Trīs posmu darbplūsmas izmantošana

Trīs posmu darbplūsmas izmantošana

Piezīme.:  Mēs vēlamies sniegt jums visjaunāko palīdzības saturu jūsu valodā, cik vien ātri to varam. Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai lapas lejasdaļā varat mums pavēstīt, vai informācija jums noderēja? Ērtai atsaucei šeit ir šis raksts angļu valodā .

Trīs posmu darbplūsma seko saraksta elementu statusam trīs posmos (fāzēs). To var izmantot, lai pārvaldītu uzņēmuma darbības procesus, kuru vajadzībām uzņēmumam jānodrošina sekojums svarīgiem jautājumiem vai vienumiem, piemēram, klientu apkalpošanas jautājumiem, pārdošanas vadībai vai projektu uzdevumiem. Piemēram, projekta uzdevuma trīs posmi var būt Nav sākts, Notiek un Pabeigts.

Šajā rakstā

Kā darbojas trīs posmu darbplūsma?

Saraksta iestatīšana izmantošanai kopā ar trīs posmu darbplūsmu

Problēmu izsekošanas saraksta izveide

Pielāgota saraksta izveide lietošanai ar trīs posmu darbplūsmu

Pielāgota saraksta pielāgošana izmantošanai ar trīs posmu darbplūsmu

Trīs posmu darbplūsmas pievienošana sarakstam

Trīs posmu darbplūsmas manuāla startēšana elementā

Darbplūsmas uzdevuma pabeigšana trīs posmu darbplūsmā

Kā darbojas trīs posmu darbplūsma?

Trīs posmu darbplūsma atbalsta biznesa procesus, kas nepieciešami uzņēmumiem, lai izsekotu kāda jautājuma vai elementa statusu trīs posmos un divās pārejās starp posmiem. Ar katru pāreju starp posmiem darbplūsma piešķir uzdevumu personai un nosūta šai personai e-pasta brīdinājumu par šo uzdevumu. Kad šis uzdevums ir izpildīts, darbplūsma atjaunina elementa statusu un virza to uz nākamo posmu. Trīs posmu darbplūsma darbojas ar saraksta veidni Jautājumu izsekošana, bet to var izmantot ar jebkuru sarakstu, kas ir iestatīts, lai tajā būtu kolonna Izvēle ar vismaz trim vērtībām. Vērtības šajā kolonnā Izvēle kalpo kā posmi, kurus darbplūsma izseko.

Sarakstam var būt vairākas izvēles kolonnas, un izvēles kolonnā var būt vairāk par trīs vērtībām. Tomēr trīs posmu darbplūsmu var konfigurēt tā, lai tiktu lietota tikai viena no izvēles kolonnām un tikai trīs no atlasītās izvēles kolonnas vērtībām. Kad sarakstam vai bibliotēkai pievienojat trīs posmu darbplūsmu, atlasiet izvēles kolonnu un trīs kolonnā norādītās vērtības.

Trīs posmu darbplūsmu var izmantot, lai pārvaldītu biznesa procesus, kas uzņēmumam nepieciešami, lai sekotu svarīgiem jautājumiem vai vienumiem, piemēram, klientu apkalpošanas jautājumiem, pārdošanas vadībai vai projektu uzdevumiem. Piemēram, uzņēmuma, kas nodarbojas ar nelielu pasākumu rīkošanu, darbinieki var izmantot problēmu izsekošanas sarakstu un pielāgotu trīs posmu darbplūsmu, lai pārvaldītu daudzos uzdevumus, kas veicami saistībā ar plānotajiem pasākumiem. Darbplūsma seko pasākumu plānošanas uzdevumiem trīs posmos: Aktīvs, Gatavs pārskatīšanai un Pabeigts. Visi ar konkrēto pasākumu saistītie plānošanas uzdevumi tiek apkopoti problēmu reģistrēšanas sarakstā, kas ir izveidots šī pasākuma vajadzībām, un atzīmēti kā Aktīvs. Pasākuma koordinators piešķir individuālus uzdevumus grupas dalībniekiem un pēc tam startē darbplūsmu šajos vienumos, lai sāktu darbu saistībā ar pasākuma uzdevumu.

