Excel datu avota sagatavošana pasta sapludināšanai programmā Word

Jums ir saraksts ar kontaktpersonām un citiem datiem, un šo sarakstu vēlaties izmantot Word pasta sapludināšanai. Ja jūsu datu avots ir esoša Excel izklājlapa, jums ir tikai jāsagatavo dati pasta sapludināšanai. Bet, ja jūsu datu avots ir ar tabulatoriem norobežots fails (.txt) vai komatatdalīto vērtību fails (.csv), vispirms dati ir jāimportē programmā Excel un pēc tam tie jāsagatavo pasta sapludināšanai.

1. darbība. Iestatiet datu avotu programmā Excel.

Ja izmantojat izklājlapu kā Excel avotu pasta sapludināšanai programmā Word, izlaidiet šo darbību. Ja datu avots ir .txt vai .csv fails, izmantojiet teksta importēšanas vedni, lai iestatītu datus programmā Excel.

Pēc tam, kad būsit sekmīgi importējis .txt vai .csv failu, skatiet 2. darbību.

Atveriet programmu Excel.
Dodieties uz Datu > No teksta/CSV faila.
Izvēlieties .txt vai .csv failu un pēc tam atlasiet Importēt.
Priekšskatījuma logā atlasiet Transformēt datus.
Lai formatētu, atlasiet pasta indeksu vai citu kolonnu.
Dodieties uz > Datu tips: un atlasiet Teksts.
Atlasiet Aizstāt pašreizējo.
Atkārtojiet 5.–7. darbību pēc nepieciešamības.
Atlasiet Aizvērt & ielādēt.
Dodieties uz > saglabāt kā un saglabājiet kā ar citu nosaukumu.

Atveriet programmu Excel.
Excel 2016 Dodieties uz Datu > Iegūt ārējos datus > No teksta.
Izvēlieties .txt vai .csv failu un pēc tam atlasiet Importēt.
Teksta importēšanas vedņa rūtī Sākotnējais datu tips izvēlieties Norobežots.
Ja failam ir galvenes , virs priekšskatījuma rūts atlasiet Maniem datiem ir galvenes, un pēc tam izvēlieties Tālāk.
Rūtī Norobežotāji atzīmējiet izvēles rūtiņu, kas atbilst datu izmantotajiem norobežotājiem (piemēram, Tabulēšanas rakstzīme vai Komats), un pēc tam izvēlieties Tālāk.
Sadaļā Datu priekšskatījums izvēlieties kolonnu, kas satur ASV pasta indeksus vai pasta indeksus, un sadaļā Kolonnas datu formāts izvēlieties Teksts.

Piezīme.: Ikreiz, kad kolonnā lietosit datu formātu (Vispārīgs, Teksts vai Datums), formāta nosaukums tiks parādīts attiecīgās kolonnas tabulas galvenē.
Pēc nepieciešamības atkārtojiet 7. darbību, izvēloties maināmo kolonnu un lietojamo datu formātu.
Izvēlieties Pabeigt.
Dialoglodziņā Importēt datus akceptējiet noklusējuma iestatījumu Esošā darblapa un šūnas adresi un pēc tam izvēlieties Labi.

Brīdinājums.: Dialoglodziņā Importēt datus šūnas adresē tiek parādīta pašlaik atlasītā šūna. Dati tiek importēti, sākot ar nosaukto šūnas adresi.
Saglabājiet izklājlapu ar jaunu faila nosaukumu.

2. darbība. Datu avota sagatavošana

Pārliecinieties, vai skaitlisku datu kolonnas ir pareizi formatētas Excel datu avotā, ko izmantosit adresātu saraksta izveidei Word pasta sapludināšanā. Formatējiet kolonnu ar skaitļiem, lai nodrošinātu atbilstību konkrētai kategorijai, piemēram, valūtai.

Ja izvēlēsities procentu kategoriju, ņemiet vērā, ka, izmantojot procentu formātu, šūnas vērtība tiks reizināta ar 100. Ja vēlaties izvairīties no reizināšanas, formatējiet procentu kolonnu kā tekstu.

PASTA indeksiem vai pasta indeksiem jābūt formatētiem kā tekstam, lai pasta sapludināšanas laikā saglabātu datus. Ja importēšana nav pabeigta, formatējiet to tūlīt. Ja kodi nav formatēti kā teksts, pasta sapludināšanas laikā tiek atmestas nulles kodu sākumā (piemēram, 00399).

Izvēlieties kolonnu, kurā iekļauti ASV pasta indeksi, pasta indeksi vai citi formatamie dati.
Dodieties uz Sākums un grupā Skaitlis atlasiet lejupvērsto bultiņu lodziņā Skaitļu formāts un pēc tam sarakstā izvēlieties kādu opciju (piemēram, Teksts).

