Slēpto datu un personiskās informācijas noņemšana no Office dokumentiem

Piezīme. Office 2007 atbalsta cikla beigas iestājas 2017. gadā.

Pirms svarīga dokumenta koplietošanas ar kolēģiem vai klientiem, iespējams, veicat dokumenta satura korektūru vai pārskatu, lai pārliecinātos, vai viss ir pareizi un dokumentā nav nekā tāda, ko nevēlaties koplietot ar citām personām. Ja plānojat koplietot Microsoft Office dokumenta elektronisko kopiju, ieteicams veikt papildu darbību, lai pārskatītu dokumentu slēptos datus vai personisko informāciju, kas varētu būt saglabāta pašā dokumentā vai dokumenta rekvizītos (metadati). Šī slēptā informācija par jūsu organizāciju vai pašu dokumentu var atklāt sīkāku informāciju, kuru nevēlaties koplietot publiski, tāpēc iespējams, ka pirms šī dokumenta koplietošanas ar citām personām šo slēpto informāciju vēlaties noņemt.

Šis raksts izskaidro to, kā dokumentu kontrolieris programmās Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 un Microsoft Office PowerPoint 2007 var palīdzēt sameklēt un noņemt Office dokumentos esošos slēptos datus un personisko informāciju.

Šajā rakstā

Kāda tipa slēptie dati un personisku identificējoša informācija tiek saglabāta Office dokumentos?

Kādu informāciju dokumentu kontrolieris var atrast un noņemt?

Kā Office dokumentos atrast un noņemt slēptos datus un personu identificējošu informāciju?

Kāda tipa slēptie dati un personiskā informācija tiek saglabāta Office dokumentos?

Office dokumentā var saglabāt vairāku tipu slēptos datus un personisko informāciju. Dokumentu skatot Office programmā, šī informācija var nebūt uzreiz redzama, bet citas personas, iespējams, to var skatīt un izgūt.

Slēptajā informācijā var būt dati, kurus Office programmas pievieno failam, lai iespējotu sadarbību ar citām personām dokumenta rakstīšanā un rediģēšanā. Tajā var būt arī informācija, kuru esat apzināti noteicis slēptu.

Office dokumentos var būt šāda tipa slēptie dati un personiskā informācija:

  • Komentāri, reģistrēto izmaiņu pārskatījuma atzīmes, versijas un anotācijas ar tinti.    Ja, veidojot dokumentu, sadarbojāties ar citiem, dokumentā var būt tādi vienumi, kā reģistrēto izmaiņu pārskatījuma atzīmes, komentāri, anotācijas ar tinti vai versijas. Šī informācija ļauj citiem lietotājiem skatīt to cilvēku vārdus, kuri veidojuši dokumentu, kā arī recenzenta komentārus un izmaiņas, kas veiktas dokumentā.

  • Dokumenta rekvizīti un personu identificējoša informācija    Dokumenta rekvizīti, kas zināmi arī kā metadati, ir ziņas par dokumentu, piemēram, tā autors, tēma un nosaukums. Dokumenta rekvizīti ietver arī informāciju, ko Office programmas saglabā automātiski, piemēram, tās personas vārdu, kura pēdējā saglabājusi dokumentu, un dokumenta izveidošanas datumu. Ja izmantojāt noteiktus līdzekļus, dokumentā, iespējams, var būt papildu personu identificējoša informācija, piemēram, e-pasta galvenes, pārskatīšanai nosūtāmā informācija, maršrutēšanas kartītes, printera ceļi un failu ceļu informācija tīmekļa lapu publicēšanai.

  • Galvenes, kājenes un ūdenszīmes.    Word dokumentu un Excel darbgrāmatu galvenēs un kājenēs var būt informācija. Turklāt, iespējams, Word dokumentam esat pievienojis ūdenszīmi.

  • Slēptais teksts.    Word dokumentos var būt teksts, kas ir formatēts kā slēptais teksts. Ja nezināt, vai dokumentā ir slēptais teksts, lai to atrastu, var izmantot dokumentu kontrolieri.