Kad darbplūsma tiek startēta, tā izveido uzdevumu norādītajai personai. Kad grupas dalībnieks saņem uzdevumu, viņš veic uzdevuma paveikšanai nepieciešamās darbības. Tās var būt darbības, kas veicamas ārpus saraksta vai vietnes, kurā atrodas problēmu izsekošanas saraksts. Piemēram, ja grupas dalībnieks saņem darbplūsmas uzdevumu izstrādāt ēdināšanas plānu, viņš sazinās ar ēdināšanas uzņēmumu un pēc tam strādā ar šo uzņēmumu, lai izstrādātu plānu. Kad ēdināšanas plāns ir sagatavots, grupas dalībnieks atzīmē, ka viņa darbplūsmas uzdevums ir pabeigts. Tagad darbplūsma problēmu izsekošanas sarakstā atjaunina pasākuma uzdevuma statusu no Aktīvs uz Gatavs pārskatīšanai, un tādējādi tiek izveidots nākamais uzdevums pasākuma koordinatoram, kam jāpārskata ēdināšanas plāns. Kad pasākuma koordinators ir pārskatījis un apstiprinājis ēdināšanas plānu, viņš atzīmē darbplūsmas uzdevumu kā pabeigtu, un darbplūsma atjaunina uzdevuma statusu no Gatavs pārskatīšanai uz Pabeigts.

Piezīme.: Darbplūsmas dalībnieks var pabeigt darbplūsmas uzdevumu trīs posmu darbplūsmā divējādi. Dalībnieks var rediģēt darbplūsmas uzdevumu, lai atzīmētu, ka tas ir pabeigts, vai arī dalībnieks var mainīt darbplūsmas vienuma statusu sarakstā (ja dalībniekam ir atļauja mainīt šo sarakstu). Ja dalībnieks manuāli atjaunina darbplūsmas vienuma statusu sarakstā, darbplūsmas uzdevums ir pabeigts. Ja dalībnieks rediģē darbplūsmas uzdevumu, lai atzīmētu to kā pabeigtu, darbplūsmas vienuma statuss sarakstā tiek atjaunināts uz Pabeigts.

Iepriekšējā piemērā veiktajām darbībām trīs posmu darbplūsmā tiek izmantots šāds process:

Trīs posmu darbplūsmas piemēra blokshēma

Uz lapas sākumu

Saraksta iestatīšana izmantošanai kopā ar trīs posmu darbplūsmu

Pirms trīs posmu darbplūsmas izmantošanas jums jāiestata saraksts, kurā ir iekļauti vienumi, kuriem plānojat sekot vai ko vēlaties pārvaldīt, izmantojot darbplūsmu. Saraksta veidne Problēmu izsekošana ir paredzēta darbībām ar trīs posmu darbplūsmu. Tomēr var izveidot arī pielāgotu sarakstu, lai to izmantotu ar šīm darbplūsmām. Ja izveidojat pielāgotu sarakstu, pārliecinieties, vai sarakstā ir vismaz viena kolonna Izvēle, kurā ietvertas trīs vai vairāk izvēles vērtības. Kas iestatāt darbplūsmu, kas izmantojama ar sarakstu, norādiet kolonnu Izvēle, kurā iekļautas posmu vērtības, kurām darbplūsma sekos.

Uz lapas sākumu

Problēmu izsekošanas saraksta izveide

Pēc noklusējuma trīs posmu darbplūsmu var izmantot ar jebkuru sarakstu, kuru izveido no saraksta veidnes Problēmu izsekošana.

  1. Iestatījumu izvēlnes Office 365 iestatījumu poga , noklikšķiniet uz Pievienot programmu.

  2. Lapā Jūsu programmas noklikšķiniet uz Problēmu izsekošanaun ierakstiet saraksta nosaukumu. Saraksta nosaukums ir jānorāda obligāti.

