Par ierakstu centra vietni

Piezīme.:  Mēs vēlamies sniegt jums visjaunāko palīdzības saturu jūsu valodā, cik vien ātri to varam. Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai lapas lejasdaļā varat mums pavēstīt, vai informācija jums noderēja? Ērtai atsaucei šeit ir šis raksts angļu valodā .

Ierakstu centra vietnes veidne Microsoft Office SharePoint Server 2007 ir paredzēta tam, lai palīdzētu uzņēmumiem ieviest ierakstu pārvaldības un saglabāšanas programmas.

Šajā rakstā

Ierakstu centra vietnes veidnes līdzekļi

Ierakstu centra vietnes noformēšana

Ierakstu centra vietnes veidnes līdzekļi

Ierakstu centrs ir paredzēts kā centrālā krātuve, kurā uzņēmums var glabāt un pārvaldīt visus ierakstus. Ierakstu centrs atbalsta visu ierakstu pārvaldības procesu, sākot no ierakstu apkopošanas līdz ierakstu izvietojumam. Lai atbalstītu uzņēmuma failu plānu, parasti ierakstu centra vietni ir noformējuši un konfigurējuši uzņēmuma ierakstu pārvaldības speciālisti un informācijas tehnoloģiju (information technology — IT) personāls.

Lai sniegtu tālāk minētās iespējas, ierakstu centra vietnes veidnē kopā ar dažiem speciāliem papildu ierakstu pārvaldības līdzekļiem ir apvienoti daži standarta līdzekļi, kas ir pieejami Office SharePoint Server 2007:

  • Drošas glabāšanas iespējas.    Ierakstu centram ir vairāki līdzekļi, kas palīdz nodrošināt ierakstu integritāti, kas tajā tiek glabāti:

    • Sistēma nekad ierakstus automātiski nemodificē. Tā tiek nodrošināts, ka ieraksti, kas ir augšupielādēti ierakstu centra vietnē un pēc tam vēlāk atkal tiek lejupielādēti, vienmēr ir identiski.

    • Vietņu administratori var ierakstu centru viegli konfigurēt ar iestatījumiem, kas ierakstus neļauj tieši viltot, tulkojot jebkādas izmaiņas, kas ir veiktas dokumenta saturos, un auditējot specifiskos izmaiņu tipus.

    • Ierakstu centrs ļauj ierakstu pārvaldniekiem vienumos pievienot un uzturēt metadatus atsevišķi no ieraksta metadatiem, tāpēc informāciju, kas ir piemērota ierakstu pārvaldības uzdevumiem, var atjaunināt bez nepieciešamības modificēt pamatā esošo ierakstu. Izmaiņas metadatos arī tiek tulkotas.

  • Informācijas pārvaldības politikas realizācija   Office SharePoint Server 2007 ir iekļauti vairāki politikas līdzekļi, kas ir noderīgi ierakstu pārvaldībai: 

    • Auditēšana.    Šis līdzeklis reģistrē notikumus un darbības, kas tiek veiktas ar failiem. Ierakstu pārvaldības kontekstā auditēšana ir noderīga, lai reģistrētu, kas ierakstu centrā ir skatījis informāciju un tai piekļuvis.

    • Termiņa beigas.    Šis līdzeklis norāda, cik ilgi ieraksts ir jāsaglabā un kādas darbības tiek veiktas pēc saglabāšanas perioda beigām, piemēram, dzēšana vai izvietojuma apstiprinājuma darbplūsmas ierosināšana. Ierakstu pārvaldības kontekstā ieraksta saglabāšanas periods parasti sākas, kad ieraksts sākotnēji tiek iesniegts ierakstu centrā.

    • Svītrkodi.    Šis līdzeklis katram svītrkodam sniedz unikālu svītrkoda attēlu un skaitlisku vērtību. Svītrkoda vērtība tiek glabāta un indeksēta kopā ar ieraksta elektronisko versiju. Ierakstu pārvaldības kontekstā svītrkodi ir noderīgi fizisko ierakstu saglabāšanai un izsekošanai. Ja ierakstiem bibliotēkā ir fiziskas versijas, svītrkodi sniedz veidu, kā savstarpēji saistīt fiziskās versijas ar to elektroniskajām kopijām.

