Kāpēc jāveic adresātu sarakstu jaunināšana uz grupām programmā Outlook

Gadu organizācijās ir izmantotas adresātu grupas, lai sazinātos un sadarbotos ar personu grupām gan uzņēmumā, gan ārpus tās. Tagad tomēr Office 365 grupas programmā Outlook piedāvā jaudīgāku risinājumu sadarbībai.

Padoms.: Ja meklējat informāciju par Outlook kontaktpersonu grupu izmantošanu, lai nosūtītu e-pasta ziņojumu uz personu sarakstu, piemēram, draugu grupu, skatiet rakstu kontaktpersonu grupas vai adresātu saraksta izveide programmā Outlook darbam ar PC datoru.

Kas ir Office 365 grupas?

Iestatot Office 365 grupu programmā Outlook, varat izvēlēties to lietotāju kopu, ar kuriem vēlaties sadarboties, un vienkārši iestatīt resursu kolekciju, kas lietotājiem jākopīgo. Jums nav jāuztraucas par to, ka manuāli jāpiešķir atļaujas visiem šiem resursiem, jo dalībnieki tiek automātiski pievienoti grupai.

Šie papildu resursi ir šādi:

  • Koplietotā Iesūtne — vietā, kur parasti ir jūsu adresātu sarakstos lietotās sarunas. Šī koplietotā Iesūtne ir pilnībā meklējama, un tas izveido dzīves arhīvu no grupas ziņojumiem. Grupas jaunpienācēji var meklēt vai ritināt vēsturi, lai ātri pārietu ātrāk par to, kas ir publicēts iepriekš grupā. Skatiet rakstu: grupas saruna programmā Outlook.

    Padoms.: Ja jūsu lietotāji joprojām vēlas, lai grupas ziņojumi tiktu rādīti viņu personiskajā iesūtnē, tāpat kā adresātu sarakstā, viņiem ir tikai jāabonē grupai, noklikšķinot uz dalības pogas Outlook lentē.

  • Koplietoto failu bibliotēka — jūsu grupai ir SharePoint failu bibliotēka, kur lietotāji var glabāt, koplietot un kopīgi strādāt ar dokumentiem, darbgrāmatām, prezentācijām, attēliem vai jebkura cita veida failiem, kuriem ir jāstrādā. Skatiet rakstu: grupas failu kopīgošana.

  • Koplietots kalendārs — jūsu grupa saņem koplietotu kalendāru, lai izliktu ar grupu saistītus notikumus. Katrs dalībnieks, kurš ir abonējis grupu, tiek automātiski uzaicināts uz kalendārā publicētajiem notikumiem, lai šie notikumi varētu tikt rādīti arī to personiskajos kalendāros, ja tie vēlas. Skatiet rakstu sapulces plānošana grupas kalendārā programmā Outlook.

  • Koplietota OneNote piezīmju grāmatiņa — grupai automātiski ir koplietota OneNote piezīmju grāmatiņa, kurā grupas dalībnieki var savākt un kopīgi strādāt ar informāciju. Daudzas grupas izmanto piezīmju grāmatiņu, lai izveidotu dzīvu wiki ar bieži uzdotiem jautājumiem un citiem resursiem.

  • Viesu piekļuve — jūs varat pievienot ārējas kontaktpersonas adresātu grupām pirms, bet viss, ko saņēmu, bija e-pasta ziņojums. Izmantojot grupas, varat piedāvāt viesiem piekļuvi e-pasta sarunām, failiem un pat koplietotajai OneNote piezīmju grāmatiņai. Skatiet rakstu: Viesu piekļuve pakalpojumā Office 365 groups.

  • Saturs ir atklājamas — grupas programmā Outlook pēc noklusējuma ir publiskas, kas nozīmē, ka tās ir viegli citām personām jūsu organizācijā, lai atklātu un pievienotos vai pārskatītu šīs grupas materiālus. Ja grupas saturs ir jutīgāks, varat pārslēgt grupu uz Privāts, kas paslēpj saturu no dalībniekiem, kas nav dalībnieki, un prasa grupas īpašniekam apstiprināt jebkurus pievienotos pieprasījumus.

