Pārskats: pārvaldības paraugpraksēm kā cilvēki izmantot savu grupas vietni

Pārskats: pārvaldības paraugpraksēm kā cilvēki izmantot savu grupas vietni

Piezīme.:  Mēs vēlamies sniegt jums visjaunāko palīdzības saturu jūsu valodā, cik vien ātri to varam. Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai lapas lejasdaļā varat mums pavēstīt, vai informācija jums noderēja? Ērtai atsaucei šeit ir šis raksts angļu valodā .

Ja esat grupas vietnes īpašnieks, ieteicams izveidot pārvaldības modeli — tas ir, modeli, kas aptver vietnes politikas, procesus, lomas un pienākumi. Modeļa šādi palīdzēs jums kontrolēt, kā cilvēki izmanto jūsu vietni. Piemēram, jūs vēlaties, lai pieprasītu failu paņemšanu, tāpēc, ka vairākām personām nav mēģināt rediģēt failu vienlaikus. Vai vēlaties ļaut tikai dažiem lietotājiem izveidot apakšvietnes. Šajā rakstā ir sniegts pārskats par idejas un norādīta labākā prakse apdomājiet, veidojot šādu modeli.

Piezīme.: Ja jūs interesē, kā izveidot vietni, skatiet rakstu SharePoint vietnes izveide.

Šajā rakstā

Kas ir pārvaldība?

Pārvaldības modeļa elementi

Apakšvietņu izveide

Atļauju pārvaldība

Informācijas arhitektūra

Pieprasītu failu paņemšanu

Versiju izsekošana

Dokumentu apstiprināšanas pieprasīšana

Informācijas saņemšana par izmaiņām

Darbplūsmu izveide

Satura tipu definēšana

Audita sekošana

Vietnes dzīves cikls un izņemšana no apgrozības

Krātuves ierobežojumi

Pielāgošanas

Navigācija

Meklēšana

Vietnes atbalsta lomas un pienākumi

Datu aizsardzība

Kas ir pārvaldība?

Svarīga bet bieži vien neredzama jebkuras vietnes daļa ir tās pārvaldības modelis — to politiku, lomu, pienākumu un procesu kopa, kas tiek izveidota, lai noteiktu, kā grupas lietotāji izmanto SharePoint.

Daudzās organizācijās vietņu pārvaldības modelis ir iekļauts centrālās administrēšanas vai vietņu kolekcijas līmenī, un to var izveidot un uzturēt informācijas tehnoloģiju (IT) nodaļa vai grupa.

Ja esat vietņu kolekcijas apakšvietnes (piemēram, grupas vietnes) īpašnieks, ieteicams izveidot savām īpašajām vajadzībām atbilstošu savu papildu pārvaldības modeli.

Pārvaldības modelis ļauj ērtāk:

  • vietnes lietotājiem ļaut uzzināt, kas tiem ir jāveido jauna apakšvietne, nevis saraksts vai cits vietnes saturs;

  • nodrošināt apakšvietņu un satura izņemšanu no apgrozības, kad tas ir novecojis, nevis ļaut aizņemt krātuves vietu un piesārņot meklēšanas rezultātus;

  • nodrošināt, ka pareizajiem lietotājiem ir piekļuve pareizajam saturam;

  • apakšvietnes īpašniekiem ļaut uzzināt, kādas veidnes un dizainus tie var izmantot;

  • nodrošināt vieglu vietnes īpašumtiesību pāreju no vienas personas citai personai.