  3. Ja vēlaties norādīt saraksta aprakstu, noklikšķiniet uz Papildu opcijas.

    • Lodziņā Apraksts ievadiet saraksta lietošanas mērķa aprakstu. Apraksts nav obligāts.

  4. Noklikšķiniet uz Izveidot.

Uz lapas sākumu

Pielāgota saraksta izveide lietošanai ar trīs posmu darbplūsmu

Ja vēlaties izveidot pielāgotu sarakstu izmantošanai ar trīs posmu darbplūsmu, jāpievieno vismaz viena kolonna Izvēle, kurā iekļautas vismaz trīs posmu vērtības, kam sekos darbplūsma.

  1. Iestatījumu izvēlnes Office 365 iestatījumu poga , noklikšķiniet uz Pievienot programmu.

  2. Lapā Jūsu programmas noklikšķiniet uz Pielāgots saraksts, un ierakstiet saraksta nosaukumu. Saraksta nosaukums ir jānorāda obligāti.

  3. Ja vēlaties norādīt saraksta aprakstu, noklikšķiniet uz Papildu opcijas.

  4. Lodziņā Apraksts ievadiet saraksta lietošanas mērķa aprakstu. Apraksts nav obligāts.

  5. Noklikšķiniet uz Izveidot.

Uz lapas sākumu

Pielāgota saraksta pielāgošana izmantošanai ar trīs posmu darbplūsmu

  1. Noklikšķiniet uz pielāgotā saraksta, ko izveidojāt, veicot iepriekšējo darbību.

  2. Lentē noklikšķiniet uz cilnes Saraksts un pēc tam grupā Iestatījumi noklikšķiniet uz Saraksta iestatījumi.

  3. Sadaļā Kolonnas noklikšķiniet uz Izveidot kolonnu.

  4. Sadaļā nosaukums un tips sadaļā kolonnas nosaukumsierakstiet kolonnas nosaukuma, kuru vēlaties izmantot, lai norādītu darbplūsmas posma vērtības. Piemēram, var ievadīt nosaukumu kā darbplūsmas stāvoklis.

  5. Sadaļā Šajā kolonnā ietvertās informācijas tips ir: atlasiet Izvēlne (izvēlne).

  6. Sadaļā Kolonnu papildu iestatījumi zem Apraksts ierakstiet kolonnas neobligāto aprakstu.

  7. Sadaļā Pieprasīt, lai šajā kolonnā būtu informācija noklikšķiniet uz .

  8. Sarakstlodziņā sadaļā ierakstiet katru izvēli atsevišķā rindāierakstiet trim vai vairāk izvēles vērtības, ko vēlaties izmantot šajā kolonnā. Šīs vērtības kļūs par darbplūsmas posmiem. Piemēram, var ievadīt aktīvs, gatavs pārskatīšanai, un pabeigt, jo trīs iespējas.

  9. Sadaļā Izvēles iespēju parādīšanas veids: atlasiet vai opciju Nolaižamā izvēlne vai Radiopogas.

  10. Sadaļā Atļaut pievienot variantus noklikšķiniet uz .

  11. Norādiet, vai šai kolonnai vēlaties noteiktu noklusējuma vērtību vai vēlaties pievienot to saraksta noklusējuma skatam.

  12. Noklikšķiniet uz Labi.

Uz lapas sākumu

Trīs posmu darbplūsmas pievienošana sarakstam

Lai saraksta elementiem lietotu trīs posmu darbplūsmu, vispirms tā jāpievieno sarakstam. Pievienojot trīs posmu darbplūsmu sarakstam, norādiet, kurā saraksta kolonnā atrodas posma vērtības, kurām sekos darbplūsmai. Norādiet arī informāciju par to, kādiem notikumiem jānotiek katrā darbplūsmas posmā. Piemēram, var norādīt e-pasta brīdinājumu, ko saņem uzdevumu adresāti, tēmu un tekstu.

Vairākumā vietņu trīs posmu darbplūsma ir iespējota pēc noklusējuma. Tomēr vietņu kolekcijas administrators var atspējot šo līdzekli. Ja trīs posmu darbplūsma nav pieejama, sazinieties ar vietņu kolekcijas administratoru.

