Office 365 failu krātuves un kopīgošanas iestatīšana

Līdzstrādnieki: Toms Verners Diane Faigel

Viens no labākajiem veidiem, kā uzņēmumam iestatīt failu krātuvi un koplietošanu, ir izmantot OneDrive darbam un Office 365 grupas vietni kopā. Tas ir ideāls risinājums, ja jums ir mazs uzņēmums ar dažiem darbiniekiem.

Pakalpojumā Office 365 ir iekļauta pamata grupas vietne darba sākšanai. Varat nekavējoties sākt glabāt failus pakalpojumā OneDrive darbam un kopīgi strādāt ar failiem grupas vietnē.

Kur pakalpojumā Office 365 var glabāt dokumentus

  • OneDrive darbam ir paredzēts individuālai lietošanai, ja nepieciešams dažreiz kopīgot failus. OneDrive darbam ir lieliski piemērots jūsu failu glabāšanai.

  • Office 365 grupas vietne ir paredzēta regulārai failu koplietošanai un sadarbībai. Grupas vietne ir lieliski piemērota tādu failu glabāšanai, kurus koplieto vairāki lietotāji vai visa grupa, kas kopīgi strādā ar tiem.

Gan pakalpojumā OneDrive darbam, gan grupas vietnēs jums un jūsu darbiniekiem tiek nodrošināta piekļuve no jebkuras vietas.

Shēma, kurā redzams, kā varat izmantot divus krātuves tipus. OneDrive vai grupas vietnes

Piedāvājam ieteikumus par to, ko glabāt katrā atrašanās vietā, ja kopā lietojat gan OneDrive darbam, gan Office 365 grupas vietnes.

Krātuves vieta

Paredzētā funkcija

Glabājamais saturs

OneDrive darbam

Satura glabāšana pakalpojumā OneDrive darbam līdzinās failu glabāšanai savā datorā; neviens cits nevar tiem viegli piekļūt.

Lieliski piemērots tādu darba failu glabāšanai, ar kuriem strādājat tikai jūs.

Darba faili, kuriem citiem grupas dalībniekiem nav nepieciešams regulāri piekļūt un sadarboties.

Office 365 grupas vietne

Office 365 grupas vietne līdzinās tīmekļa vietnei, bet pēc noklusējuma tā nav publiska; tai var piekļūt tikai tie lietotāji, kuriem esat piešķīris atļauju.

Tā ir lieliski piemērota failu koplietošanai un kopīgam darbam ar failiem.

Koplietoti dokumenti, kuriem var piekļūt un tajos strādāt visi darbinieki. Piemēram, varat kopīgi strādāt ar PowerPoint prezentāciju, saglabāt grupas darba plānus, kurus ikviens var atjaunināt, vai publicēt sapulču darba kārtību.

Office 365 grupas apakšvietne

Office 365 grupas apakšvietne ir kā grupas vietnes atsevišķa daļa ar unikālu izskatu vai unikālām piekļuves atļaujām.

Tā ir lieliski piemērota failu koplietošanai un kopīgam darbam ar failiem, iesaistoties ārējam uzņēmuma klientam vai partnerim.

Tā ir arī lieliski piemērota tādu failu glabāšanai, kurus vēlaties glabāt privāti, lai tiem nevarētu piekļūt pārējie uzņēmuma lietotāji, kuriem ir piekļuve grupas vietnei. Apakšvietni varat iestatīt tā, lai tai varētu piekļūt tikai jūs (un vēl viens vai divi lietotāji, ja nepieciešams).

Uzziniet, kā izveidot grupas apakšvietni.

Faili, kurus vēlaties koplietot ar personām ārpus jūsu uzņēmuma.

Faili, kurus vēlaties glabāt privāti, lai tiem nevarētu piekļūt citi uzņēmuma lietotāji. Piemēram, šeit varat glabāt informāciju par personālu un finansēm.

Office 365 vietņu kolekcijas

Failu glabāšana un koplietošana, bet vietņu kolekcija darbojas pilnībā atsevišķi no esošās grupas vietnes.

