Izmantojot Eksportēšanas vedni, datus no Access datu bāzes varat eksportēt tāda formāta failā, ko var izlasīt programma Excel. Šajā rakstā aprakstīts, kā sagatavot datus un tos eksportēt uz programmu Excel, kā arī sniegti daži ieteikumi par biežāk sastopamu problēmu novēršanu.
Šajā rakstā
Datu eksportēšana uz programmu Excel: pamati
Eksportējot datus uz Excel, programma Access izveido atlasīto datu kopiju un pēc tam kopētos datus saglabā failā, ko var atvērt programmā Excel. Ja datus no Access uz Excel kopē bieži, eksporta operācijas detaļas var saglabāt turpmākai izmantošanai un pat ieplānot eksporta operācijas automātisku palaišanu noteiktos intervālos.
Raksturīgākās situācijas datu eksportēšanai uz programmu Excel
-
Nodaļa vai darbgrupa datu apstrādei izmanto gan programmu Access, gan programmu Excel. Dati tiek uzglabāti Access datu bāzēs, bet Excel tiek izmantots, lai analizētu datus un izplatītu analīzes rezultātus. Grupa pašlaik eksportē datus uz Excel, kā un kad tas ir nepieciešams, toties jūs vēlaties procesu padarīt efektīvāku.
-
Jūs jau ilgu laiku lietojat programmu Access, bet jūsu vadītājs datu apkopošanai labprāt izmanto programmu Excel. Noteiktos laikos jūs kopējat datus programmā Excel, bet, lai ietaupītu laiku, jūs vēlaties automatizēt šo procesu.
Par datu eksportēšanu un programmu Excel
-
Programmā Access nav komandas Saglabāt kā, kas paredz saglabāšanu Excel formātā. Lai datus kopētu programmā Excel, ir jāizmanto šajā rakstā aprakstītais eksportēšanas līdzeklis, vai — Access datus var iekopēt starpliktuvē un pēc tam ielīmēt Excel izklājlapā.
-
Var eksportēt tabulu, vaicājumu, formu vai atskaiti. Var arī eksportēt atlasītus ierakstus daudzierakstu skatā, piemēram, datu lapā.
-
Programmā Microsoft Excel ir komanda datu importēšanai no Access datu bāzes. Šo komandu programmā Access var izmantot eksportēšanas komandas vietā, bet programmas Excel importēšanas komanda ļauj importēt tikai tabulas vai vaicājumus. Papildinformāciju skatiet Excel palīdzības rakstā Savienojuma izveide ar ārējiem datiem (importēšana).
-
Uz programmu Excel nevar eksportēt makro vai moduļus. Eksportējot formu, atskaiti vai datu lapu, kurā ir apakšformas, apakšatskaites vai sekundārās datu lapas, eksportēta tiek tikai galvenā forma, atskaite vai datu lapa. Visām apakšformām, apakšatskaitēm vai sekundārajām datu lapām, kuras vēlaties eksportēt programmā Excel, ir jāatkārto eksportēšanas operācija.
-
Vienā eksportēšanas operācijā var eksportēt tikai vienu datu bāzes objektu. Taču pēc atsevišķo eksportēšanas operāciju pabeigšanas var sapludināt vairākas Excel darblapas.
Sagatavošanās eksportēšanas operācijai
Ieteicams pirms eksportēšanas pārskatīt eksportējamos datus, lai pārliecinātos, vai nav kļūdu indikatoru vai kļūdu vērtību. Ja ir kļūdas, mēģiniet tās atrisināt pirms datu eksportēšanas uz Excel. Pretējā gadījumā eksporta operācijas laikā var rasties problēmas un Excel darblapas šūnās var tikt ievietotas nulles vērtības. Papildinformāciju par problēmām, kas var rasties, eksportējot uz Excel, skatiet sadaļā Problēmu novēršana trūkstošu un nepareizu vērtību gadījumā.