Svarīgi!: Lai darbplūsmu pievienotu sarakstam, jābūt sarakstu pārvaldības atļaujai.

  1. Atveriet sarakstu, kam vēlaties pievienot trīs posmu darbplūsmu.

  2. Noklikšķiniet uz cilnes Saraksts > Saraksta iestatījumi vai noklikšķiniet uz tā bibliotēku tipa iestatījumiem, kas jāatver. Piemēram, dokumentu bibliotēkā noklikšķiniet uz Dokumentu bibliotēkas iestatījumi.

  3. Sadaļā Atļaujas un pārvaldība noklikšķiniet uz Darbplūsmas iestatījumi.

  4. Lapā Darbplūsmas iestatījumi noklikšķiniet uz Darbplūsmas pievienošana.

  5. Lapas darbplūsmas pievienošana sadaļā darbplūsma zem Atlasīt darbplūsmas veidni, noklikšķiniet uz trīs posmu.

  6. Sadaļā Nosaukums ierakstiet darbplūsmas unikālo nosaukumu.

  7. Sadaļā Uzdevumu saraksts norādiet uzdevumu sarakstu, kas jāizmanto ar darbplūsmu.

    Piezīme.: 

    • Varat izmantot noklusējuma sarakstu Uzdevumi vai arī varat izveidot jaunu. Ja izmantojat noklusējuma sarakstu Uzdevumi, darbplūsmas dalībnieki varēs viegli atrast un skatīt savus darbplūsmas uzdevumus, izmantojot saraksta Uzdevumi skatu Mani uzdevumi.

    • Izveidojiet jaunu uzdevumu sarakstu, ja šīs darbplūsmas uzdevumi atklāj sensitīvus vai konfidenciālus datus, kurus vēlaties uzglabāt atsevišķi no vispārīgā saraksta Uzdevumi.

    • Izveidojiet jaunu uzdevumu sarakstu, ja uzņēmumam ir daudzas darbplūsmas vai ja darbplūsmās ietverti daudzi uzdevumi. Šajā gadījumā var izveidot uzdevumu sarakstus katrai darbplūsmai.

  8. Sadaļā Vēstures saraksts atlasiet vēstures sarakstu, kas jāizmanto ar šo darbplūsmu. Vēstures saraksts rāda notikumus, kas notiek katrā darbplūsmas gadījumā.

    Piezīme.: Var izmantot noklusējuma sarakstu Vēsture vai arī var izveidot jaunu sarakstu. Ja uzņēmumam ir daudzas darbplūsmas, var izveidot atsevišķu vēstures sarakstu katrai darbplūsmai.

  9. Sadaļā Sākšanas opcijas veiciet kādu no šīm darbībām:

    • Ja vēlaties atļaut darbplūsmas startēt manuāli, atzīmējiet izvēles rūtiņu Atļaut šo darbplūsmu startēt manuāli autentificētam lietotājam ar dalības atļaujām. Ja vēlaties pieprasīt papildu atļaujas darbplūsmas startēšanai, atzīmējiet izvēles rūtiņu Darbplūsmas startēšanai pieprasīt sarakstu pārvaldības atļauju.

    • Ja vēlaties, lai darbplūsma tiktu startēta automātiski, kad ir izveidoti jauni vienumi, atzīmējiet izvēles rūtiņu Startēt šo darbplūsmu, kad ir izveidots jauns vienums.

  10. Noklikšķiniet uz Tālāk.

  11. Sadaļā Darbplūsmas posmi zem Atlasiet lauku "Izvēle", atlasiet kolonnu Izvēle no saraksta, kurā ir vērtības, kuras vēlaties izmantot posmiem darbplūsmā, un pēc tam atlasiet kolonnas vērtības, kuras vēlaties šiem darbplūsmas posmiem: Sākuma posms, Vidus posms un Beigu posms.

