Varat apkopot vai atjaunināt informāciju, piemēram, e-pasta ziņojumus, izmantojot Microsoft Access 2007 vai Access 2010, izmantojot Microsoft Outlook 2007 vai Microsoft Outlook 2010. Access palīdz izveidot datu vākšanas veidlapu un nosūtīt veidlapu e-pasta ziņojumā. Kad jūsu e-pasta adresāti atgriezīs aizpildītās veidlapas, varat izvēlēties, lai savāktie dati tiktu automātiski apstrādāti un saglabāti noteiktā Access datu bāzē. Šajā datu vākšanas metodē varat ietaupīt laiku un pūles, kas parasti tiek iesaistītas kopēšanas un ielīmēšanas vai manuālas datu ievades procesā. Tālāk ir aprakstīti daži scenāriji, kuros datu apkopošanai varat izmantot šo procesu.
Aptaujas Varat veikt aptauju un kompilēt rezultātus, vispirms izveidojot Access datu bāzi ar nepieciešamajām tabulām, lai saglabātu rezultātus, un izmantojiet vedni, lai ģenerētu aptaujas veidlapu, un pēc tam nosūtiet to aptaujas dalībniekiem. Kad dalībnieki atbild, aptaujas dati tiek automātiski saglabāti datu bāzē.
Statusa atskaites Neatkarīgi no tā, vai tā ir jaunākā inventarizācijas līmeņa statuss vai atjaunināta informācija par negaidītām problēmām, jūsu darba grupa var turpināt saņemt informāciju, nosūtot e-pasta ziņojumus, kuros iekļauta pašreizējā informācija regulāros intervālos.
Notikumu pārvaldība Organizējot konferenci vai apmācību vai citus notikumus, varat nosūtīt vienu vai vairākas formas kā e-pasta ziņojumu, lai apkopotu kontaktinformāciju, ceļojumu un viesnīcu preferences utt. Ja izvēlaties automātisku atbilžu apstrādi, dalībnieki var mainīt savas preferences jebkurā laikā bez nepieciešamības informēt jūs, un jums vienmēr ir piekļuve jaunākajiem datiem lēmuma pieņemšanai.
Šajā rakstā izskaidrots, kas ir nepieciešams, lai izmantotu šo procesu, kā sākt darbu ar vedni, un pēc tam sniegta papildu informācija par dažādām darbībām, lai jūs varētu veikt visvairāk informēto atlasi, kad sekojat vednim.
Piezīme.: Jūs nevarēsit pievienot savāktos datus, ja jūsu adresāts izmanto Hotmail vai Yahoo, lai nosūtītu jums datu vākšanas formu.
Pirms darba sākšanas
Ja šī ir pirmā reize, kad apkopojat datus, izmantojot e-pasta ziņojumus, veiciet tālāk norādītās darbības.
-
Pārliecinieties, vai datorā ir instalētas tālāk norādītās lietojumprogrammas.
-
Access 2007 vai Access 2010.
-
Outlook 2007 vai Outlook 2010. Datorā ir jābūt instalētai un konfigurētai programmai Outlook, ko izmantojat, lai nosūtītu e-pasta ziņojumus. Ja programma Outlook ir instalēta, bet vēl nav konfigurēta, startējiet programmu Outlook un izpildiet Outlook startēšanas vednī sniegtos norādījumus. Lai saņemtu palīdzību saistībā ar vedni, skatiet rakstu Outlook palīdzība.
-
Ja plānojat izmantot InfoPath veidlapu, pārliecinieties, vai jums ir instalēts InfoPath 2007 vai jaunāka versija, un jūsu adresātiem vajadzēs instalēt InfoPath savā datorā.
-
Lai varētu skatīt un rediģēt veidlapu, e-pasta adresātiem ir jābūt vai nu InfoPath, vai e-pasta klientam, kas atbalsta datorā instalēto HTML formātu.
Veidlapa, kas tiek izmantota, lai apkopotu datus, izmantojot e-pasta ziņojumus, nav Access veidlapa. Vednis izveido īpašu veidlapu vai nu HTML, vai InfoPath formātā.
Identificējiet mērķa datu bāzi. Datu bāze var būt. mdb vai. accdb formātā. Tiek atbalstīti arī. mde un. accde faili. Ja nevēlaties izmantot esošu datu bāzi, ir jāizveido jauna.
-
-
Identificējiet vai izveidojiet tabulas, kuras vēlaties aizpildīt ar datiem no e-pasta atbildēm. Ja apkopojat datus par esošām tabulām, pārliecinieties, vai tabulas nav tikai lasāmas un jums ir nepieciešamās atļaujas, lai pievienotu vai atjauninātu to saturu.