  • Ierakstu apkopošanas programmējamais interfeiss.    Ierakstu centrs atbalsta pakalpojumu kopu, kas atvieglo ierakstu kolekciju. Ierakstu centra programmējamais interfeiss ļauj uzņēmumiem konfigurēt gan dokumentu pārvaldību, gan arī e-pasta sistēmas, lai failus ierakstu centra vietnē iesniegtu automātiski. Saturu ierakstu centrā var iesniegt ar Web pakalpojuma palīdzību, lietojot SOAP protokolu, vai ar e-pasta palīdzību, lietojot SMTP protokolu.

  • Maršrutēšanas ieraksti.    Ierakstu centrā ir iekļauts saraksts Maršrutēšanas ieraksti, kas ienākošos ierakstus (neatkarīgi no tā, vai tie ir iesniegti automātiski vai manuāli) automātiski maršrutē uz pareizo vietu, pamatojoties uz to ieraksta tipa. Kad ieraksts ir iesniegts ierakstu centrā, tam bieži ir pievienota saistīta papildu informācija, piemēram, audita vēsture un metadati. Ieraksta audita vēsture tiek glabāta ierakstu centrā XML faila veidā, bet ieraksta metadati tiek glabāti gan XML failā, gan arī ierakstu centra vietnes metadatu kolonnās.

  • Aizturēt.    Ierakstu centrs ļauj uzņēmumiem pārņemt ierakstus, kas tiek izmantoti tiesas prāvā vai ir saistīti revīziju vai izmeklēšanu, un novietot tos sarakstā Aizturēt. Ja ieraksti ir novietoti aizturēšanā, tiem tiek aizturētas jebkādas spēkā esošas termiņa politikas, un tāpēc tie ir pasargāti no iznīcināšanas. Piemēram, ja tiesas prāvas gadījumā uzņēmums saistītos ierakstus, kas, iespējams, jāuzrāda, novieto aizturēšanā, šie ieraksti līdz tiesas prāvas beigām ir pieejami. Ierakstus vienlaicīgi var novietot vairākās aizturēšanās. Ierakstu pārvaldnieki var arī ierakstu centrā meklēt ierakstus, kas ir jānovieto aizturēšanā.

Uz lapas sākumu

Ierakstu centra vietnes noformēšana

Lai ieviestu ierakstu pārvaldības programmu, augstākajā līmenī tiek veiktas divas galvenās ar ierakstu centra vietnes noformēšanu saistītas darbības:

  1. Organizācija ir attīstīt ierakstu pārvaldības stratēģiju un oficiālu ierakstu pārvaldības plāns. Šis ir sadarbības rezultāts, kas ietver saskaņošanu starp ierakstu pārvaldnieku, atbilstību atbildīgās amatpersonas, IT speciālistiem un informācijas darbiniekiem.

  2. Organizācija ir jābūt tam konfigurēšana viena vai vairāku ierakstu centra vietnes, lai ieviestu savu ierakstu pārvaldības plānu.

Tālāk minētajās sadaļās ir aprakstīti galvenie elementi, kas ir saistīti ar katru no šiem soļiem.

Ierakstu pārvaldības plānošana

Pirms uzņēmums ierakstu centra vietni var konfigurēt kā ierakstu pārvaldības risinājumu, tam ir jāizstrādā formāls ierakstu pārvaldības stratēģijas plāns. Iespējams, ka formālā ierakstu pārvaldības plāna specifiskie elementi atsevišķām organizācijām vai biznesam ir unikāli. Tomēr īstenībā visos ierakstu pārvaldības plānos ir iekļauti tālāk minētie dokumenti un procesi:

