Piezīme.: Microsoft Access neatbalsta Excel datu importēšanu ar lietoto jūtīguma etiķeti. Lai novērstu šo problēmu, varat noņemt etiķeti pirms importēšanas un pēc importēšanas atkārtoti lietot šo etiķeti. Papildinformāciju skatiet rakstā Sensitivitātes etiķešu lietošana failiem un e-pastam sistēmā Office.
Datus no Excel darbgrāmatas programmas Access datu bāzēs var nogādāt dažādi. Var kopēt datus no atvērtas darbgrāmatas un ielīmēt tos Access datu lapā, importēt darblapu jaunā vai esošā tabulā, vai Access datu bāzē izveidot saiti ar darbgrāmatu.
Šajā rakstā ir sīki izskaidrots, kā importēt Excel datus vai izveidot uz tiem saiti Access datora datu bāzēs.
Iespējamās darbības
Vispārīgi par datu importēšanu no programmas Excel
Lai daļu vienas vai vairāku Excel darblapu datu vai visus šos datus glabātu programmā Access, darblapas saturs jāimportē jaunā vai esošā Access datu bāzē. Importējot datus, programma Access izveido datu kopiju jaunā vai esošā tabulā, nemainot avota Excel darblapu.
Raksturīgākās situācijas Excel datu importēšanai programmā Access
-
Jūs ilgi lietojat programmu Excel, taču darba optimizēšanas labad vēlaties darbā ar šiem datiem izmantot programmu Access. Jums nepieciešams pārvietot Excel darblapu datus vienā vai vairākās jaunās Access datu bāzēs.
-
Jūsu nodaļa vai darbgrupa izmanto programmu Access, taču reizēm ar Access datu bāzēm sapludināmus datus jūs saņemat Excel formātā. Jūs vēlaties šīs Excel darblapas jau saņemot importēt datu bāzē.
-
Datu pārvaldībai jūs izmantojat programmu Access, taču nedēļas atskaites no pārējiem darba grupas dalībniekiem saņemat Excel darbgrāmatu formātā. Jūs vēlaties racionalizēt importēšanas procesu, lai nodrošinātu datu importēšanu datu bāzē ik nedēļu noteiktā laikā.
Ja pirmo reizi importējat datus no programmas Excel
-
Excel darbgrāmatu nav iespējams saglabāt kā Access datu bāzi. Excel nenodrošina funkcijas Access datu bāzes izveidei no Excel datiem.
-
Atverot Excel darbgrāmatu programmā Access (dialoglodziņā Faila atvēršana mainiet sarakstlodziņā Faili, kuru tips ir esošo vērtību uz Microsoft Office Excel faili un atlasiet nepieciešamo failu), Access izveido saiti uz darbgrāmatu, nevis importē tās datus. Saites izveide uz darbgrāmatu būtiski atšķiras no darbgrāmatas importēšanas datu bāzē. Papildinformāciju par saišu izveidi skatiet tālāk šī raksta sadaļā Saites izveidošana uz datiem programmā Excel.
Datu importēšana no programmas Excel
Šajā sadaļā aprakstīts, kā sagatavoties importēšanai un veikt importēšanu, kā arī kā saglabāt importēšanas iestatījumus, lai tos izmantotu vēlāk. Turpinot darbu, atcerieties, ka vienlaikus var importēt tikai vienas darblapas datus. Nevar vienlaikus importēt visus darbgrāmatas datus.
Darblapas sagatavošana
-
Atrodiet avota failu un atlasiet darblapu, kurā ir programmā Access importējamie dati. Ja vēlaties importēt tikai darblapas daļu, varat definēt nosauktu diapazonu, kurā ir tikai importējamās šūnas.
Nosaukta diapazona definēšana (nav obligāti)-
Pārslēdzieties uz programmu Excel un atveriet darblapu ar importējamajiem datiem.
-
Atlasiet šūnu diapazonu, kurā ir importējamie dati.
-
Noklikšķiniet atlasītajā diapazonā ar peles labo pogu un pēc tam uz Nosaukt diapazonu vai Definēt nosaukumu.
-
Dialoglodziņā Jaunais nosaukums norādiet šī diapazona nosaukumu lodziņā Nosaukums un noklikšķiniet uz Labi.
Atcerieties, ka vienā importēšanas darbībā varat vienlaikus importēt tikai vienu darblapu. Lai importētu vairāku darblapu datus, atkārtojiet importēšanas darbību katrai darblapai.
-
-
Pārskatiet avota datus un rīkojieties, kā aprakstīts šajā tabulā.
Elements
Apraksts
Kolonnu skaits
Importējamo avota kolonnu skaits nedrīkst pārsniegt 255, jo Access tabulā neatbalsta vairāk par 255 laukiem.
Kolonnu un rindu izlaišana
Ieteicams iekļaut tikai tās avota darblapas vai nosauktā apgabala rindas un kolonnas, ko vēlaties importēt.
Rindas Importēšanas darbības laikā nevar filtrēt vai izlaist rindas.
Kolonnas. Importēšanas darbības laikā nevar izlaist kolonnas, ja esat izvēlējies pievienot datus esošai tabulai.
Tabulas formāts
Pārliecinieties, vai šūnām ir tabulas formāts. Ja darblapā vai nosauktajā diapazonā ir sapludinātas šūnas, šo šūnu saturs tiek novietots laukā, kas atbilst pirmajai kolonnai pa kreisi, bet pārējie lauki tiek atstāti tukši.