Pārvaldības modeļa elementi

Jūsu pārvaldības modelim ir jānodrošina šādi aspekti:

  • Vietnes izveide

  • Atļauju pārvaldība

  • Informācijas arhitektūra

  • Vietnes dzīves cikls un izņemšana no apgrozības

  • Krātuves ierobežojumi

  • Informācijas klasifikācija

  • Pielāgošana

  • Datu aizsardzība

  • Navigācija

  • Meklēšana

  • Vietnes atbalsta lomas un pienākumi

Dažus no šiem jautājumiem, iespējams, jūsu vietā jau ir izlemti ar vietņu kolekcijas vai organizācijas līmeņa pārvaldības modeļa palīdzību, piemēram, cik liela krātuves vieta ir pieejama vietnei un kāda veida vietnes izskata un darbības pielāgojumus varat veikt. Citi jautājumi var nebūt svarīgi atkarībā no jūsu grupas vietnes sarežģītības un tā, cik lietotāju to izmanto. Tomēr pat tad, ja nav jāizlemj šie jautājumi, ir vērts zināt, kādi lēmumi ir pieņemti, lai varētu informēt vietnes lietotājus un pareizi ieviest politikas.

Šeit aprakstīti daži aspekti, kas jāapsver, veidojot jaunu vietni.

Apakšvietņu izveide

Iespējams, vēlēsities, lai jūsu grupas dalībnieki varētu izveidot grupas vietnes apakšvietnes, ko izmantot noteiktiem projektiem.

Iespēja spontāni izveidot jaunu apakšvietni grupai var sniegt lielu labumu, bet neierobežota vietņu izveide var apgrūtināt pārvaldību. Ja apakšvietnes tiek veidotas nekontrolēti, var rasties problēmas. Piemēram:

  • Lietotājiem ir grūti atrast pareizo apakšvietni vai pārliecināties par tādas esamību.

  • Iespējama informācijas dublēšanās vairākās apakšvietnē, izmantojot dārgo krātuves vietu un prasot divkāršus uzturēšanas pūliņus.

  • Apakšvietnēs var būt novecojusi informācija (iespējams, pat gadiem ilgi), kas tiek rādīta meklēšanas rezultātos. Var būt grūti noteikt, kura informācija ir pareiza.

  • Daudzu apakšvietņu atļauju pārvaldība var kļūt par lielu apgrūtinājumu, turklāt lietotāji var nejauši iegūt piekļuvi informācijai, kurai tiem nevajadzētu piekļūt.

  • Darbiniekiem pametot grupu, iespējama to izveidoto apakšvietņu pamešana, izraisot jucekli un piesārņojot atlikušo vietnes lietotāju meklēšanas rezultātus.

Iestatot dažas vietnes izveides politikas, kas aptver šīs jomas, varat ietaupīt laiku un enerģiju attiecībā uz šādiem jautājumiem:

  • Kam ir atļauts izveidot apakšvietnes?

  • Vai jaunās apakšvietnes sākotnēji ir jāapstiprina? Ja ir, kādi ir apstiprināšanas kritēriji un kurš tās apstiprina?

  • Vai jaunajās apakšvietnēs ir jāizmanto izveidotās veidnes un dizaini?

  • Cik daudz informācijas drīkst glabāt vietnē? (Tas ir, cik daudz vietas servera diskā tā drīkst aizņemt?)

  • Kādi ir vietnē iekļaujamo navigācijas iespēju noteikumi?

  • Cik ilgi informācija apakšvietnē ir jāglabā, pirms tā tiek izdzēsta vai arhivēta?

Lai iegūtu papildinformāciju, skatiet izveidot vietnes vai apakšvietnes .

Atļauju pārvaldība

Uzņēmumam svarīgās informācijas integritāti, konfidencialitāti un privātumu nosaka tas, cik droša ir jūsu vietne, un īpaši — kam izvēlaties piešķirt piekļuvi savai vietnei.

Piekļuves piešķiršana un ierobežošana savai vietnei tiek saukta par atļauju pārvaldību, un tas ir viens no jūsu kā vietnes īpašnieka svarīgākajiem pienākumiem.

Lūk, daži padomi, kas jāpatur prātā, izstrādājot atļauju stratēģiju.

  • Ievērojiet vismazāko privilēģiju principu: piešķiriet lietotājiem vismazāko atļauju līmeni, kas tiem nepieciešams piešķirto uzdevumu veikšanai.

