Pārskats: kā vislabāk pārvaldīt jūsu grupas vietnes lietošanas veidu

Pārskats: kā vislabāk pārvaldīt jūsu grupas vietnes lietošanas veidu

Ja esat grupas vietnes īpašnieks, ieteicams izveidot pārvaldības modeli — tas ir, modelis, kas paredzēts, lai risinātu savas vietnes politikas, procesus, lomas un pienākumus. Modelis, kas līdzīgs šim, palīdzēs noteikt, kā lietotāji izmanto jūsu vietni. Piemēram, iespējams, vēlēsities pieprasīt failu paņemšanu, lai vairākas personas nemēģinātu vienlaikus rediģēt failu. Vai arī, iespējams, vēlēsities atļaut tikai noteiktas personas izveidot apakšvietnes. Šajā rakstā sniegts pārskats par idejām un paraugpraksi par to, kā izveidot šādu modeli.

Piezīme.: Ja vēlaties uzzināt, kā izveidot vietni, skatiet rakstu SharePoint vietnes izveide.

Kas ir pārvaldība?

Svarīga, bet bieži neredzama daļa no jebkuras vietnes ir tās pārvaldības modelis— politiku, lomu, pienākumu un procesu kopa, ko izveidojat, lai noteiktu, kā jūsu grupas lietotāji izmanto SharePoint.

Daudzām organizācijām centrālajā administrācijā vai vietņu kolekcijas līmenī ir pārvaldības modelis, ko var izveidot un uzturēt informācijas tehnoloģiju (IT) departaments vai darba grupa.

Ja esat vietnes īpašnieks vietņu kolekcijā, piemēram, grupas vietnē, ir ieteicams izveidot savu papildu pārvaldības modeli, kas palīdzēs novērst konkrētās problēmas.

Pārvaldības modelis atvieglo:

  • Informējiet vietnes lietotājus par to, ka viņiem ir jāizveido jauna apakšvietne, nevis jāveido saraksts vai cits vietnes saturs.

  • Pārliecinieties, vai apakšvietnes un saturs ir novecojis, taču tas nav iespējams, izmantojot krātuves vietu un atšķaidot meklēšanas rezultātus.

  • Nodrošiniet, ka pareizajiem lietotājiem ir piekļuve pareizajam saturam.

  • Ļaujiet apakšvietņu īpašniekiem uzzināt, kādas veidnes un dizainus tie var izmantot.

  • Vienmērīga pāreja uz vietnes īpašumtiesībām no vienas personas uz citu.

Pārvaldības modeļa elementi

Jūsu pārvaldības modelim ir jāpievēršas šādiem jautājumiem:

  • Vietnes izveide

  • Atļauju pārvaldība

  • Informācijas arhitektūra

  • Vietnes dzīves cikls un pensijas

  • Krātuves ierobežojumi

  • Informācijas klasifikācija

  • Pielāgošanas

  • Datu aizsardzība

  • Navigācija

  • Meklēšana

  • Vietnes atbalsta lomas un pienākumi

Daži no šiem jautājumiem, iespējams, jau jūs izlemj vietņu kolekcijas vai organizācijas līmeņa pārvaldības modelī, piemēram, cik daudz krātuves vietas ir jūsu vietnei, un kāda veida pielāgojumus varat veikt ar vietnes izskatu un darbību. Citas personas, iespējams, nav piemērotas atkarībā no tā, cik sarežģīta ir jūsu grupas vietne un cik daudz lietotāju to izmanto. Taču pat tad, ja jums nav jāpieņem lēmumi par šīm tēmām, ir vērts uzzināt, kādi lēmumi ir veikti, lai jūs varētu atbilstoši informēt savus vietnes lietotājus un ieviest politikas.

Lūk, dažas lietas, kas jāapsver, iestatot jaunu vietni.

Apakšvietnes izveide

Iespējams, vēlēsities, lai jūsu grupas dalībnieki varētu izveidot apakšvietnes grupas vietnē, kas paredzētas lietošanai noteiktos projektos.

Iespēja spontāni izveidot jaunas apakšvietnes var būt lieliska priekšrocība grupai, bet neierobežota vietnes izveide var izkļūt no rokas. Ja apakšvietnes ir brīvi vairoties, var rasties problēmas. Piemērs.

  • Lietotājiem ir grūti atrast pareizo apakšvietni vai pārliecināties, vai tā ir.

  • Informāciju var dublicēt vairākās apakšvietnēs, izmantojot dārgu krātuves vietu un prasot dublētas pūles, lai saglabātu.

