Pamatuzdevumi programmā Access 2010

Svarīgi! :  Šis raksts ir mašīntulkots, skatiet atrunu. Lūdzu, skatiet šī raksta versiju angļu valodā šeit jūsu informācijai.

Lūk, daži pamata datu bāzu uzdevumus, ko varat darīt, lai palīdzētu saprast, kā izmantot Microsoft Access 2010.

 

Šajā rakstā

Kas ir piekļuve?

Relāciju datu bāzēm programmā Access

Atverot programmu Access

Veidnes atrašana un lietošana

Datu bāzes izveidošana no norauses

Access datu bāzes atvēršana

Darba sākšana ar jauno datu bāzi

Tabulas pievienošana

Datu ielīmēšana no cita avota programmas Access tabulā

Datu importēšana no cita avota vai saites veidošana uz tiem

Nākamās darbības

Datu importēšana no izklājlapas citā programmā

Excel darblapas importēšana programmā Access

Excel darblapas kā tabulas importēšana jaunā datu bāzē

Tabulas analizētāja vedņa izmantošana datu organizēšanā

Darbs ar citu programmu datiem

Jaunākas datu bāzes versijas izmantošana vairākās Access versijās

Access datu bāzes faila izmantošana vairākās Access versijās

1. darbība. Esošās datu bāzes kopijas izveide un tās saglabāšana jaunā formātā

2. darbība. Kopijas datu bāzes sadalīšana un sākotnējā faila izmantošana par aizmugursistēmas datu bāzi

3. darbība. Jaunās priekšgalsistēmas savienošana ar sākotnējo datu bāzi

Priekšpuses/aizmugures lietojumprogrammas izmantošana vairākās Access versijās

Kas ir piekļuve?

Access 2010 datu bāzu programmu izstrādes un izvietošanas rīku ir , ko var izmantot, lai reģistrētu svarīgu informāciju. Varat datorā saglabāt datus, vai varat publicēšana Web tīklā, lai citi lietotāji varētu izmantot savu datu bāzi ar tīmekļa pārlūkprogrammu.

Daudzi cilvēki sāk izmantot programmu Access, kad programma, ko tie izmanto informācijas apkopošanai, pakāpeniski kļūst mazāk piemērota uzdevumam. Piemēram, pieņemsim, ka esat pasākumu plānotājs un vēlaties sekot visai detalizētajai informācijai, kas jāpārvalda, lai pasākumi būtu sekmīgi. Ja šī uzdevuma veikšanai izmantojat tekstapstrādes programmu vai izklājlapu programmu, var vienkārši rasties problēmas ar dubultiem un nekonsekventiem datiem. Varat izmantot kalendāra programmatūru, bet sekošana finanšu informācijai kalendārā nav īpaši ērta.

Relāciju datu bāzēm programmā Access

Dažkārt, lai sekotai tādai informācijai, ir nepieciešama relāciju datu bāze — datu krātuve, kas sadalīta mazākās datu kolekcijās (tiek sauktas par tabulām), lai novērstu redundanci, un pēc tam tiek saistīta kopā, balstoties uz kopējiem informācijas gabaliem (tiek saukti par laukiem). Piemēram, pasākumu plānošanas relāciju datu bāzē var būt tabula ar informāciju par klientiem, tabula ar informāciju par piegādātājiem un tabula ar informāciju par pasākumu. Tabulā ar informāciju par pasākumu var būt lauks, lai to saistītu ar klientu tabulu, un lauks, lai to saistītu ar piegādātāju tabulu. Tādā veidā, piemēram, ja piegādātāja tālruņa numurs tiek mainīts, informāciju var mainīt vienreiz piegādātāju tabulā, nevis katrā pasākumā, kurā piegādātājs iesaistīts.

Access ir rīks, ko var izmantot, lai ātri un ērti izstrādātu relāciju datu bāzu lietojumprogrammas, kas palīdz pārvaldīt informāciju. Varat izveidot datu bāzi, lai palīdzētu sekot gandrīz jebkādai informācijai, piemēram, krājumiem, darba kontaktiem vai biznesa procesiem. Programmā Access ir veidnes, kuras varat uzreiz izmantot, lai sekotu dažādai informācijai, atvieglojot darbu pat iesācējam.

Atverot programmu Access

Sākot Access 2010, tiks parādīta Microsoft Office Backstage skata, kur var iegūt informāciju par pašreizējo datu bāzi, izveidot jaunu datu bāzi, atvērt esošu datu bāzi, un skatu piedāvātās saturu no Office.com.

access 2010 skats backstage

Backstage skatā ir arī daudz citu komandu, kuras var izmantot, lai koriģētu, uzturētu vai koplietotu savas datu bāzes. Komandas Backstage skatā parasti attiecas uz visām datu bāzēm, nevis uz objektiem datu bāzē.

Piezīme : Backstage skatu var atvērt jebkurā laikā, noklikšķinot uz cilnes Fails.

Uz lapas sākumu

Veidnes atrašana un lietošana

Programma Access nodrošina plašu veidņu izvēli, kuras var izmantot, lai paātrinātu datu bāzes izveidošanas procesu. Veidne ir lietošanai gatava datu bāze, kas ietver visas tabulas, vaicājumus, formas un atskaites, kas nepieciešamas noteikta uzdevuma veikšanai. Piemēram, ir veidnes, kuras var izmantot, lai reģistrētu problēmas, pārvaldītu kontaktpersonas vai uzglabātu izdevumu ierakstu. Dažas veidnes ietver vairākus parauga ierakstus, kas palīdz demonstrēt to izmantošanu. Veidņu datu bāzes var izmantot tādas, kādas tās ir, vai arī tās var pielāgot, lai labāk atbilstu jūsu vajadzībām.

Lai atrastu un lietotu datu bāzes veidni, rīkojieties šādi:

  1. Cilnē Fails noklikšķiniet uz Jauns.

  2. Sadaļā Pieejamās veidnes veiciet kādu no šīm darbībām:

    • Lai atkārtoti lietotu nesen izmantotu veidni, noklikšķiniet uz Pēdējās lietotās veidnesun pēc tam atlasiet vēlamo veidni.

    • Lai izmantotu veidni, kas jau ir instalēta, noklikšķiniet uz Manas veidnesun pēc tam atlasiet vēlamo veidni.