Pirms vai pēc sapludināšanas lauka noteikti pievienojiet atbilstošo simbolu. Piemēram, tālāk parādīts, kā izskatīsies valūtas un procentu vērtības, ja izlaidīsit simbolus.

Pasta sapludināšanas rezultātu dokuments, kurā rakstīts “jūsu ieguldījums $50,00 apmērā” un “piedāvā jums 20% atlaidi”.

Ja iekļausit simbolus, skaitļi tiks parādīti saprotamāk.

Pasta sapludināšanas rezultātu dokumentā rakstīts “jūsu ieguldījums $50,00 apmērā” un “piedāvā jums 20% atlaidi”.

Pasta sapludināšanas dokumentā pievienojiet simbolus pirms vai pēc sapludināšanas laukiem, kā parādīts tālāk.

Pasta sapludināšanas dokumenta paraugs, kur laukā ar nosaukumu Ziedojums pirms vērtības ir dolāra zīme un laukā ar nosaukumu Procenti pirms vērtības ir procentu zīme.

Skatiet arī

Svarīga darbība pasta Word procesā ir datu avota iestatīšana un sagatavošana. Varat izmantot esošu datu Excel vai izveidot jaunu, importējot ar tabulatoriem atdalītu (.txt) vai komatatdalīto vērtību (.csv) failu. Kad datu avots ir iestatīts un sagatavots, varat veikt pasta sapludināšanu, izmantojot Dinamiskā datu apmaiņa (DDE) ar pakāpeniskas pasta sapludināšanas vedni vai manuālu pasta sapludināšanas metodi.

Ja pasta sapludināšanai neizmantojat Excel datu avotu, varat izmantot kontaktpersonu sarakstu vai adrešu grāmatu .txt vai .csv failā. Teksta importēšanas vednis palīdzēs iegūt datus no datu avota vai .txt .csv programmā Excel.

Atveriet programmu Excel.
Cilnē Dati izvēlieties No teksta/CSV faila.
Izvēlieties .txt vai .csv failu un pēc tam izvēlieties Importēt.
Teksta importēšanas vedņa rūtī Sākotnējais datu tips izvēlieties Norobežots.
Ja importējamā failā ir galvenes, virs priekšskatījuma rūts atzīmējiet izvēles rūtiņu Maniem datiem ir galvenes un pēc tam izvēlieties Tālāk.
Rūtī Norobežotāji atzīmējiet izvēles rūtiņu, kas atbilst jūsu datos izmantotajam norobežotājam (piemēram, Tabulēšanas rakstzīme vai Komats), un pēc tam izvēlieties Tālāk.

Padoms.: Rūtī Datu priekšskatījums tiek parādīts, kā rezultāti izskatīsies tabulas formātā.
Sadaļā Datu priekšskatījums izvēlieties kolonnu, kas satur ASV pasta indeksus vai pasta indeksus, un sadaļā Kolonnas datu formāts izvēlieties Teksts.
Piezīmes.:
- Pieejamie formāti ir Vispārīgi, Teksts un Datums. Ikreiz, kad kolonnai lietojat datu formātu, formāta nosaukums tiek parādīts šīs kolonnas tabulas galvenē.
- Kolonnu, kurā ir skaitliski dati, piemēram, procentuālā vērtība vai valūtas vērtība, var formatēt tikai pēc faila importēšanas. Papildinformāciju skatiet apakšsadaļā "Skaitlisko datu formatēšana Excel " apakšsadaļā.
Pēc nepieciešamības atkārtojiet 7. darbību, izvēloties maināmo kolonnu un lietojamo datu formātu.
Izvēlieties Pabeigt.
Dialoglodziņā Importēt datus akceptējiet noklusējuma iestatījumu Esošā darblapa un šūnas adresi un pēc tam izvēlieties Labi.

Brīdinājums.: Dialoglodziņā Importēt datus šūnas adresē tiek parādīta pašlaik atlasītā šūna. Dati tiek importēti, sākot ar nosaukto šūnas adresi.
Kad tas ir paveikts, saglabājiet savu datu avotu ar jaunu faila nosaukumu.

Skaitļu datu formatēšana Excel

Formatējiet jebkādus skaitliskus datus, piemēram, procentus vai valūtas vērtības, jebkurā jaunā vai esošā Excel avotā, ko plānojat izmantot pasta Word sapludināšanā. Lai pasta sapludināšanas laikā saglabātu skaitliskus datus, kas formatēti kā procentuālā vērtība vai kā valūta, izpildiet norādījumus sadaļā "2. darbība. Dinamiskās datu apmaiņas (DDE) izmantošana pasta sapludināšanai".

Pārliecinieties, vai skaitlisku datu kolonnas ir pareizi formatētas Excel datu avotā, ko izmantosit adresātu saraksta izveidei Word pasta sapludināšanā. Formatējiet kolonnu ar skaitļiem, lai nodrošinātu atbilstību konkrētai kategorijai, piemēram, valūtai.