Jaunai Office 365 vietņu kolekcijai ir sava adrese un atļaujas. To var izmantot iekšējai vai ārējai sadarbībai.

Lielāki uzņēmumi vietņu kolekcijas izmanto tāpat kā mazie uzņēmumi izmanto apakšvietnes. Arī mazā uzņēmumā var izveidot vietņu kolekciju, ja ir papildu drošības vajadzības un labas tehniskās iemaņas.

Vietņu kolekcijā var glabāt tādu pašu koplietojamu informāciju kā grupas vietnē vai apakšvietnē.

Video: failu pārvietošana uz mākoni

Noskatieties šo video, lai uzzinātu, kā varat sākt darbu, lai ātri saglabātu savus dokumentus mākonī. Pāriet uz darbībām.

Jūsu pārlūkprogramma neatbalsta video. Instalējiet Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player vai Internet Explorer 9.

Darbības. Darba sākšana ar OneDrive darbam un grupas vietni, lai glabātu failus un sadarbotos tiešsaistē

Aptuvenais izpildes laiks: 5–10 minūtes

Katram Office 365 lietotājam jūsu uzņēmumā ir OneDrive darbam mākoņkrātuve. Informējiet lietotājus, ka šeit ir jāglabā tādi darba faili, kuriem piekļūst tikai konkrētais lietotājs. Piemēram, šeit var glabāt piedāvājumu melnrakstus, sapulču piezīmes vai plānotas demonstrācijas scenāriju.

Ir svarīgi pastāstīt darbiniekiem, lai viņi kopīgo savu OneDrive darbam mapi ar jums un kolēģiem. Ja darbinieks saslimst vai aiziet no uzņēmuma, ir grūti piekļūt viņu failiem, kas tiek glabāti pakalpojumā OneDrive darbam. Bet, ja OneDrive darbam mapes ir kopīgotas, varat vienmēr piekļūt nepieciešamajiem failiem.

Tālāk izklāstīts, kā katrs grupas dalībnieks var piekļūt pakalpojumam OneDrive darbam un kopīgot savu mapi.

  1. Lai pierakstītos, dodieties uz vietni http://portal.office.com.

  2. Ierakstiet savu lietotājvārdu un paroli un pēc tam atlasiet Pierakstīties.

  3. Office 365 sākumlapā izvēlieties OneDrive.

    .

  4. Ja pakalpojumā OneDrive darbam jums jau ir mape Koplietots ar visiem, atveriet to. Šeit grupas dalībniekiem ir jāglabā darba dokumenti pakalpojumā OneDrive darbam. Izvēlieties Kopīgot un pārejiet uz nākamo darbību.

    Ja jums vēl nav šīs mapes, izvēlieties Jauns, lai izveidotu jaunu mapi. Piešķiriet mapei nosaukumu Koplietots ar visiem un izvēlieties Personu uzaicināšana. Ja opcija Personu uzaicināšana netiek rādīta, noklikšķiniet uz Izveidot un pēc tam ar peles labo pogu noklikšķiniet uz jaunās mapes un noklikšķiniet uz Kopīgot.

    Mapes Koplietots ar visiem izvēle pakalpojumā OneDrive

  5. Lodziņā Personu uzaicināšana ierakstiet to komandas dalībnieku vārdus vai e-pasta adreses, kuriem vēlaties piešķirt piekļuvi mapei. Varat iekļaut arī savu e-pasta adresi, lai saņemtu tā e-pasta ziņojuma kopiju, kurš tiks nosūtīts personām, kurām piešķirsit piekļuvi.

    Dialoglodziņš, kurā uzskaitīt to personu e-pasta adreses, ar kurām vēlaties koplietot savu OneDrive darbam mapi.

  6. Atlasiet mapes atļauju iestatījumu Var rediģēt vai Var skatīt.

  7. Ierakstiet ziņojumu, kas jāiekļauj informatīvajā e-pasta ziņojumā, kas tiks nosūtīts uzaicinātajām personām; ziņojumā ir iekļauta saite uz jūsu koplietotajiem darba failiem. Izvēlieties Izveidot. Uzaicinātajām personām tiek nekavējoties nosūtīts e-pasta ziņojums.

