Atskaites elektroniska izplatīšana

Piezīme.: Mēs vēlamies sniegt jums visjaunāko palīdzības saturu jūsu valodā, cik vien ātri to varam. Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai lapas lejasdaļā varat mums pavēstīt, vai informācija jums noderēja? Ērtai atsaucei šeit ir šis raksts angļu valodā.

Microsoft Office Access var izmantot, lai elektroniski izplatīt Access atskaitēs. Piemēram, varat izmantot komandu e-pasta uz Microsoft Office pogas izvēlne ātri eksportēt un nosūtīt ziņojumu kā pielikumu e-pasta ziņojumu. Vai varat eksportēt atskaiti kā failu un pēc tam faila izplatīšana vairākos atšķirīgos veidos. Izmantojot elektroniskās izplatīšanas metodēm, jūs varat ātri svarīgu informāciju tiem, kam tas ir nepieciešams. Turklāt failus var izmantot, lai izveidotu dublējumu un arhīvu atskaites, un var arī samazināt papīra lietošana situācijās, kur izdrukāts ziņojumu kopijas nav nepieciešamas.

Šajā rakstā ir paskaidrots, dažādos failu formātos, lai eksportētu atskaiti var izmantot, un ir aplūkots dažādas metodes, ko var izmantot, lai izplatītu eksportētā atskaite jūsu adresātu.

Iespējamās darbības

Failu formāti, kas var eksportēt atskaites izpratne

Izplatīt, izmantojot komandu e-pasta ziņojumu

Izplatīšana atskaites, izmantojot citas metodes

Failu formāti, kas var eksportēt atskaites izpratne

Kā vairākos atšķirīgos formātos, varat eksportēt atskaites. Taču ne visas no šiem failu formātiem saglabāt izkārtojumu un formatējumu ziņojuma oriģinālu. Piemēram, ja atskaites eksportēšana kā HTML fails (*. htm vai *. html), bagātinātā teksta formāts (RTF) failu vai teksta fails (*. txt), iegūtais fails nesatur visus vizuālos elementus, kas piedalījās sākotnējā ziņojumā, piemēram, grafikas , krāsu, līnijas vai apmales. Tomēr noteiktiem failu formātiem saglabāt izkārtojumu un formatējumu ziņojuma oriģinālu. Šie formāti ir momentuzņēmumu formātā (*.snp), formātu portatīvā dokumenta formātā (PDF) un XML papīra specifikācija formātā (*. XPS). Šajā rakstā galvenā uzmanība ir pievērsta izmantojot šie trīs failu formāti.

Nākamajā tabulā ir uzskaitītas visas pieejamo formātu eksportēt atskaites un programmas, kas jums un jūsu adresāti var izmantot, lai atvērtu šos failus.

Formāts

Failu atlase-p ension(s)

Programmas, kuras tiek izmantotas failu atvēršanai

HTML

*. htm; *. HTML

Interneta pārlūkprogrammas, piemēram, Microsoft Internet Explorer.

PDF

*. PDF

PDF lasītāji, kas pieejamas kā bezmaksas, trešās puses lejupielādes.

Bagātināts teksts

RTF

Teksta apstrādes programmās, piemēram, Microsoft Office Word un Bloknots.

Snapshot

*.snp

Pieejami no Microsoft Download Center Microsoft Momentuzņēmuma skatītājs. Atrodiet bezmaksas lejupielādes saiti sadaļā Skatiet arī .

Teksts

*. txt

Vārdu apstrādes un teksta rediģēšanas programmās, piemēram, Word un Piezīmjbloks.

XPS

*. XPS

  • Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows Server 2003 vai Microsoft Windows XP    Microsoft XML papīra specifikācija skatītāju, pieejams ar Microsoft XML papīra specifikācija Essentials pakotnes lejupielādi. Papildinformāciju par Microsoft XML papīra specifikācija Essentials pakotni skatiet sadaļā Skatiet arī saitēs.

  • Operētājsistēmā Windows Vista    Microsoft Internet Explorer 7.0 vai jaunākai versijai.

Piezīme.: PDF formātā (PDF) un XPS formātā (*. XPS) opcijas ir pieejamas pēc instalēšanas add-in atrast papildinformāciju par atbalsta šādos failu formātos, skatiet sadaļā Skatiet arī .