Piezīme.: Pielikumu, AutoNumber, OLE un vairākvērtību lauku tipus nevar apkopot, izmantojot e-pasta ziņojumus
Ja datu vākšanas darbība aizpilda divas vai vairāk tabulas, ir jāizveido atlases vaicājums un jāizmanto kā formas ierakstu avots. Pārliecinieties, vai vaicājumā ir iekļauti visi nepieciešamie lauki no pamattabulām. Ja izmantojat esošu vaicājumu, pārliecinieties, vai vaicājums nav tikai lasāms un jums ir nepieciešamās atļaujas, lai pievienotu vai atjauninātu tās saturu. Papildinformāciju par to, kā izveidot vaicājumu, kura pamatā ir divas vai vairāk tabulas, skatiet rakstā Ievads par vaicājumiem.
Saglabājiet datus kā jaunus ierakstus šādās situācijās:
-
Ja dati tiek aizpildīti vairākās tabulās.
-
Ja mērķa tabulā nav primārās atslēgas lauka. Primārās atslēgas vērtības ir nepieciešamas, lai katru atbildi kartētu uz esošu ierakstu. Ja mērķa tabulā nav primārās atslēgas lauka, pievienojiet to tagad vai piešķiriet esošu lauku, kuram ir unikālas vērtības kā primārā atslēga.
-
Ja mērķa tabulā nav ierakstu. Ja tabula ir tukša, vednis pieņem, ka vēlaties pievienot ierakstus.
-
Ja adresātu e-pasta adreses netiek saglabātas kā datu bāzes lauks. Apkopojot datus, lai atjauninātu ierakstus, jūs nevarēsit manuāli ierakstīt adreses vedņa ģenerētajā ziņojumā. Laukam Address ir jābūt mērķa tabulā vai tabulā, kurā ir relācija ar mērķa tabulu.
Darba sākšana
-
Atveriet datu bāzi, kurā tiks glabāti apkopotie dati.
-
Lai datus pievienotu vienai tabulai, navigācijas rūtī atlasiet tabulu. Lai aizpildītu vairākas saistītas tabulas, atlasiet vaicājumu, kas ir saistīts ar šīm tabulām.
-
Lai startētu vedni, veiciet kādu no tālāk norādītajām darbībām.
-
Cilnes Ārējie dati grupā datu apkopošana noklikšķiniet uz izveidot e-pastu.
-
Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz tabulas vai vaicājuma un pēc tam noklikšķiniet uz apkopot un atjaunināt datus, izmantojot e-pastu.
Piezīme.: Ja tabulā nav lauku vai ir tikai AutoNumber, OLE Object, Attachment vai vairākvērtību uzmeklēšanas lauku tipi, programma Access parāda šādu ziņojumu: atlasītajā tabulā vai vaicājumā nav neviena lauka, kas atbalsta datu apkopošanu, izmantojot e-pastu.
-
Ja tabulā ir lauki, kas atbalsta datu apkopošanu, tiek palaists vednis. Ja mērķa tabula atbalsta gan datu pievienošanu, gan atjaunināšanu, vednis palīdz veikt nepieciešamās darbības, lai apkopotu datus, izmantojot e-pasta ziņojumus.
Izmantojiet tālāk norādītās sadaļas kā atsauci visiem jautājumiem, kas varētu rasties, veicot tālāk norādītās septiņas galvenās procesa darbības.
Izvēlieties nosūtāmās datu ievades formas tipu
Atlasiet veidlapas tipu, kura pamatā ir lietošanas ērtums sev un adresātiem.
Atlasiet HTML Form Jebkuru lietotāju, kura e-pasta klients atbalsta HTML, var skatīt un rediģēt HTML veidlapu
Atlasiet Microsoft InfoPath veidlapa Šī opcija būs redzama tikai tad, ja datorā ir instalēta programma InfoPath. Atlasiet šo opciju tikai tad, ja jūsu adresātiem datorā ir instalēta programma InfoPath un Outlook. InfoPath veidlapa nodrošina labāku datu ievades un rediģēšanas vidi
Nākamā redzamā vedņa lapa ir atkarīga no tā, vai mērķa objekts atbalsta datu atjaunināšanu. Ja objekts ir vaicājums, kura pamatā ir divas vai vairāk tabulas, vai tā ir tabula, kurai nav primārās atslēgas lauka vai tajā nav neviena ieraksta, vednis pieņem, ka vēlaties pievienot jaunus ierakstus, un tiek parādīts aicinājums atlasīt veidlapas laukus. Visos pārējos gadījumos vednis lūdz norādīt, vai vēlaties pievienot vai atjaunināt datus, pirms tiek lūgts atlasīt veidlapas laukus.
