Kāpēc jāveic jaunināšana adresātu saraksti grupām programmā Outlook

Svarīgi! :  Šis raksts ir mašīntulkots, skatiet atrunu. Lūdzu, skatiet šī raksta versiju angļu valodā šeit jūsu informācijai.

Gadiem organizācijām ir atsaukties uz adresātu grupas sazināties un sadarboties ar personu, gan ārpus uzņēmuma grupas. Tagad, tomēr grupas programmā Outlook piedāvā jaudīgāku sadarbības risinājumu.

Kas ir grupas?

Iestatot grupai programmā Outlook, varat izvēlēties cilvēkiem, ka vēlaties sadarboties ar un viegli izveidot dažādu resursu šīs personas koplietot kolekcija kopa. Jums nav jāuztraucas par atļauju manuāli piešķiršana šos resursus, jo pievienojot dalībniekus grupai tās automātiski sniedz atļaujas, kas tiem nepieciešams rīki jūsu grupai nodrošina.

Šie papildu līdzekļi ietver:

  • Koplietojamo iesūtnes - kur notiks sarunas parasti ir adresātu sarakstiem. Šīs koplietojamās iesūtnes tā pilnībā meklējams izveidotajā dzīves Arhīvs grupēt ziņojumus. Varat meklēt jaunajiem grupai vai ritiniet atpakaļ vēsturi, lai ātri tās apgūtu ātri, par ko ir ievietojis grupā iepriekš. Skatiet rakstu: grupas saruna programmā Outlook.

    Padoms : Ja lietotājiem joprojām vēlaties grupēt ziņojumus jāparāda savā personiskajā iesūtnē kā viņi ar adresātu sarakstu, tie ir tikai abonēt grupu, noklikšķinot uz pogas dalības programmas Outlook lentē.

  • Koplietojamo failus bibliotēkā - jūsu grupai ir SharePoint failus bibliotēkā, kur lietotāji var saglabāt, koplietošana un sadarbība, strādājot ar dokumentiem, darbgrāmatām, prezentācijas, attēlu vai cita veida failu, kas tiem nepieciešams strādāt ar. Skatiet rakstu: grupas failu koplietošana programmā Outlook 2016.

  • Kopīgots kalendārs — jūsu grupai saņem koplietojamu kalendāru, lai publicētu notikumiem, kas saistīti ar grupu. Katra grupas dalībnieka, kurš ir abonējusi grupa automātiski tiek aicināts notikumi ievietojis uz kalendāru, lai šo notikumu arī parādās savu personisko kalendāru, ja viņi to vēlas. Skatiet rakstu: plānot sapulces grupas kalendārā programmā Outlook 2016.

  • Koplietojamo piezīmju grāmatiņai - grupa automātiski ir koplietotā OneNote piezīmju grāmatiņā kur grupas dalībnieki var apkopot un kopīgs darbs ar informāciju. Daudzas grupas piezīmju grāmatiņas izmantošana, lai izveidotu dzīves wiki ar bieži uzdotos jautājumus un citi resursi. Skatiet rakstu: Darba sākšana ar OneNote 2016.

  • Viesu piekļuve - varētu ārējas kontaktpersonas pievienošana adresātu grupas pirms, bet visi viņi ieguva bija e-pastu. Ar grupām var piedāvāt viesi piekļuve e-pasta sarunām, failiem un pat koplietotu OneNote piezīmju grāmatiņu. Skatiet rakstu: Office 365 grupas Viesu piekļuve.

  • Saturs ir atrodams — grupas programmā Outlook ir publiski pēc noklusējuma, kas nozīmē, ka tie ir viegli citiem lietotājiem organizācijā atklāt un pievienoties vai pārskatīšana grupā materiāli. Ja grupa saturs ir daudz jutīgas grupas privāts, kas paslēpj saturu no dalībniekiem un ir nepieciešama grupas īpašniekam apstiprināt jebkuru pieprasījumus pievienoties varat pārslēgties.