  • Novecojusi informācija var atrasties apakšvietnēs, kas, iespējams, tiek rādītas meklēšanas rezultātos. Var būt grūti noteikt, kāda informācijas versija ir pareiza.

  • Daudzu apakšvietņu atļauju pārvaldība var kļūt par svarīgu, un lietotāji var nejauši likvidēt piekļuvi informācijai, kas viņiem nav jāsniedz.

  • Kā darbinieki pamet grupu, tās izveidotās apakšvietnes var tikt pamestas, radot apjukumu un dubļainus meklēšanas rezultātus atlikušajiem vietnes lietotājiem.

Varat ietaupīt laiku un enerģiju, ja iestatāt dažas vietnes izveides politikas, kas pievēršas šādiem apgabaliem:

  • Kam ir atļauts izveidot apakšvietnes?

  • Vai jaunās apakšvietnes ir jāapstiprina iepriekš? Ja jā, kādi ir apstiprināšanas kritēriji un kas piešķir apstiprinājumu?

  • Vai jaunajām apakšvietnēm jāizmanto izveidotās veidnes un dizaini?

  • Cik daudz informācijas drīkst glabāt vietnē? Tas ir, cik daudz vietas servera diskā var paiet?

  • Kādi ir vietnē iekļauto navigācijas stratēģiju noteikumi?

  • Cik ilgi informācijai jābūt glabātai apakšvietnēs, pirms tā tiek izdzēsta vai arhivēta?

Papildinformāciju skatiet rakstā vietnes vai apakšvietnes izveide .

Atļauju pārvaldība

Organizācijas pamatinformācijas integritāti, konfidencialitāti un privātumu nosaka tas, cik droša ir jūsu vietne, un īpaši — kam izvēlaties piešķirt piekļuvi savai vietnei.

Piekļuves piešķiršana un ierobežošana savai vietnei tiek saukta par atļauju pārvaldību, un tas ir viens no jūsu nozīmīgākajiem pienākumiem kā vietnes īpašnieks.

Šeit sniegti daži padomi, kas jāpatur prātā, izstrādājot atļauju stratēģiju.

  • Ievērojiet vismazāko privilēģiju principu: Piešķiriet lietotājiem vismazāko atļauju līmeni, kas tiem ir nepieciešami piešķirto uzdevumu veikšanai.

  • Piešķiriet lietotājiem piekļuvi, pievienojot tos standarta, noklusējuma grupām (piemēram, dalībnieki, apmeklētāji un īpašnieki). Pielieciet lielāko daļu lietotāju grupu dalībnieku vai apmeklētāju un ierobežojiet personu skaitu grupā īpašnieki.

  • Izmantojiet atļauju pārmantošanu, lai izveidotu tīru, viegli uztveramu hierarhiju. Tas ir, nepiešķirt atļaujas lietotājiem, nevis strādāt ar grupām. Ja iespējams, apakšvietnēs ir vienkārši pārmantot atļaujas no grupas vietnes, nevis ar unikālām atļaujām.

  • Organizējiet saturu, lai izmantotu atļauju pārmantošanas priekšrocības: apsveriet iespēju segmentēt saturu pēc drošības līmeņa — izveidojiet vietni vai bibliotēku īpaši sensitīviem dokumentiem, nevis izkliedējot tos lielākā bibliotēkā un aizsargājot tos ar unikālām atļaujas.

Papildinformāciju par atļauju iestatīšanu skatiet rakstā par SharePoint atļauju līmeņiem vai saraksta, bibliotēkas vai atsevišķa vienuma atļauju rediģēšana .

Informācijas arhitektūra

Vietnes informācijas arhitektūra līdzinās grāmatas satura rādītājam: tas nosaka, kā šīs vietnes informācija — tās tīmekļa lapas, dokumenti, saraksti un dati — tiek organizēta un prezentēta vietnes lietotājiem. Informācijas arhitektūra bieži tiek ierakstīta kā vietnes satura hierarhisks saraksts, meklēšanas atslēgvārdi, datu tipi un citi jēdzieni.

Lai izveidotu informācijas arhitektūru, ir jāanalizē vietnē prezentētā informācija. Tālāk ir norādīti daži jautājumi, kurus varat izmantot, lai izveidotu informācijas arhitektūru.

  • Kāda veida saturs būs pieejams vietnē? Kā tas izskatīsies apakšvietnēs, sarakstos, bibliotēkās utt.

  • Kā vietnē tiks attēlota informācija?