  12. Abās sadaļās Norādiet, kam jānotiek, kad tiek iniciēta darbplūsma (opcijas pirmajam uzdevumam darbplūsmā) un Norādiet, kam jānotiek, kad darbplūsma pāriet tās vidus posmā (opcijas otrajam uzdevumam darbplūsmā) norādiet šādu informāciju:

    Sīkāka informācija par uzdevumu

Lauks

Apraksts

Uzdevuma nosaukums:

Varat arī modificēt virsrakstu ziņojumam, kas tiks parādīts, kad darbplūsma tiks iniciēta vai būs sasniegusi vidusposmu. Ja atzīmējat izvēles rūtiņu Iekļaut saraksta lauku, atlasītais lauks tiek pievienots ziņojuma beigās.

Uzdevuma apraksts:

Ierakstiet informāciju, ko vēlaties iekļaut uzdevuma aprakstā. Ja atzīmējat izvēles rūtiņu Iekļaut saraksta lauku, atlasītais lauks tiek pievienots ziņojuma beigās. Ja atzīmējat izvēles rūtiņu Ievietot saiti saraksta elementam, aprakstā tiek iekļauta saite uz saraksta elementu.

Uzdevuma izpildes datums:

Ja vēlaties norādīt uzdevuma izpildes datumu, atzīmējiet izvēles rūtiņu Iekļaut saraksta lauku un pēc tam atlasiet datuma kolonnu no saraksta, kurā atrodas izpildes datuma informācija, ko vēlaties izmantot.

Piešķirtais uzdevums:

Lai piešķirtu uzdevumu sarakstā norādītai personai, noklikšķiniet uz Iekļaut saraksta lauku un pēc tam atlasiet kolonnu no saraksta, kurā atrodas lietotāja informācija, ko vēlaties izmantot. Kad šī darbplūsma ir startēta, pirmais uzdevums tiek piešķirts personai, kuras vārds tiek parādīts darbplūsmas vienumam šajā kolonnā.

Lai šo uzdevumu visās šīs darbplūsmas instancēs piešķirtu norādītajai personai, noklikšķiniet uz Pielāgots un pēc tam ierakstiet vai atlasiet tās personas vārdu, kurai vēlaties piešķirt uzdevumu.

  1. Ja vēlaties, lai darbplūsmas dalībnieki saņemtu e-pasta brīdinājumus par darbplūsmas uzdevumiem, atzīmējiet izvēles rūtiņu Nosūtīt e-pasta ziņojumu.

    Piezīme.:  Ja vēlaties, lai darbplūsmas dalībnieki saņemtu e-pasta brīdinājumus un atgādinājumus par saviem darbplūsmas uzdevumiem pēc tam, kad darbplūsmas ir startētas, sazinieties ar vietņu kolekcijas administratoru, lai pārbaudītu, vai vietnē ir iespējots e-pasts.

    Sīkāka informācija par e-pasta ziņojumu

Lauks

Apraksts

Kam

Ierakstiet personas vārdu, kurai jānosūta e-pasta brīdinājums par darbplūsmas uzdevumu. Ja vēlaties nosūtīt e-pasta brīdinājumu uzdevuma īpašniekam, atzīmējiet izvēles rūtiņu Iekļaut piešķirto uzdevumu.

Tēma

Ierakstiet tēmas rindiņā, ko vēlaties izmantot e-pasta brīdinājumam. Ja vēlaties e-pasta ziņojuma tēmas rindiņai pievienot uzdevuma nosaukumu, atzīmējiet izvēles rūtiņu Izmantot uzdevuma nosaukumu.

Pamatteksts

Ierakstiet informāciju, kam jāparādās e-pasta brīdinājuma ziņojuma pamattekstā. Ja vēlaties iekļaut saiti uz saraksta elementu paziņojumā, atzīmējiet izvēles rūtiņu Iekļaut saiti uz saraksta elementu.

  1. Noklikšķiniet uz Labi.

Uz lapas sākumu

Trīs posmu darbplūsmas manuāla startēšana elementā

Lai trīs posmu darbplūsma būtu pieejama saraksta elementiem, vispirms tā jāpievieno sarakstam. Papildinformāciju skatiet iepriekšējās sadaļās.