  • Izveides pašapkalpošanās - tas nav saņemt bogged pa pieprasījumus lietotājiem izveidot grupas. Lietotāji var izveidot savas grupas, pēc vajadzības. Ja vēlaties, lai kontrolētu, kuri lietotāji jūsu organizācijā var izveidot grupām skatiet rakstā: Pārvaldība Office 365 grupas izveide.

Šie ir tikai daži līdzekļi, kas padara grupas jaudīgāku risinājums nekā adresātu grupas.

Jūsu grupu administrēšana

Office 365 piedāvā dažādus noderīgus rīkus un iespējas vairāk viegli pārvaldība un pārvalda jūsu grupas. Lai iegūtu papildinformāciju par katru no šiem pabalstiem, noklikšķiniet uz virsrakstiem zemāk.

Saglabājot direktoriju kontrolē ir svarīgs katram administratoram. Lūk, daži no Office 365 piedāvā, lai palīdzētu nodrošināt, ka vieglāk rīki:

  • Nosaukumu piešķiršanas politikas - nosaukšanas politikas atļaut definējat, kas ir, un nav pieņemami vārdi jūsu grupu. Kas neļauj lietotājiem piešķirot profāns vai aizliegtu nosaukumus grupām. Turklāt varat ieviest uzņēmuma standarta prefiksu vai sufiksu grupu nosaukumus.

    Dinamiskā dalības — dinamiskas dalības ļauj iestatīt grupas dalību kārtula, kas pievieno (vai noņem), ņemot vērā metadatus (piemēram, nodaļas vai lomu) pakalpojumā active directory grupas dalībniekus. Skatiet papildinformāciju par to, kā izveidot dinamiskas dalības lietošana atribūtus, kā izveidot uzlabotas kārtulas .

  • Slēpts dalības — ja jums ir iemesls, lai jūsu konfidenciālu, piemēram, ja dalībnieki ir studentiem grupas dalību vēlaties, varat paslēpt dalību no trešajām pusēm.

  • Izveides atļaujas - var būt daži cilvēki jūsu organizācijā, ka jūs nevēlaties, lai varētu izveidot jaunu grupu. Pastāv vairākas metodes pārvaldības izveides atļaujas direktorijā. Skatiet rakstu pārvaldītu Office 365 grupas izveide.

  • Audita žurnālu — var būt vairāk ticamības, kas ļauj lietotājiem izveidot grupas un grupas dalības pārvaldība, jo Office 365 grupas audita žurnālu ļauj izsekot, kas izveidoti vai dzēsta noteiktai grupai vai veiktas izmaiņas grupas dalību. Skatiet rakstu: meklēšanas audita piesakieties pakalpojumā Office 365 drošība un atbilstība centrēt.

Piegādes pārvaldība sniedz dažas metodes, lai apstrādāt kā ziņojumi būtu nosūtīts vai saņemts grupas. Turklāt pastāv rīkus, lai pārraudzītu šos ziņojumus plūsmas.

  • Sūtīt kā vai sūtīt vārdā - šos iestatījumus norādīto atļautu nosūtīt e-pasta, it kā tie tika no, vai ir grupas vārdā.

  • Sūtītājs ierobežojumi - šie iestatījumi ļauj kontrolēt, kas ir atļauts sūtīt ziņojumus grupai. Grupas var konfigurēt, lai atļautu e-pastu no trešajām pusēm, bet vēlaties ierobežot, tikai noteiktas trešajām pusēm.

  • Ārēja lietotāja atbalsts - uzaicinot viesi uz jūsu grupai, varat izvēlēties, lai tos iekļaut e-pasta sarunu grupā. Skatiet rakstu: Viesu piekļuve Office 365 grupām – administrēšanas palīdzība.

  • Transporta kārtulas - transporta kārtulas darba grupas tāpat, kā tie Exchange Server. Kārtulas varat meklēt ziņojumus, kas atbilst noteiktiem nosacījumiem un pēc tam veiktu darbības ar šiem ziņojumiem.