  • Kā vietnes lietotāji var naviģēt no vietnes?

  • Kā informācija tiks mērķēta uz noteiktu auditoriju?

  • Kā tiks konfigurēta un optimizēta meklēšana?

Informācijas arhitektūras daļa var ietvert informācijas klasifikāciju.

Ja informācijai, ar kuru strādājat, ir augsta vērtība uzņēmumam, ir nepieciešama īpaša drošība vai uz ko attiecas regulatīvās atbilstības kārtulas, iespējams, vēlēsities iestatīt klasifikācijas shēmu, lai noteiktu konkrētu satura tipu, kas ir jāpārvalda uzmanīgi.

Kad informācija ir organizēta noteiktos sarakstos un bibliotēkās, varat izmantot pārvaldības līdzekļus, lai pārvaldītu satura pārvaldību. Piemērs.

Failu paņemšanas pieprasīšana

Ja nepieciešama faila paņemšana, pārliecinieties, vai tikai viena persona var rediģēt failu, līdz tas ir atdots. Dokumentu paņemšanas pieprasīšana neļauj vairākām personām vienlaikus veikt izmaiņas, kas var radīt rediģēšanas konfliktus un radīt apjukumu. Paņemšanas pieprasīšana arī var palīdzēt atgādināt grupas dalībniekiem pievienot komentāru, kad tas pārbauda failu, lai jūs varētu vieglāk sekot līdzi tam, kas ir mainījies katrā versijā. Papildinformāciju skatiet rakstā bibliotēkas iestatīšana, lai pieprasītu failu paņemšanu.

Izsekošana versijām

Ja vēlaties paturēt failu iepriekšējās versijas, bibliotēkas var palīdzēt izsekot, saglabāt un atjaunot failus. Varat izvēlēties izsekot visas versijas tādā pašā veidā. Varat arī izvēlēties norādīt, ka dažas versijas ir galvenās, piemēram, pievienot jaunu nodaļu manuāli, un dažas versijas kā mazsvarīgas, piemēram, izlabot pareizrakstības kļūdu. Lai palīdzētu pārvaldīt krātuves vietu, varat izvēlēties, cik katra veida versiju vēlaties saglabāt. Papildinformāciju par versiju izveidi skatiet rakstā kā sarakstā vai bibliotēkā darbojas versiju izveide?.

Varat norādīt, ka ir nepieciešams dokumenta apstiprinājums. Dokumenti paliek gaidīšanas stāvoklī, līdz tos apstiprinās vai noraidījis kāds, kam ir atļauja to darīt. Varat noteikt, kuras lietotāju grupas var skatīt dokumentu pirms tā apstiprināšanas. Šis līdzeklis var būt noderīgs, ja jūsu bibliotēkā ir svarīgas vadlīnijas vai procedūras, kas ir jāizbeidz, pirms citas personas tās redz. Papildinformāciju par dokumentu apstiprināšanu skatiet rakstā vienumu apstiprināšana vietnes sarakstā vai bibliotēkā.

Bibliotēkas atbalsta RSS tehnoloģiju, lai jūsu darbgrupas dalībnieki varētu automātiski saņemt un skatīt jaunumus un informāciju, kas atrodas konsolidācijas atrašanās vietā. Varat izmantot RSS tehnoloģiju, lai jūs brīdinātu par izmaiņām bibliotēkā, piemēram, failu izmaiņas, kas saglabātas bibliotēkā. RSS plūsmas ļauj savas darbgrupas dalībniekiem skatīt mainīto failu konsolidēto sarakstu. Varat arī izveidot e-pasta brīdinājumus, lai saņemtu paziņojumus par failu izmaiņām. Papildinformāciju par RSS plūsmām skatiet rakstā RSS plūsmu pārvaldība vietnei vai vietņu kolekcijai.

Dokumentu bibliotēka vai satura tips var izmantot darbplūsmas, kuras organizācija ir definējusi biznesa procesiem, piemēram, dokumentu apstiprināšanas vai pārskatīšanas pārvaldība. Jūsu grupa var lietot biznesa procesus saviem dokumentiem, kas pazīstami kā darbplūsmas, kas norāda darbības, kuras ir jāveic secībā, piemēram, dokumentu apstiprināšana vai tulkošana. Darbplūsma ir automatizēts veids, kā dokumentu vai vienumu pārvietošanu veikt, izmantojot darbību vai uzdevumu secību. Trīs darbplūsmas pēc noklusējuma ir pieejamas bibliotēkām: apstiprināšana, kas maršrutē dokumentu uz lietotāju grupu apstiprināšanai; Apkopojiet atsauksmes, kas maršrutē dokumentu personu grupai, lai saņemtu atsauksmes, un atgriež dokumentu personai, kura sāka darbplūsmu kā apkopojumu; un apkopojiet parakstus, kas maršrutē dokumentu uz personu grupu, lai savāktu ciparparakstu. Papildinformāciju par darbplūsmām skatiet rakstā pārskats par SharePoint iekļautajām darbplūsmām