    • Lai atrastu veidni Office.com, sadaļā Office.com veidnesnoklikšķiniet uz veidnes kategorijas, atlasiet vēlamo veidni un pēc tam noklikšķiniet uz lejupielādēt , lai lejupielādētu veidni no Office. com, jūsu datorā.

      Varat arī meklēt veidnes vietnē Office.com no programmas Access. Tekstlodziņā Meklēt vietnē Office.com veidņu ierakstiet vienu vai vairākus meklējamos vārdus un pēc tam noklikšķiniet uz bultiņas pogas, lai meklētu.

  3. Varat arī noklikšķināt uz mapes ikonas blakus lodziņam Faila nosaukums, lai atvērtu atrašanās vietu, kurā vēlaties izveidot datu bāzi. Nenorādot konkrētu atrašanās vietu, Access izveido datu bāzi noklusējuma atrašanās vietā, kas ir redzama zem lodziņa Faila nosaukums.

  4. Noklikšķiniet uz Izveidot.

Access izveido un atver datu bāzi, lai to varētu izmantot.

Uz lapas sākumu

Datu bāzes izveidošana no norauses

Ja vēlaties saņemt plašāku informāciju par konceptiem programmas Access izmantošanā datu bāzes izveidei, skatiet rakstu Datu bāzu izveides pamati.

Ja neviena no veidnēm neatbilst jūsu vajadzībām vai arī dati atrodas citā programmā un vēlaties tos izmantot programmā Access, varat izlemt datu bāzi labāk izveidot no norauses. Programmā Access 2010 var izvēlēties: standarta darbvirsmas datu bāzi vai tīmekļa datu bāzi.

Papildinformāciju par tīmekļa datu bāzēm skatiet rakstā Koplietošanai tīmeklī paredzētas datu bāzes izveide.

Lai izveidotu jaunu datu bāzi, rīkojieties šādi:

  1. Startējiet Access.

  2. Backstage skata cilnē Jauns noklikšķiniet uz Tukša datu bāze vai Tukša tīmekļa datu bāze.

    Svarīgi! : Šeit veiktā izvēle nosaka, kādi līdzekļi datu bāzē ir pieejami. Darbvirsmas datu bāzes nevar publicēt tīmeklī, un tīmekļa datu bāzes dažus darbvirsmas līdzekļus, piemēram, kopsummu vaicājumus.

  3. Labajā pusē ierakstiet datu bāzes nosaukumu lodziņā Faila nosaukums.

    Lai mainītu atrašanās vietu, kurā veidojat failu, noklikšķiniet uz Pārlūkot Pogas attēls blakus lodziņam Faila nosaukums, pārlūkojiet jauno atrašanās vietu un atlasiet to un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.

  4. Noklikšķiniet uz Izveidot.

    Programma Access izveido datu bāzi un pēc tam atver tukšu tabulu (ko dēvē par Table1) Datu lapas skats.

  5. Programma Access novieto kursoru jaunās tabulas kolonnas Noklikšķiniet, lai pievienotu pirmā tukšajā šūnā.

    Lai pievienotu datus, sāciet rakstīt, vai arī varat ielīmēt datus no cita avota, kā tālāk aprakstīts šī raksta sadaļā  Datu ielīmēšana no cita avota programmas Access tabulā.

    Piezīmes : 

    • Datu ievadīšana datu lapas skatā ir paredzēta līdzīga datu ievadīšanai Excel darblapā. Galvenais ierobežojums ir tāds, ka datiem jābūt ievadītiem blakusesošās rindās un kolonnās, sākot ar datu lapas augšējo kreiso stūri. Nav ieteicams mēģināt formatēt datus, iekļaujot tukšas rindas vai kolonnas, kā to darītu Excel darblapā, jo tāda rīcība izniekos vietu tabulā. Tabula ietver tikai jūsu datus. Visas datu vizuālās prezentācijas tiks veiktas formās un atskaitēs, kuras noformēsit vēlāk.

    • Tabulas struktūra tiek izveidota datu ievadīšanas laikā. Jebkurā laikā, lai lapā pievienotu jaunu kolonnu tiek definēts jauns lauks tabulā. Programma Access iestata datu tips lauka, pamatojoties uz ievadītā datu tipa. Piemēram, ja jums ir kolonna, kurā esat ievadījis tikai datuma vērtības, programma Access iestatīs šī lauka datu tipa datums/laiks. Ja mēģināsit vēlāk bez datuma vērtību (piemēram, vārdu vai tālruņa numuru) ievadot šajā laukā, programma Access parāda ziņojumu, kas informē, ka vērtība neatbilst kolonnas datu tipu. Ja iespējams, ieteicams plānot tabulu tā, lai katrā kolonnā ir viena un tā paša tipa dati, vai tas ir teksts, datumi, skaitļi vai kāda cita tipa. Tas atvieglo veidot vaicājumus, formas un atskaites, kurās atlasiet tikai vajadzīgos datus.

Ja vēl nevēlaties ievadīt datus, noklikšķiniet uz Aizvērt Pogas attēls .

Piezīme : Access izdzēsīs tabulu Tabula1, ja to aizvērsit nesaglabājot.

Uz lapas sākumu

Esošas Access datu bāzes atvēršana

Padoms : Lai ātri atvērtu kādu no pēdējām dažām datu bāzēm, ko iepriekš bijāt atvēris, cilnē Fails noklikšķiniet uz Pēdējie un pēc tam uz faila nosaukuma.

  1. Cilnē Fails noklikšķiniet uz Atvērt.

  2. Dialoglodziņā Atvēršana noklikšķiniet uz saīsnes vai lodziņā  Skatīt noklikšķiniet uz diska vai mapes, kas satur vajadzīgo datu bāzi.

  3. Mapju sarakstā veiciet dubultklikšķi uz mapēm, līdz atverat mapi, kas satur datu bāzi.

  4. Kad esat atradis datu bāzi, veiciet vienu no šīm darbībām:

    • Lai datu bāzi atvērtu noklusējuma atvēršanas režīmā, veiciet uz tās dubultklikšķi.

    • Lai vairāklietotāju vidē atvērtu datu bāzi koplietojamai piekļuvei un jūs un citi lietotāji varētu gan lasīt datu bāzi, gan tai vienlaicīgi rakstīt, noklikšķiniet uz Atvērt

    • Lai datu bāzi atvērtu tikai lasāmai piekļuvei, tā ka to var skatīt, bet ne rediģēt, noklikšķiniet uz bultiņas blakus pogai Atvērt un pēc tam uz Atvērti kā tikai lasāmu.

