Pasta sapludināšanas izmantošana, lai nosūtītu lielapjoma e-pasta ziņojumus

Pasta sapludināšanas izmantošana, lai nosūtītu lielapjoma e-pasta ziņojumus

Ja vēlaties vairākiem lietotājiem nosūtīt e-pasta ziņojumu, bet personalizēt katram adresātam paredzēto ziņojumu, izmantojiet pasta sapludināšanu. Varat izveidot vairākus personalizētus e-pasta ziņojumus ar identisku formatējumu, tekstu un grafikām. Atšķirsies un tiks personalizētas tikai konkrētas e-pasta ziņojuma sadaļas. Pretēji ziņojuma apraidei lietotāju grupai pasta sapludināšana norāda katru ziņojuma adresātu kā vienīgo adresātu.

Trīs faili pasta sapludināšanas procesā — galvenais dokuments un adresātu saraksts, kas veido vēstuļu vai e-pasta ziņojumu, aplokšņu vai uzlīmju kopas.

Kad izmantojat pasta sapludināšanas procesu, lai izveidotu e-pasta ziņojumus, tiek izmantoti tālāk norādītie trīs galvenie dokumenti.

  • Jūsu galvenais dokuments
    Šis dokuments ir e-pasta ziņojums un ietver tekstu un grafikas (piemēram, logotipu vai attēlu), kas ir identiskas visās sapludinātā dokumenta versijās.

  • Jūsu adresātu saraksts
    Šis dokuments ietver datus, kas tiek izmantoti, lai aizpildītu informāciju vēstulē. Piemēram, jūsu adresātu sarakstā var būt ietverti vārdi, un galvenais dokuments ir e-pasta ziņojums, kas tiks nosūtīts sarakstā norādītajiem lietotājiem.

  • Jūsu sapludinātais dokuments
    Šis dokuments apvieno galveno dokumentu un adresātu sarakstu. Pasta sapludināšanas laikā no adresātu saraksta tiek iegūta informācija, kas tiek ievietota galvenajā dokumentā, radot personalizētu, sapludinātu dokumentu katrai adresātu sarakstā norādītajai personai.

1. darbība: galvenā dokumenta sagatavošana

Pirms darba sākuma programmā Word ierakstiet tā e-pasta ziņojuma pamattekstu, ko vēlaties nosūtīt visiem lietotājiem. Piemēram, ja vēlaties informēt par gaidāmu pasākumu, pamattekstā iekļaujiet pasākuma nosaukumu, datumu, laiku un atrašanās vietu. Šī detalizētā informācija par pasākumu ir nepieciešama visiem tā apmeklētājiem.

  • Cilnes Sūtījumi grupā Sākt pasta sapludināšanu izvēlieties Sākt pasta sapludināšanu > E-pasta ziņojumi.

    Ekrānuzņēmums ar tādu cilni Sūtījumi programmā Word, kurā redzama komanda Sākt pasta sapludināšanu un saraksts ar pieejamām sapludināšanas tipa opcijām.

2. darbība: adresātu saraksta iestatīšana

Lai varētu sūtīt e-pasta ziņojumus, ierīcē ir jāinstalē ar MAPI saderīga e-pasta programma, piemēram, Outlook vai Gmail. Ja izmantojat Outlook MAPI, pārbaudiet, vai Word un Outlook versijas ir identiskas.

Adresātu saraksts ir jūsu datu avots. Tas var būt Outlook kontaktpersonu direktorijs, Access datu bāze vai Office adrešu saraksts. Datu avots ietver ierakstus, ko programma Word izmanto, lai iegūtu informāciju e-pasta ziņojumu izveidei.


Padomi

3. darbība: adresātu saraksta saistīšana ar e-pasta ziņojumu

Tagad ir jāizvēlas adresāti no datu avota (adrešu saraksta). Pārliecinieties, vai datu avotā ir iekļauta e-pasta adrešu kolonna un ir norādīta e-pasta adrese katram lietotājam, kuram sūtīsit e-pasta ziņojumu.

  1. Cilnes Sūtījumi grupā Sākt pasta sapludināšanu izvēlieties Atlasīt adresātus un pēc tam izvēlieties kādu opciju.

  2. Veiciet vienu no šīm darbībām

    • Ja jums nav adresātu saraksta, izvēlieties Ierakstīt jaunu sarakstu un izveidojiet sarakstu.

      vai

    • Ja adresātu saraksts ir Excel izklājlapa, Access datu bāze vai cita tipa datu fails, izvēlieties Lietot esošu sarakstu. Pēc tam pārlūkojiet līdz attiecīgajam sarakstam un izvēlieties Atvērt.

      vai

    • Ja izmantojat Outlook kontaktpersonas, izvēlieties Izvēlēties no Outlook kontaktpersonām.

