Pasta sapludināšana, izmantojot Excel izklājlapu

Pasta sapludināšana, izmantojot Excel izklājlapu

Pasta sapludināšana tiek izmantota, lai veidotu vairākus dokumentus vienlaikus. Šiem dokumentiem ir identisks izkārtojums, formatējums, teksts un attēli. Tikai atsevišķas katra dokumenta sadaļas ir atšķirīgas un personalizētas. Dokumenti, kurus programmā Word iespējams izveidot, izmantojot pasta sapludināšanu, ietver etiķetes, vēstules, aploksnes un e-pasta ziņojumus. Kad izmantojat pasta sapludināšanas procesu, tiek izmantoti tālāk norādītie trīs galvenie dokumenti.

  • Galvenais dokuments

  • Datu avots

  • Sapludinātais dokuments

Varat uzzināt vairāk par to, kā lietot Excel datus pasta sapludināšanai, šajā videoklipā, kas ir daļa no apmācību kursa - Pasta sapludināšana nākamajā līmenī

Jauns uzdevums

Atklājiet vairāk Word apmācības materiālu pakalpojumā LinkedIn Learning >

1. darbība. Datu sagatavošana programmā Excel pasta sapludināšanai

Pasta sapludināšanas procesā svarīgākais solis ir iestatīt un sagatavot savus datus. Jūs izmantosit savu Excel izklājlapu kā adresātu saraksta datu avotu.

Šeit sniegti daži padomi, lai sagatavotu datus pasta sapludināšanai. Pārliecināties, vai:

  • Kolonnu nosaukumi izklājlapā atbilst to lauku nosaukumiem, kas ir jāievieto pasta sapludināšanā. Piemēram, lai lasītāju uzrunātu vārdā jūsu dokumentā, jums būs nepieciešamas atsevišķas vārdu un uzvārdu kolonnas.

  • Visi sapludināšanai paredzētie dati atrodas izklājlapas pirmajā lapā.

  • Datu ieraksti ar procentuālām vērtībām, valūtu un pasta indeksu ir pareizi formatēti izklājlapā, lai Word var pareizi izlasīt to vērtības.

  • Excel izklājlapa, kas jāizmanto pasta sapludināšanā, tiek glabāta jūsu lokālajā datorā.

  • Izmaiņas vai papildinājumi izklājlapā ir pabeigti, pirms to saistāt ar savu pasta sapludināšanas dokumentu programmā Word.

Piezīmes.: 

2. darbība. Pasta sapludināšanas sākšana

  1. Programmā Word izvēlieties Fails > Jauns > Tukšs dokuments.

  2. Cilnes Sūtījumi grupā Sākt pasta sapludināšanu izvēlieties Sākt pasta sapludināšanu un pēc tam izvēlieties sapludināšanas veidu.

    Ekrānuzņēmums ar tādu cilni Sūtījumi programmā Word, kurā redzama komanda Sākt pasta sapludināšanu un saraksts ar pieejamām sapludināšanas tipa opcijām.

  3. Izvēlieties Atlasīt adresātus > Lietot esošu sarakstu.

    Ekrānuzņēmums ar tādu cilni Sūtījumi programmā Word, kurā redzama komanda Atlasīt adresātus ar atlasītu opciju Izmantot esošo sarakstu.

  4. Pārlūkojot atrodiet savu Excel izklājlapu un pēc tam izvēlieties Atvērt.

  5. Ja Word pieprasa, izvēlieties Lapa1$ > Labi.

    Piezīme.: Tagad Excel izklājlapa ir saistīta ar jūsu veidoto pasta sapludināšanas dokumentu programmā Word.


Adresātu saraksta rediģēšana

Varat ierobežot, kas saņem jūsu e-pasta ziņojumu.

  1. Izvēlieties Rediģēt adresātu sarakstu.

    Ekrānuzņēmums ar tādu cilni Sūtījumi programmā Word, kurā izcelta komanda Rediģēt adresātu sarakstu.

  2. Dialoglodziņā Sapludinātā pasta adresāti notīriet izvēles rūtiņu blakus tās personas vārdam, kurai nevēlaties nosūtīt ziņojumu.

    Rindu atlasīšana, atzīmējot izvēles rūtiņu

    Piezīme.: Jūs varat arī kārtot vai filtrēt sarakstu, lai vārdus un adreses būtu vieglāk atrast. Papildinformāciju par vienumu kārtošanu un filtrēšanu skatiet rakstā Datu kārtošana un filtrēšana pasta sapludināšanai.