    • Lai atvērtu datu bāzi ekskluzīvai piekļuvei, tā ka to nevar atvērt neviens cits, kamēr tā ir atvērta, noklikšķiniet uz bultiņas blakus pogai Atvērt un pēc tam uz Atvērt ekskluzīvu saturu.

    • Lai datu bāzi atvērtu tikai lasāmai piekļuvei, noklikšķiniet uz bultiņas blakus pogai Atvērt un pēc tam uz Atvērt ekskluzīvu saturu, kas ir tikai lasāms. Citi lietotāji datu bāzi var atvērt joprojām, bet viņiem ir tikai lasāma piekļuve.

Ja nevarat atrast datu bāzi, kuru vēlaties atvērt   

  1. Dialoglodziņā Atvēršana noklikšķiniet uz saīsnes Mans dators vai lodziņā  Skatīt noklikšķiniet uz Mans dators.

  2. Disku sarakstā ar peles labo pogu noklikšķiniet uz diska, kurā varētu atrasties datu bāze, un pēc tam uz Meklēt

  3. Ievadiet meklēšanas kritērijus un pēc tam nospiediet taustiņu ENTER, lai meklētu datu bāzi.

  4. Ja datu bāze ir atrasta, atveriet to, dialoglodziņā Meklēšanas rezultāti veicot uz tās dubultklikšķi.

    Tā kā meklēšana tika sākta no dialoglodziņa Atvēršana, šajā dialoglodziņā jānoklikšķina uz Atcelt, pirms tiks atvērta datu bāze.

Datu failu var atvērt tieši paplašinātā failu formātā (piemēram, dBASE, Paradox, Microsoft Exchange vai Excel). Tieši var atvērt arī jebkuru ODBC datu avots, piemēram, Microsoft SQL Server vai Microsoft FoxPro. Programma Access automātiski izveido jaunu Access datu bāzi tajā pašā mapē, kur ir datu fails, un pievieno saites katrai ārējās datu bāzes tabulai.

Uz lapas sākumu

Darba sākšana ar jauno datu bāzi

Atkarībā no izmantotās veidnes, lai sāktu darbu ar jauno datu bāzi, iespējams, būs jāveic viena vai vairākas no šīm darbībām:

  • Ja programmā Access tiek parādīts dialoglodziņš Pieteikšanās ar tukšu lietotāju sarakstu, lai sāktu darbu, veiciet šādas darbības:

    1. Noklikšķiniet uz Jauns lietotājs.

    2. Aizpildiet formu Detalizēta informācija par lietotāju.

    3. Noklikšķiniet uz Saglabāt un aizvērt.

    4. Atlasiet tikko ievadīto lietotājvārdu un pēc tam noklikšķiniet uz Pieteikties.

  • Ja programmā Access tiek parādīta tukša datu lapa, varat sākt rakstīt datus tieši šajā datu lapā vai noklikšķināt uz citām pogām un cilnēm, lai izpētītu datu bāzi.

  • Ja programmā Access tiek parādīta lapa Darba sākšana, varat noklikšķināt uz saitēm šajā lapā, lai iegūtu papildinformāciju par datu bāzi, vai noklikšķināt uz citām pogām un cilnēm, lai izpētītu datu bāzi.

  • Ja programmas Access ziņojumu joslā tiek parādīts ziņojums Brīdinājums par drošību un jūs uzticaties veidnes avotam, noklikšķiniet uz Iespējot saturu. Ja datu bāzei ir nepieciešama pieteikšanās, ir jāpiesakās vēlreiz.

Datora un tīmekļa datu bāzēm, arī vēlaties sākt ar vienu no šiem darbības:

Uz lapas sākumu

Tabulas pievienošana

Jaunu tabulu var pievienot esošai datu bāzei, izmantojot rīkus cilnes Izveidot grupā Tabulas.

Cilnes Izveidot grupa Tabulas

Piezīme : Tīmekļa datu bāzē grupā Tabulas ir pieejama tikai komanda Tabula.

Neatkarīgi no skata, kurā sākat darbu, vienmēr var pārslēgties uz citu skatu, Access loga statusa joslā izmantojot skata pogas.

Tukšas tabulas izveide datu lapas skatā    Datu lapas skatā datus var ievadīt nekavējoties un ļaut programmai Access aiz kulisēm izveidot tabulas struktūru. Lauka nosaukumi tiek piešķirti skaitliski (Lauks1, Lauks2 utt.), un Access iestata lauka datu tipu, pamatojoties uz ievadītā datu tipa.

  1. Cilnes izveidot grupā tabulas noklikšķiniet uz tabulas Pogas attēls .

  2. Access izveido tabulu un pēc tam novieto kursoru kolonnas Noklikšķiniet, lai pievienotu pirmajā tukšajā šūnā.

  3. Lai pievienotu datus, sāciet rakstīt pirmajā tukšajā šūnā, vai arī datus var ielīmēt no cita avota, kā aprakstīts tālāk šajā rakstā. 

    • Lai pārdēvētu kolonnu (lauku), veiciet dubultklikšķi uz kolonnas virsraksta un pēc tam ierakstiet jauno nosaukumu.

      Padoms : Piešķiriet katram laukam saprotamu nosaukumu, lai varētu saprast, kas tajā atrodas, neskatot datus.

    • Lai pārvietotu kolonnu, atlasiet to, noklikšķinot uz tās galvenes, un pēc tam velciet kolonnu uz vajadzīgo vietu. Var arī atlasīt vairākas blakusesošas kolonnas un visas kopā vilkt uz jauno atrašanās vietu.

      Lai tabulai pievienotu vairāk lauku, varat sākt rakstīt Datu lapas skata kolonnā Noklikšķiniet, lai pievienotu vai pievienot jaunus laukus, izmantojot komandas cilnes Lauki grupā Pievienošana un dzēšana.

Tabulas izveide, sākot darbu noformējuma skatā.    Noformējuma skatā vispirms izveidojiet jauno tabulas struktūru. Pēc tam pārslēdzieties uz datu lapas skatu, lai ievadītu datus, vai ievadiet datus, izmantojot citu metodi, piemēram, ar formu.