  • Patstāvīgi izmantojama izveide — tai nav jātiek ierakstīta lietotāju pieprasījumi, lai izveidotu grupas. Pēc nepieciešamības lietotāji var izveidot savas grupas. Ja vēlaties kontrolēt, kuri lietotāji jūsu organizācijā var izveidot grupas, skatiet rakstu Viesu piekļuve pakalpojumā Office 365 groups.

Šie ir tikai daži līdzekļi, kas grupām nodrošina jaudīgāku risinājumu nekā adresātu grupas.

Grupu administrēšana

Office 365 piedāvā vairākus noderīgus rīkus un iespējas vieglākai grupu pārvaldībai un administrēšanai. Lai iegūtu papildinformāciju par katru no šīm priekšrocībām, noklikšķiniet uz tālāk norādītajiem virsrakstiem.

Ņemot vērā, ka jūsu direktorija vadība ir saistīta ar ikvienu administratoru. Tālāk ir norādīti daži rīki, ko Office 365 piedāvā, lai atvieglotu tālāk norādītās darbības.

  • Nosaukumu piešķiršanas politikas -nosaukumdošanas politikas ļauj definēt, kas ir un kuras nav pieņemamas jūsu grupu nosaukumi. Tas neļauj lietotājiem piešķirt vulgārus vai neaizliegtus vārdus grupās. Turklāt varat izpildīt uzņēmuma standarta prefiksus vai sufiksus grupu nosaukumos.

    Dinamiskā dalība — dinamiskā dalība ļauj iestatīt grupu dalību pēc kārtulas, kas pievieno (vai noņem) grupas dalībniekus, ņemot vērā metadatus (piemēram, nodaļu vai lomu) savā Active Directory. Papildinformāciju par dinamiskās dalības izveidi skatiet rakstā atribūtu izmantošana, lai izveidotu papildu kārtulas .

  • Slēptā dalība — ja vēlaties, lai jūsu grupas dalība būtu konfidenciāla, piemēram, ja dalībnieki ir studenti, varat paslēpt dalību no ārējām pusēm.

  • Izveides atļaujas — var būt dažas personas jūsu organizācijā, kuras nevēlaties, lai varētu izveidot jaunas grupas. Ir vairāki paņēmieni, kā pārvaldīt izveides atļaujas jūsu direktorijā. Skatiet rakstu Office 365 grupu izveides pārvaldība.

  • Audita žurnāli — jums var būt lielāka uzticēšanās, ļaujot lietotājiem izveidot grupas un pārvaldīt dalību grupā, jo Office 365 grupu audita žurnāli sniedz iespēju izsekot, kuri ir radījuši vai izdzēsis noteiktu grupu vai veicis izmaiņas grupas sastāvā. Skatiet rakstu: meklēšanas audita žurnāls Office 365 drošības & atbilstības centrā.

Piegādes pārvaldība sniedz dažas metodes, kā rīkoties, kā ziņojumi ir jānosūta vai jāsaņem grupai. Turklāt ir pieejami rīki šo ziņojumu plūsmas pārraudzībai.

  • Sūtīt kā vai sūtīt, izmantojot šos iestatījumus: atļaujiet konkrētiem lietotājiem nosūtīt e-pasta ziņojumus tā, it kā tie būtu no grupas vai ir to vārdā.

  • Sūtītāja ierobežojumi — šie iestatījumi ļauj kontrolēt to, kam ir atļauts sūtīt ziņojumus šai grupai. Grupu var konfigurēt, lai atļautu e-pasta ziņojumus no ārējām personām, taču, iespējams, vēlēsities ierobežot, ka tikai noteiktām ārējām pusēm.

  • Ārēja lietotāja atbalsts -uzaicinot viesus pievienoties grupai, varat izvēlēties, vai tie ir iekļauti grupas e-pasta sarunās. Skatiet rakstu: Viesu piekļuve pakalpojumā Office 365 groups.