  • Piešķiriet lietotājiem piekļuvi, pievienojot tos standarta noklusējuma grupām (piemēram, Dalībnieki, Apmeklētāji vai Īpašnieki). Vairākumu lietotāju iekļaujiet grupā Dalībnieki vai Apmeklētāji, kā arī ierobežojiet grupā Īpašnieki iekļauto lietotāju daudzumu.

  • Izmantojiet atļauju pārmantošanu, lai izveidotu vienkāršu, ērti vizualizējamu hierarhiju. Tas ir, izvairieties no atļauju piešķiršanas personām un tā vietā strādājiet ar grupām. Ja iespējams, ļaujiet apakšvietnēm vienkārši pārmantot grupas vietnes atļaujas, nevis veidojiet unikālas atļaujas.

  • Organizējiet saturu tā, lai izmantotu atļauju pārmantošanas priekšrocības: apsveriet iespēju saturu segmentēt pēc drošības līmeņa — izveidojiet vietni vai bibliotēku, kas domāta tieši sensitīviem dokumentiem, nevis izkliedējiet tos lielā bibliotēkā, aizsargājot ar unikālām atļaujām.

Papildinformāciju par atļauju iestatīšanu, skatiet rakstu izpratne par atļauju līmeņiem pakalpojumā SharePoint vai saraksta, bibliotēkas vai atsevišķa vienuma atļauju rediģēšana .

Informācijas arhitektūra

Vietnes informācijas arhitektūra ir kā grāmatu rādītāja: to nosaka, kā šajā vietnē informāciju — tās tīmekļa lapām, dokumentiem, sarakstiem un datu — tiek organizēti un attēlot vietnes lietotājiem. Informācijas arhitektūra bieži tiek ierakstīta kā vietnes saturu, meklēšanas atslēgvārdiem, datu tipiem un citu koncepciju hierarhijas sarakstu.

Lai izveidotu informācijas arhitektūru, ir jāanalizē informācija, kas tiks iekļauta vietnē. Lūk, daži no jautājumiem, kas jāizmanto, izstrādājot informācijas arhitektūru:

  • Kāda veida saturs tiks iekļauts šajā vietnē? Kā tas iekļausies apakšvietnēs, sarakstos, bibliotēkās un citur?

  • Kā vietnē tiks attēlota informācija?

  • Kā vietnes lietotāji navigēs šajā vietnē?

  • Kā informācija tiks pielāgota noteiktai auditorijai?

  • Kā tiks konfigurēta un optimizēta meklēšana?

Informācijas arhitektūrā var būt iekļauta iekļaut informācijas klasifikāciju.

Ja informācija, ar kuru rīkojaties, uzņēmumam ir ļoti svarīga, tai ir nepieciešama īpaša drošība vai tai ir jāatbilst kādiem regulējošiem noteikumiem, varat izveidot klasifikācijas shēmu, lai noteiktu, kuri satura tipi ir jāpārvalda piesardzīgi.

Kad informācija ir izkārtota noteiktos sarakstos un bibliotēkās, šī satura pārvaldībai varat izmantot pārvaldības līdzekļus. Piemēram:

Failu paņemšanas prasība

Jūs pieprasītu failu paņemšanu, jūs nodrošināt, ka tikai viena persona var rediģēt gan failu, kamēr tas ir atdots. Pieprasa dokumentu paņemšanu neļauj vairākām personām veikt izmaiņas tajā pašā laikā, kas var rediģēšanas konflikta un radīt neskaidrības. Prasīt paņemšanu var palīdzēt atgādināt grupas dalībniekus, ko vēlaties pievienot komentāru, pārbaudot faila, lai būtu vieglāk sekot, kas ir mainījies katrā versijā. Lai iegūtu papildinformāciju, skatiet rakstu bibliotēkas, lai pieprasītu failu paņemšanu iestatīšana.

