Ja iestatāt SharePoint pakalpojumā Microsoft 365 pakalpojumā Microsoft 365, iespējams, jums ir dokumenti un faili, kurus vēlaties pievienot grupas vietnei. Tālāk ir daži veidi, kā vietnei varat pievienot dažādu veidu saturu.
Piezīme.: Rakstu par to, kā iestatīt grupas OneDrive darba vai mācību konts grupas vietnes, lai tās varētu izmantot kopā, skatiet rakstā Office 365 failukrātuves un koplietošanas iestatīšana.
Tēmas šajā rakstā
Pirms sākat darbu
Pirms sākat pārvietot failus, pārbaudiet, cik daudz krātuves vietas SharePoint pakalpojumā Microsoft 365Microsoft 365. Informāciju par krātuves ierobežojumiem attiecībā uz SharePoint pakalpojumā Microsoft 365 skatiet rakstā SharePoint ierobežojumi.
Padoms.: Ir svarīgi atcerēties, ka programmā Microsoft 365 krātuves ierobežojumi programmā SharePoint pakalpojumā Microsoft 365 (jūsu grupas vietnē) atšķiras no Exchange Online krātuves ierobežojumiem (e-pasta kontiem). Papildinformāciju par pastkastes krātuves ierobežojumiem skatiet sadaļāAdresāti Microsoft 365 Exchange Online pakalpojumu apraksti.
Nākamā darbība ir analizēt pašlaik izveidoto saturu. Tas attiecas uz dokumentiem, attēliem, veidlapām u.c.
Padoms.: Failu pārlūkā meklējiet esošos failus pēc lieluma un datuma. Tas var palīdzēt ātri identificēt nesen izmantotos vai ļoti lielos failus.
Pārdomājiet, cik daudz satura tiek regulāri izmantots un vai vēlaties to glabāt Microsoft 365. Tāpat kā to darītu, pārejot uz mazāku māju, mērķis ir izlemt, kas ietilps jaunajā vietnē. Piemēram, ja jūsu organizācija tagad izmanto lielāku krātuvi, nekā Microsoft 365 produktu SharePoint pakalpojumā Microsoft 365, ir jāpieņem šādi lēmumi:
-
Kādus failus vēlaties pārvietot?
-
Vai vēlaties iegādāties papildu krātuves vietu?
-
Vai plānojat palielināties vieta jūsu vietnei? (Tas noteikti būs)
Ja jūsu organizācija ir liela vai sarežģīta, apsveriet iespēju uzaicināt ekspertu, kas jums palīdzēs. Cienījamu palīdzību varat atrast vietnē Microsoft Pinpoint. Pinpoint ir ātrs un vienkāršs veids, kā uzņēmumiem visā pasaulē atrast sertificētus Microsoft speciālistus un profesionālus pakalpojumus
Mapju, bibliotēku un apakšvietņu izveide
Pēc tam, kad esat identificējiet saturu, kuru vēlaties pārvietot, pārdomājiet, kā vēlaties to organizēt. Iespējams, vēlēsities sākt ar failu augšupielādi savas grupas vietnes dokumentu bibliotēkā. Satura organizēšana ir laba ideja, īpaši, ja paredzat, ka beigās būs daudz failu. Tā kā palielinās satura apjoms, varat izveidot papildu dokumentu bibliotēkas, veidlapu bibliotēkas un attēlu bibliotēkas, lai saglabātu šo saturu. Apakšvietnes varat izveidot arī dažādu veidu dokumentiem vai projektiem.
Papildinformāciju par to, kā plānot struktūru, lai organizētu saturu savā vietnē, skatiet rakstā Grupas vietnes satura plānošana.
Dokumentu, attēlu un failu augšupielāde
Lai augšupielādētu failus, piemēram, Word dokumentus, PDF failus vai JPG fotoattēlus, augšupielādējiet tos bibliotēkā vai mapē bibliotēkā.
Piezīme.: Maksimālais faila lielums vienam failam, ko var augšupielādēt bibliotēkā, SharePoint pakalpojumā Microsoft 365 pašlaik ir 2 GB. Turklāt vienlaikus varat augšupielādēt tikai 100 vai mazāk failu.
Labākais veids, kā to izdarīt, ir atkarīgs no failu skaita. Vispirms pārlūkojiet līdz mērķa bibliotēkai un pēc tam izmantojiet šo tabulu, lai izvēlētos metodi:
|
Failu skaits |
Augšupielādes metode |
|---|---|
|
Viens dokuments |
Atlasiet Jauns dokuments > AUGŠUPIELĀDĒT ESOŠU FAILUun pēc tam pārlūkojiet failu savā datorā. |
|
Daudzi dokumenti un mapes |
Lentes cilnē Bibliotēka atlasiet pogu Atvērt ar Explorer. Pēc tam velciet un nometiet failus, izmantojot failu pārlūku. |
Papildinformāciju skatiet rakstā Failu augšupielāde, izveide vai dzēšana bibliotēkā.
Piezīme.: Pastāv noteikti failu tipi, ko nevar augšupielādēt bibliotēkā. Šo failu sarakstu skatiet rakstā Failu tipi, kurus nevar pievienot sarakstam vai bibliotēkai.