  • Slēptas rindas, kolonnas un darblapas.     Programmas Excel darbgrāmatās var būt slēptas rindas, kolonnas un veselas darblapas. Izplatot darbgrāmatas kopiju, kurā ir slēptas rindas, kolonnas vai darblapas, citi lietotāji var parādīt šīs rindas, kolonnas vai darblapas un skatīt to datus.

  • Neredzams saturs.    Programmas PowerPoint prezentācijās un Excel darbgrāmatās var būt objekti, kas nav redzami, jo ir formatēti kā neredzami.

  • Ārpusslaida saturs.    PowerPoint prezentācijās var būt ietverti objekti, kas nav uzreiz redzami, jo tie no slaida ir izvilkti ārpusslaida zonā. Šāds ārpusslaida saturs var ietvert tekstlodziņus, klipkopas, grafikas un tabulas.

  • Prezentācijas piezīmes.    PowerPoint prezentācijas sadaļa Piezīmes var ietvert tekstu, kuru, iespējams, nevēlaties publiski koplietot, īpaši tad, ja piezīmes rakstītas tikai personai, kas sniedz prezentāciju.

  • Dokumenta servera rekvizīti.    Ja dokuments tika saglabāts dokumentu pārvaldības servera atrašanās vietā, piemēram, dokumentu darbvietas vietnē vai bibliotēkā, kuras pamatā ir Microsoft Windows SharePoint Services, dokumentam var būt dokumenta papildu rekvizīti vai informācija, kas attiecas uz šo servera atrašanās vietu.

  • Pielāgoti XML dati.    Dokumentos var būt pielāgoti XML dati, kas nav redzami pašā dokumentā. Dokumentu kontrolieris var atrast un noņemt šos XML datus.

Uz lapas sākumu

Kādu informāciju dokumentu kontrolieris var atrast un noņemt?

Dokumentu kontrolieris ietver vairākus atšķirīgus kontrolierus, kurus varat izmantot, lai atrastu un noņemtu dažāda veida slēptos datus un personisko informāciju. Daži no šiem kontrolieriem ir paredzēti noteiktām Office programmām. Dokumentu kontrolieris programmās Office Word 2007, Office Excel 2007 un Office PowerPoint 2007 parāda dažādas kontrolieru kopas, lai dotu iespēju atrast un noņemt slēptos datus un personisko informāciju, kas ir specifiska katrai no šīm programmām.

Lai iegūtu papildinformāciju par to, kāda tipa slēptos datus un personisko informāciju dokumentu kontrolieris var atrast un noņemt noteiktā Microsoft Office programmā, pārskatiet tālāk norādītās tabulas.

Piezīme : Ja uzņēmums ir pielāgojis dokumentu kontrolieri, pievienojot kontroliera moduļus, var pārbaudīt, vai dokumentiem nav citi informācijas tipi.

Office Word 2007

Kontroliera nosaukums

Atrod un noņem

Komentāri, pārskatījumi, versijas un anotācijas

  • Komentārus

  • Reģistrēto izmaiņu pārskatījuma atzīmes

  • Informāciju par dokumenta versiju

  • Anotācijas ar tinti

Dokumenta rekvizīti un personiskā informācija

  • Dokumenta rekvizītus, iekļaujot informāciju no cilnēm Kopsavilkums, Statistika un Pielāgots, kas atrodas dialoglodziņā Dokumenta rekvizīti

  • E-pasta galvenes

  • Maršrutēšanas kartītes

  • Informāciju, kas nosūtīta pārskatīšanai

  • Dokumenta servera rekvizītus

  • Dokumentu pārvaldības politikas informāciju

  • Informāciju par satura tipu

  • Informāciju par datu saistīšanas saiti, kas paredzēta datu saistīšanas laukiem (pēdējā vērtība tiek konvertēta par tekstu)

  • Lietotājvārdu

  • Veidnes nosaukumu

Galvenes un kājenes

  • Informāciju, kas ir dokumenta galvenēs

  • Informāciju, kas ir dokumenta kājenēs

  • Ūdenszīmes

Slēptais teksts

  • Teksts, kas ir formatēts kā slēpts (fonta efekti, kas ir pieejami dialoglodziņā Fonts)

    Piezīme : Šis kontrolieris nevar noteikt tekstu, kas tika paslēpts, izmantojot citas metodes (piemēram, balts teksts uz balta fona)