Izvēlēšanās, vai vākt jaunus datus vai atjaunināt esošos datus
Norādiet, ko vēlaties darīt ar datiem. Izmantotais formas veids ietekmē to jauno ierakstu skaitu, kurus adresāts var jums nosūtīt vienā atbildē. Atjauninot datus, to ierakstu skaits, kas ir jāatjaunina adresātam, identificē iepriekš pabeigto veidlapu skaitu, kas tiks iekļautas ziņojumā.
Piezīme.: Lai pievienotu jaunus ierakstus, e-pasta ziņojuma izveides lodziņā ierakstiet e-pasta adreses. Lai atjauninātu esošos datus, adresātu e-pasta adresēm jābūt saglabātām kā lauku pamatā esošajā tabulā vai vaicājumā vai saistītajā tabulā.
Norādiet datus, ko vēlaties apkopot
Izvēloties veidlapā iekļaujamās laukus, veidlapā nav obligāti jāiekļauj visi lauki, kas ir pamatā esošajā tabulā vai vaicājumā. Tomēr ir jāatbilst šādiem nosacījumiem:
-
Nepieciešamie lauki: Lauki, kas atzīmēti ar zvaigznīti (*), ir obligāti aizpildāmie lauki. Ja apkopojat jaunus ierakstus, vednī tiks automātiski iekļauti visi lauki, kuru rekvizīts required ir iestatīts uz Jā. Ja kāds ieraksta lauks ir tukšs, programma Access nepievieno ierakstu tabulai.
-
Neatbalstītie lauku tipi: Jūs nevarēsit iekļaut noteiktus lauku tipus veidlapā, piemēram, AutoNumber, Attachment, OLE Object vai vairākvērtību uzmeklēšanas laukos.
-
Primārās atslēgas lauks: Lietotājs var ievadīt vērtību laukā, kad tiek pievienoti ieraksti. Ja norādītā vērtība jau tiek lietota, atbilde netiek apstrādāta.
Piezīme.: Katram iekļautajam laukam sadaļā lauka rekvizītinorādiet etiķeti un noklikšķiniet uz tikai lasāms , ja nevēlaties, lai lietotājs mainītu datus šajā laukā.
Automātiskas vai manuālas datu apstrādes norādīšana
Varat atlasīt automātisko vai manuālo atbilžu apstrādi. Automātiskā apstrāde nozīmē, ka, saņemot atbildes, Outlook un Access strādā kopā, lai eksportētu datus mērķa tabulās datu bāzē. Automātiskā apstrāde var taupīt laiku un pūles. Manuāla apstrāde nozīmē tikai to, ka sākat eksportēšanas operāciju, lai pārsūtītu datus no noteiktas mapes programmā Outlook, uz mērķa tabulu programmā Access.
Atbildes tiek veiksmīgi eksportētas uz mērķa tabulu, kamēr ir ievēroti tālāk norādītie nosacījumi brīdī, kad atbildat uz jūsu pastkasti.
-
Programmai Outlook jau jābūt palaistai jūsu datorā. Ja Outlook nedarbojas, apstrāde tiek sākta nākamajā reizē, kad startējat programmu Outlook.
-
Piekļuve nedrīkst būt aizsargāta ar paroli, un to nevar atvērt ekskluzīvā režīmā. Pēc tam, kad esat nosūtījis e-pasta ziņojumu, datu bāzes nosaukums vai atrašanās vieta nav jāmaina.
-
Pēc e-pasta ziņojuma nosūtīšanas nav jāmaina tabulu un vaicājumu nosaukumi un veidlapā iekļauto lauku rekvizīti.
-
Lai pievienotu vai atjauninātu pamatā esošo tabulu un vaicājumu saturu, ir nepieciešamas nepieciešamās atļaujas.
Piezīme.: Ja automātiskā apstrāde neizdodas, mēģiniet novērst problēmas un pēc tam manuāli eksportējiet neveiksmīgās atbildes. Visas atbildes, kas nonāk jūsu iesūtnē pēc problēmu novēršanas, turpina apstrādāt automātiski.
Iestatiet rekvizītus, lai kontrolētu automātisko atbilžu apstrādi
Lai norādītu citu Outlook mapi, kur tiek glabātas atbildes, lapā Norādiet, kā apstrādāt atbildes uz vedņa lapu, noklikšķiniet uz mapes nosaukuma. Dialoglodziņā Mapes atlasīšana atlasiet citu mapi vai noklikšķiniet uz Jauns , lai izveidotu jaunu mapi.