Tukšas kolonnas, rindas un šūnas
Izdzēsiet no darblapas vai diapazona visas nevajadzīgās tukšās kolonnas un rindas. Ja darblapā vai diapazonā ir tukšas šūnas, mēģiniet pievienot trūkstošos datus. Ja plānojat pievienot ierakstus esošai tabulai, pārliecinieties, vai atbilstošais tabulas lauks pieņem vērtības Null (trūkstošas vai nezināmas). Lauks pieņem vērtības Null, ja tā lauka rekvizīts Required ir iestatīts uz No un tā rekvizīta ValidationRule iestatījums neaizliedz vērtības Null.
Kļūdu vērtības
Ja vienā vai vairākās darblapas vai diapazona šūnās ir kļūdu vērtības, piemēram, #NUM un #DIV, izlabojiet tās, pirms sākat importēšanu. Ja avota darblapā vai diapazonā ir kļūdu vērtības, programma Access ievieto vērtību Null atbilstošajos tabulas laukos. Papildinformāciju par šo kļūdu labošanas veidiem skatiet tālāk šī raksta sadaļā Problēmu novēršana trūkstošu vai nepareizu vērtību gadījumā.
Datu tips
Lai izvairītos no importēšanas kļūdām, pārliecinieties, vai katrā avota kolonnā ir viena un tā paša tipa dati katrā rindā. Programma Access skenē pirmās astoņas avota rindas, lai noteiktu tabulas lauku datu tipu. Ļoti ieteicams pārliecināties, vai pirmajās astoņās avota rindās netiek jauktas vērtības ar dažādiem datu tipiem jebkurā no kolonnām. Pretējā gadījumā programma Access var nepiešķirt kolonnai pareizu datu tipu.
Tāpat ieteicams arī formatēt katru avota kolonnu programmā Excel un piešķirt katrai kolonnai noteiktu datu formātu, pirms sākat importēšanu. Formatēšana ir ļoti ieteicama, ja kolonnā ir dažādu datu tipu vērtības. Piemēram, darblapas kolonnā ReisaNr. var būt skaitliskas un teksta vērtības, piemēram, 871, AA90 un 171. Lai izvairītos no trūkstošām vai nepareizām vērtībām, rīkojieties šādi:
-
Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz kolonnas galvenes un pēc tam noklikšķiniet uz Formatēt šūnas.
-
Cilnes Skaitlis sadaļā Kategorija atlasiet formātu. Iespējams, ka kolonnai ReisaNr. ir jāizvēlas Teksts.
-
Noklikšķiniet uz Labi.
Ja avota kolonnas ir formatētas, taču rindās, kas atrodas pēc astotās rindas, tām joprojām ir dažādas vērtības, iespējams, importēšanas darbība vērtības izlaidīs vai nepareizi konvertēs. Lai saņemtu informāciju par problēmu novēršanu, skatiet sadaļu Problēmu novēršana trūkstošu vai nepareizu vērtību gadījumā.
Pirmā rinda
Ja pirmajā darblapas vai nosauktā diapazona rindā ir kolonnu nosaukumi, varat norādīt, lai programma Access importējot uzskatītu pirmās rindas datus par lauku nosaukumiem. Ja avota darblapā vai diapazonā nav nosaukumu, ieteicams tos pievienot avotam pirms importēšanas sākšanas.
Piezīme.: Ja plānojat pievienot datus esošai tabulai, pārliecinieties, vai katras kolonnas nosaukums precīzi atbilst attiecīgā lauka nosaukumam. Ja kolonnas nosaukums atšķiras no attiecīgā tabulas lauka nosaukuma, importēšana neizdosies. Lai skatītu lauku nosaukumus, atveriet tabulu programmā Access noformējuma skatā.
-
-
Aizveriet avota darbgrāmatu, ja tā ir atvērta. Ja importēšanas laikā avota failu paturēsit atvērtu, var rasties datu konvertēšanas kļūdas.
Mērķa datu bāzes sagatavošana
-
Atveriet Access datu bāzi, kur tiks glabāti importētie dati. Pārliecinieties, vai datu bāze nav tikai lasāma un vai jums ir atļaujas tajā veikt izmaiņas,
-vai-
Ja nevēlaties glabāt datus nevienā no esošajām datu bāzēm, izveidojiet tukšu datu bāzi. Lai to izdarītu, rīkojieties šādi.
Noklikšķiniet uz cilnes Fails uz Jauns un pēc tam noklikšķiniet uz Tukša datu bāze.
-
Pirms sākat importēšanu, izlemiet, vai vēlaties glabāt datus jaunā vai esošā tabulā.
Jaunas tabulas izveide. Ja izvēlaties glabāt datus jaunā tabulā, programma Access izveido tabulu un pievieno tai importētos datus. Ja tabula ar norādīto nosaukumu jau pastāv, programma Access pārraksta šo tabulu ar importētajiem datiem.
Pievienošana esošai tabulai. Ja datus esat izvēlējies pievienot esošai tabulai, Excel darblapas rindas tiek pievienotas norādītajai tabulai.