Pielāgoti XML dati

  • Pielāgotus XML datus, kas var būt saglabāti dokumentā

Office Excel 2007

Kontroliera nosaukums

Atrod un noņem

Komentāri un anotācijas

  • Komentārus

  • Anotācijas ar tinti

Dokumenta rekvizīti un personiskā informācija

  • Dokumenta rekvizītus, iekļaujot informāciju no cilnēm Kopsavilkums, Statistika un Pielāgots, kas atrodas dialoglodziņā Dokumenta rekvizīti

  • E-pasta galvenes

  • Maršrutēšanas kartītes

  • Informāciju, kas nosūtīta pārskatīšanai

  • Dokumenta servera rekvizītus

  • Dokumentu pārvaldības politikas informāciju

  • Satura tipa informāciju

  • Lietotājvārdu

  • Informāciju par printera ceļu

  • Scenārija komentārus

  • Faila ceļu Web lapu publicēšanai

  • Komentārus definētiem nosaukumiem un tabulu nosaukumiem

  • Neaktīvos ārējo datu savienojumus

Galvenes un kājenes

  • Informāciju, kas ir darblapu galvenēs

  • Informāciju, kas ir darblapu kājenēs

Slēptās rindas un kolonnas

  • Slēptās rindas

  • Slēptās kolonnas, kurās ir dati

    Piezīmes : 

    • Ja darbgrāmatā ir slēptās kolonnas, kurās nav datu, un tās atrodas starp kolonnām, kurās ir dati, šīs tukšās slēptās kolonnas arī tiks noteiktas un noņemtas.

    • Ja darbgrāmatas slēptajās rindās vai kolonnās ir dati, tās noņemot, var mainīties aprēķinu un formulu rezultāti. Ja nezināt, kāda informācija ir slēptajās rindās vai kolonnās, aizveriet dokumentu kontrolieri, parādiet slēptās rindas vai kolonnas un pārskatiet to saturu.

    • Šis kontrolieris nenosaka formas, diagrammas, vadīklas, Microsoft ActiveX objektus un vadīklas, attēlus vai SmartArt grafikas, kas var būt slēptajās kolonnās.

Slēptās darblapas

  • Slēptās darblapas

    Piezīme : Ja darbgrāmatas slēptajās darblapās ir dati, tās noņemot, var mainīties aprēķinu un formulu rezultāti. Ja nezināt, kāda informācija ir slēptajās darblapās, aizveriet dokumentu kontrolieri, parādiet slēptās darblapas un pārskatiet to saturu.

Pielāgoti XML dati

  • Pielāgoti XML dati, kas var būt saglabāti darbgrāmatā

Neredzams saturs

  • Objekti, kas nav redzami, jo tie ir formatēti kā neredzami

    Piezīme : Šis kontrolieris nenosaka objektus, kurus aizsedz citi objekti.

Office PowerPoint 2007

Kontroliera nosaukums

Atrod un noņem

Komentāri un anotācijas

  • Komentārus

  • Anotācijas ar tinti

Dokumenta rekvizīti un personiskā informācija

  • Dokumenta rekvizītus, iekļaujot informāciju no cilnēm Kopsavilkums, Statistika un Pielāgots, kas atrodas dialoglodziņā Dokumenta rekvizīti

  • E-pasta galvenes

  • Maršrutēšanas kartītes

  • Informāciju, kas nosūtīta pārskatīšanai

  • Dokumenta servera rekvizītus

  • Dokumentu pārvaldības politikas informāciju

  • Satura tipa informāciju

  • Faila ceļu Web lapu publicēšanai

Slaidā neredzams saturs

  • Objektus, kas nav redzami, jo tie formatēti kā neredzami

    Piezīme : Šis kontrolieris neatrod objektus, kas ir apslēpti zem citiem objektiem.

Ārpusslaida saturs

  • Saturu vai objektus, kas prezentācijā nav redzami uzreiz, jo tie atrodas ārpus slaida zonas, tie ir:

    • klipkopas

    • tekstlodziņi

    • grafikas

    • Tabulas

      Piezīme : Dokumentu kontrolieris neatrod un neizņem objektus ar animācijas efektiem.