Versiju izsekošana

Ja vēlaties saglabāt failu iepriekšējās versijas, bibliotēkām var palīdzēt izsekot, glabāt un atjaunot failus. Varat izvēlēties izsekot visas versijas tādā pašā veidā. Vai arī varat izvēlēties norādīt atsevišķas versijas par lielu, piemēram, pievienot jaunu nodaļu manuālais un daži versijas kā sekundāras, piemēram, kur izlabota pareizrakstības kļūdas. Lai palīdzētu pārvaldīt krātuves vietu, var izvēlēties, cik katra veida versiju, kuru vēlaties saglabāt. Lai iegūtu papildinformāciju par versiju izveidi, skatiet rakstu kā versiju izveide darbojas sarakstā vai bibliotēkā?.

Varat norādīt, vai ir nepieciešama apstiprināšana dokumentam. Dokumentu paliek gaida stāvoklī, līdz izmaiņas tiek apstiprināts vai noraida kāds, kuram ir atļauja to darīt. Jūs varat kontrolēt, kuras lietotāju grupas var skatīt dokumentu, pirms tas ir apstiprināts. Šis līdzeklis var būt noderīgs, ja bibliotēkai ir svarīgi vadlīnijas vai procedūras, kuras ir jābūt galīgo variantu, pirms tos citiem skatīt. Lai iegūtu papildinformāciju par dokumenta apstiprināšana, skatiet rakstu vietnes saraksta vai bibliotēkas elementu apstiprināšanas pieprasīšana.

Bibliotēkas atbalsta RSS tehnoloģiju, lai darbgrupas dalībnieki varētu automātiski saņemt un skatītu atjauninājumus vai plūsmas ziņas un informāciju vienotā atrašanās vietā. Varat izmantot RSS tehnoloģiju brīdina par izmaiņām, ar kādu bibliotēku, piemēram, mainoties failiem, kas glabājas bibliotēkā. RSS plūsmas ļauj darbgrupas dalībniekiem redzēt konsolidēto failu saraksts, kas ir mainījušās. Varat arī izveidot e-pasta paziņojumus, tāpēc, ka jums tiek paziņots, kad faili tiek mainīti. Lai iegūtu papildinformāciju par RSS plūsmu, skatiet rakstā pārvaldīt RSS plūsmu ietilpstošas vietnes vai vietņu kolekcijas.

Dokumentu bibliotēkai vai satura tipam var izmantot darbplūsmas, kas jūsu organizācijā ir definēts biznesa procesu, piemēram, dokumentu apstiprināšanas pārvaldībai vai pārskatīt. Savas grupas varat lietot biznesa procesu tajā esošajiem dokumentiem, zināms kā darbplūsmas, ko norādāt darbības, kas jāveic pēc kārtas, piemēram, apstiprinot vai tulkot dokumentus. Darbplūsma ir automatizēti vienmēr dokumentu vai vienumu secību darbības vai uzdevumus. Trīs darbplūsmas ir pieejamas bibliotēkās pēc noklusējuma: apstiprinājuma dokuments tiek maršrutēts uz personu grupu apstiprināšanai; Atsauksmju, kas maršrutē dokumentu uz personu grupu atsauksmes un atgriež dokumentu personai, kura sāka darbplūsmu kā apkopojums; un parakstu apkopošanas, kas maršrutē dokumentu personu grupai, lai apkopotu to ciparparakstus. Lai iegūtu papildinformāciju par darbplūsmām, skatiet rakstu vidē SharePoint iekļautajām darbplūsmām

Ja jūsu grupa strādā ar vairākiem failu tipiem, piemēram, darblapas, prezentācijas un dokumentus, var papildināt bibliotēkas funkcionalitāte, kas ļauj un vairāku satura tipu definēšana. Satura tipi pievieno elastību un konsekvenci vairākām bibliotēkām. Katram satura tipam, varat norādīt veidni un pat darbplūsmas procesus. Veidnes darbojas kā sākumpunktu, formatēšanai un tekstveidnes tekstu un rekvizītus, kas attiecas uz dokumentiem šī tipa, piemēram, nodaļas nosaukumu vai līguma numuru. Lai iegūtu papildinformāciju par satura tipiem skatiet rakstā iepazīšanās ar satura tipiem un satura tipu publicēšanu