Noformējuma skats nav pieejams tabulām tīmekļa datu bāzē.

  1. Cilnes Izveidot grupā Tabulas noklikšķiniet uz Tabulas noformējums. Pogas attēls

  2. Katram tabulas laukam ierakstiet nosaukumu kolonnā Lauka nosaukums un pēc tam no saraksta Datu tips atlasiet datu tipu.

  3. Varat ievadīt papildinformāciju katram kolonnas Apraksts laukam. Ievadītais apraksts tiek parādīts statusa joslā, kad ievietošanas punkts atrodas šajā laukā un tiek izmantots kā statusa joslas teksts jebkurām vadīklām, kuras izveidojat, lauku velkot no rūts Lauku saraksts uz formu vai atskaiti, un jebkurām vadīklām, kuras šim laukam izveidojis veidlapas vednis vai atskaites vednis.

  4. Kad esat pievienojis visus laukus, saglabājiet tabulu:

    • Cilnē Fails noklikšķiniet uz Saglabāt.

  5. Datu ievadīšanu var sākt jebkurā brīdī, pārslēdzoties uz datu lapas skatu, noklikšķinot pirmajā tukšajā šūnā un ierakstot. Datus var arī ielīmēt no cita avota kā aprakstīts nākamajā sadaļā.

Tabulas izveide, pamatojoties uz SharePoint sarakstu    Izmantojot SharePoint sarakstu, jūsu datus var izmantot personas, kam nav programmas Access. Turklāt saraksta dati tiek glabāti serverī, kas parasti nodrošina labāku aizsardzību pret datu zudumu, nekā galddatorā glabāti faili. Varat sākt veidot jaunu sarakstu vai izveidot saiti uz esošu sarakstu. Jums SharePoint vietnē, kurā vēlaties izveidot sarakstu, jābūt pietiekamām atļaujām; tas katrai vietnei var atšķirties, tāpēc sazinieties ar SharePoint administratoru, lai saņemtu detalizētu informāciju par savām opcijām.

Šis līdzeklis nav pieejams tīmekļa datu bāzē.

  1. Cilnes Izveidot grupā Tabulas noklikšķiniet uz SharePoint saraksti.

  2. Lai izveidotu standarta SharePoint sarakstu, piemēram, Kontakti vai Notikumi, varat izmantot kādu no sarakstu veidnēm.

    Varat arī izvēlēties veidot pielāgotu sarakstu vai veidot saiti, vai importēt esošu sarakstu. Noklikšķiniet uz vajadzīgās opcijas.

  3. Izvēloties kādu no sarakstu veidnēm vai veidot pielāgotu sarakstu, tiek atvērts dialoglodziņš Jauna saraksta izveide, lai palīdzētu jums procesa laikā. Izvēloties izmantot esošu sarakstu, tiek atvērts dialoglodziņš Ārējo datu iegūšana, lai jums palīdzētu.

Papildinformāciju par tabulām skatiet rakstā Ievads par tabulām.

Uz lapas sākumu

Datu ielīmēšana no cita avota programmas Access tabulā

Ja dati pašlaik ir saglabāti citā programmā, piemēram, Excel, varat tos kopēt un ielīmēt Access tabulā. Kopumā vislabāk būtu, ja dati iepriekš tiktu sadalīti kolonnās kā programmas Excel darblapā. Ja dati atrodas tekstapstrādes programmā, ieteicams vispirms datu kolonnas atdalīt, izmantojot cilnes, vai konvertēt datus tekstapstrādes programmas tabulā un pēc tam kopēt datus. Ja dati jārediģē vai jāveic citas manipulācijas (piemēram, pilnu vārdu sadalīšana vārdos un uzvārdos), iespējams, vēlēsities to veikt pirms datu kopēšanas, īpaši ja neesat pieredzējis programmas Access lietotājs.

Ielīmējot datus tukšā tabulā, programma Access iestata katra lauka datu tipu atbilstīgi tās atrastajam datu veidam. Piemēram, ja ielīmēts lauks ietver vienīgi datuma vērtības, programma Access šim laukam lieto datu tipu Date/Time. Ja ielīmētais lauks ietver tikai vārdus “jā” un “nē”, programma Access laukam lieto datu tipu Yes/No.

Access nosauc laukus atkarībā no tā, ko sameklē pirmajā ielīmēto datu rindā. Ja ielīmēto datu pirmās rindas tips ir līdzīgs datu tipam nākamajā rindā, programma Access nosaka, ka pirmā rinda ir datu daļa un piešķir lauku vispārīgos nosaukumus (Lauks1, Lauks2 utt.). Ja ielīmēto datu pirmā rinda nav līdzīga nākamajām rindām, programma Access izmanto pirmo rindu kā lauku nosaukumus un neiekļauj pirmo rindu faktiskajos datos.

Ja Access piešķir vispārīgus lauku nosaukumus, laukus ieteicams pārdēvēt pēc iespējas drīzāk, lai izvairītos no pārpratumiem. Veiciet šādu procedūru:

  1. Cilnē Fails noklikšķiniet uz saglabāt , lai saglabātu tabulas.

  2. Datu lapas skatā veiciet dubultklikšķi uz katras kolonnas virsraksta un pēc tam ierakstiet kolonnas nosaukumu.

  3. Saglabājiet tabulu vēlreiz.

Uz lapas sākumu

Datu importēšana no cita avota vai saites veidošana uz tiem

Iespējams, ir dati, kurus esat apkopojis citā programmā un kurus vēlaties izmantot programmā Access. Iespējams, strādājat ar personām, kuras datus glabā citās programmās, un, iespējams, vēlaties strādāt ar viņu datiem programmā Access. Vai, iespējams, jums ir vairāki nesavienojami datu avoti un jums nepieciešams “dispečerpunkts”, kur tos var apkopot padziļinātai analīzei.

Access atvieglo datu importēšanu no citām programmām vai saites veidošanu uz tiem. Datus var iegūt no programmas Excel darblapas, no citas Access datu bāzes tabulas, no SharePoint saraksta vai no jebkura cita avota. Process nedaudz atšķiras atkarībā no datu avota, bet šīs instrukcijas palīdzēs sākt darbu:

  1. Cilnes Ārējie dati grupā Importēt un saistīt noklikšķiniet uz tā failu tipa komandas, no kura veicat importēšanu.

    Piemēram, ja importējat datus no Excel darblapas, noklikšķiniet uz Excel. Ja neredzat pareizo programmas tipu, noklikšķiniet uz Vairāk.