  3. Izvēlieties Fails > Saglabāt kā.

  4. Lodziņā Faila nosaukums ierakstiet faila nosaukumu un pēc tam izvēlieties Saglabāt.


Adresātu saraksta rediģēšana

Ja sūtīsit e-pasta ziņojumus visiem lietotājiem sarakstā, pārejiet uz 4. darbību: personalizēta satura pievienošana e-pasta ziņojumam. Ja vēlaties sūtīt e-pasta ziņojumus tikai konkrētiem lietotājiem sarakstā, varat to precizēt, veicot darbības sadaļā Rediģēt adresātu sarakstu.

  1. Izvēlieties Rediģēt adresātu sarakstu.

    Ekrānuzņēmums ar tādu cilni Sūtījumi programmā Word, kurā izcelta komanda Rediģēt adresātu sarakstu.

  2. Atzīmējiet to lietotāju vārdus, kuriem vēlaties nosūtīt e-pasta ziņojumu.

    Rindu atlasīšana, atzīmējot izvēles rūtiņu

Varat arī kārtot vai filtrēt sarakstu, lai varētu vienkāršāk atrast vārdus un adreses.

4. darbība: personalizēta satura pievienošana e-pasta ziņojumam

Personalizējiet katru e-pasta ziņojumu, pievienojot lietotāja vārdu un adresi. Vislabākais veids, kā pievienot šo detalizēto informāciju, ir sapludināšanas lauku ievietošana galvenajā dokumentā.

  1. Cilnē Sūtījumi grupā Rakstīt un ievietot laukus izvēlieties Adreses bloks.

    Sapludināšanas lauks Adreses bloka ievietošana

  2. Dialoglodziņā Adreses bloka ievietošana izvēlieties tādu adresāta vārda formātu, kāds tiks lietots e-pasta ziņojumā.

    adreses bloka opcijas

  3. Izvēlieties Labi, lai ievietotu sapludināšanas lauku.

  4. Grupā Rakstīt un ievietot laukus izvēlieties Sveiciena rindiņa.

    Ekrānuzņēmums ar tādu cilni Sūtījumi programmā Word, kurā izcelta komanda Sveiciena rindiņa.

  5. Dialoglodziņā Ievietot sveiciena rindiņu izvēlieties formātu, ko vēlaties izmantot.

  6. Izvēlieties Labi, lai ievietotu sapludināšanas lauku.

  7. Lai saglabātu e-pasta ziņojumu, izvēlieties Fails > Saglabāt.

    Piezīme.: Pēc lauku ievietošanas e-pasta ziņojums būs jāformatē manuāli.

E-pasta ziņojumam varat pievienot arī citus laukus no datu avota. Papildinformāciju skatiet rakstā Pasta sapludināšanas lauku ievietošana.

Sapludināšanas lauku nosaukumu pārbaude

Pārliecinieties, vai programma Word var atrast vārdus un adreses jūsu adresātu sarakstā.

  1. Cilnes Sūtījumi grupā Rakstīt un ievietot laukus izvēlieties Saskaņot laukus.

    Padoms.: Dialoglodziņu Lauku saskaņošana var atvērt arī no dialoglodziņa Adreses bloka ievietošana, ko izmantojāt, lai galvenajam dokumentam pievienotu adreses bloku.

  2. Dialoglodziņā Lauku saskaņošana pārbaudiet, vai ierakstu lauki, kas tiek parādīti sarakstā, atbilst ierakstu kolonnu virsrakstu nosaukumiem adresātu saraksta datu avotā.

    dialoglodziņš saskaņot laukus

    Piezīme.: Dialoglodziņā ir divas kolonnas. Kreisā kolonna ir saraksts ar bieži sastopamu nosaukumu piemēriem uzņēmuma ierakstā. Labā kolonna ir lauka nosaukums bieži izmantotajam nosaukumam, kas ir kartēts uz kolonnas virsrakstu datu avota failā.

  3. Veiciet vienu no šīm darbībām

    • Ja parādītie lauku nosaukumi atbilst tiem kolonnu virsrakstiem, ko izmantojāt sava adresātu saraksta datu avota ierakstiem, nav jāveic citas darbības.

      vai

    • Ja lauka nosaukumā, kam ir jāatbilst kolonnas virsrakstam datu avotā, tiek parādīts uzraksts (neatbilst), izvēlieties nolaižamo bultiņu un pēc tam izvēlieties lauka nosaukumu adresātu saraksta datu avotā. Ja nepieciešams, atkārtojiet šo darbību.

  4. Izvēlieties Labi.


Pasta sapludināšanas lauku formatēšana

Lai mainītu sapludinātā satura fontu, lielumu vai atstarpes, atlasiet sapludināšanas lauka nosaukumu un veiciet vajadzīgās izmaiņas.

  1. Cilnē Sūtījumi grupā Rezultātu priekšskatījums izvēlieties Priekšskatīt rezultātus, lai pārslēgtos no sapludinātajiem rezultātiem uz pasta sapludināšanas laukiem vēstulē.

