Atskaites izplatīšana

Atbrīvojiet savas Access atskaites un izplatiet tās tālu un plati. Piemēram, pa e-pastu nosūtīt vienam vai vairākiem lietotājiem, eksportēt tos uz SharePoint dokumentu bibliotēkām un arhivēt tos tīkla mapēs. Izplatot Access atskaiti, jūs izveidojat statisku atskaiti par datiem noteiktā laika periodā, piemēram, katru dienu, katru nedēļu vai katru mēnesi. Tādējādi jums ir vienots patiesības punkts, ko informācijas speciālisti var izmantot, lai pieņemtu labus uzņēmējdarbības lēmumus, atbildētu uz jautājumiem, atrastu alternatīvas, noteiktu labākos plānus, novērtētu riskus un uzlabotu kvalitāti.

Atskaišu izplatīšana

Padoms   . Veidojot atskaiti, pievienojiet publikācijas datumu. Tas palīdz lietotājiem apstiprināt pareizo atskaites izveides laiku. Papildinformāciju skatiet rakstā datuma un laika ievietošana atskaitē vai formā.

Iespējamās darbības

Atskaites nosūtīšana, izmantojot e-pasta komandu

Viens no ātrākajiem atskaites izplatīšanas veidiem ir izmantot komandu e-pasts. Tikai ar dažiem peles klikšķiem programma Access eksportē atskaiti un pēc tam izveido jaunu e-pasta ziņojumu ar tam pievienoto failu.

  1. Navigācijas rūtī atlasiet atskaiti, kuru vēlaties nosūtīt.

  2. Atlasiet ārējos datus > e-pastu.

  3. Dialoglodziņā Sūtīt objektu kā atlasiet izvades formātu, ko vēlaties izmantot, piemēram, PDF, un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.

    Piezīme    Lai gan ir dažādi formāti, kurus varat atlasīt, apsveriet iespēju izmantot portatīvo dokumentu formātu (PDF), kas ir kļuvis par defacto standartu, saglabājot oriģinālās Access atskaites izkārtojumu un formātu, un tajā ir iebūvēts veids, kā pielāgot skatīšanas lapas un drukāšana. Papildinformāciju skatiet rakstā Adobe Reader un drukas PDFinstalēšana.

    Access atver jaunu e-pasta ziņojumu programmā Outlook, izmantojot pievienoto failu.

  4. Lodziņos kam un kopija ierakstiet adresātu e-pasta adreses, aprakstu lodziņā Tēma un ziņojumu apgabalā.

    Padoms   . Pēc noklusējuma fails, ko nosūtāt, izmantojot šo metodi, datorā nav saglabāts. Ja vēlaties saglabāt faila kopiju savā datorā, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz pielikuma lodziņā pievienots un pēc tam atlasiet Saglabāt kā.

  5. Atlasiet Nosūtīt.

Piezīme    Lai automatizētu šo procesu, varat izmantot makro darbību EMailDatabaseObject. Piemēram, varat izveidot makro ar šo darbību secību, lai pa e-pastu veiktu dažādas atskaites dažādiem lietotājiem.

Uz lapas sākumu

Atskaites eksportēšana uz mapi vai SharePoint dokumentu bibliotēku

  1. Navigācijas rūtī atlasiet atskaiti, kuru vēlaties eksportēt.

  2. Atlasiet ārējo datu > PDF vai XPS , lai atvērtu DIALOGLODZIŅU Publicēšana PDF vai XPS formātā.

  3. Veiciet vienu no šīm darbībām

    • Atrodiet mapi, izmantojot navigācijas rūti.

    • Atrodiet SharePoint vietni, navigācijas rūtī noklikšķinot uz SharePoint , vai arī ievadot vietnes vietrādi URL lodziņā adrese, kas atrodas augšdaļā. Piemērs.

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      Papildinformāciju skatiet rakstā satura atklāšana SharePoint sākumlapā.

  4. Lodziņā Saglabāt kā tipu pārliecinieties, vai ir atlasīts PDF faila tips.

  5. Lai mainītu atskaites noklusējuma nosaukumu, lodziņā faila nosaukums ierakstiet jaunu faila nosaukumu.

  6. Lai atskaiti atvērtu uzreiz pēc eksportēšanas, atzīmējiet izvēles rūtiņu Atvērt failu pēc publicēšanas .

  7. Sadaļā optimizēt parveiciet kādu no šīm darbībām:

    • Lai optimizētu atskaites palielināšanas augstākas izšķirtspējas failu (ieteicams drukāšanai), atlasiet standarta.

    • Lai optimizētu pārskatu par mazāku, zemāku izšķirtspējas failu (ieteicams publicēšanai tiešsaistē), atlasiet minimālais lielums.

  8. Atlasiet publicēt. Programma Access izveido failu. Ja izvēlējāties, lai programma Access atvērtu failu pēc publicēšanas, Adobe Reader failu parāda.

  9. Lai saglabātu darbības darbības un varētu palaist un ieplānojiet to pašu darbību, noklikšķiniet uz izvēles rūtiņas Saglabāt eksportēšanas soļus :

    • Ievadiet darbību nosaukumus un aprakstu.

    • Lai izveidotu Outlook uzdevumu, kas plāno eksportēšanas operāciju nākamajā datumā, atzīmējiet izvēles rūtiņu izveidot Outlook uzdevumu .

    Papildinformāciju skatiet rakstā Importēšanas vai eksportēšanas operācijas detaļu saglabāšana specifikācijas veidā.