Ja noklikšķināsit uz iestatīt rekvizītus, lai kontrolētu automātisko atbilžu apstrādi , lai mainītu vai uzlabotu importēšanas iestatījumus, skatiet tālāk norādīto tabulu, lai iegūtu informāciju par pieejamajām iespējām:
|
Opcija |
Rezultāts |
|---|---|
|
Atmetiet atbildes no personām, kurām ziņojums nav nosūtīts |
Atzīmējiet šo izvēles rūtiņu, ja vēlaties, lai automātiski tiktu apstrādātas tikai tās atbildes, kuras ir nosūtījušas ziņojuma sākotnējie adresāti. Atbildes no citām personām tiek glabātas mērķa mapē, bet netiek apstrādātas automātiski. |
|
Vairāku atbilžu akceptēšana katram adresātam |
Atzīmējiet šo izvēles rūtiņu, ja vēlaties automātiski apstrādāt tikai pirmo atbildi no katra adresāta. Otrā un nākamā atbilde tiek glabāta mērķa mapē, bet netiek automātiski apstrādātas. Piezīme.: Šis iestatījums kontrolē tikai atbilžu skaitu, nevis ierakstu skaitu vienā atbildē, kas tiek apstrādāts. Citiem vārdiem sakot, ja nosūtāt InfoPath veidlapu, lietotājs var nosūtīt jums vairākus ierakstus vienā atbildē, un programma Access automātiski apstrādā visus atbildes ierakstus, pat tad, ja šī izvēles rūtiņa nav atzīmēta. |
|
Tikai esošu datu atjaunināšanas atļaušana |
Kad adresāti izmanto InfoPath veidlapu, lai atjauninātu datus, viņi var nosūtīt jaunus ierakstus papildus esošo ierakstu atjauninājumiem. Atzīmējiet šo izvēles rūtiņu, lai apstrādātu tikai esošo ierakstu atjauninājumus. |
|
Apstrādājamo atbilžu skaits |
Ierakstiet kopējo atbilžu skaitu (no visiem adresātiem), kurus vēlaties automātiski apstrādāt. Ja vēlaties, lai visas atbildes tiktu apstrādātas automātiski, tekstlodziņā ievadiet lielu vērtību, piemēram, 5000. Atbildes, kas tiek saņemtas pēc konkrētās vērtības sasniegšanas, ir saglabātas mērķa mapē, bet netiek automātiski apstrādātas. |
|
Pārtraukšanas datums un laiks |
Norādiet, kad šīs e-pasta ziņojuma automātiskā atbilžu apstrāde ir jāaptur. Atbildes, kas tiek saņemtas pēc šī datuma un laika, tiek glabātas mērķa mapē, bet netiek automātiski apstrādātas. |
Lai vēlāk mainītu šīs opcijas, cilnes Ārējie dati grupā datu apkopošana noklikšķiniet uz Pārvaldīt atbildes. Dialoglodziņā datu apkopošanas ziņojumu pārvaldīšana atlasiet ziņojumu, kuram vēlaties mainīt iestatījumus, un pēc tam noklikšķiniet uz ziņojuma opcijas. Dialoglodziņā veiktās izmaiņas ietekmē visas turpmākās atbildes, kas tiek saņemtas par šo ziņojumu.
Manuāla atbilžu apstrāde
Lai noteiktu, kur un kuras atbildes tiek apstrādātas, neatlasiet automātisko procesa opciju. Atbildes tiks saglabātas norādītajā mapē programmā Outlook, līdz atlasāt, un pēc tam ar peles labo pogu noklikšķiniet uz katras atbildes mapē un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz eksportēt datus uz Microsoft Access .
Dažos gadījumos, iespējams, vajadzēs arī manuāli apstrādāt atbildes, ko neizdevās apstrādāt automātiski.
Pirms datu eksportēšanas atcerieties šādus datus
-
Access datu bāze nav jāatver ekskluzīvā režīmā, un pēc tam, kad esat nosūtījis e-pasta ziņojumu, nav jāmaina datu bāzes nosaukums vai atrašanās vieta.
-
Pēc e-pasta ziņojuma nosūtīšanas nav jāmaina tabulu un vaicājumu nosaukumi un veidlapā iekļauto lauku rekvizīti.
-
Lai pievienotu vai atjauninātu pamatā esošo tabulu un vaicājumu saturu, ir nepieciešamas nepieciešamās atļaujas.