Kontaktpersonu, SharePoint un izklājlapu sarakstu izveide
Katram uzņēmumam ir dati dažādos veidos, piemēram, kalendāros, uzdevumos un izklājlapās. Šāda veida datiem šo saturu var pārvietot vai pārvērst par savas vietnes sarakstu. Piemēram, savu darba kontaktpersonu sarakstu varat pārvērst par kontaktpersonu sarakstu. Turklāt kalendārus bieži vien var pārvērst par SharePoint kalendāru, kas ir īpaša veida saraksts.
-
Lai uzzinātu, kā izveidot grupas kalendāru programmā SharePoint pakalpojumā Microsoft 365, noskatieties šo video: Video: Sava kalendāra izveide.
Ja tagad izmantojat Microsoft Excel izklājlapas, lai sekotu informācijai, varat augšupielādēt šīs izklājlapas tieši dokumentu bibliotēkā programmā SharePoint pakalpojumā Microsoft 365. Vai arī varat importēt izklājlapu kā SharePoint sarakstus. Tā kā daudzi lietotāji var atjaunināt sarakstu vienlaikus, šie SharePoint veicina sadarbību. Varat izveidot dažādus sarakstu skatus, lai precīzi parādītu nepieciešamo informāciju.
-
Papildinformāciju par darbu ar sarakstiem skatiet rakstā Apmācība: saraksta izveide un iestatīšana.
Apsveriet SharePoint risinājumus parasta uzņēmuma vajadzībām
Cits veids, kā pārvietot saturu, ir izmantot SharePoint, lai labāk pārvaldītu esošu uzdevumu. Piemēram, lielākā daļa organizāciju vēlas tvert un koplietot ikdienas zināšanas par cilvēkiem, kuri šeit strādā. Tieši šāda veida koplietošanai jūsu vietnē var būt lielisks vikivietne.
Šajā tabulā aprakstīti SharePoint līdzekļi, kas var palīdzēt pārvaldīt biznesa procesus.
|
Biznesa process |
Apraksts |
|---|---|
|
Vikivietnes izmantošana grupas zināšanu kopīgošanai un sadarbībai |
Vikivietnes ir īpašas vietnes, kurās lietotāju kopiena izveido un uztur informāciju. Vikivietnes var būt lielisks rīks darba procesa informācijas vai vispārīgas atsauces informācijas tveršanai un koplietošanai.
|
|
Resursu plānošanas pārvietošana uz SharePoint kalendāriem |
Grupas kalendārs var būt labs veids, kā ieplānot kopīgus resursus, piemēram, konferenču telpas, aprīkojumu utt. Tā kā grupas kalendārs atrodas SharePoint pakalpojumā Microsoft 365 vietnē, ikviens jūsu grupas dalībnieks var to vienkārši skatīt vietnē SharePoint programmā Outlook. |
|
Datu bāzes programmu pārvēršana par Access lietojumprogrammu |
Varat izmantot Microsoft Access 2013, lai veidotu un publicētu datu bāzi un pēc tam izveidotu Access lietojumprogrammu datu bāzes izmantošanai grupas vietnē.
|
|
Biznesa procesu automatizēšana, izmantojot darbplūsmas |
Darbplūsmas automatizē un izseko galvenos uzdevumus biznesa procesā. Tās ir lieliski noderīgs tādiem uzdevumiem kā apstiprināšanas procesi vai atsauksmju apkopošana.
|
Palīdziet vietnes lietotājiem atrast jūsu saturu
Kad dokumenti un faili ir pārvietoti uz grupas vietni, informējiet citus vietnes lietotājus par to. Varat piedāvāt vairākus atšķirīgus veidus, kā viņi var izmantot, lai vietnē atrastu saturu.
Šajā tabulā aprakstītas dažādas metodes, kuras varat izmantot.
|
Metode |
Apraksts |
|---|---|
|
Meklēšanas izmantošana, lai atrastu saturu |
Vienkāršākais veids, kā atrast SharePoint pakalpojumā Microsoft 365 vietnē, ir izmantot meklēšanas līdzekli.
|
|
Sarakstu un bibliotēku skatu konfigurēšana, lai padarītu saturu atklājamu |
Varat atlasīt elementus, kas tiek parādīti skatā. Piemēram, vienā skatā varat parādīt virsrakstu un autoru. Citā skatā, iespējams, vēlēsities parādīt tikai vienumus, kas tika pievienoti pēc noteikta datuma. |
|
Vietnes navigācijas pielāgošana |
Grupas vietnes navigāciju var pielāgot, lai vietnes lietotājiem būtu vieglāk atrast saturu. |
|
Tiešsaistes satura meklēšana, kad esat bezsaistē |
Varat izmantot OneDrive darba vai mācību konts vai Outlook, lai meklētu saturu, kas atrodas SharePoint pakalpojumā Microsoft 365 vietnē, kad esat bezsaistē
|
|
Sekošana satura atjauninājumiem |
Papildinformāciju par veidiem, kā vietnes lietotājiem var viegli atrast saturu, skatiet plānošanas rokasgrāmatas rakstā Grupas vietņu satura plānošana.
Atstājiet komentāru
Vai šis raksts bija noderīgs? Ja tas bija noderīgs, pastāstiet par to šīs lapas apakšā. Ja tas nebija noderīgs, pastāstiet mums, kāda informācija bija maldinoša vai trūka. Mēs izmantosim jūsu atsauksmes, lai rūpīgi pārbaudītu faktus, pievienotu informāciju un atjauninātu šo rakstu.