  • Transporta kārtulas — transporta kārtulas darbojas grupās tieši tāpat kā jūsu Exchange serverim. Kārtulas var meklēt ziņojumus, kas atbilst konkrētiem nosacījumiem, un pēc tam var veikt darbības ar šiem ziņojumiem.

  • Pasta AutoDiscover -pasta Autodiscover ir ziņojumi, kas lietotājiem tiek parādīti, kamēr tie veido ziņojumu. Tās var palīdzēt samazināt NDR, brīdinot lietotāju, ja viņu ziņojumos var tikt sūtītas ārējas personas vai pārsniegtas ziņojumu kvotas.

  • Vairāku starpniekserveru adreses — grupai var būt aizstājvārdi tāpat kā lietotāja pastkaste. Papildu starpniekservera adreses var būt parocīgas, lai akceptētu ziņojumus, kas tiek sūtīti šiem citiem aizstājvārdiem, vai vienkāršākai grupai, kurai ir garš vai grūti izskaidrot nosaukumu. Skatiet rakstu: vairāku domēnu atbalsts Office 365 grupām — administrēšanas palīdzība

  • Maksimālais sūtīšanas/saņemšanas lielums — šīs kvotas var palīdzēt samazināt problēmas ar grupu, kas saņem (vai sūta) ļoti lielus ziņojumus, lai labāk pārvaldītu krātuves un joslas platuma prasības.

Office 365 nodrošina arī dažus rīkus, kas ļauj pārvaldīt saturu, kas tiek koplietots jūsu grupā.

  • Lietošanas norādījumi — varat definēt lietošanas vadlīnijas Office 365 grupām, lai izglītotu lietotājus par paraugpraksi, kas palīdz uzturēt grupu efektīvus un izglītot tos iekšējā satura politikās. Piemēram, skatiet rakstu Microsoft klientu un partneru lietošanas vadlīnijas.

  • Datu klasifikācija — jūs varēsit izveidot pielāgojamas datu klasifikācijas sistēmas Office 365 grupām, kas atļauj grupu atdalīšanu pēc politikas tipa (piemēram, "neklasificēts", "korporatīvā konfidencialitāte" vai "augšējais noslēpums"). Šādā veidā jūsu grupas var uzrādīt citas jūsu organizācijas satura politikas. Paplašināmā politika ļauj organizācijai konfigurēt galapunktu, kas tiek saukts, kad grupa ir izveidota vai mainīta, un pēc tam varat ieviest savas grupas izveides vai mainīšanas politikas.

Izmaiņu pārvaldība

Lietotājiem dažkārt ir neērti veikt izmaiņas, tāpēc ir svarīgi sazināties ar esošajiem adresātu sarakstu dalībniekiem, lai informētu par gaidītajiem. Šeit ir informācija, kas ir jāiekļauj šajā ziņojumā, kā arī dažas atbildes, kuras var būt noderīgas:

Kas ir grupas programmā Outlook?

Office 365 grupas programmā Outlook ir vienots sadarbības risinājums grupām/grupām, kas vēlas izveidot vietu diskusiju, failu, kalendāru un piezīmju koplietošanai vienotā veidā, ko ir viegli atrast.  Iespējams, ka viens labākais līdzeklis ir tas, ka grupas iesūtnē ir saglabāta diskusiju vēsture, atvieglojot iepriekšējo diskusiju meklēšanu.

Kāpēc tika veiktas šīs izmaiņas?

Cilvēki bieži pieprasīja iespēju meklēt ziņojumus, kas publicēti mūsu adresātu sarakstā, lai atrastu informāciju, kas ir apspriesta pagātnē. Adresātu saraksta jaunināšana grupai nozīmē, ka cilvēkiem nav jālūdz vai jāatbild uz tiem pašiem jautājumiem, kas ir vecāki.

Arī jaunajā grupā būs iekļauts kalendārs mūsu grupas pasākumiem, koplietojamai failu bibliotēkai un OneNote piezīmju grāmatiņai, kurā varam sadarboties un ievākt informāciju turpmākai atsaucei.