Ja jūsu grupa strādā ar vairākiem failu tipiem, piemēram, darblapām, prezentācijām un dokumentiem, varat paplašināt savas bibliotēkas funkcionalitāti, iespējojot un definējot vairākus satura tipus. Satura tipi pievieno elastību un konsekvenci vairākām bibliotēkām. Katrs satura tips var norādīt veidni un pat darbplūsmas procesus. Veidnes darbojas kā sākumpunkts, lai formatētu un tekstveidnes tekstu, kā arī rekvizītus, kas attiecas uz šī tipa dokumentiem, piemēram, nodaļas nosaukums vai līguma numurs. Papildinformāciju par satura tipiem skatiet rakstā Ievads par satura tipiem un satura tipu publicēšanu

Ja jums ir sensitīvu failu grupa, un būtu lietderīgi uzzināt, kā tiek izmantoti dokumenti, varat definēt politiku, kas ļauj veikt notikumu auditu, piemēram, failu izmaiņas, kopijas vai dzēst. Informāciju par auditēšanas iestatīšanu skatiet rakstā vietņu kolekcijas auditēšanas iestatījumu konfigurēšana

Vietnes dzīves cikls un pensijas

Vietnes, piemēram, dokumentu izbeigt un diskusiju vietnes, mēdz apturēt, kad tās vairs nav noderīgas, izmantojot vērtīgo krātuves vietu un dubļainos meklēšanas rezultātus. Ieteicams iestatīt vietņu un to satura pārskatīšanas plānu (vismaz reizi gadā), lai redzētu, vai tās ir vērts paturēt.

Ņemiet vērā arī to, ka jūsu organizācijas lielākais pārvaldības modelis var būt arī novecojis vietņu meklējumos. Piemēram, administrators var automātiski izdzēst vietnes, kas neskāra 90 dienas. Kā vietnes īpašnieks jūs saņemsit e-pasta brīdinājumu, ka tas notiks. Papildinformāciju par dzīves ciklu un pensijas politikām skatiet sadaļā vietnes slēgšanas politikas.

Krātuves ierobežojumi

Administrators, iespējams, ir iestatījis, cik daudz vietas jūsu grupa var izmantot. Ir jāuzzina, vai ir pieejams ierobežojums, un, ja tā ir, izlemiet, kā to sadalīt starp vietnēm, lapām un bibliotēkām.

Pēc noklusējuma SharePoint Server uzliek 50 MB lielu viena dokumenta lielumu, ko var augšupielādēt dokumentu bibliotēkā. Pēc noklusējuma arī grupas vietņu īpašnieki saņem brīdinājumus, ja krātuve ir 90% no kvotas.

Kad zināt, kādi ir jūsu ierobežojumi, varat izmantot tādus līdzekļus kā versiju vai audita izsekošanu, lai nodrošinātu, ka jūsu vietne tajās paliek. Papildinformāciju skatiet rakstā vietņu kolekcijas krātuves ierobežojumu pārvaldība.

Pielāgošanas

Iespējams, jūsu organizācijai būs dažas standartizētas zīmolrades, vietņu veidnes vai vietņu izkārtojumi, kas tiek izmantoti vai nepieciešami. Cik tālu lietotāji var izmantot savu vietņu un lapu izskata pielāgošanu?

Lai kontrolētu pielāgošanu, iespējams, izlemjat slēgt to, kam jūsu darba grupai ir atļauja pielāgot, vai arī izmantot standartizētas lapu izkārtojumus, lai nodrošinātu, ka noteiktas prasības ir izpildītas, piemēram, vietnes īpašnieks tiek rādīts visu lietotāju augšējā kreisajā stūrī vietnes.

Iespējams, vēlēsities iestatīt arī vadlīnijas par funkcionalitāti, ko lietotāji var izmantot savās apakšvietnēs. Piemēram, iespējams, vēlēsities lūgt, lai lietotāji neizmanto tīmekļa daļas, kam būtu nepieciešams pielāgots kodējums.