Ja avota objekts ir tabula vai vaicājums, izlemiet, vai dati jāeksportē ar formatējumu vai bez tā. Izvēle ietekmē divus izveidojamās darbgrāmatas aspektus — eksportēto datu apjomu un datu rādīšanas formātu. Šajā tabulā ir aprakstīts formatētu un neformatētu datu eksportēšanas rezultāts.
|
Eksportēšana |
Avota objekts |
Lauki un ieraksti |
Formatēšana |
|---|---|---|---|
|
Bez formatējuma |
Tabula vai vaicājums Piezīme.: Formas un atskaites nevar eksportēt bez to formatējuma. |
Tiek eksportēti visi pamatā esošā objekta lauki un ieraksti |
Operācijas laikā tiek ignorēti rekvizīta Formāts iestatījumi. Uzmeklēšanas laukos tiek eksportētas tikai uzmeklēšanas ID vērtības. Hipersaišu laukos saturs tiek eksportēts kā teksta kolonna, kas parāda saites formātā displaytext#address#. |
|
Ar formatējumu |
Tabula, vaicājums, forma vai atskaite |
Tiek eksportēti tikai tie lauki un ieraksti, kas tiek parādīti pašreizējā skatā vai objektā. Filtrēti ieraksti, datu lapā paslēptas kolonnas un formā vai atskaitē neparādīti lauki netiek eksportēti. |
Vednis ievēro rekvizīta Formāts iestatījumus. Uzmeklēšanas laukos tiek eksportētas uzmeklēšanas vērtības Hipersaišu laukos vērtības tiek eksportētas kā hipersaites Bagātinātā teksta laukos teksts tiek eksportēts, bet formatējums ne |
Izvēlieties mērķa darbgrāmatu un faila formātu. Ievērojiet — atskaites var eksportēt tikai vecajā *.xls failu formātā, bet jaunajā *.xlsx failu formātā nevar.
Eksportēšanas operācijas laikā programma Access piedāvā norādīt mērķa darbgrāmatas nosaukumu. Šajā tabulā ir apkopoti gadījumi, kad tiek izveidota darbgrāmata (ja tā jau nepastāv) un kad tā tiek pārrakstīta (ja tā jau nepastāv).
|
Ja mērķa darbgrāmata |
Un mērķa objekts ir |
Un jāeksportē |
tad |
|---|---|---|---|
|
Nepastāv |
Tabula, vaicājums, forma vai atskaite |
Dati ar vai bez formatējuma |
Darbgrāmata tiek izveidota eksportēšanas operācijas laikā. |
|
Jau pastāv |
Tabula vai vaicājums |
Dati bez formatējuma |
Darbgrāmata netiek pārrakstīta. Tai tiek pievienota jauna darblapa, un darblapai tiek piešķirts tā objekta nosaukums, no kura dati tiek eksportēti. Ja darbgrāmatā jau pastāv darblapa ar tādu nosaukumu, programma Access piedāvā aizstāt attiecīgās darblapas saturu vai norādīt citu jaunās lapas nosaukumu. |
|
Jau pastāv |
Tabula, vaicājums, forma vai atskaite |
Dati ar formatējumu |
Darbgrāmata tiek pārrakstīta ar eksportētajiem datiem. Tiek noņemtas visas pastāvošās darblapas un izveidota jauna darblapa ar tādu pašu nosaukumu kā eksportētajam objektam. Excel darblapas dati pārmanto avota objekta formāta iestatījumus. |
Dati vienmēr tiek pievienoti jaunā darblapā. Esošai darblapai vai nosauktam diapazonam datus nevar pievienot.
Eksportēšanas operācijas palaišana
-
Ja mērķa Excel darbgrāmata ir atvērta, aizveriet to un tikai pēc tam turpiniet darbu.
-
Avota datu bāzes navigācijas rūtī atlasiet eksportējamo objektu.