Ja jums ir sensitīvi failu grupu, un tas būtu noderīgi zināt, kā dokumentus tika izmantoti, var definēt politiku, kas ļauj iespējot "Revīzijas" izsekošanu notikumus, piemēram, failu izmaiņas, kopiju vai dzēšanu. Informācija par iestatīšanu, auditēšana, skatiet rakstā vietņu kolekcijas auditēšanas iestatījumu konfigurēšana

Vietnes dzīves cikls un izņemšana no apgrozības

Vietnes, piemēram, dokumentu darbvietas un diskusiju vietnes, mēdz saglabāties pat pēc tam, kad tās vairs nav noderīgas, izmantojot vērtīgo krātuves vietu un piesārņojot meklēšanas rezultātus. Tāpēc ieteicams izveidot vietņu un tā satura pārskatīšanas plānu (vismaz reizi gadā), lai novērtētu, vai tās ir vērts paturēt.

Ir ieteicams paturiet prātā, savas organizācijas lielāku pārvaldības modeļa varētu būt arī meklē novecojuši vietnēm. Piemēram, administrators var automātiski dzēst vietnēm, kas ir neskarta 90 dienu laikā. Kā vietnes īpašnieks jūs saņemat e-pasta brīdinājums jums tas būs. Lai iegūtu papildinformāciju par dzīves cikls un izņemšana no apgrozības politiku, skatiet rakstu vietnes slēgšanas politiku.

Krātuves ierobežojumi

Administrators var būt iestatījis apjoma ierobežojumu diska krātuves, ko var izmantot jūsu grupa. Jums ir jāuzzina, vai pastāv šāds ierobežojums, un, ja pastāv, ir jāizlemj, kā to sadalīt starp savām vietnēm, lapām un bibliotēkām.

Pēc noklusējuma SharePoint serveris izmanto 50 MB lieluma ierobežojumu atsevišķam dokumentam, ko var augšupielādēt dokumentu bibliotēkā. Turklāt pēc noklusējuma grupas vietnes īpašnieki saņem brīdinājumus, ja izmantoti 90% no krātuves kvotas.

Kad zināt, kādi jūsu ierobežojumi, varat izmantot tādus līdzekļus kā versiju vai audita sekošanu, lai nodrošinātu, ka šie pārkāpti. Lai iegūtu papildinformāciju, skatiet rakstu pārvaldīt vietņu kolekciju krātuves ierobežojumu.

Pielāgošana

Pastāv varbūtība, ka jūsu organizācijā ir standartizēta zīmolu lietošana, kā arī vēlamas vai obligātas vietņu veidnes vai vietņu izkārtojumi. Cik daudz lietotāji var pielāgot savu vietņu un lapu izskatu?

Lai kontrolētu pielāgošanu, varat izlemt norādīt, kuram jūsu grupā ir pielāgošanas atļaujas, vai izmantot standartizētus lapu izkārtojumus, lai nodrošinātu noteiktu prasību ievērošanu, piemēram, visu vietņu augšējā kreisajā stūrī rādīt, kurš ir vietnes īpašnieks.

Iespējams, arī vēlēsities iestatīt norādījumus par funkcionalitāti, ko lietotāji drīkst izmantot savās apakšvietnēs. Piemēram, varat lūgt nelietot tīmekļa daļas, kurām nepieciešama pielāgota kodēšana.

No otras puses, visiem grupas dalībniekiem varat nodrošināt iespēju izmantot SharePoint Designer, lai tie varētu veikt jebkādas tiem nepieciešamās izmaiņas.

Papildinformāciju par vietnes pielāgošanu skatiet rakstā pielāgot savu grupas vietni vai iepazīstināšana ar vietņu un lappušu pielāgošanu.

Navigācija

Navigācijas elementi palīdz lietotājiem pārlūkot nepieciešamo saturu. Divi pielāgojami navigācijas vienumi ir augšējā saišu josla un ātrās palaišanas josla.