Atcerieties, ka vairākums pievienošanas darbību kļūmju rodas tādēļ, ka avota dati neatbilst mērķa tabulas struktūrai un lauku iestatījumiem. Lai to novērstu, atveriet mērķa tabulu noformējuma skatā un pārskatiet šos elementus:
-
Pirmā rinda. Ja avota darblapas vai nosauktā diapazona pirmajā rindā nav kolonnu virsrakstu, nodrošiniet, lai katras avota darblapas kolonnas novietojums un datu tips atbilstu atbilstošajiem tabulas laukiem. Ja pirmajā rindā ir kolonnu virsraksti, kolonnu un lauku secībai nav jāsakrīt, taču katras kolonnas nosaukumam un datu tipam precīzi jāsaskan ar atbilstošā lauka nosaukumu un datu tipu.
-
Trūkstoši vai lieki lauki. Ja viens vai vairāki avota darblapas lauki mērķa tabulā nepastāv, pievienojiet tos, pirms sākat importēšanas darbību. Tomēr, ja tabulā ir lauki, kas nepastāv avotā, tie no tabulas nav jādzēš, ja tiem der vērtības Null.
Padoms.: Laukam derēs vērtības Null, ja tā rekvizītam Required ir iestatīta vērtība No un tās rekvizīta ValidationRule iestatījums neaizliedz vērtības Null.
-
Primārā atslēga. Ja tabulā ir primārās atslēgas lauks, avota darblapā vai diapazonā jābūt kolonnai, kurā ir vērtības, kas ir saderīgas ar primārās atslēgas lauku, un importētajām atslēgas vērtībām jābūt unikālām. Ja importētā ierakstā ir primārās atslēgas vērtība, kas mērķa tabulā jau pastāv, importēšanas darbība parāda kļūdas ziņojumu.
-
Indeksēti lauki Ja tabulas lauka rekvizīts Indexed ir iestatīts uz Yes (No Duplicates), atbilstošajā avota darblapas kolonnā ir jābūt unikālām vērtībām.
Izpildiet tālāk minētās darbības, lai palaistu importēšanas operāciju.
-
Importēšana
-
Importēšanas/saistīšanas vedņa atrašanās vieta nedaudz atšķiras atkarībā no Access versijas. Izvēlieties tālāk norādītās savai Access versijai atbilstošās darbības.
-
Ja izmantojat jaunāko Microsoft 365, Access 2021 vai Access 2019 versiju, cilnes Ārējie dati grupā Importēt & saiti noklikšķiniet uz Jauns datu avots >No faila > Excel.
-
Ja izmantojat Access 2016, cilnes Ārējie dati grupā Importēt un & noklikšķiniet uz Excel.
Piezīme.: Cilne Ārēji dati nav pieejama, ja nav atvērta datu bāze.
-
-
Dialoglodziņa Ārējo datu iegūšana— Excel darblapa lodziņā Faila nosaukums norādiet tā Excel faila nosaukumu, kurā ir importējamie dati.
-vai-
Noklikšķiniet uz Pārlūkot un izmantojiet dialoglodziņu Faila atvēršana, lai atrastu importējamo failu.
-
Norādiet, kā jāglabā importētie dati.
Lai glabātu datus jaunā tabulā, atlasiet Importēt avota datus pašreizējās datu bāzes jaunā tabulā. Uzvedne par nosaukuma piešķiršanu šai tabulai tiks parādīta vēlāk.
Lai datus pievienotu esošai tabulai, atlasiet Pievienot tabulai ierakstu kopiju un nolaižamajā sarakstā atlasiet tabulu. Šī opcija nav pieejama, ja datu bāzē nav tabulu.
Informāciju par saites izveidi ar datu avotu, izveidojot saistītu tabulu, skatiet tālāk šī raksta sadaļā Saites izveidošana uz datiem programmā Excel.
-
Noklikšķiniet uz Labi.
Tiek startēts Izklājlapas importēšanas vednis, kas importēšanas gaitā sniedz norādes. Izpildiet tālāk norādītās darbības.
Izklājlapas importēšanas vedņa izmantošana
-
Vedņa pirmajā lapā atlasiet darblapu, kurā ir importējamie dati, un pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk.
-
Vedņa otrajā lapā noklikšķiniet uz Rādīt darblapas vai Rādīt nosauktos diapazonus, atlasiet importējamo darblapu vai nosaukto diapazonu un pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk.
-
Ja avota darblapas vai diapazona pirmajā rindā ir lauku nosaukumi, atlasiet Pirmajā rindā ir kolonnu virsraksti un noklikšķiniet uz Tālāk.
Ja importējat datus jaunā tabulā, programma Access izmanto šos kolonnu nosaukumus, lai nosauktu tabulas laukus. Šos nosaukumus var mainīt importēšanas darbības laikā vai pēc tās. Ja pievienojat datus esošai tabulai, pārliecinieties, vai avota darblapas kolonnu virsraksti precīzi atbilst mērķa tabulas lauku nosaukumiem.
Ja pievienojat datus esošai tabulai, pārejiet tieši pie 6. darbības. Ja pievienojat datus jaunā tabulā, veiciet pārējās darbības.
-
Vednis piedāvā pārskatīt lauku rekvizītus. Noklikšķiniet kolonnā lappuses lejasdaļā, lai parādītu atbilstošā lauka rekvizītus. Pēc izvēles izpildiet kādu no šīm darbībām:
-
Ja vēlaties, pārskatiet un mainiet mērķa lauka nosaukumu un datu tipu.
