Excel datu avota sagatavošana pasta sapludināšanai programmā Word

Jums ir saraksts ar kontaktpersonām un citiem datiem, un šo sarakstu vēlaties izmantot Word pasta sapludināšanai. Ja jūsu datu avots ir esoša Excel izklājlapa, jums ir tikai jāsagatavo dati pasta sapludināšanai. Taču, ja jūsu datu avots ir ar tabulatoriem atdalīts (. txt) vai komatatdalīto vērtību (. csv) fails, dati vispirms ir jāimportē Excel un pēc tam jāsagatavo pasta sapludināšanai.

1. darbība. Iestatiet datu avotu programmā Excel.

Ja izmantojat Excel izklājlapu kā savu datu avotu pasta sapludināšanai programmā Word, izlaidiet šo darbību. Ja datu avots ir. txt vai . csv fails, izmantojiet teksta importēšanas vedni, lai Excel iestatītu datus.

Pēc tam, kad būsit sekmīgi importējis .txt vai .csv failu, skatiet 2. darbību.

  1. Atveriet programmu Excel.

  2. Dodieties uz datu > no teksta/CSV.

    Teksta/CSV atlasīšana cilnē dati

  3. Izvēlieties vajadzīgo. txt vai. csv failu un pēc tam atlasiet Importēt.

  4. Priekšskatījuma logā atlasiet transformācijas dati.

  5. Atlasiet ZIP, pasta indeksu vai citu kolonnu, ko vēlaties formatēt.

  6. Dodieties uz transformēt > datu tipu: un atlasiet teksts.

    Power Query logs ar atlasītu tekstu

  7. Atlasiet aizstāt pašreizējo.

  8. Pēc nepieciešamības atkārtojiet 5-7 darbības.

  9. Atlasiet slēgt & ielādēt.

  10. Dodieties uz fails > saglabāt kā un saglabāt kā ar citu nosaukumu.

  1. Atveriet programmu Excel.

  2. Excel 2016    Dodieties uz dati > no tekstaIegūstiet ārējos datus >.

    Cilnē Dati ir iezīmēta opcija No teksta.

  3. Izvēlieties vajadzīgo. txt vai. csv failu un pēc tam atlasiet Importēt.

  4. Teksta importēšanas vedņa rūtī Sākotnējais datu tips izvēlieties Norobežots.

    Ārēju datu iegūšana no teksta programmā Excel, teksta importēšanas vednis, 1. darbība no 3

  5. Atlasiet maniem datiem ir virsraksti virs priekšskatījuma rūts, ja failā ir galvenes, un pēc tam izvēlieties Tālāk.

  6. Rūtī norobežotāji atzīmējiet izvēles rūtiņu, kas atbilst norobežotājam (piemēram, tabulēšanas taustiņš vai komats), ko izmanto dati, un pēc tam izvēlieties Tālāk.

    Teksta importēšanas vednī ir iezīmētas norobežotāju opcijas.

  7. Sadaļā Datu priekšskatījums izvēlieties kolonnu, kas satur ASV pasta indeksus vai pasta indeksus, un sadaļā Kolonnas datu formāts izvēlieties Teksts.

    Teksta importēšanas vednī ir iezīmēta kolonnu datu formāta opcija Teksts.

    Piezīme.: Ikreiz, kad kolonnā lietosit datu formātu (Vispārīgs, Teksts vai Datums), formāta nosaukums tiks parādīts attiecīgās kolonnas tabulas galvenē.

  8. Pēc nepieciešamības atkārtojiet 7. darbību, izvēloties maināmo kolonnu un lietojamo datu formātu.

  9. Izvēlieties Pabeigt.

  10. Dialoglodziņā Importēt datus akceptējiet noklusējuma iestatījumu Esošā darblapa un šūnas adresi un pēc tam izvēlieties Labi.

    Dialoglodziņā Importēt datus izvēlieties ievietot datus esošā darblapā (noklusējuma iestatījums) vai jaunā darblapā

    Brīdinājums.: Dialoglodziņā Importēt datus šūnas adresē tiek parādīta pašlaik atlasītā šūna. Dati tiek importēti, sākot ar nosaukto šūnas adresi.

  11. Saglabājiet izklājlapu ar jaunu faila nosaukumu.

2. darbība. Datu avota sagatavošana

Pārliecinieties, vai skaitlisku datu kolonnas ir pareizi formatētas Excel datu avotā, ko izmantosit adresātu saraksta izveidei Word pasta sapludināšanā. Formatējiet kolonnu ar skaitļiem, lai nodrošinātu atbilstību konkrētai kategorijai, piemēram, valūtai.