Atlasiet, kā vēlaties norādīt adresātu e-pasta adreses.
Ja apkopojat tikai jaunu informāciju, e-pasta adreses varat norādīt divējādi.
-
Ierakstiet e-pasta adreses atsevišķi Outlook e-pasta ziņojumā vai atlasiet adreses no adrešu grāmatas.
-
Izmantojiet e-pasta adreses lauku pašreizējās Access datu bāzes tabulā vai vaicājumā.
Piezīme.: Apkopojot datus, lai atjauninātu esošos ierakstus, šis dialoglodziņš nav redzams, jo adresātu e-pasta adresēm vispirms jābūt pieejamām kā datu bāzes laukam.
E-pasta adrešu ievade tieši programmā Outlook
Ja norādāt savus adresātus programmā Outlook, pirms ziņojuma nosūtīšanas varat to priekšskatīt un pielāgot. E-pasta ziņojuma pamattekstā ir īss ievads un veidlapa. Ieteicams veidlapā neveikt izmaiņas. Izmaiņas veidlapas struktūrā var izraisīt atbildes neapstrādi.
Datu bāzes laukā saglabāto e-pasta adrešu izmantošana
Opcija, lai atlasītu saistītu tabulu , attiecas uz tabulām, kas ir saistītas. Lai skatītu vai rediģētu tabulu relācijas savā datu bāzē, datu bāzes rīkos. cilnes grupā relācijas noklikšķiniet uz relācijas
Papildinformāciju par relācijām skatiet rakstā tabulas relāciju rokasgrāmata.
Adresātu saraksta pārskatīšana un norādīšana
Pēdējā nozīmīgākā darbība ietver e-pasta ziņojuma priekšskatīšanu un pielāgošanu, precizējiet adresātu sarakstu un pēc tam nosūtiet datu apkopošanas ziņojumu.
E-pasta ziņojuma izveide un nosūtīšana
Kad vednis informē par to, ka tagad varat izveidot e-pasta ziņojumu un parādīts, kā skatīt e-pasta statusu, izmantojot komandu Pārvaldīt atbildes , var tikt parādīti daži brīdinājuma ziņojumi. Tālāk esošajā tabulā ir aprakstīti visi brīdinājumi un darbības, kuras varat veikt, lai to novērstu.
|
Brīdinājuma ziņojums |
Apraksts |
S koncentrāts infūziju šķīduma |
|---|---|---|
|
Daži ieraksti neietver derīgu adresi norādītajā e-pasta adreses laukā. Šīm rindām netiks atgriezti dati. |
Atlasītajā e-pasta adreses laukā ir vērtības Null. |
Ja vēlaties apkopot datus katram ierakstam, izejiet no vedņa un aizstājiet vērtības Null ar e-pasta adresēm. Pēc tam vēlreiz startējiet vedni. |
|
Jums pašlaik ir ekskluzīva datu bāzes bloķēšana; automātiskā apstrāde neizdosies līdz brīdim, kad tiks izlaista atslēga. |
Jūsu datu bāze pašlaik ir atvērta ekskluzīvā režīmā. |
Ja izvēlējāties, lai atbildes tiktu automātiski apstrādātas, apstrāde neizdodas, jo Access nevar pievienot vai atjaunināt datu bāzi, kurā tā ir ekskluzīvi bloķēta. Pēc ziņojuma nosūtīšanas uzreiz atveriet datu bāzi un pēc tam to atvērsiet neekskluzīvā režīmā. |
|
Šajos e-pasta ziņojumos var būt konfidenciāli vai sensitīvi dati. |
Jūs apkopojat datus, lai atjauninātu esošos ierakstus, un veidlapa, ko grasāties nosūtīt, tiks iepriekš aizpildīta ar esošiem datiem. |
Ja kādā no veidlapas laukiem ir reģistrjutīgi dati, atgriezieties vedņa darbībā, kur atlasījāt laukus un noņemiet laukus, kuros ir reģistrjutīgi dati no formas |
Pēc ziņojuma priekšskatīšanas un pielāgošanas varat filtrēt e-pasta adreses lauku un atlasīt adresātus. Izvēlieties e-pasta adreses, kuras vēlaties izmantot, atzīmējot attiecīgās izvēles rūtiņas. Ja tiek parādīts dialoglodziņš ar nederīgām e-pasta adresēm, atzīmējiet sarakstā iekļautās adreses un pēc tam noklikšķiniet uz Iziet. Pārbaudiet nederīgas adreses, veiciet nepieciešamos labojumus un pēc tam vēlreiz mēģiniet nosūtīt ziņojumu.