    Piezīme : Ja nevarat atrast pareizo formāta tips grupā Importēt un saistīt , iespējams, vajadzēs startēt programmu, kurā sākotnēji izveidojāt datus, un pēc tam saglabāt datus programmā Access atbalstītā faila formātā (piemēram, teksta fails ar atdalītājiem), izmantojiet šo programmu un pēc tam importēt vai saistīt ar datiem.

  2. Dialoglodziņā Ārējo datu iegūšana noklikšķiniet uz Pārlūkot, lai pārlūkotu avota datu failu, vai lodziņā Faila nosaukums ierakstiet pilnu avota datu faila ceļu.

  3. Sadaļā Norādiet, kā un kur vēlaties saglabāt datus pašreizējā datu bāzē noklikšķiniet uz opcijas. Jaunu tabulu var izveidot, izmantojot importētos datus, vai izveidot saistītu tabulu, kas uztur saiti uz datu avotu.

  4. Noklikšķiniet uz Labi.

    Atkarībā no jūsu izvēles tiek atvērts dialoglodziņš Objektu saistīšana vai Objektu importēšana.

  5. Izmantojiet dialoglodziņu, lai pabeigtu procesu. Precīzi izpildīta procedūra ir atkarīga no importēšanas vai saites opcijas, ko esat izvēlējies.

  6. Vedņa pēdējā lappusē noklikšķiniet uz Pabeigt.

    Izvēloties importēšanu, Access vaicā, vai vēlaties saglabāt tikko pabeigtās importēšanas operācijas detaļas.

  7. Ja domājat, ka šo pašu importēšanas operāciju veiksit vēlreiz, noklikšķiniet uz Saglabāt importēšanas darbības un pēc tam ievadiet detaļas.

    Importēšanas operāciju var vienkārši reproducēt, cilnes Ārējie dati grupā Importēt noklikšķinot uz Saglabātie importētie dati, noklikšķinot uz importēšanas specifikācijas un pēc tam uz Palaist.

  8. Ja nevēlaties saglabāt operācijas detaļas, noklikšķiniet uz Aizvērt.

Access importē datus jaunā tabulā un pēc tam tabulu rāda navigācijas rūts sadaļā Tabulas.

Lai uzzinātu vairāk par datu importēšanu programmā Access, sekojiet saitēm šī raksta sadaļā Sk. arī.

Uz lapas sākumu

Nākamās darbības

Pārējais izveides process atšķiras atkarībā no jūsu mērķiem, bet droši vien vēlēsities veidot vaicājumus, formas, atskaites un makro. Šajā rakstā nav sniegta informācija par papildu datu bāzu objektu izveidi.

Papildinformāciju skatiet šajos rakstos:

Uz lapas sākumu

Datu importēšana no izklājlapas citā programmā

Ja pārzināt citas datu bāzes vai izklājlapas programmas, iespējams zināt, kā šīs lietojumprogrammas darbojas un tiek izmantoti kāda datu bāzes pamati. Access atšķiras no citas datu bāzes lietojumprogrammas, kas ļauj izveidot relāciju datu bāzēm, un tas vēl vairāk atšķiras no lielākā daļa izklājlapu programmu, piedāvājot izstrādi sarežģītu vaicājumu, formu un atskaišu rīkus. Access arī nodrošina daudzas opcijas darbam ar citām datu bāzes programmām, piemēram, SQL Server.

Excel darblapas importēšana programmā Access

Daudzas personas pirmo reizi Access sāk pārlūkot pēc saraksta izveidošanas programmā Excel. Excel ir lieliska vieta, kur sākt sarakstu, bet, sarakstam palielinoties, tas kļūts grūtāk organizējams un atjaunināms. Saraksta pārvietošana uz Access parasti ir nākamā loģiskā darbība.

Datu bāzes tabulas struktūra ir līdzīga darblapai, un dati tajā tiek saglabāti rindās un kolonnās. Tādējādi darblapu parasti ir viegli importēt datu bāzes tabulā. Galvenā atšķirība starp datu saglabāšanu darblapā un saglabāšanu datu bāzē ir tāda, ka dati tiek organizēti. Vienkārša visas darblapas kā jaunas tabulas importēšana datu bāzē neatrisinās problēmas, kas saistītas ar datu organizēšanu un atjaunināšanu, īpaši ja darblapa ietver liekus datus. Lai atrisinātu šīs problēmas, izklājlapas dati ir jāsadala atsevišķās tabulās, kur katra tabula ietver saistītos datus. Papildinformāciju par datu kārtošanu tabulās skatiet rakstā Datu bāzes izveidošanas pamati.

Access piedāvā tabulas analizētāja vedni, kas var palīdzēt pabeigt šo procesu. Pēc datu importēšanas tabulā vednis palīdz sadalīt tabulu atsevišķās tabulās, no kurām katra ir dati, kas netiek dublēti nevienā citā tabulā. Vednis izveido arī nepieciešamās relācijas starp tabulām.

Uz lapas sākumu

Excel darblapas kā tabulas importēšana jaunā datu bāzē

  1. Cilnē Fails noklikšķiniet uz Jauns un pēc tam uz Tukša datu bāze.

  2. Lodziņā Faila nosaukums ierakstiet jaunās datu bāzes nosaukumu un pēc tam noklikšķiniet uz Izveidot.

    Tiek atvērta jauna datu bāze, un Access izveido jaunu tukšu tabulu Tabula1.

  3. Aizveriet Table1.

    Kad tiek vaicāts, vai vēlaties saglabāt izmaiņas Tabulai noformējumam, noklikšķiniet uz .

  4. Cilnes Ārēji dati grupā Importēt un saistīt noklikšķiniet uz Excel. Pogas attēls

  5. Dialoglodziņā Ārējo datu iegūšana noklikšķiniet uz Pārlūkot.

  6. Lai noteiktu faila atrašanās vietu, izmantojiet dialoglodziņu Faila atvēršana.

  7. Atlasiet failu un pēc tam noklikšķiniet uz Atvērt.

  8. Dialoglodziņā Ārējo datu iegūšana pārliecinieties, vai ir atlasīta opcija Importēt avota datus pašreizējās datu bāzes jaunā tabulā.