    Nosūtītais e-pasta ziņojums izskatās līdzīgs šim ziņojumam. Tā apakšdaļā ir iekļauta saite uz jūsu mapi Koplietots ar visiem, lai citi varētu tai piekļūt.

    Atveriet e-pasta ziņojumu un noklikšķiniet uz Atvērt tīmekļa vietni.

Aptuvenais izpildes laiks: 5–10 minūtes

Pakalpojumā Office 365 ir iekļauta pamata grupas vietne ar dažiem līdzekļiem, kas palīdzēs sākt darbu. Šai iekšējai tīmekļa vietnei var piekļūt tikai lietotāji jūsu uzņēmumā.

Lai piekļūtu grupas vietnei, rīkojieties, kā aprakstīts tālāk.

  1. Kad esat pierakstījies pakalpojumā Office 365, lapas augšējā kreisajā stūrī izvēlieties lietojumprogrammu palaidēju Office 365 lietojumprogrammu palaidēja ikona un pēc tam izvēlieties Vietnes.

    Lapas augšējā labajā stūrī izvēlieties lietojumprogrammu palaidēju un pēc izvēlieties Vietnes.

  2. Lapā Vietnes izvēlieties Grupas vietne.

    Lai piekļūtu savām grupas vietnēm, noklikšķiniet uz Vietnes un pēc tam uz Grupas vietnes.

Tiek atvērta jūsu grupas iekšējās tīmekļa vietnes sākumlapa ar noklusējuma nosaukumu <jūsu uzņēmuma nosaukums> grupas vietne. Šajā sākumlapā ir iekļautas šādas sadaļas:

  • Līdzekļu elementi, kas palīdzēs sākt grupas vietnes pielāgošanu.

  • Kreisās puses saites naviģēšanai uz citiem grupas vietnes apgabaliem.

  • Dokumentu bibliotēka, lai kopā ar darba grupu sāktu glabāt un koplietot failus.

Sākotnējā lapā Grupas vietnes ir iekļauti bieži lietoto vietnes pielāgošanas līdzekļu elementi.

Aptuvenais izpildes laiks: 20–30 minūtes dažiem pirmajiem failiem

Grupas vietnē ir vieta failu glabāšanai, kas palīdzēs ātri sākt glabāt un koplietot failus. Šīs vietas nosaukums ir Dokumentu bibliotēka, un tieši to arī tā nozīmē — bibliotēku, kurā tiek glabāti dokumenti.

Darbības ir šādas:

  1. Grupas vietnes lapā Sākums navigācijas izvēlnē kreisajā malā izvēlieties Dokumenti. Tiks atvērta jūsu Dokumentu bibliotēka.

    Kreisās puses izvēlnē izvēlieties bibliotēku Dokumenti

  2. Kamēr joprojām esat pierakstījies pakalpojumā Office 365, no sākuma joslas vai citas atrašanās vietas atveriet programmu Failu pārlūks.

    No sākuma joslas vai citas atrašanās vietas atveriet failu pārlūku.

  3. Atveriet failus, kurus vēlaties augšupielādēt savā grupas vietnē.

    Izvēlieties Pārlūkot, lai datorā naviģētu līdz failam, kuru vēlaties augšupielādēt grupas vietnē.

  4. Atlasiet failus, kurus vēlaties augšupielādēt savā grupas vietnē, un velciet tos uz dokumentu bibliotēku.

    Dokumentu bibliotēkā grupas tīmekļa vietnē augšupielādēta faila piemērs.

    Kad tas ir paveikts, faili ir saglabāti gan grupas vietnē, gan jūsu datorā.

    Attēls ar to, kā izskatās dokumentu bibliotēka pēc tam, kad augšupielādējat tajā failus.