    Piezīme    Cits veids, kā automatizēt procesu, ir izmantot makro darbību ExportWithFormatting. Piemēram, varat izveidot jēgpilnu faila nosaukumu, pamatojoties uz atskaites virsrakstu un eksportēšanas datumu. Tas palīdz lietotājiem atrast pareizo atskaiti SharePoint bibliotēkā vai vairāku atskaišu mapē. Lai to izdarītu, argumentā Izvades fails norādiet šādu izteiksmi:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    Kur RptQC5 ir atskaites objekta nosaukums, Auto_Header0 ir atskaites galvenes sadaļa un rekvizīts Caption ir atskaites virsraksts.

Uz lapas sākumu

Informācija par atskaišu centra izveidi koplietošanas vidē SharePoint

Apsveriet iespēju izveidot atvēlētu atskaišu centru SharePoint dokumentu bibliotēkā, lai lietotāji varētu vieglāk atrast un skatīt vajadzīgās atskaites. Pievienojot kolonnas, izveidojot saiti uz bibliotēku no Access un pielāgojot dokumentu bibliotēku ar skatiem, varat nodrošināt lietotājiem pirmklasīgu pieredzi. Tālāk norādītas pamata darbības, ko varat veikt.

Dokumentu bibliotēkas izveide    Dokumentu bibliotēka ir droša faila atrašanās vieta, kas atvieglo sadarbību. Varat pievienot kolonnas bibliotēkā, piemēram, kategorijas, personas vai grupas, kā arī aprēķinātās kolonnas, kuras varat izmantot, lai izveidotu skatus un filtrus.

Dokumentu bibliotēkas sīktēlu skats ar neko neatzīmēts.

Papildinformāciju skatiet rakstā kas ir dokumentu bibliotēka?

Bibliotēkas kolonnu atjaunināšana no programmas Access    Saistot bibliotēku ar programmu Access, varat atjaunināt dokumentu bibliotēkas kolonnas no programmas Access, lai palīdzētu lietotājiem atrast vajadzīgās atskaites un sniegtu papildu informāciju.

Papildinformāciju skatiet rakstā datu importēšana, saistīšana un pārvietošana uz SharePoint.

Kārtotu un filtrētu skatu izveide    Tā vietā, lai nosūtītu atskaiti no programmas Access, izmantojot e-pastu, nosūtiet saiti uz atbilstošo dokumentu bibliotēkas skatu. Piemērs.

  • Kārtojiet skatu augošā secībā pēc modificētās kolonnas , lai sākumā tiktu parādīta visjaunākā atskaite. Papildinformāciju skatiet rakstā kārtošanas lietošana SharePoint skata modificēšanai.

  • Ja bibliotēkā ar nosaukumu JobFunction ir izvēles kolonna ar trim vērtībām: Lineworker, meistars un supervizors, izveidojiet atsevišķu viedokli atkarībā no filtra izteiksmes katrai darba lomai:

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    Nosūtot saiti uz supervizora skatu, un lietotājs noklikšķinās uz tā, skats rādīs konkrētās atskaites par Supervizoriem. Lai iegūtu bibliotēkas skata saiti, atveriet skatu un pēc tam nokopējiet vietrādi URL no adrešu joslas.

  • Ja bibliotēkā ar nosaukumu OurEmployees ir personas kolonna, izveidojiet skatu, pamatojoties uz filtra izteiksmi, kas izmanto funkciju Me , lai rādītu tikai pašreizējā lietotāja atskaites:

    OurEmployees is equal to [Me]

    Nosūtot saiti uz skatu, un lietotājs noklikšķinās uz tā, skats rādīs konkrētās atskaites par šo lietotāju.

Papildinformāciju skatiet rakstā filtrēšanas izmantošana SharePoint skata modificēšanai un saraksta skata rediģēšanai koplietošanas vidē SharePoint.

Tīmekļa daļu savienošana modernā lapā   Varat arī izveidot modernu lapu, lai rādītu failu atkarībā no tā, ko lietotājs atlasa dokumentu bibliotēkā, savienojot failu skatītāja tīmekļa elementu ar dokumentu bibliotēkas tīmekļa sadaļu. Lietotāji varēja pārlūkot atskaites, lai atrastu sev nepieciešamo.

Ar saraksta rekvizītu tīmekļa daļu savienotā saraksta piemērs

Papildinformāciju skatiet rakstā tīmekļa daļu izmantošana SharePoint lapās un tīmekļa daļu savienošana pakalpojumā SharePoint Online.

Microsoft plūsmas uzlabošana    Varat automatizēt bibliotēkas lietošanu un pārvaldību, izmantojot Microsoft plūsmu. Piemēram, varat pašpiegādes paziņojumus, sūtīt ikdienas atgādinājumus, izveidot plānotāja uzdevumu un arhivēt novecojušos failus mapē.

SharePoint atlasītajam vienumam izveidojiet plānotāja uzdevumu ar saiti uz SharePoint vienumu.

Microsoft plūsmas veidne darbam ar SharePoint un Planner

Papildinformāciju skatiet rakstā saraksta vai bibliotēkas plūsmas izveide pakalpojumā SharePoint Online vai OneDrive darbam.

Uz lapas sākumu

Piezīme.:  Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai jūs varat mūs informēt, vai informācija bija noderīga? Šeit ir raksts angļu valodā jūsu atsaucei.​

Skatiet arī

Iepazīšanās ar atskaitēm programmā Access

Atskaišu izstrādes ceļvedis

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka jums varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta speciālistiem.

×