Programma Access pārskata katras kolonnas pirmās astoņas rindas, lai ieteiktu atbilstošā lauka datu tipu. Ja darblapas kolonnas pirmajās astoņās rindās ir atšķirīgi vērtību tipi, piemēram, gan teksts, gan skaitļi, vednis piedāvā datu tipu, kas ir saderīgs ar visām kolonnas vērtībām, parasti datu tipu Text. Kaut gan varat izvēlēties citu datu tipu, atcerieties, ka vērtības, kas nav saderīgas ar izvēlēto datu tipu, importēšanas procesā tiks ignorētas vai nepareizi konvertētas. Lai saņemtu papildinformāciju par to, kā izlabot kļūdas trūkstošu vai nepareizu vērtību gadījumā, skatiet šī raksta sadaļu Problēmu novēršana trūkstošu vai nepareizu vērtību gadījumā.
-
Lai izveidotu lauka indeksu, iestatiet rekvizītam Indexed vērtību Yes.
-
Lai pilnībā izlaistu avota kolonnu, atzīmējiet izvēles rūtiņu Neimportēt lauku (izlaist).
Kad esat pabeidzis atlasīt opcijas, noklikšķiniet uz Tālāk.
-
-
Nākamajā ekrānā norādiet tabulas primāro atslēgu. Ja atlasāt Ļaut programmai Access pievienot primāro atslēgu, programma Access pievieno AutoNumber lauku kā mērķa tabulas pirmo lauku un automātiski ģenerē tam unikālu identifikatoru vērtības, sākot ar 1. Noklikšķiniet uz Tālāk.
-
Vedņa pēdējā ekrānā norādiet mērķa tabulas nosaukumu. Lodziņā Importēt tabulā ievadiet tabulas nosaukumu. Ja tabula jau pastāv, programma Access parāda uzvedni, kurā jautāts, vai vēlaties pārrakstīt tabulas esošo saturu. Noklikšķiniet uz Jā, lai turpinātu , vai uz Nē, lai norādītu citu mērķa tabulas nosaukumu, un pēc tam noklikšķiniet uz Pabeigt , lai importētu datus.
Ja programmai Access izdodas importēt daļu datu vai visus datus, vednis parāda lapu, kurā redzams importēšanas statuss. Turklāt detalizētu informāciju par šo operāciju izmantošanai vēlāk var saglabāt kā specifikāciju. Pretējā gadījumā, ja importēšana ir bijusi pilnībā nesekmīga, programma Access parāda ziņojumu Mēģinotimportēt failu, radās kļūda.
-
Noklikšķiniet uz Jā, lai saglabātu detalizētu informāciju par šo operāciju lietošanai vēlāk. Datu saglabāšana palīdz vēlāk atkārtot importēšanu, un nav nepieciešams ikreiz izpildīt vednī norādītās darbības.
Lai uzzinātu, kā saglabāt specifikācijas informāciju, skatiet rakstu Importēšanas vai eksportēšanas operācijas detaļu saglabāšana specifikācijas veidā.
Lai uzzinātu, kā palaist saglabātās importēšanas vai saistīšanas specifikācijas, skatiet rakstu Saglabātas importēšanas vai eksportēšanas specifikācijas palaišana.
Lai uzzinātu, kā ieplānot importēšanas un saistīšanas uzdevumu palaišanu noteiktā laikā, skatiet rakstu Importēšanas vai eksportēšanas specifikācijas ieplānošana.
Problēmu novēršana trūkstošām vai nepareizām vērtībām
Ja saņemat ziņojumu Mēģinotimportēt failu, radās kļūda, tad importēšana ir bijusi pilnībā nesekmīga. Pretējā gadījumā, ja importēšanas operācijas laikā tiek parādīts dialoglodziņš, kurā tiek piedāvāts saglabāt detalizētu informāciju par šo operāciju, tad daļas datu vai visu datu importēšana ir izdevusies. Statusa ziņojumā tiek minēts arī tās kļūdu žurnāla tabulas nosaukums, kurā ir aprakstītas importēšanas operācijas laikā radušās kļūdas.
Svarīgi!: Arī tad, ja statusa ziņojumā norādīts, ka importēšana ir pilnībā izdevusies, pirms tabulas izmantošanas sākšanas jāpārskata tabulas dati un struktūra un jāpārliecinās, vai viss šķiet pareizi.
-
Atveriet mērķa tabulu datu lapas skatā, lai pārbaudītu, vai tabulai ir pievienoti visi dati.
-
Atveriet šo tabulu noformējuma skatā, lai pārskatītu lauku datu tipu un citus rekvizītu iestatījumus.
Tabulā aprakstītas darbības, ko varat izpildīt, lai izlabotu trūkstošas vai nepareizas vērtības.