Atveriet savu Excel datu avotu.
Izvēlieties kolonnu, ko vēlaties formatēt.
Cilnē Sākums grupā Skaitlis izvēlieties lejupvērsto bultiņu lodziņā Skaitļu formāts (Vispārīgs) un pēc tam izvēlieties kādu opciju no saraksta.
Ja nepieciešams, atkārtojiet 2. un 3. darbību.
Kad tas ir paveikts, izvēlieties Saglabāt.

Ja jums ir datu Excel, kurā ir formatēti skaitļi, piemēram, procentuālās vērtības un valūtas vērtības, daži skaitliskie dati, iespējams, nesaglabās formatējumu pasta sapludināšanas laikā. Jūs saņemsit vēlamos pasta sapludināšanas rezultātus un varēsit saglabāt skaitlisko datu formātu programmā Excel, izmantojot DDE.

Excel datu formāts salīdzinājumā ar darba sapludināšanas lauku, izmantojot vai neizmantojot dinamisko datu apmaiņu

Piezīme.: Ja izlemjat, ka neizmantosit DDE, izpildiet norādījumus, kas sniegti šeit: Pasta sapludināšanas izmantošana, lai nosūtītu lielapjoma e-pasta ziņojumus.

Atveriet Word, izvēlieties Fails > opcijas > Papildu.
Sadaļā Vispārīgi atzīmējiet izvēles rūtiņu Atverot apstiprināt failu formāta konvertēšanu .
Izvēlieties Labi.
Cilnē Sūtījumi izvēlieties Sākt pasta sapludināšanu un >pakāpeniskas pasta sapludināšanas vedni.
Pasta sapludināšanas rūts sadaļā Atlasīt adresātus izvēlieties Izmantot esošu sarakstu.
Sadaļā Izmantot esošu sarakstu izvēlieties Pārlūkot un pēc tam atveriet formatēto izklājlapu.
Dialoglodziņā Datu avota apstiprināšana atzīmējiet izvēles rūtiņu Rādīt visus un pēc tam izvēlieties MS Excel darblapas, izmantojot DDE (*.xls), > Labi.
Dialoglodziņā Microsoft Excel izvēlieties Visa izklājlapa un >Labi.
Kad tiek atvērts dialoglodziņš Sapludinātā pasta adresāti, izvēlieties Labi.
Turpiniet ar vēstuli, e-pasta ziņojumu, uzlīmi vai aploksnes sapludināšanu .

Padoms.: Ikreiz, kad atverat datu failu, Word lietotājam netiek parādīta uzvedne. Kad ir izveidots savienojums ar adresātu sarakstu, dodieties uz Failu >opcijas >Papildu. Sadaļā Vispārīgi notīrietizvēles rūtiņu Atverot apstiprināt failu formāta konvertēšanu .

Ja izklājlapā ir izveidots kontaktpersonu Excel, ir svarīgi formatēt visus pasta indeksus vai pasta indeksus kā tekstu, lai nezaudētu datus. Ja importējat jaunā izklājlapā kādas kontaktpersonas no teksta (.txt) vai komatatdalīto vērtību (.csv) faila, teksta importēšanas vednis var palīdzēt importēt un formatēt datus.

1. darbība. Datu avota iestatīšana programmā Excel

Ja jau izmantojat Excel izklājlapu kā datu avotu pasta sapludināšanai programmā Word, pārejiet pie šīs tēmas 2. darbības. Ja datu avots ir .txt vai .csv fails, kurā iekļautas jūsu Gmail kontaktpersonas, izmantojiet teksta importēšanas vedni, lai iestatītu datus programmāExcel.

Atveriet Excel un cilnē Dati izvēlieties No teksta.
Izvēlieties .csv vai .txt failu un pēc tam izvēlieties Iegūt datus.
Teksta importēšanas vednī izvēlieties Tālāk.
Sadaļā Norobežotāji atzīmējiet izvēles rūtiņu, kas atbilst norobežotājam, kurš atdala katru datu elementu (piemēram, tabulatoru vai komatu). Pēc tam izvēlieties Tālāk.

Padoms.: Rūtī Atlasīto datu priekšskatījums tiek parādīts, kā rezultāti izskatīsies tabulas formātā.
Atlasīto datu priekšskatījumā izvēlieties kolonnu, kas satur pasta indeksus vai pasta indeksus. Pēc tam Cddatu formātā izvēlieties Teksts.
Ja nepieciešams, atkārtojiet 5. darbību, izvēloties maināmo kolonnu un datu formātu.

Piezīme.: Ikreiz, kad kolonnai lietojat datu formātu, formāta nosaukums tiek parādīts šīs kolonnas tabulas galvenē.
Noklikšķiniet uz Pabeigt.
Dialoglodziņā Datu importēšana izvēlieties, kur ievietot Excel un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.

Piezīme.: Saglabājiet izklājlapu ar jaunu faila nosaukumu.