Uz lapas sākumu

Izplatīt, izmantojot komandu e-pasta ziņojumu

Viens no veidiem, kā visātrāk izplatīšana Office Access 2007 atskaitē ir, izmantojot komandu e-pasta uz Microsoft Office pogas izvēlne. Ar dažiem peles klikšķiem, programma Access eksportē atskaites faila formātu un pēc tam izveido jaunu e-pasta ziņojumu ar to pievienoto failu.

  1. Navigācijas rūtī atlasiet atskaiti, kurai vēlaties nosūtīt e-pasta ziņojumā.

  2. Noklikšķiniet uz Microsoft Office pogas Office pogas attēls un pēc tam noklikšķiniet uz e-pastu.

  3. Dialoglodziņš Sūtīt objektu kā atlasiet izvades formāts, kuru vēlaties izmantot, un pēc tam noklikšķiniet uz Labi. Atcerieties, ka Momentuzņēmumu formātā (*.snp), PDF formātā (PDF)un XPS formātā (*. XPS) ir tikai opcijas, kas tiks saglabātas izkārtojums un formatējums sākotnējo ziņojumu.

    Office Outlook 2007 atver jaunu e-pasta ziņojumu ar faila pielikumu tipa, kuru norādījāt.

  4. Ievadiet adresātu e-pasta adreses lodziņā kam tēmu lodziņā Tēma un ziņojumu ziņojuma apgabalā.

    Padoms.: Pēc noklusējuma faila, ko nosūtāt, izmantojot šo metodi netiek saglabāti jūsu datorā. Ja vēlaties saglabāt kopiju failu savā datorā, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz pielikuma lodziņā pievienots , un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Saglabāt kā .

  5. Noklikšķiniet uz Nosūtīt.

Uz lapas sākumu

Izplatīšana atskaites, izmantojot citas metodes

Ja nevēlaties izmantot komandu e-pasta izplatīšanas atskaitei, vispirms atskaites eksportēšana uz vajadzīgo faila formātu un izplatiet tādā pašā veidā izplatiet jebkurš cits fails. Piemēram, var kopēt failu noņemamā datu nesējā, piemēram, kompaktdiskā, disketē vai USB diska un pēc tam to nosūtīt adresātiem. Varat arī var kopēt failu uz koplietojamu tīkla mapi vai Microsoft Windows SharePoint Services vietnes dokumentu bibliotēkā un pēc tam informējiet adresātus faila atrašanās vietu.

Nākamajās sadaļās paskaidrots, kā atskaites datu eksportēšana failā momentuzņēmumu (*.snp), faila portatīvā dokumenta formātā (PDF) vai XML papīra specifikācijas fails (*. XPS), kas pēc tam varat izplatīt, izmantojot metodi, kuru vēlaties.

Atskaites datu eksportēšana momentuzņēmumu fails

Lai skatītu momentuzņēmumu failu, ir jāinstalē Microsoft Momentuzņēmuma skatītājs programmas jums un adresātu datoros. Iepriekšējās Access versijās skatītājs momentuzņēmumu tika instalēts, izmantojot Access. Tomēr skatītājs momentuzņēmumu nav instalēts ar Office Access 2007. Lai skatītu failu momentuzņēmumu, lejupielādējiet un instalējiet bezmaksas programmu Microsoft Momentuzņēmuma skatītājs no Microsoft Download Center. Tā Office Access 2007 licence nav nepieciešami, lai lejupielādētu Momentuzņēmuma skatītājs programmu, lietotājiem, kuriem nav Access 2007 datoros var lejupielādēt skatītājs momentuzņēmumu un to izmantot, lai skatītu momentuzņēmumu failus, ko pats esat veidojis. Lejupielādes saiti varat atrast sadaļā Skatiet arī

  1. Navigācijas rūtī noklikšķiniet uz atskaites, kuru vēlaties eksportēt.

  2. Cilnes Ārējie dati grupā eksportēšana noklikšķiniet uz papilduun pēc tam uz Momentuzņēmuma skatītājs.

  3. Pirmajā lapā eksportēt - skatītājs momentuzņēmumu vedni, lodziņā faila nosaukums ierakstiet faila nosaukumu vai noklikšķiniet uz Pārlūkot , lai pārlūkotu uz citu atrašanās vietu, kur saglabāt failu.