    Varat failus izdzēst no datora. Nākamā ir 4. darbība. Tiešsaistes failu sinhronizēšana datorā; šajā solī datorā izveidosit jaunu atrašanās vietu šiem failiem.

    Ja grupas vietnē vēlaties augšupielādēt daudz failu vai arī lielus failus, izlasiet šos padomus par lielu failu vai liela failu daudzuma augšupielādi.

    Ja nepieciešams vairāk vietas krātuvē, skatiet rakstu Abonementa krātuves vietas mainīšana.

Aptuvenais izpildes laiks: 20–30 minūtes dažiem pirmajiem failiem

Tagad, kad grupas vietnē ir saglabāti faili, varat iestatīt, lai tie tiktu sinhronizēti personālajā vai Mac datorā. Tādējādi varat ar failiem strādāt savā personālajā vai Mac datorā, nevis Internet Explorer, Chrome vai citā pārlūkprogrammā. Ir noderīgi datorā glabāt sinhronizētas failu versijas situācijām, kad nepieciešams piekļūt failam, bet nav izveidots savienojums ar internetu.

Kad esat iestatījis failu sinhronizēšanu datorā, laikā, kad ir izveidots savienojums ar internetu, tie tiek automātiski sinhronizēti ik pēc aptuveni 10 minūtēm.

Tālāk aprakstīts, kā sinhronizēt grupas vietnē saglabātos failus datorā.

  1. Grupas vietnes lapā Sākums navigācijas izvēlnē kreisajā malā izvēlieties Dokumenti. Sinhronizāciju nevar iestatīt lapā Sākums, vispirms ir navigācijas izvēlnē jāatver bibliotēka.

    Padoms.: Sinhronizējot failus grupas vietnē, tiek sinhronizēta katra vietnes dokumentu bibliotēka, nevis visa vietne.

    Kreisās puses izvēlnē izvēlieties bibliotēku Dokumenti

  2. Dokumentu bibliotēkā izvēlieties Sinhronizēt. Varat arī atlasīt atsevišķus failus, kurus vēlaties sinhronizēt.

    Atlasiet failu un pēc tam izvēlieties Sinhronizēt.
  3. Lodziņā OneDrive darbam izvēlieties Sinhronizēt tūlīt. (OneDrive darbam ir process, kas nodrošina sinhronizāciju.)

    Izvēlieties pogu Sinhronizēt tūlīt, lai failus no grupas vietnes sāktu sinhronizēt datorā.
  4. Ja tiek rādīta drošības uzvedne, izvēlieties Atļaut. Ja tiek rādīts aicinājums ievadīt savus Office 365 akreditācijas datus, ievadiet savu Office 365 lietotāja ID un pēc tam savu paroli. Kad tiek sākts sinhronizācijas process, tiek rādīts šāds dialoglodziņš:

    Attēls: dialoglodziņš, kas tiek rādīts, kad tiek sākta sinhronizēšana.
  5. Izvēlieties Rādīt manus failus, lai skatītu savus dokumentus programmā Windows Explorer. Faili datorā tiek rādīti mapē SharePoint. Neliels zaļš indikators blakus failam norāda, ka fails ir atjaunināts un ir sinhronizēts ar grupas vietnē esošo versiju.

    Izmantojiet programmu Failu pārlūks, lai naviģētu uz sinhronizēto mapi datorā. Tā atrodas mapē SharePoint.

    Piezīmes.: 

    • Sinhronizējot failus pakalpojumā OneDrive darbam, tie atrodas datorā mapē OneDrive darbam.

    • Ekrānuzņēmums, kurā parādīts failu pārlūks pēc OneDrive darbam faila un datora sinhronizēšanas

  6. Atveriet mapi SharePoint un atveriet failu. Veiciet izmaiņas un pēc tam izvēlieties Saglabāt. Ja ir izveidots savienojums ar internetu, ekrāna apakšdaļā tiek rādīts paziņojums Notiek augšupielāde pakalpojumā SharePoint; tas informē, ka fails tiek saglabāts grupas vietnē. Vienlaikus fails tiek saglabāts arī datora mapē SharePoint. Ja tiek rādīts ziņojums Augšupielāde neizdevās, mēģiniet vēlreiz. Dažreiz saglabāšanu var traucēt nepastāvīgs interneta savienojums.