Trīs posmu darbplūsmu var konfigurēt automātiskai startēšanai laikā, kad sarakstam tiek pievienoti jauni elementi, vai arī to var konfigurēt, lai lietotājiem ar noteiktām atļaujām atļautu startēt darbplūsmu manuāli. Dažām darbplūsmām var būt atļautas abas opcijas.

Lai trīs posmu darbplūsmu manuāli startētu saraksta elementam, veiciet tālāk norādītās darbības. Jābūt saraksta vienumu rediģēšanas atļaujām. Dažām darbplūsmām var būt nepieciešamas sarakstu pārvaldības atļaujas.

Piezīme.: Ja vēlaties, lai darbplūsmas dalībnieki saņemtu e-pasta brīdinājumus un atgādinājumus par saviem darbplūsmas uzdevumiem pēc tam, kad startējat darbplūsmu, sazinieties ar vietņu kolekcijas administratoru, lai pārbaudītu, vai vietnē ir iespējots e-pasts.

  1. Atveriet sarakstu, kurā atrodas vienums, kam vēlaties startēt trīs posmu darbplūsmu.

  2. Noklikšķiniet uz daudzpunktes blakus vienumam, kam vēlaties startēt darbplūsmu, noklikšķiniet uz bultiņas, un pēc tam izvēlnē, kas tiek parādīta, noklikšķiniet uzDarbplūsmas.

    Piezīme.: Komanda Darbplūsmas ir pieejama tikai tad, ja vienums atrodas sarakstā vai bibliotēkā, kurai ir vismaz viena ar to saistīta darbplūsma.

  3. Iestatījumu izvēlnes Office 365 iestatījumu poga , noklikšķiniet uz Skatīt visu vietnes saturu.

  4. Sadaļā Startēt jaunu darbplūsmu noklikšķiniet uz tās trīs posmu darbplūsmas nosaukuma, kuru vēlaties startēt.

    Darbplūsma tiek startēta nekavējoties.

Uz lapas sākumu

Darbplūsmas uzdevuma pabeigšana trīs posmu darbplūsmā

Lai pabeigtu darbplūsmas uzdevumu trīs posmu darbplūsmā, sarakstam, kurā darbplūsmas uzdevumi tiek ierakstīti, nepieciešama vismaz viena atļauja rediģēt vienumus.

  1. Lai atrastu darbplūsmas uzdevumu, vietnē atveriet sarakstu Uzdevumi un pēc tam izvēlnē Skats atlasiet Mani uzdevumi.

    Piezīme.: a darbgrāmata neizmanto noklusējuma vietnes sarakstu Uzdevumi, iespējams, jūsu darbplūsmas uzdevums nav redzams sarakstā Uzdevumi. Lai atrastu darbplūsmas uzdevumu, dodieties uz sarakstu vai bibliotēku, kurā darbplūsmas vienums ir saglabāts. Norādiet uz tā vienuma nosaukuma, ko vēlaties pabeigt, noklikšķiniet uz bultiņas, kas tiek parādīts, un pēc tam noklikšķiniet uz Darbplūsmas. Lapas Darbplūsmas statuss sadaļā Palaistās darbplūsmas noklikšķiniet uz darbplūsmas nosaukuma, kuras dalībnieks jūs esat. Sadaļā Uzdevumi noklikšķiniet uz darbplūsmas uzdevuma un pēc tam pārejiet uz 3. darbību.

  2. Atveriet sarakstu, kurā atrodas vienums, ko vēlaties atzīmēt kā pabeigtu.

  3. Norādiet uz tā uzdevuma nosaukuma, kuru vēlaties pabeigt, noklikšķiniet uz bultiņas, kas tiek parādīta, un pēc tam uz Rediģēt vienumu.

  4. Dialoglodziņā Uzdevumi ierakstiet vai atlasiet uzdevuma pabeigšanai nepieciešamo informāciju un pēc tam noklikšķiniet uz Saglabāt.

Uz lapas sākumu

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×