Padoms.: Ja, novēršot radušās problēmas, konstatējat, ka trūkst tikai dažu vērtību, tās var manuāli pievienot tabulai. Taču, ja trūkst vai nav pareizi importētas veselas kolonnas vai liels skaits vērtību, šī problēma jānovērš avota failā. Kad būsit izlabojis visas zināmās problēmas, atkārtojiet importēšanu.
|
Problēma |
Risinājums |
||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Grafiskie elementi |
Grafiskos elementus, piemēram, logotipus, diagrammas un attēlus nevar importēt. Tie datu bāzei jāpievieno manuāli pēc importēšanas operācijas pabeigšanas. |
||||||||||||
|
Aprēķinātās vērtības |
Aprēķinātu kolonnu vai šūnu rezultāti tiek importēti, taču tiem pamatā esošās formulas ne. Importēšanas operācijas laikā var norādīt ar formulas rezultātiem saderīgu datu tipu, piemēram, Number. |
||||||||||||
|
TRUE vai FALSE un -1 vai 0 vērtības |
Ja avota darblapā vai diapazonā ir kolonna, kurā ir tikai vērtības TRUE vai FALSE, programma Access izveido kolonnai Yes/No lauku un ievieto laukā vērtības -1 vai 0. Savukārt, ja avota darblapā vai diapazonā ir kolonna, kurā ir tikai vērtības -1 vai 0, programma Access pēc noklusējuma izveido kolonnai skaitlisku lauku. Lai novērstu šo problēmu, lauka datu tipu importējot var mainīt uz Yes/No. |
||||||||||||
|
Vairākvērtību lauki |
Importējot datus jaunā tabulā vai pievienojot datus esošai tabulai, programma Access neiespējo vairāku vērtību atbalstu laukam pat tad, ja avota kolonnā ir vērtību saraksts, kurā vērtības atdalītas ar semikolu (;). Vērtību saraksts tiek uzskatīts par vienu vērtību un ievietots teksta laukā. |
||||||||||||
|
Apcirsti dati |
Ja Access tabulas kolonnas dati šķiet apcirsti, mēģiniet datu lapas skatā palielināt kolonnas platumu. Ja šādi problēmu nevar atrisināt, dati Excel skaitliskajā kolonnā ir par garu un neietilpst programmas Access mērķa laukā. Piemēram, mērķa lauka rekvizītam FieldSize Access datu bāzē var būt iestatīta vērtība Byte, taču avota datos ir vērtība, kas lielāka par 255. Izlabojiet vērtības avota failā un mēģiniet importēt vēlreiz. |
||||||||||||
|
Parādāmais formāts |
Iespējams, noteiktiem laukiem noformējuma skatā jāiestata rekvizīts Format, lai nodrošinātu, ka datu lapas skatā vērtības tiek parādītas pareizi. Piemēram:
Piezīme.: Ja avota darblapā ir bagātināta teksta formatējums, piemēram, treknraksts, pasvītrojums vai slīpraksts, teksts tiek importēts, bet formatējums tiek zaudēts. |
||||||||||||
|
Dublētas vērtības (atslēgu pārkāpuma kļūda) |
Ierakstos, kas tiek importēti, var būt dublētas vērtības, ko nevar glabāt mērķa tabulas primārās atslēgas laukā vai laukā, kura rekvizītam Indexed iestatīta vērtība Yes (No Duplicates). Likvidējiet dublētās vērtības avota failā un mēģiniet importēt vēlreiz. |
||||||||||||
|
Datumu vērtības atšķiras par 4 gadiem |
Datumu lauki, kas tiek importēti no Excel darblapas, var būt izslēgti par četriem gadiem. Programma Excel darbam ar Windows var izmantot divas datumu sistēmas:
Varat iestatīt datumu sistēmu, izmantojot Excel opcijas: Failu > opcijas > Papildu > Izmantojiet 1904 datumu sistēmu. Piezīme Ja importējat no .xlsb darbgrāmatas, tā vienmēr izmanto 1900 datumu sistēmu neatkarīgi no datuma sistēmas iestatījuma. Pirms datu importēšanas mainiet Excel darbgrāmatas datumu sistēmu vai pēc datu pievienošanas izpildiet atjaunināšanas vaicājumu, izmantojot izteiksmi [datuma lauka nosaukums] + 1462, lai labotu datumus. Programma Excel macintosh datoriem izmanto tikai datumu sistēmu 1904. |
||||||||||||
|
Vērtības Null |
Iespējams, importēšanas operācijas beigās tiks parādīts kļūdas ziņojums par datiem, kas operācijas laikā ir zaudēti vai izdzēsti, vai arī, atverot tabulu datu lapas skatā, redzēsit, ka dažu lauku vērtības ir tukšas. Ja avota kolonnas programmā Excel nav formatētas vai pirmajās astoņās avota rindās ir dažādu datu tipu vērtības, atveriet avota darblapu un rīkojieties šādi:
Iepriekš minētās darbības var palīdzēt samazināt vērtību Null skaitu. Tabulā ir to gadījumu saraksts, kuros vērtības Null, iespējams, joprojām būs redzamas:
|
||||||||||||
|
Datumu vērtības tiek aizstātas ar skaitliskām vērtībām |
Šķietami nejauši piecciparu skaitļi reālo datumu vērtību vietā ir redzami šādos gadījumos:
|
||||||||||||
|
Skaitliskās vērtības tiek aizstātas ar datumu vērtībām |
Šķietami nejaušas datumu vērtības reālo skaitlisko vērtību vietā ir redzamas šādos gadījumos:
Lai novērstu šo problēmu, avota kolonnā skaitliskās vērtības aizstājiet ar datumu vērtībām un pēc tam mēģiniet importēt vēlreiz. |
Varat arī datu lapas skatā pārskatīt kļūdu žurnāla tabulu (kas pieminēta vedņa pēdējā lapā). Tabulai ir trīs lauki — Kļūda, Lauks un Rinda. Katrā rindā ir informācija par noteiktu kļūdu, un laukā Kļūda esošais saturs palīdzēs novērst problēmu.