3. darbība. Sapludināšanas lauka ievietošana

Varat ievietot vienu vai vairākus pasta sapludināšanas laukus, kas iegūst informāciju no izklājlapas un pārvieto uz jūsu dokumentu.

Lai ievietotu adreses bloku aploksnē, etiķetē, e-pasta ziņojumā vai vēstulē

  1. Cilnē Sūtījumi grupā Rakstīt un ievietot laukus izvēlieties Adreses bloks.

    Sapludināšanas lauks Adreses bloka ievietošana

  2. Dialoglodziņā Adreses bloka ievietošana izvēlieties tādu adresāta vārda formātu, kāds tiks lietots aploksnē.

    adreses bloka opcijas

  3. Izvēlieties Labi.

  4. Izvēlieties Fails > Saglabāt.

Lai ievietotu sveiciena rindiņu e-pasta ziņojumā vai vēstulē

  1. Cilnē Sūtījumi grupā Rakstīt un ievietot laukus izvēlieties Sveiciena rindiņa.

    Ekrānuzņēmums ar tādu cilni Sūtījumi programmā Word, kurā izcelta komanda Sveiciena rindiņa.

  2. Dialoglodziņā Sveiciena rindiņas ievietošana veiciet kādu no tālākminētajām darbībām.

    • Sadaļā Sveiciena rindiņas formāts mainiet uzrunu, ja nepieciešams, izvēloties uzrunu (Cien. ir noklusējuma iestatījums), adresāta vārda un uzvārda formātu un beigu interpunkciju (komats ir noklusējuma iestatījums).

      un

    • Sadaļā Sveiciena rindiņa nederīgiem adresātu vārdiem izvēlieties opciju no uzrunu saraksta.

  3. Izvēlieties Labi.

  4. Izvēlieties Fails > Saglabāt.

Lai ievietotu datus no izklājlapas e-pasta ziņojumā vai vēstulē

  1. Cilnes Pasta sūtījumi grupā Rakstīt un ievietot laukus izvēlieties Ievietot sapludināšanas lauku.

  2. Dialoglodziņa Sapludināšanas lauka ievietošana sadaļā Laukiizvēlieties lauka nosaukumu (kolonnas nosaukums izklājlapā) un pēc tam izvēlieties Ievietot.

  3. Atkārtojiet 2. darbību, ja nepieciešams, un pēc tam izvēlieties Aizvērt.

  4. Izvēlieties Fails > Saglabāt.

Papildinformāciju par lauku pievienošanu no izklājlapas sapludinātajā dokumentā skatiet rakstā Pasta sapludināšanas lauku ievietošana. Ja vēlaties uzzināt vairāk par to, kā iestatīt e-pasta ziņojumu, skatiet rakstu E-pasta sapludināšana programmā Word.

4. darbība. Pasta sapludināšanas priekšskatīšana un pabeigšana

Kad esat ievietojis nepieciešamos sapludināšanas laukus, priekšskatiet rezultātus, lai pārliecinātos, vai saturs ir pieņemams. Pēc tam varat pabeigt sapludināšanu.

  1. Cilnē Sūtījumi izvēlieties Priekšskatīt rezultātus.

    Ekrānuzņēmums ar tādu cilni Sūtījumi programmā Word, kurā redzama grupa Rezultātu priekšskatījums.

  2. Izvēlieties nākamā Nākamā ieraksta poga pasta sapludināšanas priekšskatījuma rezultātos vai iepriekšējā Iepriekšējā ieraksta poga pasta sapludināšanas priekšskatījuma rezultātos ieraksta pogu, lai pārvietotos pa ierakstiem datu avotā un skatītu, kā ieraksti tiks parādīti dokumentā.

  3. Grupā Pabeigt izvēlieties Pabeigt un sapludināt un pēc tam izvēlieties Drukāt dokumentus vai Nosūtīt e-pasta ziņojumus.

    Ekrānuzņēmums ar tādu cilni Sūtījumi programmā Word, kurā redzama komanda Pabeigt un sapludināt, kā arī šīs komandas opcijas.

5. darbība. Pasta sapludināšanas saglabāšana

Saglabājot pasta sapludināšanas dokumentu, tas paliek savienots ar datu avotu. Pasta sapludināšanas dokumentu var izmantot atkārtoti nākamajā lielapjoma pasta sūtīšanā.

  • Atveriet pasta sapludināšanas dokumentu un izvēlieties , kad Word aicina saglabāt savienojumu.

Skatiet arī

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×