Ja izvēlēsities procentu kategoriju, ņemiet vērā, ka, izmantojot procentu formātu, šūnas vērtība tiks reizināta ar 100. Ja vēlaties izvairīties no reizināšanas, formatējiet procentu kolonnu kā tekstu.

Pasta indeksi ir jāformatē kā teksts, lai varētu saglabāt datus pasta sapludināšanas laikā. Ja pēc importēšanas tas nav izdarīts, formatējiet to tūlīt. Ja kodi nav formatēti kā teksts, pasta sapludināšanas laikā tiek atmestas nulles kodu sākumā (piemēram, 00399).

  1. Izvēlieties kolonnu, kas satur pasta indeksus, pasta indeksus vai citus datus, kas jāformatē.

  2. Dodieties uz Sākumsun grupā skaitlis atlasiet nolaižamo bultiņu lodziņā skaitļu formāts un pēc tam sarakstā (piemēram, teksts) izvēlieties opciju.

    Programmas Excel cilnē Sākums grupā Skaitlis izvēlieties lejupvērsto bultiņu lodziņā Vispārīgs un pēc tam izvēlieties lietojamo skaitļu formātu.

Pirms vai pēc sapludināšanas lauka noteikti pievienojiet atbilstošo simbolu. Piemēram, tālāk parādīts, kā izskatīsies valūtas un procentu vērtības, ja izlaidīsit simbolus.

Pasta sapludināšanas rezultātu dokuments, kurā rakstīts “jūsu ieguldījums $50,00 apmērā” un “piedāvā jums 20% atlaidi”.

Ja iekļausit simbolus, skaitļi tiks parādīti saprotamāk.

Pasta sapludināšanas rezultātu dokumentā rakstīts “jūsu ieguldījums $50,00 apmērā” un “piedāvā jums 20% atlaidi”.

Pasta sapludināšanas dokumentā pievienojiet simbolus pirms vai pēc sapludināšanas laukiem, kā parādīts tālāk.

Pasta sapludināšanas dokumenta paraugs, kur laukā ar nosaukumu Ziedojums pirms vērtības ir dolāra zīme un laukā ar nosaukumu Procenti pirms vērtības ir procentu zīme.

Skatiet arī

Būtisks solis Word pasta sapludināšanas procesā ir iestatīt un sagatavot datu avotu. Varat izmantot esošu Excel datu avotu vai izveidot jaunu, importējot ar tabulatoriem atdalītu (. txt) vai komatatdalīto vērtību (. csv) failu. Pēc datu avota iestatīšanas un sagatavošanas varat veikt pasta sapludināšanu, izmantojot Dinamiskā datu apmaiņa (DDE) ar pakāpenisko pasta sapludināšanas vedni vai izmantojot manuālo pasta sapludināšanas metodi.

Ja neizmantojat esošu Excel datu avotu pasta sapludināšanai, varat izmantot kontaktpersonu sarakstu vai adrešu grāmatu. txt vai . csv failā. Teksta importēšanas vednis palīdz veikt darbības, lai iegūtu datus, kas atrodas. txt vai. CSV faila Excel.

  1. Atveriet programmu Excel.

  2. Cilnē dati izvēlieties no teksta/CSV.

  3. Izvēlieties vajadzīgo. txt vai. csv failu un pēc tam atlasiet Importēt.

  4. Teksta importēšanas vedņa rūtī Sākotnējais datu tips izvēlieties Norobežots.

    Ārēju datu iegūšana no teksta programmā Excel, teksta importēšanas vednis, 1. darbība no 3

  5. Ja importējamā failā ir galvenes, virs priekšskatījuma rūts atzīmējiet izvēles rūtiņu Maniem datiem ir galvenes un pēc tam izvēlieties Tālāk.

  6. Rūtī Norobežotāji atzīmējiet izvēles rūtiņu, kas atbilst jūsu datos izmantotajam norobežotājam (piemēram, Tabulēšanas rakstzīme vai Komats), un pēc tam izvēlieties Tālāk.

    Teksta importēšanas vednī ir iezīmētas norobežotāju opcijas.

    Padoms.: Rūtī Datu priekšskatījums tiek parādīts, kā rezultāti izskatīsies tabulas formātā.

  7. Sadaļā Datu priekšskatījums izvēlieties kolonnu, kas satur ASV pasta indeksus vai pasta indeksus, un sadaļā Kolonnas datu formāts izvēlieties Teksts.