Kļūdu virknes un problēmu novēršanas padomi
|
Kļūda |
Apraksts |
|---|---|
|
Lauka apciršana |
Vērtība failā ir par lielu šī lauka rekvizīta FieldSize iestatījumam. |
|
Tipa konvertēšanas kļūme |
Vērtībai darblapā ir attiecīgajam laukam nepareizs datu tips. Iespējams, vērtības mērķa laukā trūkst vai tā izskatās nepareiza. Lai saņemtu plašāku informāciju par to, kā novērst šo problēmu, skatiet iepriekšējo tabulu. |
|
Atslēgas pārkāpums |
Ieraksta primārās atslēgas vērtība ir dublikāts un jau ir tabulā. |
|
Validācijas kārtulas kļūme |
Vērtība pārkāpj kārtulu, kas iestatīta, izmantojot lauka vai tabulas rekvizītu ValidationRule. |
|
Vērtība Null Required laukā |
Vērtība Null šajā laukā nav atļauta, jo lauka rekvizītam Required iestatīta vērtība Yes. |
|
Vērtība Null AutoNumber laukā |
Importētajos datos ir vērtība Null, kuru mēģinājāt pievienot AutoNumber laukam. |
|
Neparsējams ieraksts |
Teksta vērtībā ir teksta norobežotāja rakstzīme (parasti dubultpēdiņas). Ja vērtībā ir norobežotāja rakstzīme, teksta failā tā ir jāievada divreiz, piemēram: Diametrs 4 1/2"" |
Saites izveidošana uz datiem programmā Excel
Izveidojot saiti no Access datu bāzes uz citas programmas datiem, var izmantot programmā Access nodrošinātos vaicājumu un atskaišu rīkus un nav nepieciešams Excel datus uzturēt šajā datu bāzē.
Saistot ar Excel darblapu vai nosauktu diapazonu, programma Access izveido jaunu tabulu, kas ir saistīta ar avota šūnām. Visas programmā Excel avota šūnās veiktās izmaiņas tiek parādītas saistītajā tabulā. Tomēr atbilstošās tabulas saturu nevar rediģēt programmā Access. Ja vēlaties pievienot, rediģēt vai izdzēst datus, šīs izmaiņas ir jāveic avota failā.
Raksturīgākās situācijas saites izveidei ar Excel darblapu programmā Access
Parasti saiti ar Excel darblapu izveido (nevis importē datus) šādu iemeslu dēļ:
-
Ja vēlaties turpināt glabāt datus Excel darblapās, bet izmantot arī programmas Access efektīvos vaicājuma un atskaišu rīkus.
-
Ja jūsu nodaļa vai darbgrupa izmanto programmu Access, taču dati no ārējiem avotiem, ar kuriem strādājat, ir Excel darblapās. Jūs nevēlaties uzturēt ārējo datu kopijas, bet vēlaties strādāt ar tiem programmā Access.
Ja pirmo reizi veidojat saiti ar Excel darblapu
-
Programmā Excel nevar izveidot saiti uz Access datu bāzi.
-
Veidojot saiti ar Excel failu, programma Access izveido jaunu tabulu, ko bieži dēvē par saistītu tabulu. Tabulā tiek parādīti avota darblapas vai nosauktā diapazona dati, taču faktiski datu bāzē šie dati netiek glabāti.
-
Saiti ar Excel datiem nevar izveidot esošā datu bāzes tabulā. Tas nozīmē, ka nevar pievienot datus esošai tabulai ar saistīšanas palīdzību.
-
Vienā datu bāzē var būt vairākas saistītas tabulas.
-
Visas programmā Excel veiktās datu izmaiņas tiek automātiski atspoguļotas saistītajā tabulā. Tomēr saistītās tabulas struktūra un saturs programmā Access ir tikai lasāms.
-
Atverot Excel darbgrāmatu programmā Access (dialoglodziņā Faila atvēršana mainiet sarakstlodziņā Faili, kuru tips ir esošo vērtību uz Microsoft Excel un atlasiet nepieciešamo failu), Access izveido tukšu datu bāzi un automātiski startē Izklājlapas saistīšanas vedni.
Excel datu sagatavošana
-
Atrodiet Excel failu un darbgrāmatu vai diapazonu, kurā ir dati, uz kuriem jāizveido saite. Ja nevēlaties saistīt ar visu darbgrāmatu, apsveriet, vai definēt nosauktu diapazonu, kurā būtu tikai tās šūnas, ar kurām vēlaties saistīt.
Nosaukta diapazona izveide programmā Excel (nav obligāti, bet noder, ja vēlaties saistīt tikai daļu no darblapas datiem)-
Pārslēdzieties uz programmu Excel un atveriet darblapu, kurā vēlaties definēt nosauktu diapazonu.
-
Atlasiet šūnu diapazonu, kurā ir dati, uz ko jāizveido saite.
-
Noklikšķiniet atlasītajā diapazonā ar peles labo pogu un pēc tam uz Nosaukt diapazonu vai Definēt nosaukumu.
-
Dialoglodziņā Jaunais nosaukums norādiet šī diapazona nosaukumu lodziņā Nosaukums un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.
Ievērojiet, ka saistīšanas darbībā vienlaikus varat saistīt tikai ar vienu darblapu vai diapazonu. Lai saistītu ar datiem vairākās darbgrāmatas vietās, atkārtojiet saistīšanas darbību katrai darblapai vai apgabalam.