  4. Ja vēlaties skatīt momentuzņēmumu uzreiz pēc tās izveidošanas, sadaļā norādīt eksportēšanas opcijas, atzīmējiet izvēles rūtiņu Atvērt mērķa failu pēc eksportēšanas operācijas pabeigšanas .

  5. Noklikšķiniet uz Labi.

    Ja fails ar šādu nosaukumu jau pastāv mapē, ko norādījāt, programma Access piedāvā vai nu aizstāt esošo failu vai ievadiet jaunu nosaukumu. Noklikšķiniet uz , lai aizstātu failu, vai noklikšķiniet uz , lai ievadiet citu faila nosaukumu.

    Programma Access izveido failu momentuzņēmumu. Ja esat izvēlējies, lai Access atvērt mērķa failu, un jūsu datorā ir instalēta programma Momentuzņēmuma skatītājs, programma tiek startēta un parādīt momentuzņēmuma failu. Ja skatītājs momentuzņēmumu programma nav instalēta jūsu datorā, tiks parādīts ziņojums un momentuzņēmumu failu netiks rādīti. Tomēr jūs varat joprojām izplatītu to citiem lietotājiem.

  6. Lai saglabātu darbību, kuru tikko veicāt, tā, lai varētu ātri atkārtot šo pašu darbību vēlāk darbības, atzīmējiet izvēles rūtiņu Saglabāt eksportēšanas soļus un pēc tam ierakstiet nosaukumu un aprakstu darbības. Lai izveidotu Outlook uzdevumu, kas ļauj plānot eksportēšanas operācijas nākotnē, atzīmējiet izvēles rūtiņu Izveidot Outlook uzdevumu .

    Papildinformāciju par plānošanas importēšanas un eksportēšanas darbības sadaļā Skatiet arī .

Atskaites datu eksportēšana PDF vai *. XPS failu

Vispirms jāinstalē pievienojumprogramma pirms atskaites var eksportēt uz PDF vai *. XPS formāta failu. Lai iegūtu papildinformāciju par atbalsta citos formātos, piemēram, PDF un *. XPS, noklikšķiniet uz saites šī raksta sadaļā Skatiet arī .

Pēc pievienojumprogrammas instalēšanas rīkojieties šādi, lai eksportētu atskaiti kā PDF vai *. XPS failu:

  1. Navigācijas rūtī noklikšķiniet uz atskaites, kuru vēlaties eksportēt.

  2. Cilnes Ārējie dati grupā eksportēšana noklikšķiniet uz PDF vai XPS.

  3. Dialoglodziņā publicēt kā PDF vai XPS lodziņā Saglabāt kā tipu atlasiet faila tipu, kuru vēlaties eksportēt kā atskaiti.

  4. Lai mainītu nosaukumu, kas atskaite ir saglabāta kā, lodziņā faila nosaukums ierakstiet jaunu faila nosaukumu.

  5. Lai atskaiti atvērtu uzreiz pēc to eksportēt, atzīmējiet izvēles rūtiņu Atvērt failu pēc publicēšanas . Ja programma nav instalēta jūsu datorā, kuru var atvērt faila tipu, šī opcija nav pieejama.

  6. Sadaļā optimizēt sadaļai, veiciet kādu no šīm darbībām:

    • Lai optimizētu atskaites lielāku, augstāku izšķirtspēju failam (ieteicams drukāšanai), atlasiet standarta.

    • Lai optimizētu atskaites mazākās, Zemākā izšķirtspējā failam (ieteicams publicēšana tiešsaistē), atlasiet minimālais lielums.

  7. Noklikšķiniet uz Publicēt.

    Programma Access izveido PDF vai *. XPS failu. Ja izvēlēsities, lai Access atvērt failu pēc publicēšanas, atbilstošajā programmā tiek startēta un rādīt failu.

  8. Lai saglabātu darbību, kuru tikko veicāt, tā, lai varētu ātri atkārtot to pašu darbības operāciju vēlāk atzīmējiet izvēles rūtiņu Saglabāt eksportēšanas soļus , un pēc tam ierakstiet nosaukumu un darbības aprakstu. Lai izveidotu Outlook uzdevumu, kas ļauj plānot eksportēšanas operācijas nākotnē, atzīmējiet izvēles rūtiņu Izveidot Outlook uzdevumu .

    Papildinformāciju par plānošanas importēšanas un eksportēšanas darbības sadaļā Skatiet arī .

Uz lapas sākumu

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×