe@example.com).

3. Atlasiet Uzaicināt. Šīs adreses saņems e-pasta ziņojumu ar saiti uz sapulci.

Personu uzaicinā lūgt, izmantojot saiti 

Teams ļauj uzaicināt personas uz sapulci, izmantojot sapulces saiti. Lai kopīgotu šo saiti:

1. Izveidojiet sapulci programmā Teams.

2. Teams kreisajā atveriet Kalendāra kalendārs un atlasiet ieplānoto sapulci.

3. Sapulces saite būs redzama kā vietrādis URL. Kopējiet to, atlasot .

Līdzs rīkotāja pievienošana

Kad esat uzaicinājis personas uz sapulci, varat pievienot līdz 10 līdzās organizētājiem, lai palīdzētu pārvaldīt sapulci. Pirms pievienojat līdzs organizētājus, pārliecinieties, vai personas, kuras vēlaties pievienot, jau ir pievienotas kā obligātie dalībnieki, un pēc tam veiciet tālāk norādītās darbības.

1. Atlasiet sapulci un pēc tam atlasiet Rediģēt.

2. Sapulces opcijām > Papildu opcijas.

3. Sapulces opciju lapā blakus Izvēlieties līdzs rīkotājus atlasiet lejupvērsto bultiņu un izvēlieties līdzī organizatora nosaukumu.

   

4. Ekrāna apakšā atlasiet Saglabāt.

Kanāla sapulces padaršana par kanālu

1. Atlasiet Jauna sapulce.

2. Ierakstiet kanāla nosaukumu, kur norādīts Pievienot kanālu (zem laika un datuma laukiem).

Kanālus nevar rediģēt vai pievienot pēc uzaicinājuma nosūtīšanas. Jums būs jānosūta jauns uzaicinājums ar atjaunināto kanālu.

Kad esat pievienojis personas, atlasiet Plānošanas palīgs, lai atrastu vislabāko laiku.

Ja tā ir periodiska sapulce, atveriet nolaižamo izvēlni blakus Neatkārtot (tieši zem datuma). Izvēlieties, cik bieži vēlaties to redzēt noklusējuma opcijās, vai atlasiet Pielāgots, lai izveidotu savu laiku.

Sapulču ieplānošana kanāla kalendārā 

Ja nezināt, kā kanālam pievienot kalendāru, darbības ir norādītas rakstā Visu sapulču skatīšana programmā Teams. Pēc tam varat pievienot notikumus kopīgotajā kalendārā vairākos veidos.

• Kalendāra augšdaļā atlasiet Pievienot jaunu notikumu.

• Noklikšķiniet un velciet kursoru uz kalendāra, lai atlasītu laika bloku.

• Vai arī atlasiet bultiņu blakus Tikties tūlīt programmas augšdaļā, lai atvērtu izvēlni un atlasītu Ieplānot sapulci.

Katra no šīm darbībām atvērs plānošanas veidlapu ar aizpildītu kanāla nosaukumu. Varat pievienot Outlook grupu vai atsevišķas personas, manuāli ievadot viņu vārdus. Viesi un partneri ārpus jūsu organizācijas nevarēs piekļūt kanāla kalendāram un arī tiks pievienoti sapulces uzaicinājumam.

Klikšķis ar peles labo pogu, lai iegūtu papildu opcijas

Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz kalendāra notikuma, noņemiet to, ja tas ir atcelts, vai atveriet uzaicinājumu, lai skatītu sapulces informāciju. Ja pasākums ir Teams sapulce, jūs iegūstiet arī opcijas Pievienoties tiešsaistē unTērzēt ar dalībniekiem.

Grupu sapulcēs redzama pievienošanās poga pasākumam jūsu kalendārā piecas minūtes pirms sapulces sākuma. Kad kāds pievienojas sapulcei, pasākums mainīs krāsas, lai jūs varētu zināt, ka viņš ir tiešsaistē.

Atlasiet Pievienoties, lai atvērtu sapulces iestatījumu logu un apstiprinātu vēlamos kameras un mikrofona iestatījumus pirms pievienošanās tiešsaistes sapulcei.

Sapulces pārplānot

Savā Teams kalendārā varat pārplānot organizētās sapulces un pasākumus. Lai ātri atjauninātu sapulces laiku, atlasiet to savā Teams kalendārā, velciet to jaunā laika lodziņā un nometiet.

Pirms sapulces laika atjaunināšanas tiksit informēts par uzaicināto personu pieejamību.

Jūs varat arī mainīt sapulces laiku, atlasot sapulci savā Teams kalendārā, atlasot Rediģēt, izvēloties jaunu laiku un atlasot Sūtīt atjauninājumu. Dalībnieki automātiski saņems paziņojumu ar atjaunināto laiku. 

Statusa Rādīt kā iestatīšana Teams sapulcē

Kā rīkotājs varat iestatīt sapulces statusu Rādīt kā darbību joslā. Kad dalībnieki RSVP, viņu statuss automātiski atspoguļo organizatora iestatīto statusu. 

Kā dalībnieks varat izvēlēties iestatīt savu individuālo sapulces statusu, izmantojot opciju Rādīt kā neatkarīgi no organizatora iestatītā statusa. Atjauninātais statuss tiks atspoguļots jūsu kalendārā. Noklusējuma vērtība Rādīt kā visām sapulcēm, kurās rīkotāja grafiks ir Aizņemts.

Varat iestatīt savu statusu Rādīt kā vairākos veidos: