Arhivēšana programmā Outlook darbam ar Windows

Arhivēšana programmā Outlook darbam ar Windows

Pastāv vairāki veidi, kā arhivēt ziņojumus programmā Outlook 2016. Izmantotās metodes ir atkarīgas no tā, vai jūs izmantojat Outlook 2016 ar Office 365 darbam kontu, Exchange kontu vai citiem kontiem, piemēram, Outlook.com, Gmail, POP vai IMAP kontiem.

Visiem kontiem programmā Outlook 2016 ir piekļuve arhīva mapei. Arhīva mape ir viena no Outlook noklusējuma mapēm, tāpat kā Iesūtne, Nosūtītie vienumi un Izdzēstie vienumi. Arhīva mapi nevar izdzēst. Ja izmantojat Outlook ar Exchange vai Exchange Online kontu, mapju politikas, piemēram, saglabāšanas politikas, attiecas uz arhīva mapi.

Ja pārvietojat ziņojumus uz arhīva mapi, izmantojot arhivēšanas pogu, pastkastes lielums nesamazinās. Ja vēlaties samazināt pastkastes lielumu, varat izmantot tiešsaistes arhīvu Office 365 Enterprise plānā vai automātiskās arhivēšanas līdzekli.

Ziņojumu arhivēšana ar vienu darbību programmā Outlook 2016

Varat izmantot arhivēšanas pogu lentes grupā Dzēst, lai pārvietotu vienu vai vairākus ziņojumus uz arhīva mapi bez dzēšanas. Arhīva izmantošanai ir vairākas priekšrocības.

  • Arhivētos vienumus ir viegli atrast meklēšanas lodziņā vai pārejot uz mapi Arhīvs. Ja ierakstāt vārdu meklēšanas lodziņā, pēc noklusējuma Outlook 2016 meklē visās pastkastes mapēs.

  • Vienumi joprojām ir pieejami jūsu tālrunī vai citās ierīcēs mapē Arhīvs.

Vienumu arhivēšana programmā Outlook 2016

  1. Izvēlieties vienu vai vairākus ziņojumus mapē Iesūtne vai citā mapē, lai tos arhivētu.

  2. Grupā Dzēst izvēlieties Arhivēt. Varat izmantot arī atpakaļatkāpes taustiņu, lai nekavējoties arhivētu vienu vai vairākus atlasītos ziņojumus. 

    Arhivēšana ar vienu klikšķi

    Piezīme.: Jūsu arhīva mape jau pastāv, pat ja šo līdzekli nekad neesat lietojis. Tā ir atrodama Outlook mapju sarakstā. Ja neredzat mapi un izmantojat programmu Outlook 2016, dodieties uz Fails > Office konts > Atjaunināšanas opcijas > Atjaunināt tūlīt.

  3. Jūsu ziņojums(i) tiks pārvietots(i) uz mapi Arhīvs. Ja nejauši arhivējāt ziņojumu, dodieties uz mapi Arhīvs un pārvietojiet ziņojumu atpakaļ iesūtnē.

Piezīme. Arhīva poga ir redzama tikai programmā Outlook 2016. Vecāku Outlook versiju lentēs nav arhīva pogas.

Ziņojumu arhivēšana, izmantojot tastatūru

Varat arhivēt vienu vai vairākus atlasītos ziņojumus, izmantojot atpakaļatkāpes taustiņu. Ja noklikšķināsit uz taustiņa Delete, ziņojumi tiek pārvietoti uz mapi Izdzēstie vienumi. Jūs nevarat mainīt atpakaļatkāpes taustiņa uzvedību.

Kā var atrast mapi Arhīvs?

Mape Arhīvs atrodas mapju sarakstā. Lai rādītu mapju sarakstu, atlasiet Skats > Mapju rūts un izvēlieties Parasts.

Mapju rūts izvēlnē ir atlasīta opcija Parasts.

Kā var meklēt mapi Arhīvs?