Otrā spektra galā varat nodrošināt visiem savas grupas dalībniekiem, izmantojot SharePoint Designer, lai tie varētu veikt visas vajadzīgās izmaiņas.

Papildinformāciju par vietnes pielāgošanu skatiet rakstā SharePoint vietnes izskata maiņa vai vietņu un lapu pielāgošana.

Navigācija

Navigācijas elementi palīdz lietotājiem pārlūkot nepieciešamo saturu. Divi navigācijas vienumi, kurus varat pielāgot, ir augšējā saišu josla un ātrās palaišanas joslā.

Izmantojot iestatījumu lapas katram sarakstam vai bibliotēkai, varat izvēlēties, kuri saraksti un bibliotēkas parādās ātrās palaišanas joslā. Varat arī mainīt saišu secību, pievienot vai dzēst saites un pievienot vai dzēst sadaļas, kurās ir organizētas saites. Piemēram, ja saraksta sadaļā ir pārāk daudz sarakstu, varat pievienot jaunu sadaļu uzdevumu sarakstiem, kuros var iekļaut saites uz jūsu uzdevumu sarakstiem.

Augšējā saišu josla nodrošina iespēju vietnes lietotājiem piekļūt citām vietņu kolekcijas vietnēm, parādot katras vietnes lapas augšdaļā esošo ciļņu rindu. Kad izveidojat jaunu vietni, varat izvēlēties, vai iekļaut vietni vecākvietnes augšējā saišu joslā un vai izmantot augšējo saišu joslu no vecākvietnes.

Papildinformāciju par vietnes navigāciju skatiet rakstā iepazīšanās ar vietnes navigāciju vai SharePoint vietnes navigācijas pielāgošana

Meklēšana

Saturs tiek rādīts daudzās vietās, tostarp vietnēs, sarakstos, bibliotēkās, tīmekļa daļās un kolonnās. Pēc noklusējuma, kad kāds meklē jūsu vietni, visi tās apakšvietņu vietnes saturs tiek parādīts meklēšanas rezultātos.

Kā vietnes īpašnieks varat izvēlēties, vai vietnes saturs tiek rādīts meklēšanas rezultātos. Ja nevēlaties, lai vietnes saturs tiktu rādīts meklēšanas rezultātos, tālāk norādītās apakšvietnes saturs tiek bloķēts arī meklēšanas rezultātos.

Pēc noklusējuma saturs ar ierobežotām atļaujām netiek rādīts meklēšanas rezultātos lietotājiem, kuriem nav atļaujas to lasīt. Varat mainīt to, ka ierobežotais saturs tiek rādīts meklēšanas rezultātos, taču lietotāji nevarēs atvērt saturu, kuram nav atļaujas.

Skatiet rakstu SharePoint Online meklēšanas administrēšanas pārskats vai satura meklēšanas tīmekļa daļā konfigurēšana pakalpojumā SharePoint , lai uzzinātu vairāk par meklēšanu.

Vietnes atbalsta lomas un pienākumi

Ir ieteicams definēt lomas un pienākumus, lai mazinātu haosu, kas var rasties vietnē, ja personāla locekļi griežas vai izdalās no darba grupas. Tālāk ir norādītas dažas lietas, kas ir labi uzrakstītas par to, kas ir jūsu vietnē.

  • Apmācība: pamata navigācija, meklēšana un dokumentu pārvaldības apmācība var būt ļoti noderīga cilvēkiem, kas ir jauni produktam.

  • Atbalsts: iespējams, ka vēlaties, lai jūsu grupas eksperts nodarbotos ar problēmu novēršanu un būtu saiknes ar administratoru.

  • Juridisko vai organizācijas norādījumu ievērošana: dažkārt tā var būt tikai uzlabošanās, lai uzturētu atjauninātu saikni ar attiecīgajām vadlīnijām, taču ir labi, ja persona ir atbildīga.

Lai uzzinātu vairāk par lomām, skatiet rakstu vietņu plānošana un lietotāju pārvaldība vai vietņu kolekcijas administratoru pārvaldība .

Datu aizsardzība

Dublēšanas un atkopšanas līdzekļi aizsargā jūsu datus pret nejaušiem zudumiem. Dublējumu un atkopšanas ātrumu un līmeni iestata administrators. Pārskats par dublēšanu un atkopšanu koplietošanas vidē SharePoint Server vai SharePoint Online vietņu kolekcijas atkritnes pārvaldība

Piezīme.:  Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai jūs varat mūs informēt, vai informācija bija noderīga? Šeit ir raksts angļu valodā jūsu atsaucei.​

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×