  9. Noklikšķiniet uz Labi.

    Tiek startēts importēšanas izklājlapas vednis, un tajā tiek vaicāti daži jautājumi par datiem.

  10. Izpildiet norādes, noklikšķinot uz Tālāk vai Atpakaļ, lai naviģētu cauri lappusēm. Vedņa pēdējā lappusē noklikšķiniet uz Pabeigt.

    Piezīme : Access tiek vaicāts, vai vēlaties saglabāt tikko pabeigtās importēšanas operācijas detaļas. Ja uzskatāt, ka šo pašu importēšanu operāciju veiksit vēlreiz, noklikšķiniet uz un pēc tam ievadiet detaļas. Turpmāk operāciju var viegli reproducēt, noklikšķinot uz Saglabātie importa faili cilnes Ārējie dati grupā Importēt. Ja nevēlaties saglabāt operācijas detaļas, noklikšķiniet uz Aizvērt.

Access importē datus jaunā tabulā un pēc tam tos rāda navigācijas rūts sadaļā Visas tabulas.

Uz lapas sākumu

Tabulas analizētāja vedņa izmantošana datu organizēšanā

Kad dati ir importēti programmas Access tabulā, var izmantot tabulas analizētāja vedni, lai ātri identificētu liekos datus. Vednis pēc tam nodrošina atvieglotu datu organizēšanu atsevišķās tabulās, lai tie tiktu saglabāti visefektīvākajā veidā. Access sākotnējo tabulu saglabā kā dublējumu un pēc tam izveido jaunas tabulas, kuras var izmantot kā datu bāzes lietojumprogrammas pamatu.

  1. Atveriet Access datu bāzi, kas ietver tabulu, kuru vēlaties analizēt.

  2. Cilnes Datu bāzes rīki grupā Analizēt noklikšķiniet uz Analizēt tabulu.

    Tiek startēts tabulas analizētāja vedni.

    Pirmās vedņa lappuses var ietvert īsu apmācību — izmantojiet pogas, uz kurām var noklikšķināt, lai skatītu piemērus. Ja neredzat ievada lappuses, bet izvēles rūtiņu, kas atzīmēta kā Vai rādīt ievada lappuses?, atzīmējiet izvēles rūtiņu un pēc tam divreiz noklikšķiniet uz Atpakaļ, lai skatītu ievadu. Ja pēc ievada izlasīšanas šīs lappuses redzēt vēlreiz nevēlaties, varat notīrīt izvēles rūtiņu Vai rādīt ievada lappuses?.

  3. Lappusē Kura tabula ietver laukus ar vērtībām, kas tiek atkārtotas daudzos ierakstos? atlasiet tabulu, kuru vēlaties analizēt, un pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk.

  4. Var ļaut vednim izlemt, kuri lauki atradīsies noteiktās tabulās, vai arī šo lēmumu varat pieņemt pats. Izpildot ieteikumus vednī, joprojām tabulas izkārtojuma izmaiņas varat veikt nākamajā vedņa lappusē.

    Piezīme : Ja ļaujat vednim izlemt, kuri lauki atradīsies noteiktās tabulās, tā izvēle ne vienmēr var būt atbilstoša datiem, īpaši ja nav daudz datu, ar kuriem strādāt. Vedņa rezultātus ieteicams aplūkot uzmanīgi. No otras puses, vednis var ieteikt efektīvāku organizēšanu nekā to, kas jums ienākusi prātā, tāpēc ieteicams mēģināt vismaz reizi vedņa lēmumus. Ja ar ieteikumiem nebūsit apmierināts, joprojām varat pārkārtot laukus manuāli, turklāt vienmēr varat noklikšķināt uz Atpakaļ un sakārtot visus laukus pats.

  5. Noklikšķiniet uz Tālāk. Šajā lappusē norādiet, kuras tabulas ietver noteiktus laukus. Ja ļaujat izlemt vednim, jābūt redzamām vairākām tabulām, kas savienotas ar relāciju rindām. Pretējā gadījumā Access izveido tikai vienu tabulu, kas ietver visus laukus. Abos gadījumos var veikt izmaiņas šajā lappusē.

    • Laukus var vilkt no tabulas uz lappuses tukšu apgabalu, lai izveidotu jaunu tabulu, kas satur šos laukus. Access tiek vaicāts tabulas nosaukums.

    • Laukus var vilkt no vienas tabulas uz citu tabulu, ja domājat, ka tur tās tiks saglabātas efektīvāk.

    • Vairumam tabulu tiks dots lauks ID vai Ģenerēts unikāls ID. Lai uzzinātu vairāk par ID laukiem, noklikšķiniet uz Padomi vedņa augšējā labajā stūrī.

    • Lai atsauktu izmaiņu, noklikšķiniet uz pogas Atsaukt.

    • Lai pārdēvētu tabulu, veiciet dubultklikšķi uz tās nosaukuma joslas, ierakstiet jauno nosaukumu un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.

  6. Kad lauki ir sakārtoti tādā veidā, kā vēlējāties, noklikšķiniet uz Tālāk.

  7. Ja vednis atrod ierakstus, kuriem ir līdzīgas vērtības, tas identificē šīs vērtības kā iespējamās tipogrāfijas kļūdas un norāda ekrānu, kurā varat apstiprināt, ko ar tām iesākt. Ritiniet sarakstu lai atrastu kļūdas, kurām ir vērtības kolonnā Labojums, un pēc tam nolaižamajā sarakstā noklikšķiniet uz atbilstošā vienuma. Atzīmējiet (Atstāt, kā ir), lai atturētu vedni no izmaiņu veikšanas vērtībai. Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz Tālāk.

  8. Vednī tiek vaicāts, vai vēlaties izveidot vaicājumu, kas līdzīgs sākotnējai tabulai. Ja esat jau izveidojis formas un atskaites, kuru pamatā ir sākotnējā tabula, šāda vaicājuma izveidošana ir ieteicama. Ja izvēlaties Jā, izveidot vaicājumu, vednis pārdēvē sākotnējo tabulu, tabulas nosaukumam pievienojot "_IEPRIEKŠĒJĀ", un pēc tam jauno vaicājumu nosauc, izmantojot sākotnējās tabulas nosaukumu. Formas un atskaites, kuru pamatā bija tabula, vaicājumu tagad izmanto saviem datiem, un tie turpina darboties kā iepriekš.