Pēc noklusējuma, ja meklējat Outlook vienumus, mapju saraksta augšdaļā izmantojot līdzekli Meklēt mapē Pašreizējā pastkaste, Outlook meklē visā pastkastē.

Meklēšanas pastkastē

Ja vēlaties meklēt tikai mapē Arhīvs, vispirms mapju sarakstā atlasiet mapi Arhīvs. Tagad saturs tiks meklēts tikai mapē Arhīvs.

Meklēšana arhīva mapē

Kā tas atšķiras no tiešsaistes arhīva?

Tiešsaistes arhīvs ir līdzeklis Office 365 uzņēmuma klientiem, kuriem ir neparasti lielas pastkastes. Šie klienti var izmantot tiešsaistes arhīvu, lai neizdzēstu veco pastu. Lietotāja tiešsaistes arhīvs darbojas kā otrs konts programmā Outlook ar savu mapju struktūru. Tāpēc tas nav iekļauts iesūtnē veiktajā meklēšanā.

Ja tiešsaistes arhīvs ir iespējots, administratori un lietotāji var iestatīt, lai pastkaste automātiski pārvieto vecos ziņojumus uz tiešsaistes arhīvu, izmantojot arhīva politikas.

Kad izmantot arhīvu un tiešsaistes arhīvu?

Iesakām izmantot arhīva līdzekli, lai jūsu iesūtnē neatrastos ziņojumi, uz kuriem jau esat atbildējis vai citādi reaģējis. Iedomājieties, ka arhīvs ir kā failu mape. Varat glabāt vienumus mapē Arhīvs un tiem viegli piekļūt. Varat arī izdzēst ziņojumus vai pārvietot tos uz norādītām mapēm, ja tas jums patīk vairāk.

Lietotājiem ar lielām pastkastēm Office 365 Enterprise organizācijā iesakām, lai administratori iestata arhivēšanas politiku, kas pārvieto vienumus uz tiešsaistes arhīvu pēc gada vai mazāk, ja lietotāji ātrāk sasniedz pastkastes kvotu. Tas nodrošina, ka lietotājiem nav jāizdzēš vecais pasts, lai atbrīvotu vietu. Pasta ziņojumi, kas ir vecāki par norādīto laiku, tiek pārvietoti no iesūtnes mapes un lokālās arhīva mapes.

Bieži uzdotie jautājumi par arhivēšanu

Nē. Mape Arhīvs ir vien no Outlook noklusējuma sistēmas mapēm, un to nevar pārdēvēt, pārvietot vai izdzēst.

Arhīvs ir viegli saprotams līdzeklis, kas jau ir pieejams programmā Outlook Mobile, Outlook Web App un Outlook.com, kā arī citos e-pasta pakalpojumu sniedzējos, piemēram, Gmail. Tā kā tas ir labi pazīstams nosaukums un tā kā tiešsaistes arhīvs ir esošs līdzeklis, nolēmām paturēt abus nosaukumus.

Automātiskā arhivēšana ir vecāks Outlook līdzeklis, kas ļauj automātiski pārvietot vecos pasta ziņojumus uz .pst failu. Tas nozīmē, ka pasta ziņojumi tiek noņemti no servera un tos ir grūtāk meklēt. Ja cietais disks, kurā atrodas AutoArchive.pst fails, kļūst nelietojams, šie ziņojumi tiek zaudēti. Tiešsaistes arhīvs ir uzņēmuma līmeņa aizstājējs automātiskajai arhivēšanai.

Automātisko arhivēšanu joprojām var izmantot, ja jums nav tiešsaistes arhīva un ja jūsu IT nodaļa nav atspējojusi funkciju. Lai iegūtu papildinformāciju par automātisko arhīvu programmā Outlook 2016, skatiet tēmu Vecāku vienumu manuāla arhivēšana programmā Outlook darbam ar Windows.

Arhīvs ir plaši pieejams programmā Outlook darbam ar Windows, Outlook Mobile, Outlook tīmeklī un Outlook.com. Arhīva līdzekli nevar atspējot, izmantojot grupas politiku.

Vai nepieciešama papildu palīdzība?

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×