Daļēja datu eksportēšana
Ja eksportēšanas objekts ir tabula, vaicājums vai forma un jūs vēlaties eksportēt tikai daļu no tajā esošajiem datiem, atveriet objektu datu lapas skatā un atlasiet nepieciešamos ierakstus.
Lai formu atvērtu datu lapas skatā:
-
Divreiz noklikšķiniet uz formas, lai to atvērtu.
-
Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz formas un pēc tam noklikšķiniet uz Datu lapas skats. Ja šī opcija nav pieejama:
-
Noklikšķiniet uz Noformējuma skats.
-
Lai tiktu parādīta uzdevumrūts Rekvizītu lapa, nospiediet taustiņu F4.
-
Nolaižamajā sarakstā, kas atrodas rekvizītu lapas augšdaļā, atlasiet Forma.
-
Rekvizītu lapas cilnē Formāts iestatiet rekvizīta Atļaut datu lapas skatu vērtību kā Jā.
-
Cilnes Noformējums grupā Skati noklikšķiniet uz Datu lapas skats.
Piezīme.: Atskaiti nevar eksportēt pa daļām. Toties var atvērt vai atlasīt tabulu vai vaicājumu, un kura pamata šī atskaite ir izveidota, un pēc tam daļēji eksportēt šī objekta datus..
-
-
-
Cilnes Ārēji dati grupā Eksportēšana noklikšķiniet uz Excel.
-
Dialoglodziņā Eksportēšana: Excel izklājlapa pārskatiet Excel darbgrāmatai piedāvāto nosaukumu (Access izmanto avota objekta nosaukumu). Ja vēlaties, varat pārdēvēt failu.
-
Lodziņā Faila formāts atlasiet nepieciešamo faila formātu.
-
Ja eksportējat tabulu vai vaicājumu un vēlaties eksportēt formatētus datus, atzīmējiet izvēles rūtiņu Eksportēt datus ar formatējumu un izkārtojumu. Papildinformāciju skatiet sadaļā Sagatavošanās eksportēšanas operācijai.
Piezīme.: Ja eksportējat formu vai atskaiti, šī opcija vienmēr ir atlasīta, bet nav pieejama (tā tiek parādīta pelēkota).
-
Lai pēc eksportēšanas operācijas pabeigšanas skatītu Excel mērķa darbgrāmatu, atzīmējiet izvēles rūtiņu Atvērt mērķa failu pēc eksportēšanas operācijas pabeigšanas.
Ja avota objekts ir atvērts un ja pirms eksportēšanas operācijas sākšanas skatā ir atlasīts viens vai vairāki ieraksti, var atzīmēt izvēles rūtiņu Eksportēt tikai atlasītos ierakstus. Ja vēlaties eksportēt visus skatā parādītos ierakstus, atstājiet šo izvēles rūtiņu neatzīmētu.
Piezīme.: Ja nav neviena atlasīta ieraksta, šī izvēles rūtiņa nav pieejama (tiek rādīta pelēkota)..
-
Noklikšķiniet uz Labi.
Ja eksportēšana neizdodas kļūdas dēļ, Access parāda ziņojumu, kurā aprakstīts kļūdas cēlonis. Pretējā gadījumā Access eksportē datus un atkarībā no jūsu atlases 7. darbībā atver mērķa darbgrāmatu programmā Excel. Pēc tam programmā Access parādās dialoglodziņš, kurā varat izveidot specifikāciju, kas izmanto datus no eksportēšanas darbības.
Kas vēl būtu jāzina par importēšanu?
-
Informāciju par to, kā saglabāt informāciju par eksportēšanu atkārtoti izmantojamā specifikācijā, skatiet rakstā Importēšanas vai eksportēšanas operācijas detaļu saglabāšana specifikācijas veidā.
-
Informāciju par to, kā izpildīt saglabātās eksportēšanas specifikācijas, skatiet rakstā Saglabātās importa vai eksporta operācijas palaišana.