    Attēls: statusa ziņojums, kas tiek rādīts, kad fails tiek saglabāts grupas vietnē.

    Apsveicam! Esat savā organizācijā iestatījis failu glabāšanu un sadarbību tiešsaistē.

Labākā prakse failu glabāšanai un koplietošanai

  • Neliela bezpeļņas organizācija. Izveidojiet Office 365 grupas vietni koplietojamu dokumentu glabāšanai, lai informācija tiktu glabāta un arhivēta centralizēti. Tādējādi informācija netiek zaudēta, mainoties darbiniekiem, piemēram, kad sāk strādāt cits direktors. Izveidojiet privātu Office 365 grupas apakšvietni, lai glabātu failus, kurus vēlaties glabāt privāti, piemēram, personāla un finanšu dokumentus, lai tiem nevarētu piekļūt pārējie darbinieki.

  • Uzņēmums ar vienu īpašnieku. Izmantojiet OneDrive darbam, lai glabātu savus failus un atsevišķos gadījumos koplietotu tos ar klientu.

  • Uzņēmums ar vairākiem īpašniekiem. Ja esat viens no uzņēmuma līdzīpašniekiem, joprojām varat izmantot pakalpojumu OneDrive darbam, bet jums nepieciešams tieši koplietot savus failus ar otru līdzīpašnieku un pretēji.

  • Uzņēmumi ar ārējiem klientiem vai partneriem, kam nepieciešama piekļuve failiem. Izmantojiet Office 365 grupas apakšvietnes, lai glabātu un koplietotu dokumentus, kas paredzēti konkrētam klientam. Piekļuve apakšvietnei tiek piešķirta konkrētiem klientiem, kuri var piekļūt tikai savai apakšvietnei, tāpēc jums nav jāraizējas, ka viens klients var nejauši piekļūt cita klienta informācijai.

Saglabājot failu pakalpojumā OneDrive darbam, tas ir pieejams tikai jums, ja vien to nekoplietojat ar citiem. Koplietojot failus, varat izvēlēties atsevišķus lietotājus, ar kuriem koplietot, vai koplietot ar visiem lietotājiem. Varat arī izveidot atsevišķas mapes pakalpojumā OneDrive dažādiem nolūkiem, piemēram, publiskiem, personiskiem vai atsevišķiem projektiem. Katru mapi var koplietot ar citu personu vai grupu vai vispār nekoplietot.

Papildinformāciju par koplietošanu skatiet rakstā Failu un mapju koplietošana pakalpojumā OneDrive darbam

Lai uzzināt, cik daudz vietas ir atlicis OneDrive darbam, skatiet rakstu OneDrive darbam krātuves pārvaldība.

Kaut gan varat augšupielādēt gandrīz jebkura formāta failu, daži faili, iespējams, netiks atļauti divu iemeslu dēļ: drošība un nederīgas rakstzīmes failu nosaukumos. OneDrive darbam drošības politikas bloķē noteiktus failu tipus un nelielu rakstzīmju kopu. Papildinformāciju par to, kādi failu formāti un nederīgas rakstzīmes nav atļauti, skatiet rakstā Nederīgas failu rakstzīmes un failu tipi pakalpojumā OneDrive darbam.

Nākamās darbības

Mēs varam palīdzēt!

Ja esat Office 365 administrators, jebkurā laikā bez maksas varat zvanīt mūsu klientu atbalsta dienestam.

Šis raksts pēdējoreiz tika atjaunināts 2017. gada 22. martā, pateicoties jūsu atsauksmēm.

Ja jums ir jautājumi vai ieteikumi, ierakstiet tos komentāru lodziņā tālāk, lai mēs varētu tiem pievērsties turpmākajos šī raksta atjauninājumos.

Paplašiniet savas prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×