Sagatavojiet Excel 2016 datu avotu pasta sapludināšanai programmā Word

Sagatavojiet Excel 2016 datu avotu pasta sapludināšanai programmā Word

Jums ir saraksts ar kontaktpersonām un citiem datiem, un šo sarakstu vēlaties izmantot Word pasta sapludināšanai. Ja jūsu datu avots ir esoša Excel izklājlapa, jums ir tikai jāsagatavo dati pasta sapludināšanai. Savukārt, ja jūsu datu avots ir ar tabulatoriem norobežots fails (.txt) vai komatatdalīto vērtību fails (.csv), vispirms ir jāimportē dati programmā Excel un pēc tam tie jāsagatavo pasta sapludināšanai.

Piezīme : Excel jaunākā versijā varējāt izmantot dinamisko datu apmaiņu (Dynamic Data Exchange — DDE) kopā ar pakāpeniskas pasta sapludināšanas vedni programmā Word. Programma Excel vairs neatbalsta DDE. Ja vēlaties, lai apsveram iespēju iekļaut šo līdzekli Excel nākamajā versijā, atstājiet komentāru Excel ieteikumu lodziņā.

1. darbība. Iestatiet datu avotu programmā Excel.

Ja jau izmantojat Excel izklājlapu kā datu avotu pasta sapludināšanai programmā Word, skatiet šīs tēmas 2. darbību. Ja datu avots ir .txt vai .csv fails, kas satur, piemēram, jūsu Gmail kontaktpersonas, izmantojiet teksta importēšanas vedni, lai iestatītu datus programmā Excel.

  1. Atveriet programmu Excel.

  2. Cilnē Dati izvēlieties Iegūt ārējos datus > No teksta.

    Cilnē Dati ir iezīmēta opcija No teksta.

  3. Izvēlieties vajadzīgo .txt vai .csv failu un pēc tam izvēlieties Importēt.

  4. Teksta importēšanas vedņa rūtī Sākotnējais datu tips izvēlieties Norobežots.

    Ārēju datu iegūšana no teksta programmā Excel, teksta importēšanas vednis, 1. darbība no 3

  5. Ja importējamā failā ir galvenes, virs priekšskatījuma rūts atzīmējiet izvēles rūtiņu Maniem datiem ir galvenes un pēc tam izvēlieties Tālāk.

  6. Rūtī Norobežotāji atzīmējiet izvēles rūtiņu, kas atbilst jūsu datos izmantotajam norobežotājam (piemēram, Tabulēšanas rakstzīme vai Komats), un pēc tam izvēlieties Tālāk.

    Teksta importēšanas vednī ir iezīmētas norobežotāju opcijas.

    Padoms : Rūtī Datu priekšskatījums tiek parādīts, kā rezultāti izskatīsies tabulas formātā.

  7. Sadaļā Datu priekšskatījums izvēlieties kolonnu, kas satur ASV pasta indeksus vai pasta indeksus, un sadaļā Kolonnas datu formāts izvēlieties Teksts.

    Teksta importēšanas vednī ir iezīmēta kolonnu datu formāta opcija Teksts.

    Piezīme : Ikreiz, kad kolonnā lietosit datu formātu (Vispārīgs, Teksts vai Datums), formāta nosaukums tiks parādīts attiecīgās kolonnas tabulas galvenē.

  8. Pēc nepieciešamības atkārtojiet 7. darbību, izvēloties maināmo kolonnu un lietojamo datu formātu.

  9. Izvēlieties Pabeigt.

  10. Dialoglodziņā Importēt datus akceptējiet noklusējuma iestatījumu Esošā darblapa un šūnas adresi un pēc tam izvēlieties Labi.

    Dialoglodziņā Importēt datus izvēlieties ievietot datus esošā darblapā (noklusējuma iestatījums) vai jaunā darblapā

    Brīdinājums : Dialoglodziņā Importēt datus šūnas adresē tiek parādīta pašlaik atlasītā šūna. Dati tiek importēti, sākot ar nosaukto šūnas adresi.

  11. Saglabājiet izklājlapu ar jaunu faila nosaukumu.

Pēc tam, kad būsit sekmīgi importējis .txt vai .csv failu, skatiet 2. darbību.

2. darbība. Datu avota sagatavošana

Pārliecinieties, vai skaitlisku datu kolonnas ir pareizi formatētas Excel datu avotā, ko izmantosit adresātu saraksta izveidei Word pasta sapludināšanā. Formatējiet kolonnu ar skaitļiem, lai nodrošinātu atbilstību konkrētai kategorijai, piemēram, valūtai.

Ja izvēlēsities procentu kategoriju, ņemiet vērā, ka, izmantojot procentu formātu, šūnas vērtība tiks reizināta ar 100. Ja vēlaties izvairīties no reizināšanas, formatējiet procentu kolonnu kā tekstu. Arī kolonna, kas satur ASV pasta indeksus vai pasta indeksus, ir jāformatē kā teksts, lai pasta sapludināšanas laikā saglabātu datus. Ja kodi nav formatēti kā teksts, pasta sapludināšanas laikā tiek atmestas nulles kodu sākumā (piemēram, 00399).

  1. Atveriet savu Excel datu avotu un izvēlieties kolonnu, kas satur ASV pasta indeksus vai pasta indeksus.

  2. Cilnē Sākums grupā Skaitlis izvēlieties lejupvērsto bultiņu lodziņā Skaitļu formāts (Vispārīgs) un pēc tam izvēlieties kādu opciju no saraksta.

    Programmas Excel cilnē Sākums grupā Skaitlis izvēlieties lejupvērsto bultiņu lodziņā Vispārīgs un pēc tam izvēlieties lietojamo skaitļu formātu.

Pirms vai pēc sapludināšanas lauka noteikti pievienojiet atbilstošo simbolu. Piemēram, tālāk parādīts, kā izskatīsies valūtas un procentu vērtības, ja izlaidīsit simbolus.

Pasta sapludināšanas rezultātu dokuments, kurā rakstīts “jūsu ieguldījums $50,00 apmērā” un “piedāvā jums 20% atlaidi”.

Ja iekļausit simbolus, skaitļi tiks parādīti saprotamāk.

Pasta sapludināšanas rezultātu dokumentā rakstīts “jūsu ieguldījums $50,00 apmērā” un “piedāvā jums 20% atlaidi”.

Pasta sapludināšanas dokumentā pievienojiet simbolus pirms vai pēc sapludināšanas laukiem, kā parādīts tālāk.

Pasta sapludināšanas dokumenta paraugs, kur laukā ar nosaukumu Ziedojums pirms vērtības ir dolāra zīme un laukā ar nosaukumu Procenti pirms vērtības ir procentu zīme.

Skatiet arī

Paplašiniet savas prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×