    Teksta importēšanas vednī ir iezīmēta kolonnu datu formāta opcija Teksts.

    Piezīmes.: 

    • Pieejamie formāti ir Vispārīgi, tekstsun datums. Katru reizi, kad kolonnai lietojat datu formātu, šīs kolonnas tabulas galvenē parādās formāta nosaukums.

    • Kolonna, kurā ir skaitliski dati, piemēram, procentuālās vērtības vai valūtas vērtība, piemēram, var formatēt tikai pēc faila importēšanas. Papildinformāciju skatiet rakstā skaitlisko datu formatēšana Excel ajā apakšsadaļā.

  8. Pēc nepieciešamības atkārtojiet 7. darbību, izvēloties maināmo kolonnu un lietojamo datu formātu.

  9. Izvēlieties Pabeigt.

  10. Dialoglodziņā Importēt datus akceptējiet noklusējuma iestatījumu Esošā darblapa un šūnas adresi un pēc tam izvēlieties Labi.

    Dialoglodziņā Importēt datus izvēlieties ievietot datus esošā darblapā (noklusējuma iestatījums) vai jaunā darblapā

    Brīdinājums.: Dialoglodziņā Importēt datus šūnas adresē tiek parādīta pašlaik atlasītā šūna. Dati tiek importēti, sākot ar nosaukto šūnas adresi.

  11. Kad esat pabeidzis, saglabājiet datu avotu ar jaunu faila nosaukumu.

Skaitlisko datu formatēšana programmā Excel

Formatējiet jebkurus skaitliskos datus, piemēram, procentuālo vērtību vai valūtas vērtības jaunā vai esošā datu avotā Excel, kurus plānojat izmantot Word pasta sapludināšanai. Lai saglabātu skaitliskos datus, kas formatēti kā procentuālā vērtība vai kā valūta pasta sapludināšanas laikā, izpildiet norādījumus, kas sniegti sadaļā "2. darbība: dinamiskās datu apmaiņas (DDE) izmantošana pasta sapludināšanai".

Pārliecinieties, vai skaitlisku datu kolonnas ir pareizi formatētas Excel datu avotā, ko izmantosit adresātu saraksta izveidei Word pasta sapludināšanā. Formatējiet kolonnu ar skaitļiem, lai nodrošinātu atbilstību konkrētai kategorijai, piemēram, valūtai.

  1. Atveriet savu Excel datu avotu.

  2. Izvēlieties kolonnu, ko vēlaties formatēt.

  3. Cilnē Sākums grupā Skaitlis izvēlieties lejupvērsto bultiņu lodziņā Skaitļu formāts (Vispārīgs) un pēc tam izvēlieties kādu opciju no saraksta.

    Programmas Excel cilnē Sākums grupā Skaitlis izvēlieties lejupvērsto bultiņu lodziņā Vispārīgs un pēc tam izvēlieties lietojamo skaitļu formātu.

  4. Pēc nepieciešamības atkārtojiet 2. un 3. darbību.

  5. Kad esat pabeidzis, izvēlieties Saglabāt.

Ja jums ir Excel datu avots, kas satur formatētus skaitļus, piemēram, procentuālo vērtību un valūtas vērtības, daži skaitliskie dati var nesaglabāt tā formatējumu pasta sapludināšanas laikā. Jūs saņemsit vēlamo pasta sapludināšanas rezultātu un varat saglabāt skaitlisko datu formātu programmā Excel, izmantojot funkciju DDE.

Excel datu formāts salīdzinājumā ar darba sapludināšanas lauku, izmantojot vai neizmantojot dinamisko datu apmaiņu

Piezīme.: Ja izlemjat neizmantot DDE, izpildiet norādījumus sadaļā pasta sapludināšanas izmantošana, lai nosūtītu lielapjoma e-pasta ziņojumus.

  1. Atveriet Word, izvēlieties fails > Opcijas > papildu.

  2. Sadaļā Vispārīgiatzīmējiet izvēles rūtiņu Atverot apstiprināt failu formāta konvertēšanu .

    Opcija Atverot apstiprināt failu formāta konvertēšanu

  3. Izvēlieties Labi.

  4. Cilnē sūtījumi izvēlieties sākt pasta sapludināšanu > pakāpeniskas pasta sapludināšanas vednis.

    Programmas Word cilnē sūtījumi izvēlieties Sākt pasta sapludināšanu un pēc tam izvēlieties pakāpeniskas pasta sapludināšanas vednis

  5. Rūts pasta sapludināšana sadaļā Atlasīt adresātusizvēlieties Lietot esošu sarakstu.

    Programmā Word uzdevumrūts Pasta sapludināšana, kas tiek atvērta, kad izvēlaties pakāpeniskas pasta sapludināšanas vedni grupā pasta sapludināšana

  6. Sadaļā Lietot esošu sarakstuizvēlieties Pārlūkotun pēc tam atveriet formatētu izklājlapu.

  7. Dialoglodziņā datu avota apstiprināšana atzīmējiet izvēles rūtiņu Rādīt visu un izvēlieties MS Excel darblapas, izmantojot DDE (*. xls) > Labi.

