Par dokumentu kopām

Piezīme.:  Mēs vēlamies sniegt jums visjaunāko palīdzības saturu jūsu valodā, cik vien ātri to varam. Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai lapas lejasdaļā varat mums pavēstīt, vai informācija jums noderēja? Ērtai atsaucei šeit ir šis raksts angļu valodā .

Dokumentu kopa ir saistītu dokumentu, kas var pārvaldīt kā vienotu veselumu grupa. Var izveidot dokumentu kopas vienā darbībā, un pēc tam definējiet tās īpašības un metadatiem.

Kas ir dokumentu kopa?

Par dažāda veida projekti, lietotāji bieži produkti visu saistīto dokumentu kopu. Dažos gadījumos šo dokumentu kopu var būt projekta rezultāts vai "iesniedzamā rezultāta." Piemēram, profesionālos pakalpojumus uzņēmums var izveidot standarta "iestatne grāmatu", kad viņi atbildēt priekšlikumu pieprasījumu iespējams klientā. Soļa grāmata vienmēr var saturēt šos gabalus ar katru gabalu pielāgot atbilstoši konkrēta projekta īpašas prasības:

  • Ievadinformācija par pakalpojumu uzņēmumu

  • Stipro un vājo pušu, iespēju un draudu analīze (SVID)

  • Biznesa plāns

  • Uzņēmuma salīdzinošā analīze

Citos gadījumos šī dokumentu kopa var būt vienkārši dažāda veida informācija, kas nepieciešama lielākā projektā un ir kāda cita projekta materiālu izveides vai nododamais rezultāts. Piemēram, ražošanas uzņēmums var izveidot tādu standarta dokumentu kopu, kas saistīti ar katra ražojamā produkta projektēšanu, testēšanu un ražošanu.

Šos dokumentus var izveidot vienlaikus vai pa posmiem. Dokumentu var tikt izgatavoti vai pārskatīšanu vienai personai vai daudzu lietotāju. Visi dokumenti, kas varētu būt to pašu formātu (piemēram, Word dokumenti). Varat arī viņi var ietvert dažādos failu formātos (piemēram, Word dokumentus, OneNote piezīmju grāmatiņas, PowerPoint prezentācijas, Visio shēmas, excel darbgrāmatas un tamlīdzīgi).

Dokumentu kopas var palīdzēt uzņēmumiem vieglāk risināt šādas situācijas. Dokumentu kopa organizē vairākus saistītus dokumentus vienā skatā, kur ar tiem var strādāt un pārvaldīt kā vienu entītiju. Izveidojot jaunu dokumentu kopu, jūs faktiski izveidojat jaunu satura tipu. Satura tips kļūst pieejams visā vietņu kolekcijā, un jūs varat konfigurēt jaunu dokumentu kopas satura tipu katram atšķirīgajam vairāku dokumentu darba produktam.

Kad dokumentu kopas satura tips ir pievienots bibliotēkai, lietotāji var izveidot jaunus dokumentu kopas gadījumus tādā pašā veidā, kā tie izveido vienu dokumentu.

Ko var darīt ar dokumentu kopu?

Dokumentu kopas satura tipam ir vairāki specifiski līdzekļi, kas atvieglo sekmīgu vairāku dokumentu darba produktu izveidi un pārvaldību. Konfigurējot dokumentu kopas satura tipu, varat veikt šādas darbības:

  • Pielāgot iepazīšanās lapu    dokumentu kopas, kas satur visu informāciju, kas lietotājam par kopu. Sveiciena lapa ir tīmekļa daļu lapa, kurā var iestatīt, lai rādītu informāciju par projektu vai resursus, lai palīdzētu grupas dalībnieki, kuri strādā ar dokumentu kopu (piemēram, projekta laika grafiks, saites uz resursiem, un tā tālāk). Tas arī parāda sarakstu ar dokumentiem, kas tika pievienoti iestatīšana.

  • Norādīt noklusējuma saturu    , ko vēlaties automātiski esat izveidojis un iekļaut katrā jauna dokumentu kopas instancē. Var būt atsevišķiem dokumentiem automātiski iekļauti, un jūs varat kontrolēt veidnes, kuras tiek izmantotas. Varat būt drošs, ka noklusējuma dokumenti ir pareizā satura tipi. Piemēram, ja jūsu organizācija ir zīmola veidnes, ko izmantot noteiktiem saziņas veidiem, jūs varat augšupielādēt šos konfigurējot dokumentu kopas satura tipa.

  • Norādīt atļautos satura tipus,    ko var izmantot dokumentu kopā (piemēram, dokumentu failus, attēlus, audio vai video).

  • Norādīt koplietotos metadatus    un metadatu kolonnas, kam jābūt visiem kopas dokumentiem. Izveidojot dokumentu kopu, noklusējuma dokumenti tiek automātiski nodrošināti ar metadatiem, un jūs varat parādīt koplietotos metadatus sveiciena lapā.

  • Piešķirt darbplūsmas    , kuru vēlaties izmantot dokumentu kopas. Standarta pārskatīšanas vai apstiprināšanas darbplūsmas var izmantot ar dokumentu kopu, un visu dokumentu kopas tiks turpiniet darbplūsmas darbības, it kā tā būtu vienā failā. Turklāt jūsu organizācijā var izveidot pielāgotas darbplūsmas dokumentu kopas.

  • Nosūtīt dokumentu kopas    uz satura organizatoru, lai tās maršrutētu uz mērķa mapi, vietni vai bibliotēku.

Kad dokumentu kopas satura tips ir pievienots bibliotēkai, vietnes lietotāji var izmantot zināmus dokumentu pārvaldības līdzekļus un īpašus dokumentu kopas līdzekļus.

Dokumentu kopas autori var veikt šādus uzdevumus:

  • Dokumentu bibliotēkā izmantojot komandu Jauns dokuments, ātri un ērti izveidot jaunu vairākdokumentu darbu.

  • Tvert dokumentu kopas pašreizējo rekvizītu un dokumentu versiju vēstures momentuzņēmumu.

  • Sākt darbplūsmas visai dokumentu kopai vai atsevišķiem dokumentu kopas vienumiem, lai pārvaldītu vispārējus uzdevumus, piemēram, pārskatīšanu un apstiprināšanu.

  • Pa e-pastu nosūtīt saiti uz šo dokumentu kopu.

  • Izmantot komandu Kam nosūtīt, lai dokumentu kopu pārvietotu vai kopētu citā atrašanās vietā (mērķa vieta ir jākonfigurē, izmantojot centrālo administrēšanu).

  • Pārvaldīt dokumentu kopas atļaujas.

Skatiet arī

Jauna dokumentu kopas satura tipa izveide un konfigurēšana

Dokumentu kopu izveide un pārvaldība

Dokumentu kopas iepazīšanās lapas pielāgošana

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×