Vai man ir jādara kaut kas, lai pievienotos šai grupai, ja jau esmu adresātu saraksta dalībnieks?

Nē, ja jūs jau esat adresātu saraksta dalībnieks, jūs automātiski kļūstat par jaunās grupas dalībnieku.

Kā var piekļūt jaunajai grupai programmā Outlook? Kā ar Outlook tīmeklī?

Lai piekļūtu jaunajai grupai programmā Outlook, dodieties uz kategoriju grupas, kas atrodas kreisās puses navigācijas rūts apakšdaļā. Ja izmantojat šo grupu, bieži apsveriet iespēju to pievienot izlasei, ar peles labo pogu noklikšķinot uz vienuma un izvēloties Rādīt kā izlasesvienumu.

Turklāt pakalpojumā Office 365 grupām ir pieejami bezmaksas mobilie klienti, kas pieejama katrā mobilajā platformā (iOS, Android u.c.), lai jūs varētu viegli piekļūt grupai, esot ceļā.

Nevaru vēl tikai e-pastu

jā, protams. To pašu e-pasta aizstājvārdu, ko izmantojāt adresātu sarakstam, joprojām darbojas tikai par grupu programmā Outlook.

Vairāk papildinformācijas

Neaizmirstiet viņiem paziņot, kad šīs izmaiņas notiks un kurām personām jāsazinās, ja tām ir jautājumi.

Adresātu sarakstu migrēšana

Vai esat gatavs jaunināt adresātu sarakstu uz grupu? Skatiet sadaļu adresātu sarakstu migrēšana uz Office 365 grupām — administrēšanas palīdzība.

Kas tālāk?

Pēc tam, kad savu adresātu grupu jauninājāt uz Office 365 grupu, ir daži sekojuma uzdevumi, kurus, iespējams, vēlēsities veikt, lai nodrošinātu vienmērīgu norisi.

  • Sekošana lietotājiem — atdošana ar tiem uzreiz pēc jaunināšanas pabeigšanas un pēc tam atkal pēc dažām dienām. Tiek rādīts, ka klausāties un reaģējat uz jebkuriem jautājumiem, kas viņiem varētu būt ļoti līdzīgi, lai padarītu viņus laimīgus un ērtus ar izmaiņām.

  • Iesaistīšanās atskaišu pārraudzība — Office 365 administrēšanas portālā ir dažas labas atskaites, kas var parādīt, cik daudz lietotāju izmanto grupu, cik bieži un kādus līdzekļus tie izmanto. Šīs atskaites var palīdzēt noformēt savu sekojuma un lietotāju apmācību, kā arī izceltu, kur jūsu lietotāji iegūst vislielāko vērtību no jaunās grupas. Skatiet rakstu: aktivitāšu atskaites Microsoft 365 administrēšanas centrā.

  • Kopīgojiet savu pieredzi – informējiet citas darba grupas savā uzņēmumā par to, ka esat jauninājis savu adresātu grupu un kādas darbības esat veicis, lai to izdarītu veiksmīgi! Kopīgojot šo informāciju, varat palīdzēt šīm citām grupām sekot jūsu piemēram un veiksmīgi veikt to jaunināšanu.

Skatiet arī

Vai jums ir jautājumi par Office 365 grupām?

Apmeklējiet Microsoft Office 365 grupu tehnoloģiju Kopienu.

Mēs uzklausām

Šis raksts pēdējoreiz tika atjaunināts 2017. gada 22. decembrī, izmantojot savas atsauksmes. Ja konstatējat, ka tā ir norādījusi jums noderīgu informāciju, un it īpaši, ja neesat to izdarījis, lūdzu, noklikšķiniet uz tālāk norādītajām atsauksmju vadīklām un atstājiet dažus konstruktīvus komentārus, lai mēs varētu turpināt to uzlabot. Paldies!

Piezīme.:  Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai jūs varat mūs informēt, vai informācija bija noderīga? Šeit ir raksts angļu valodā jūsu atsaucei.​

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×