  • Pasta padomu - pasta padomu tiek parādīts lietotājiem, kamēr tās esat ziņojuma ziņas. Tie var palīdzēt samazināt NDR brīdinājums lietotāja ja savu ziņu, visticamāk, dodieties uz trešajām pusēm vai pārsniegt ziņojumu kvotas.

  • Vairāku starpniekserveru adreses - grupas var būt aizstājvārdi tāpat kā lietotāja pastkastes. Papildu starpniekservera adreses var būt parocīgs apstiprinot ziņojumi, kas nosūtīti uz tiem citi aizstājvārdi vai atvieglojat sasniegtu grupu, kas ir senas vai grūti pareizrakstības nosaukumu. Skatiet rakstu: vairāku domēnu atbalsta saņemšana pakalpojumam Office 365 grupām – administrēšanas palīdzība

  • Max sūtīšanas/saņemšanas lielums - šīs kvotas var palīdzēt samazināt problēmas ar grupu saņemšanu (vai sūtīšanas) pārāk liels ziņojumus, lai varētu labāk pārvaldīt glabāšanas un joslas platuma prasībām.

Office 365 piedāvā daži rīki, lai pārvaldītu satura veidu, kas tiek koplietota jūsu grupai.

  • Lietošanas norādījumi - varēsit definēšana lietošanas norādījumi par Office 365 grupas — lai Izglītojiet jūsu lietotājus par labāko praksi, kas palīdz uzturēt savas grupas efektīvu un Izglītojiet tos iekšējā satura politiku. Piemēru skatiet sadaļā: Lietošanas norādījumi par Microsoft klientiem un partneriem.

  • Datu klasifikācija - varēsit izveidot pielāgojama datu klasifikācijas sistēmu Office 365 grupas, kas ļauj atdalīšana grupām, politikas tips (piemēram, "neklasificētu", "corporate konfidenciālu" vai "augšējā slepena"). Šādā veidā, jūsu grupas var radīt citu saturu, organizācijas politikas. Paplašināmā politika ļauj konfigurēt galapunktu, ko sauc ikreiz, kad grupa ir izveidots vai modificēts organizācijas — un pēc tam var ieviest savas grupas izveides politikas vai mainīt.

Izmaiņu pārvaldība

Lietotājiem ir neērti ar mainīt dažreiz, tāpēc ir svarīgi, lai sazinātos ar esošus dalībniekus adresātu sarakstu, lai informētu, ko sagaidīt. Lūk, daži no jums vajadzētu iekļaut šo ziņojumu, kā arī dažas atbildes jums noderēs informāciju:

Kas ir grupas programmā Outlook

Office 365 grupas programmā Outlook ir viena sadarbības risinājumu komandas/grupām, kuras vēlaties koplietot diskusijas, failus, kalendārus un piezīmes vienotā veidā, kas ir viegli atrast.  Iespējams, ka vienu labāko līdzeklis ir iesūtnes grupas uztur vēsturei diskusijas, atvieglojot to meklēt iepriekšējās diskusijas.

Kāpēc mēs padarītu šīs izmaiņas?

Lietotāji bieži pieprasījāt iespēju meklēt ziņojumus, kuri nosūtīti mūsu adresātu sarakstam, lai atrastu informāciju, kas ir apspriests iepriekš. Jaunināšanas adresātu sarakstu grupai nozīmē, ka lietotāji nav jālūdz vai atbildiet uz tiem pašiem jautājumiem atkal un atkal.

Jauna grupa tiks iekļauta arī kalendāra mūsu grupas notikumu, koplietotos failus bibliotēkai un OneNote piezīmju grāmatiņu, kur mēs varam sadarboties un iegūstiet informāciju turpmākai izmantošanai.

Būtu jādara nekas, lai pievienoties šai grupai, ja es jau bija iekļauts adresātu sarakstam?