  • Failu plāns.    Failu plāns apraksta dokumentu vai vienumu tipus, kurus uzņēmums atzīst par oficiāliem biznesa ierakstiem. Tas norāda, kur šie ieraksti tiek glabāti, un sniedz informāciju, kas atšķir viena ieraksta tipu no otra. Failu plāns kalpo kā visaptveroša politiku, procesu un vadlīniju kolekcija ierakstu izveidošanai, glabāšanai un pārvaldīšanai. Failu plānam ir jāaptver visi ieraksti neatkarīgi no datu nesēja, ieskaitot papīra, e-pasta un elektroniskos failus. Tam ir arī jānorāda, kā katrs ieraksts tiek klasificēts, drošināts un galu galā iznīcināts. Tajā ir arī jābūt iekļautiem apsvērumiem par īpašām ierakstu kategorijām, piemēram, Konfidenciāls, Svarīgs, Tirdzniecības noslēpums vai Privileģēti ieraksti. Visbeidzot, failu plānam ir jānorāda personas, kuras ir atbildīgas par katra ieraksta tipa pārvaldību.

  • Saglabāšanas grafiks.    Saglabāšanas grafiks norāda, cik ilgi katrs ieraksta tips failu plānā ir jāsaglabā (tā saglabāšanas periods), kā arī atbrīvošanās procesu no failu tipa, kad tā periods ir beidzies (tā atbrīvošanās process). Saglabāšanas grafikā vadlīnijas parasti tiek pamatotas uz juridiskām prasībām, risku uzņēmumam un biznesa vajadzībām. Turklāt parasti saglabāšanas grafikā tiek aprakstīti riska pārvaldības neplānotie elementi, kas katram ieraksta tipam nosaka saglabāšanas periodu.

  • Atbilstības prasību dokuments.    Atbilstības prasību dokuments definē noteikumus, kurus ierakstu pārvaldības IT sistēmām ir stingri jāievēro, nepieciešamās iespējas, kā arī regulāras pārraudzības veidus, kas tām ir jāatbalsta, lai nodrošinātu atbilstību.

  • Formālais ierakstu izvietošanas aizturēšanas process.    Šis process, kas bieži tiek saukts par aizturēšanu, detalizēti izklāsta kā uzņēmums aiztur ierakstu izvietošanu tādu notikumu gadījumos kā tiesas prāva, revīzija vai izmeklēšanas.

  • Ierakstu apstrādes uzraudzības un uzrādīšanas sistēma.    Lai nodrošinātu, ka darbinieki aizpilda, piekļūst un pārvalda ierakstus atbilstoši definētajām politikām un procesiem, ierakstu pārvaldības programmai ir nepieciešams ierakstu apstrādes uzraudzības un uzrādīšanas process vai sistēma.

Uz lapas sākumu

Ierakstu centra vietnes konfigurēšana

Pēc tam, kad uzņēmums ir iesaistījies detalizētā ierakstu pārvaldības plānošanā un ir izstrādājis formālu ierakstu pārvaldības plānu, tas var veidot un konfigurēt ierakstu centra vietni, lai ieviestu šo programmu.

Lai konfigurētu ierakstu centra vietni, ir jāveic šādas darbības:

  1. Lai pārvaldītu un saglabātu katru ieraksta tipu, kas ir norādīts faila plānā, izveidojiet dokumentu bibliotēkas vai sarakstus.

    Ir ieteicams katram ierakstu plāna satura tipam izveidot vienu dokumentu bibliotēku.

    Kad ieraksti ir iesniegti ierakstu centrā, tie tiek maršrutēti uz saistīto sarakstu vai bibliotēku.

  2. Saistītajām dokumentu bibliotēkām, sarakstiem vai satura tipiem izveidojiet kolonnas, kurās ir ietverti un parādīti metadati katram ieraksta tipam, kas ir norādīts failu plānā.

  3. Ierakstu centra vietnē katram ieraksta tipam norādiet informācijas pārvaldības politikas. Šīm politikām ir jāatspoguļo saglabāšanas periodi un auditēšanas prasības, kas ir norādītas uzņēmuma failu plānā un saglabāšanas grafikā.

  4. Konfigurējiet maršrutēšanas ierakstu sarakstu, lai katru ieraksta tipu maršrutētu uz atbilstošo vietu. Kad ieraksti ierakstu centra vietnē ir iesniegti, Office SharePoint Server 2007 vai nu manuāli, vai programmas darbības rezultātā izmanto tabulu, lai noteiktu, kā klasificēt ierakstu centra vietnes ierakstu un kur to nosūtīt.

Uz lapas sākumu

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×