  9. Noklikšķiniet uz Pabeigt.

    Jaunās tabulas vednis izveido, kā norādīts, un pēc tam tās atver. Pabeidzot rezultātu pārbaudi, aizveriet tās.

Uz lapas sākumu

Darbs ar citu programmu datiem

Access 2010 nodrošina līdzekļus darbam ar datiem, kas ir saglabāti citās programmās.

Jaunas Access datu bāzes izveidošana, kas izveido saiti ar cita failu formāta datiem.    Access var izmantot, lai atvērtu failu citā, piemēram, teksta, dBASE vai izklājlapas failu formātā. Access automātiski izveido Access datu bāzi un izveido saiti ar failu.

  1. Startējiet programmu Access.

  2. Cilnē Fails noklikšķiniet uz Atvērt.

  3. Dialoglodziņā Atvēršana esošajā sarakstā noklikšķiniet uz faila tipa, kuru vēlaties atvērt. Ja neesat pārliecināts par faila tipu, noklikšķiniet uz Visi faili (*.*).

  4. Ja nepieciešams, pārlūkojiet mapi, kas ietver failu, kuru vēlaties atvērt. Kad esat atradis failu, veiciet uz tā dubultklikšķi, lai to atvērtu.

  5. Izpildiet vedņa norādījumus. Vedņa pēdējā lappusē noklikšķiniet uz Pabeigt.

Datu importēšana vai saistīšana ar esošu Access datu bāzi.    Datus no citiem avotiem vai programmām var importēt Access tabulās, lai dati tiktu glabāti Access failā, vai arī no Access var izveidot saiti ar datiem, lai dati paliktu sākotnējā failā (ārpus Access faila).

  1. Cilnes Ārējie dati grupā Importēt un saistīt noklikšķiniet uz formāta, kurā dati ir saglabāti.

    Datus var importēt vai saistīt no šādiem avotiem:

    • Excel    Varat ievietot datus no darblapas vai nosaukta diapazona Excel darbgrāmatā. Katra darblapa vai nosauktais diapazons jāimportē vai jāsaista atsevišķi.

    • Access    Šī funkcija ir ļoti noderīga procesa atdalīšanai no datiem, izveidojot dalītu datu bāzi. Proti, varat izmantot vienu datu bāzi, kurā glabāt visas formas, atskaites un makro, un glabāt datus citā datu bāzē. Pēc tam varat izstrādāt uzlabojumus, netraucējot neviena darbu. Varat arī kombinēt datus no daudzām un dažādām Access datu bāzēm vienā, atvieglojot datu apkopošanu starp nodaļām vai starp darījumu partneriem.

    • ODBC datu bāze    Daudzas programmas atbalsta šo formātu, tostarp daudzi datu bāzu serveru produkti. Tas palīdz izveidot "dispečerpunktu" datu bāzēm, kurās kombinējat datus no dažādām sistēmām.

    • Teksta fails    Varat izveidot savienojumu ar vienkāršu teksta failu un pat izmantot Access, lai mainītu šī faila saturu. Tas var atvieglot Access datu izmantošanu daudzām citām programmām.

    • XML fails    Šis formāts arī nodrošina saderību ar dažādām citām programmām, tostarp dažiem tīmekļa serveriem.

    • SharePoint saraksts    Šī opcija padara jūsu datus izmantojamus tīmekļa pārlūkprogrammā, kas ir SharePoint saraksta standarta izmantošanas veids.

    • Datu pakalpojumi    Varat izveidot savienojumu ar tīmekļa datu pakalpojumiem jūsu uzņēmumā.

    • HTML dokuments   

    • Outlook mape    Varat izveidot savienojumu ar Outlook mapēm, lai ērtāk integrētu savu kontaktinformāciju ar pārējiem datiem.

    • dBase fails    dBase ir populāra alternatīva datu bāzu sistēma, ko atbalsta Access

      Tiek parādīts dialoglodziņš Ārējo datu iegūšana.

  2. Izpildiet norādes dialoglodziņā.

    Access datus importēs uz datu bāzi vai saistīs ar to. Vairumam formātu jānorāda datu atrašanās vieta un pēc tam jāizvēlas, kā datus saglabāt datu bāzē.

Uz lapas sākumu

Jaunākas datu bāzes versijas izmantošana vairākās Access versijās

Ja Access datu bāze vai Access projekts tika izveidots Access 2000 vai jaunākā versijā, datu bāzi vai projektu var izmantot Access versijā, kurā tas tika izveidots, vai jebkurā jaunākā versijā, pat ja failam ir iespējota drošība. Piemēram, Access 2000 failus var izmantot versijā Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 un Access 2010.

Var rasties situācija, kurā vēlaties saglabāt datus agrākajā Access versijā, bet ir lietotāji ar jaunāku Access versiju, kuri vēlas izveidot saiti ar šiem datiem, bet joprojām izmantot dažu jaunākas versijas līdzekļu priekšrocības. Risinājums ir izveidot jaunu “priekšgala” datu bāzi jaunākajā versijā (ietverot formas, atskaites, vaicājumus, makro, bet ne tabulas), un saistīt to ar vecākas versijas faila tabulām. Izmantojiet vienu no šīm procedūrām atkarībā no tā, vai datu bāze tiek ietverta vienā failā vai ir jau sadalīta priekšgala/aizmugurgala lietojumprogramma.

Access datu bāzes faila izmantošana vairākās Access versijās

Ja visas tabulas, formas un citi vecākas Access versijas datu bāzes objekti tiek ietverti vienā failā un vēlaties datu bāzi izmantot vairākās Access versijās, var izveidot jaunu priekšpuses datu bāzi jaunākā versijā un saistītu ar sākotnējo failu. Lietotāji, kuriem ir vecāka Access versija, joprojām var izmantot sākotnējo datu bāzi. Lietotāji, kuriem ir vecāka versija, jauno priekšpuses datu bāzi var izmantot, lai izveidotu saiti ar tiem pašiem datiem. Varat izveidot vairākas priekšgalsistēmas versijas, ja nepieciešams izmantot vairākas Access versijas.

Uz lapas sākumu

1. darbība. Esošās datu bāzes kopijas izveide un tās saglabāšana jaunā formātā

Izmantojiet šo procedūru, lai konvertētu datu bāzi jebkurā no trim pēdējiem formātiem: Access 2000, Access 2002-2003 vai Access 2007. Šī komanda saglabā sākotnējo datu bāzi tās sākotnējā formātā un izveido kopiju norādītajā formātā.