-
Papildinformāciju par to, kā ieplānot specifikācijas palaišanu noteiktos laikos, skatiet rakstā Importēšanas vai eksportēšanas operācijas plānošana.
-
Papildinformāciju par to, kā mainīt specifikācijas nosaukumu, izdzēst specifikācijas vai atjaunināt avota failus specifikācijās, skatiet rakstā Datu uzdevumu pārvaldība.
Problēmu novēršana trūkstošu un nepareizu vērtību gadījumā
Šajā tabulā ir aprakstīti dažādi veidi, kā novērst biežāk sastopamās kļūdas.
Padoms.: Ja konstatējat, ka trūkst tikai dažu vērtību, izlabojiet tās Excel darbgrāmatā. Pretējā gadījumā izlabojiet avota objektu Access datu bāzē un pēc tam atkārtojiet eksportēšanas operāciju..
|
Problēma |
Apraksts un risinājums |
|---|---|
|
Aprēķinātie lauki |
Tiek eksportēti aprēķināto lauku rezultāti; aprēķinu pamatā esošās izteiksmes netiek eksportētas. |
|
Vairākvērtību lauki |
Lauki, kas atbalsta vairākas vērtības, tiek eksportēti kā ar semikoliem (;) atdalītu vērtību saraksts. |
|
Attēli, objekti un pielikumi |
Grafiskie elementi (piemēram, logotipi, OLE objektu lauku saturs un pielikumi, kas ir daļa no avota datiem) netiek eksportēti. Pēc eksportēšanas operācijas pabeigšanas pievienojiet tos manuāli. |
|
Grafs |
Eksportējot formu vai atskaiti, kurā ir Microsoft Graph objekts, grafa objekts netiek eksportēts. |
|
Dati nepareizajā kolonnā |
Vērtības Null iegūtajā darblapā dažreiz tiek aizstātas ar datiem, kuriem jāatrodas nākamajā kolonnā. |
|
Trūkstošas datuma vērtības |
Datuma vērtības, kas ir pirms 1900.gada 1.janvāra, netiek eksportētas. Darblapas attiecīgajās šūnās būs vērtība Null. |
|
Trūkstošas izteiksmes |
Vērtību aprēķināšanai izmantotās izteiksmes netiek eksportētas uz programmu Excel. Eksportēti tiek tikai aprēķinu rezultāti. Pēc eksportēšanas operācijas pabeigšanas manuāli pievienojiet formulu Excel darblapai. |
|
Trūkstošas apakšformas, apakšatskaites un sekundārās datu lapas |
Eksportējot formu, atskaiti vai datu lapu, eksportēta tiek tikai galvenā forma, atskaite vai datu lapa. Eksportēšanas operācija ir jāatkārto katrai eksportējamajai apakšformai, apakšatskaitei un sekundārajai datu lapai. |
|
Trūkstošas vai nepareizi formatētas kolonnas |
Ja neviena kolonna iegūtajā darblapā nav formatēta, atkārtojiet eksportēšanas operāciju, pārliecinieties, vai vednī esat atzīmējis izvēles rūtiņu Eksportēt datus ar formatējumu un izkārtojumu. Turpretī, ja dažas kolonnas ir citādi formatētas nekā avota objektā, lietojiet vēlamo formatējumu programmā Excel manuāli. Kolonnas formatēšana programmā Excel
|
|
Vērtība # kolonnā |
Kolonnā, kas formā atbilst laukam Jā/nē, var tikt parādīta vērtība #. Tas var notikt tāpēc, ka eksportēšanas operācija sākta navigācijas rūtī vai formas skatā. Lai atrisinātu šo problēmu, pirms datu eksportēšanas atveriet formu datu lapas skatā. |
|
Kļūdu indikatori vai kļūdu vērtības |
Pārbaudiet, vai šūnās nav kļūdu indikatoru (zaļi trijstūri stūros) vai kļūdu vērtību (virknes, kas sākas ar rakstzīmi #, nevis ar nepieciešamajiem datiem). |