    Dialoglodziņš Datu avota apstiprināšana

  8. Dialoglodziņā Microsoft Excel izvēlieties visa izklājlapa > Labi.

    Dialoglodziņš Microsoft Excel programmā Word

  9. Kad tiek atvērts dialoglodziņš Sapludinātā pasta adresāti , izvēlieties Labi.

    Dialoglodziņš Sapludinātā pasta adresāti, kas rāda Excel izklājlapas saturu, kas tiek izmantots kā datu avots adresātu sarakstam

  10. Turpiniet ar savu vēstuli, e-pasta ziņojumu, etiķetivai aploksnes sapludināšanu.

Padoms.: Katru reizi, kad atverat datu failu, varat novērst uzvednes Word. Kad ir izveidots savienojums ar adresātu sarakstu, dodieties uz sadaļu failu > Opcijas > papildu. Sadaļā Vispārīginotīriet izvēles rūtiņu Atverot apstiprināt failu formāta konvertēšanu .

Ja esat izveidojis kontaktpersonu sarakstu Excel izklājlapā, ir svarīgi formatēt jebkādus pasta indeksus vai pasta indeksus kā tekstu, lai izvairītos no datu zuduma. Ja importējat jaunu izklājlapu, visas kontaktpersonas no teksta (. txt) vai komatatdalīto vērtību (. csv) faila, teksta importēšanas vednis var palīdzēt importēt un formatēt datus.

1. darbība: datu avota iestatīšana programmā Excel

Ja jūs jau izmantojat Excel izklājlapu kā savu datu avotu pasta sapludināšanai programmā Word, šajā tēmā pārejiet uz 2. darbību. Ja datu avots ir. txt vai. csv fails, kas satur jūsu Gmail kontaktpersonas, piemēram, izmantojiet teksta importēšanas vedni, laiExcel iestatītu datus.

  1. Atveriet Excel un cilnē dati izvēlieties no teksta.

    On the Data tab, select From Text

  2. Izvēlieties vajadzīgo. csv vai. txt failu un pēc tam izvēlieties iegūt datus.

  3. Teksta importēšanas vednīizvēlieties Tālāk.

  4. Sadaļā norobežotājiatzīmējiet izvēles rūtiņu, kas atbilst norobežotājam, kas atdala katru datu elementu (piemēram, tabulēšanas taustiņš vai komats). Pēc tam izvēlieties Tālāk.

    Padoms.: Atlasīto datu rūts priekšskatījumā parādīts, kā rezultāti izskatīsies tabulas formātā.


    Step 2 of the Text Import Wizard
     

  5. Atlasīto datu priekšskatījumāizvēlieties kolonnu, kurā ir pasta indeksi vai pasta indeksi. Pēc tam sadaļā CIevietot sleju datu formātsizvēlieties teksts.

    Text Import Wizard step 3
     

  6. Pēc nepieciešamības atkārtojiet 5. darbību, izvēloties maināmo kolonnu un lietojamo datu formātu.

    Piezīme.: Katru reizi, kad kolonnai lietojat datu formātu, šīs kolonnas tabulas galvenē parādās formāta nosaukums.

  7. Noklikšķiniet uz Pabeigt.

  8. Dialoglodziņā datu importēšana izvēlieties, kur Excel ievietot datus, un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.

    Piezīme.: Saglabājiet izklājlapu ar jaunu faila nosaukumu.

2. darbība: skaitlisku datu formatēšana Excel izklājlapā

Lai nodrošinātu, ka pasta indeksā ir pasta indekss, kas tiek izpildīts, nezaudējot nulles, formatējiet kolonnu, kas satur šos kodus kā tekstu.

  1. Atveriet izklājlapu un atlasiet kolonnu, kurā ir pasta indeksi.

  2. Cilnes Sākums lodziņā formāts izvēlieties teksts.

    On the Home tab, in the Format box, select Text

Tagad varat izmantot šos datus pasta sapludināšanai.

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka jums varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta speciālistiem.

×