Izmantojot katra saraksta vai bibliotēkas iestatījumu lapas, jūs varat izvēlēties, kurus sarakstus un bibliotēkas rādīt ātrās palaišanas joslā. Varat arī mainīt saišu secību, pievienot vai dzēst saites, kā arī pievienot vai dzēst sadaļas, kurās šīs saites ir izkārtotas. Piemēram, ja sadaļā Saraksts ir pārāk daudz sarakstu, sadaļai Uzdevumu saraksti varat pievienot jaunu sadaļu, kurā var iekļaut saites uz saviem uzdevumu sarakstiem.

Augšējā saišu josla vietnes lietotājiem piedāvā veidu, kādā piekļūt citām vietņu kolekcijas vietnēm, katras vietnes lapas augšdaļā parādot ciļņu rindu. Kad veidojat jaunu vietni, varat izvēlēties, vai iekļaut vietni vecākvietnes augšējā saišu joslā un vai lietot vecākvietnes augšējo saišu joslu.

Lai uzzinātu vairāk par vietnes navigāciju, skatiet rakstu iepazīšanās ar vietnes navigāciju vai grupas vietnes navigācijas pielāgošana

Meklēšana

Saturs ir redzams daudzās vietās, ieskaitot vietnes, sarakstus, bibliotēkas, tīmekļa daļas un kolonnas. Pēc noklusējuma, meklējot vietnē, meklēšanas rezultātos tiek iekļauts viss vietnē un tās apakšvietnēs esošais saturs.

Kā vietnes īpašnieks jūs varat izvēlēties, vai jūsu vietnes saturs tiek iekļauts meklēšanas rezultātos. Ja neļaujat vietnes saturu rādīt meklēšanas rezultātos, tiek bloķēta arī visu tās apakšvietņu satura rādīšana meklēšanas rezultātos.

Pēc noklusējuma saturs ar ierobežotām atļaujām netiek rādīts to lietotāju meklēšanas rezultātos, kam nav atļaujas to lasīt. Jūs varat mainīt šo iestatījumu tā, lai ierobežotais saturs būtu redzams meklēšanas rezultātos, bet lietotāji nevarētu atvērt saturu, ko tiem nav atļauts izmantot.

Lai uzzinātu vairāk par meklēšanas, skatiet rakstā SharePoint Online meklēšanas administrēšanas pārskats vai konfigurēt satura meklēšanas tīmekļa daļā programmatūrā SharePoint .

Vietnes atbalsta lomas un pienākumi

Ir noderīgi definēt lomas un pienākumus, lai samazinātu haosu, kas vietnē var rasties, darbiniekus iekļaujot un izslēdzot no darba grupas. Šeit uzskaitīti daži aspekti, attiecībā uz kuriem vēlams norādīt pienākumu sadali jūsu vietnē:

  • Apmācība: navigācijas pamatu, meklēšanas un dokumentu pārvaldības apmācība var lieti noderēt personām, kas šo produktu nepārzina.

  • Atbalsts: iespējams, ka vēlēsities, lai konkrēts jūsu grupas eksperts nodarbotos ar problēmu novēršanu un sazinātos ar administratoru.

  • Juridisko vai organizācijas norādījumu ievērošana: dažkārt tā var būt tikai atjauninātu saišu uzturēšana, bet ir labi, ja kāds par to ir atbildīgs.

Vairāk par lomām, skatiet rakstu vietņu plānošana un lietotāju pārvaldība vai vietņu kolekcijas administratoru pārvaldība .

Datu aizsardzība

Dublēšanas un atjaunošanas līdzekļi aizsargāt datus no nejaušu. Dublēšana un ātruma biežums un atkopšanas līmeņa iestatīšana administrators. Skatiet rakstā pārskats par dublēšanas un atjaunošanas koplietošanas vidē SharePointvai SharePoint Online vietņu kolekcijas atkritnes pārvaldība

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×