-
-
Pārskatiet avota datus un rīkojieties, kā aprakstīts šajā tabulā.
Elements
Apraksts
Tabulas formāts
Pārliecinieties, vai šūnām ir tabulas formāts. Ja diapazonā ir sapludinātas šūnas, šo šūnu saturs tiek novietots laukā, kas atbilst pirmajai kolonnai pa kreisi, bet pārējie lauki tiek atstāti tukši.
Kolonnu un rindu izlaišana
Saistīšanas darbībā nevar izlaist avota kolonnas un rindas. Tomēr var paslēpt laukus un filtrēt ierakstus, atverot saistīto tabulu datu lapas skatā pēc to importēšanas programmā Access.
Kolonnu skaits
Avota kolonnu skaits nedrīkst pārsniegt 255, jo Access tabulā netiek atbalstīts vairāk par 255 laukiem.
Tukšas kolonnas, rindas un šūnas
Izdzēsiet no Excel darblapas vai diapazona visas nevajadzīgās tukšās kolonnas un rindas. Ja tajā ir tukšas šūnas, mēģiniet pievienot trūkstošos datus.
Kļūdu vērtības
Ja vienā vai vairākās darblapas vai diapazona šūnās ir kļūdu vērtības, izlabojiet tās, pirms sākat importēšanu operāciju. Ievērojiet, ja avota darblapā vai diapazonā ir kļūdu vērtības, programma Access ievieto vērtību Null atbilstošajos tabulas laukos.
Datu tips
Saistītas tabulas lauku datu tipu vai lielumu nevar mainīt. Pirms sākat saistīšanu, pārbaudiet, vai katrā kolonnā ir noteikta tipa dati.
Ļoti ieteicams formatēt kolonnu, ja tajā ir dažādu datu tipu vērtības. Piemēram, darblapas kolonnā ReisaNr. var būt skaitliskas un teksta vērtības, piemēram, 871, AA90 un 171. Lai izvairītos no trūkstošām vai nepareizām vērtībām, rīkojieties šādi:
-
Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz kolonnas un pēc tam noklikšķiniet uz Formatēt šūnas.
-
Cilnes Skaitlis sadaļā Kategorija atlasiet formātu.
-
Noklikšķiniet uz Labi.
Pirmā rinda
Ja pirmajā darblapas vai nosauktā diapazona rindā ir kolonnu nosaukumi, varat norādīt, lai programma Access saistīšanas operācijā pirmās rindas datus uzskatītu par lauku nosaukumiem. Ja darblapā nav kolonnu nosaukumu vai kāds kolonnas nosaukums pārkāpj programmas Access lauku nosaukšanas kārtulas, programma Access piešķir derīgu nosaukumu katram atbilstošajam laukam.
-
-
Aizveriet avota failu, ja tas ir atvērts.
Mērķa datu bāzes sagatavošana
-
Atveriet datu bāzi, kurā jāizveido saite. Pārliecinieties, vai datu bāze nav tikai lasāma un vai jums ir nepieciešamās atļaujas izmaiņu veikšanai tajā.
-
Ja nevēlaties glabāt saiti kādā no esošajām datu bāzēm, izveidojiet tukšu datu bāzi. Noklikšķiniet uz cilnes Fails uz Jauns un pēc tam noklikšķiniet uz Tukša datu bāze.
Tagad varat sākt saistīšanas darbības.
Saites izveide
-
Importēšanas/saistīšanas vedņa atrašanās vieta nedaudz atšķiras atkarībā no Access versijas. Izvēlieties tālāk norādītās savai Access versijai atbilstošās darbības.
-
Ja izmantojat access, Access 2021 vai Access 2019 Microsoft 365 abonementa versijas jaunāko versiju, cilnes Ārējie dati grupā Importēt & saiti noklikšķiniet uz Jauns datu avots >No faila > Excel.
-
Ja izmantojat programmu Access 2016 vai Access 2013, cilnes Ārējie dati grupā Importēt & saiti noklikšķiniet uz Excel.
Piezīme.: Cilne Ārēji dati nav pieejama, ja nav atvērta datu bāze.
-
-
Dialoglodziņa Ārēju datu iegūšana— Excel darblapa lodziņā Faila nosaukums norādiet Excel avota faila nosaukumu.
-
Atlasiet Izveidot saistītu tabulu saitei ar datu avotu un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.
Tiek startēts Izklājlapu saistīšanas vednis, kas palīdzēs saistīšanas procesā.
-
Vedņa pirmajā lapā atlasiet darblapu vai nosauktu apgabalu un noklikšķiniet uz Tālāk.
-
Ja avota darblapas vai diapazona pirmajā rindā ir lauku nosaukumi, atlasiet Pirmajā rindā ir kolonnu virsraksti. Programma Access tabulas lauku nosaukšanai izmanto trīs kolonnu virsrakstus. Ja kolonnas nosaukumā ir ietvertas speciālas rakstzīmes, programmā Access to nevar izmantot kā lauka nosaukumu. Šādos gadījumos tiek parādīts kļūdas ziņojums, kas informē, ka programma Access piešķirs laukam derīgu nosaukumu. Lai turpinātu, noklikšķiniet uz Labi.