Nē, ja jums jau bija iekļauts adresātu sarakstu automātiski jūs jaunas grupas dalībnieks.

Kā piekļūt jaunu grupu programmā Outlook? Outlook tīmeklī?

Lai piekļūtu jaunu grupu programmā Outlook dodieties uz grupu kategorijas, lai navigācijas rūts apakšā pa kreisi. Ja bieži izmantojat šo grupu, apsveriet acīs kā izlases elementa, ar peles labo pogu noklikšķinot uz to un izvēloties opciju Rādīt kā izlases.

Turklāt ir pieejami bezmaksas mobilie klienti Office 365 grupu par katru mobilā platforma (iOS, Android, utt.) lai varētu viegli piekļūt grupas, esot ceļā.

Nevar vēl tikai pa e-pastu

jā, protams. Pašu e-pasta aizstājvārdu izmantojāt adresātu saraksta joprojām darbosies tikai precīza grupai programmā Outlook.

Vairāk papildinformācijas

Neaizmirstiet paziņot, kad ir veiktas šīs izmaiņas un kurš tās jāsazinās, ja tie ir papildu jautājumi.

Migrēšana adresātu saraksti

Gatavs jaunināt savu adresātu sarakstu grupai? Skatiet migrēšana adresātu sarakstus, lai Office 365 grupām – administrēšanas palīdzība.

Kādas ir nākamās darbības?

Kad esat jauninājis savu adresātu grupu Office 365 grupai ir dažas sekojuma uzdevumi, ko vēlaties darīt, lai nodrošinātu, ka tas ir vienmērīgi.

  • Sazināties ar saviem lietotājiem - izvēles ar tiem tūlīt pēc tam, kad jaunināšana ir pabeigta, un pēc tam atkal dažas dienas vēlāk. Rāda, ka esat klausīšanās un reaģēt uz jautājumi, tie var būt būs iet tālu, lai to apmierināts un ērti ar izmaiņām.

  • Pārraudzīt engagement atskaites - Office 365 administrēšanas portālā ir daži labi atskaites, kurās var parādīt, cik daudz lietotāji izmanto grupu, cik bieži un to, ko viņi izmanto līdzekļus. Šīs atskaites var palīdzēt noformēt jūsu pārraudzība un lietotāju apmācībai, kā arī izcelt, kur lietotāji kļūst vislielāko vērtību no jauna grupa. Skatiet rakstu: aktivitātes ziņojumus Office 365 administrēšanas centrā.

  • Koplietot savu pieredzi - ļaujiet citām komandām uzņēmumā zināt, ka jaunināšanas adresātu grupu un kādas darbības veicāt, lai padarītu to sekmīga! Koplietošanas informācija var palīdzēt tiem citas komandas sekot jūsu piemērs un ir sekmīga jauninājums savas.

Skatiet arī

Ir jautājumi par Office 365 grupas?

Apmeklējiet Microsoft Office 365 grupas tehnoloģijas Kopienas.

Mēs uzklausām

Šajā rakstā Pēdējoreiz atjaunināts uz 24. maijs 2017 saskaņā ar jūsu atsauksmes. Atrodot, ka to vadītais ir noderīga informācija un it īpaši, ja neesat, lūdzu, noklikšķiniet uz tālāk atsauksmes vadīklas un atstāt mums dažus prakses radītu komentārus, lai mēs varētu turpināt, lai uzlabotu to. paldies!

Piezīme : Mašīntulkošanas atruna. Šo rakstu ir tulkojusi datorsistēma bez cilvēka iejaukšanās. Microsoft piedāvā šos mašīntulkojumus, lai palīdzētu angliski nerunājošajiem lietotājiem izmanot saturu par Microsoft produktiem, pakalpojumiem un tehnoloģijām. Tā kā šis raksts ir mašīntulkots, tajā var būt leksikas, sintakses un gramatikas kļūdas.

Paplašiniet savas prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×