Prezentācijas piezīmes

  • Tekstu, kas tika pievienots prezentācijas sadaļā Piezīmes

Piezīme : Dokumentu inspektors nevar noņemt attēlus, kas pievienoti prezentācijas sadaļā Piezīmes.

Pielāgoti XML dati

  • Pielāgotus XML datus, kas var būt saglabāti prezentācijā

Uz lapas sākumu

Kā Office dokumentos atrast un noņemt slēptos datus un personisko informāciju?

Var izmantot dokumentu kontrolieri, lai atrastu un noņemtu slēptos datus un personisko informāciju Office dokumentos, kas ir izveidoti programmās Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 un šo Office programmu vecākās versijās. Pirms Office dokumenta elektroniskās kopijas, piemēram, e-pasta pielikuma, koplietošanas ieteicams izmantot dokumentu kontrolieri.

  1. Atveriet Office dokumentu, kurā vēlaties pārbaudīt slēptos datus vai personisko informāciju.

  2. Noklikšķiniet uz Microsoft Office pogas Office pogas attēls , noklikšķiniet uz Saglabāt kā un pēc tam lodziņā Faila nosaukums ierakstiet nosaukumu, lai saglabātu sākotnējā dokumenta kopiju.

    Ieteicams izmantot dokumentu kontrolieri oriģinālā dokumenta kopijā, jo ne vienmēr ir iespējams atjaunot datus, kurus noņem dokumentu kontrolieris.

  3. Sākotnējā dokumenta kopijā noklikšķiniet uz Microsoft Office pogas Office pogas attēls , norādiet uz Sagatavot un pēc tam noklikšķiniet uz Pārbaudīt dokumentu.

  4. Dialoglodziņā Dokumentu kontrolieris atzīmējiet izvēles rūtiņas, lai izvēlētos slēptā satura tipus, kurus vēlaties pārbaudīt. Lai iegūtu papildinformāciju par atsevišķiem kontrolieriem, skatiet Kādu informāciju dokumentu kontrolieris var atrast un noņemt?

  5. Noklikšķiniet uz Pārbaudīt.

  6. Pārbaudes rezultātus skatiet dialoglodziņā Dokumentu kontrolieris.

  7. Lai no dokumenta noņemtu attiecīgos slēptā satura tipus, noklikšķiniet uz Noņemt visus, kas atrodas blakus pārbaudes rezultātiem.

    Svarīgi! : 

    • Noņemot no dokumenta slēpto saturu, to nevar atjaunot, noklikšķinot uz Atsaukt.

    • Excel darbgrāmatā, kas saglabāta kā koplietojamā darbgrāmata, nevar izmantot kontrolierus, kas paredzēti tādiem vienumiem kā Komentāri un anotācijas, Dokumenta rekvizīti un personiskā informācija un Galvenes un kājenes (cilne Pārskatīšana, komanda Koplietot darbgrāmatu). Tas notiek tāpēc, ka koplietojamās darbgrāmatas izmanto personisko informāciju, lai dažādi cilvēki varētu strādāt pie vienas darbgrāmatas. Lai noņemtu šo informāciju no koplietojamās darbgrāmatas, varat nokopēt darbgrāmatu un pēc tam atcelt tās koplietošanu. Lai atceltu darbgrāmatas koplietošanu, cilnē Pārskatīšana noklikšķiniet uz Koplietot darbgrāmatu. Cilnē Rediģēšana notīriet izvēles rūtiņu Atļaut izmaiņu veikšanu vairākiem lietotājiem vienlaikus.

    • Ja kādā no OpenDocument formātiem (.odt, .ods, .odp) saglabātajiem dokumentiem vēlaties noņemt slēptos datus un personisko informāciju, dokumentu kontrolieris jāpalaiž ikreiz, kad dokumentu saglabājat kādā no šiem formātiem.

Uz lapas sākumu

Jaunākās Office versijas izmēģināšana

Microsoft Office jaunākajā versijā ir uzlaboti rīki metadatu un personiskās informācijas kontrolēšanai Office dokumentos un failos.

Izmēģināt jauno Outlook versiju
Paplašiniet savas prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×