-
Vedņa pēdējā lapā norādiet saistītās tabulas nosaukumu un pēc tam noklikšķiniet uz Pabeigt. Ja tabula ar norādīto nosaukumu jau pastāv, tiek jautāts, vai vēlaties pārrakstīt esošo tabulu vai vaicājumu. Ja vēlaties pārrakstīt šo tabulu vai vaicājumu, noklikšķiniet uz Jā, bet, lai norādītu citu faila nosaukumu, noklikšķiniet uz Nē.
Programma Access mēģina izveidot saistīto tabulu. Ja operācija ir veiksmīga, programma Access parāda ziņojumu Tabulas saites izveide ir pabeigta. Atveriet saistīto tabulu un pārskatiet laukus un datus, lai pārliecinātos, vai visos laukos ir redzami pareizi dati.
Ja tiek parādītas kļūdu vērtības vai nepareizi dati, jānovērš problēmas avota datos. Lai saņemtu papildinformāciju par problēmu novēršanu kļūdu vērtību vai nepareizu vērtību gadījumā, skatiet nākamo sadaļu.
Problēmu novēršana #Num! kļūdas vai citu nepareizu vērtību gadījumā saistītā tabulā
Pat tad, ja saņemat ziņojumu Tabulas saites izveide ir pabeigta, ieteicams atvērt tabulu datu lapas skatā, lai pārliecinātos, vai rindās un kolonnās ir pareizi dati.
Ja tabulā redzat kļūdas vai nepareizus datus, veiciet darbības, kā aprakstīts šajā tabulā, un pēc tam mēģiniet saistīt vēlreiz. Atcerieties, ka saistītai tabulai nevar tieši pievienot vērtības, jo tā ir tikai lasāma.
|
Problēma |
Risinājums |
|---|---|
|
Grafiskie elementi |
Ar Excel darblapā esošiem grafiskiem elementiem, piemēram, logotipiem, diagrammām un attēliem programmā Access nevar izveidot saiti. |
|
Parādāmais formāts |
Iespējams, noteiktiem laukiem noformējuma skatā jāiestata rekvizīts Format, lai nodrošinātu, ka datu lapas skatā vērtības tiek parādītas pareizi. |
|
Aprēķinātās vērtības |
Aprēķinātu kolonnu vai šūnu rezultāti tiek parādīti atbilstošajā laukā, taču programmā Access nevar skatīt formulu (vai izteiksmi). |
|
Apcirstas teksta vērtības |
Palieliniet kolonnas platumu datu lapas skatā. Ja joprojām neredzat visu vērtību, tad šī problēma radusies tādēļ, ka vērtības garums pārsniedz 255 rakstzīmes. Programma Access var izveidot saiti tikai ar pirmajām 255 rakstzīmēm, tāpēc šādā gadījumā datus ieteicams importēt, nevis izveidot ar tiem saiti. |
|
Skaitliska lauka pārpildes kļūdas paziņojums |
Saistītā tabula var šķist pareiza, taču vēlāk, tabulā izpildot vaicājumu, iespējams, redzēsit kļūdas ziņojumu Skaitliska lauka pārpilde. Šo kļūdu var radīt konflikts starp saistītās tabulas lauka datu tipu un šajā laukā glabātajiem datiem. |
|
TRUE vai FALSE un -1 vai 0 vērtības |
Ja avota darblapā vai diapazonā ir kolonna, kurā ir tikai vērtības TRUE vai FALSE, programma Access kolonnai saistītajā tabulā izveido Yes/No lauku. Savukārt, ja avota darblapā vai diapazonā ir kolonna, kurā ir tikai vērtības -1 vai 0, Access pēc noklusējuma kolonnai izveido skaitlisku lauku un datu tipu atbilstošajā tabulas laukā nevar mainīt. Ja saistītajā tabulā vēlaties Yes/No lauku, pārliecinieties, vai avota kolonnā ir vērtības TRUE un FALSE. |
|
Vairākvērtību lauki |
Programma Access neiespējo laukā vairāku vērtību atbalstu, pat ja avota kolonnā ir ar semikolu (;) atdalīts vērtību saraksts. Vērtību saraksts tiek uzskatīts par vienu vērtību un ievietots teksta laukā. |
|
#Num! |
Programma Access parāda #Num! kļūdas vērtību faktisko lauka datu vietā šādos gadījumos:
Lai samazinātu vērtību Null daudzumu tabulā, veiciet šīs darbības:
|
|
Skaitliskas vērtības datumu vērtību vietā |
Ja laukā redzat šķietami nejaušus piecciparu skaitļus, pārbaudiet, vai avota kolonnā ir ne tikai skaitliskas vērtības, bet arī dažas datumu vērtības. Datumu vērtības skaitliskajās kolonnās ir nepareizi konvertētas par skaitļiem. Aizstājiet datumu vērtības ar skaitliskām vērtībām un pēc tam mēģiniet saistīt vēlreiz. |
|
Datumu vērtības skaitlisku vērtību vietā |
Ja laukā redzat šķietami nejaušu datuma vērtību, pārbaudiet, vai avota kolonnā ir ne tikai datumu vērtības, bet arī dažas skaitliskas vērtības. Skaitliskās vērtības datumu kolonnās ir tikušas nepareizi konvertētas par datumiem. Aizstājiet skaitliskās vērtības ar datumu vērtībām un pēc tam mēģiniet saistīt vēlreiz. |