  1. Aizveriet Access failu. Ja fails ir vairāku lietotāju Access datu bāze, kas atrodas koplietošanas mapes serverī, pārliecinieties, vai to nav atvēris neviens cits.

  2. Startējiet Access 2010.

  3. Cilnē Fails noklikšķiniet uz Atvērt.

  4. Atveriet faila, kuru paredzēts konvertēt, atrašanās vietu un pēc tam veiciet uz tā dubultklikšķi, lai to atvērtu.

    Ja tiek parādīts dialoglodziņš Datu bāzes paplašinājums, vaicājot, vai vēlaties paplašināt datu bāzi, noklikšķiniet uz .

  5. Ja, startējot datu bāzi, tiek atvērta veidlapa, aizveriet to.

  6. Cilnē Fails noklikšķiniet uz Saglabāt datu bāzi kā.

  7. Dialoglodziņā Saglabāt kā ierakstiet nosaukumu jaunajai datu bāzei.

    Piezīme : Ja saglabāsit jaunu datu bāzi citā atrašanās vietā, tās nosaukums jāatšķiras no sākotnējās datu bāzes. Abos gadījumos ieteicams parasti izmantot citu nosaukumu, lai viegli varētu atšķirt priekšējo datu bāzi un aizmugursistēmas datu bāzi. Tomēr, ja tiek konvertēts Access 2007 formātā, faila nosaukuma paplašinājums tiek mainīta no. mdb uz. accdb, tā, lai varētu izmantot to pašu faila nosaukumu.

  8. Noklikšķiniet uz Saglabāt.

Uz lapas sākumu

2. darbība. Kopijas datu bāzes sadalīšana un sākotnējā faila izmantošana par aizmugursistēmas datu bāzi

Konvertēto datu bāzi sadaliet, veicot šādu procedūru:

  • Cilnes Datu bāzes rīki grupā Datu pārvietošana noklikšķiniet uz Access datu bāze. Pogas attēls

  • Dialoglodziņā Datu bāzes sadalītājs noklikšķiniet uz Sadalīt datu bāzi.

    Ja vēlaties, varat izveidot dublējumu, bet varat arī vienkārši vēlreiz izveidot kopiju, izmantojot sākotnējo datu bāzi.

  • Ierakstiet aizmugures datu bāzes nosaukumu un pēc tam noklikšķiniet uz Sadalīt.

Uz lapas sākumu

3. darbība. Jaunās priekšgalsistēmas savienošana ar sākotnējo datu bāzi

  1. Izdzēsiet datu bāzes sadalītāja rīka izveidoto aizmugures datu bāzi — rīkojieties uzmanīgi, lai neizdzēstu sākotnējo datu bāzi.

  2. Savienojiet jauno priekšgalsistēmas datu bāzi ar tabulām sākotnējā datu bāzē: cilnes Ārēji dati grupā Importēt un saistīt noklikšķiniet uz Saistīto tabulu pārvaldnieks. Pogas attēls

  3. Noklikšķiniet uz Atlasīt visu un pēc tam atzīmējiet izvēles rūtiņu Vienmēr vaicāt jaunu atrašanās vietu.

  4. Noklikšķiniet uz Labi, pārlūkojiet vecākas versijas datu bāzi un pēc tam veiciet dubultklikšķi uz tās.

    Ja viss norit labi, Access parāda ziņojumu, norādot, ka visas atlasītās saistītās tabulas ir veiksmīgi atsvaidzinātas.

Tagad var paplašināt jauno priekšpuses datu bāzi, lai atbalstītu jaunos līdzekļus lietotājiem, kuriem ir jaunākas Access versijas. Lietotāji ar vecākām versijām var turpināt izmantot agrākās versijas datu bāzi.

Uz lapas sākumu

Priekšpuses/aizmugures lietojumprogrammas izmantošana vairākās Access versijās

Ja jūsu Access datu bāzes jau ir priekšgala/aizmugurgala lietojumprogramma, varat pārvērst priekšgala uz jauno faila formātu. Bez izmaiņām, ir nepieciešamas aizmugursistēmas datu bāzi.

Tālāk ir parādīts, kā izmantot komandu Saglabāt datu bāzi kā konvertēt priekšgala datu bāzi ar jebkuru no trim pēdējiem formātiem: Access 2000, Access 2002-2003 vai Access 2007. Šī komanda saglabā sākotnējo datu bāzi tās sākotnējā formātā un izveido kopiju norādītajā formātā.

  1. Aizveriet priekšpuses datu bāzi. Ja fails ir vairāku lietotāju Access datu bāze, kas atrodas koplietotas mapes serverī, pārliecinieties, vai to nav atvēris neviens cits.

  2. Startējiet Access 2010.

  3. Cilnē Fails noklikšķiniet uz Atvērt.

  4. Pārlūkojiet priekšpuses datu bāzes atrašanās vietu un pēc tam veiciet uz tās dubultklikšķi, lai to atvērtu.

    Ja tiek parādīts dialoglodziņš Datu bāzes paplašinājums, vaicājot, vai vēlaties paplašināt datu bāzi, noklikšķiniet uz .

  5. Ja, atverot datu bāzi, tiek parādīta forma, aizveriet to.

  6. Cilnē Fails noklikšķiniet uz Saglabāt datu bāzi kā.

  7. Dialoglodziņā Saglabāt kā ierakstiet nosaukumu jaunajai datu bāzei.

  8. Noklikšķiniet uz Saglabāt.

Tagad var paplašināt jauno priekšpuses datu bāzi, lai atbalstītu jaunos līdzekļus.

Uz lapas sākumu

Piezīme : Mašīntulkošanas atruna. Šo rakstu ir tulkojusi datorsistēma bez cilvēka iejaukšanās. Microsoft piedāvā šos mašīntulkojumus, lai palīdzētu angliski nerunājošajiem lietotājiem izmanot saturu par Microsoft produktiem, pakalpojumiem un tehnoloģijām. Tā kā šis raksts ir mašīntulkots, tajā var būt leksikas, sintakses un gramatikas kļūdas.

Vai šī informācija bija noderīga?

Lieliski! Vai ir vēl kādas atsauksmes?

Kā mēs varam to uzlabot?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

×