    Grupa Rezultātu priekšskatījums cilnē Sūtījumi programmā Word.

  2. Izvēlieties sapludināšanas lauka nosaukumu.

    atlasītais adreses bloka lauks

  3. Cilnē Sākums izvēlieties fontu un fonta lielumu, ko vēlaties izmantot.

    Programmā Word cilnē Sākums grupā Fonts izvēlieties fontu un fonta lielumu.

  4. Cilnē Lappuses izkārtojums (programmā Word 2013) vai Izkārtojums (programmā Word 2016) izvēlieties vajadzīgās atstarpes rindkopā.

    Programmā Word cilnē Izkārtojums grupā Rindkopa iestatiet atstarpes.

    Piezīme.: Tā kā programma Word uzskata katru adreses bloka rindiņu par rindkopu, ir ieteicams samazināt rindiņu atstarpes.

5. darbība: priekšskatīšana un pabeigšana

Pēc sapludināšanas lauku pievienošanas galvenajam dokumentam varat priekšskatīt sapludināšanas rezultātus. Ja priekšskatījums jūs apmierina, sapludināšanu var pabeigt.

  1. Izvēlieties Priekšskatīt rezultātus un pēc tam izvēlieties ieraksta pogu Nākamais Nākamā ieraksta poga pasta sapludināšanas priekšskatījuma rezultātos vai Iepriekšējais Iepriekšējā ieraksta poga pasta sapludināšanas priekšskatījuma rezultātos , lai pārbaudītu, vai vārdi un adreses vēstules pamattekstā ir pareizi noformētas.

    Ekrānuzņēmums ar tādu cilni Sūtījumi programmā Word, kurā redzama grupa Rezultātu priekšskatījums.

    Padoms.:  Lai dotos uz saraksta sākumu, izvēlieties ieraksta pogu Pirmais Pirmā ieraksta poga pasta sapludināšanas priekšskatījuma rezultātos . Lai dotos uz saraksta beigām, izvēlieties ieraksta pogu Pēdējais Pēdējā ieraksta poga pasta sapludināšanas priekšskatījuma rezultātos .

  2. Izvēlieties Pabeigt un sapludināt > Sūtīt e-pasta ziņojumus.

    Ekrānuzņēmums ar tādu cilni Sūtījumi programmā Word, kurā redzama komanda Pabeigt un sapludināt, kā arī šīs komandas opcijas.

  3. Lodziņā Kam izvēlieties sarakstā esošās e-pasta adreses kolonnas nosaukumu.

    Piezīme.:  Programma Word nosūtīs atsevišķu ziņojumu uz katru e-pasta adresi. Nevar pievienot citus adresātus, kam nosūtīt ziņojuma kopiju vai diskrēto kopiju, kā arī nevar e-pasta ziņojumam pievienot pielikumus.

  4. Lodziņā Tēmas rindiņa ierakstiet ziņojuma tēmas rindiņu.

  5. Lai dokumentu nosūtītu kā e-pasta ziņojuma pamattekstu, lodziņā Sūtījuma formāts izvēlieties HTML vai Vienkāršs teksts.

    Svarīgi!: Ja sūtāt e-pasta ziņojumu kā vienkārša teksta ziņojumu, tajā netiek iekļauts nekāds teksta formatējums vai grafikas.

  6. Sadaļā Nosūtīt ierakstus veiciet kādu no tālāk norādītajām darbībām.

    • Piekrītiet noklusējuma iestatījumam, lai sapludinātu un nosūtītu visus ierakstus.

      vai

    • Izvēlieties opciju Pašreizējo ierakstu — tādējādi ziņojums tiks nosūtīts tikai ekrānā skatāmajam ierakstam.

      vai

    • Izvēlieties pēdējo opciju un lodziņā No ievadiet ieraksta numuru, lai sāktu sapludināšanu, un lodziņā Kam ievadiet ieraksta numuru, lai pabeigtu sapludināšanu.

      Piezīme.: E-pasta ziņojums netiks nosūtīts nevienam lietotājam, kura ieraksta numurs ir izslēgts no diapazona No–Kam.

  7. Izvēlieties Labi, lai darbinātu pasta sapludināšanu.

6. darbība: personalizētā ziņojuma saglabāšana

Saglabājiet e-pasta ziņojumu, ja plānojat to lietot cita pasta sapludināšanai.

Saglabājot galveno dokumentu, tiek saglabāts arī tā savienojums ar izvēlēto datu failu. Nākamajā reizē, kad atvērsit galveno dokumentu, programma Word piedāvās izvēlēties, vai saglabāt savienojumu ar datu avotu.

  • Ja izvēlēsities , tiks atvērts dokuments, kurā informācija būs sapludināta ar pirmo ierakstu.

  • Ja izvēlēsities , savienojums starp galveno dokumentu un datu avotu tiks pārtraukts. E-pasta ziņojuma galvenais dokuments kļūs par standarta Word dokumentu.

Skatiet arī

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×