Izmantojiet Office 365 grupas, nevis vietnes pastkastes

Svarīgi!:  Šis raksts ir mašīntulkots, skatiet atrunu. Lūdzu, skatiet šī raksta versiju angļu valodā šeit jūsu informācijai.

Vietnes pastkastes izmanto daudzas organizācijas, kā to sadarbības rīku izvēle. Tas jau ir ar kopējo pastkasti, lai palīdzētu jums koordinēšanai un saglabājiet grupas vai projekta saistīto e-pasta vienuviet un SharePoint vietnē jūsu kopējo failu glabāšanai. Tomēr, kā veids, kā cilvēki sadarbojies ir mainījies gadu, klientiem ir jānorāda risinājumu, kas paaugstina vairāk aktīvas sadarbības formu. Tāpēc mēs ir novecojusi vietnes pastkastes un iesakām pārvietot uz Office 365 grupas, kas piedāvā daudz lielākas sadarbības iespējas.

Lai iegūtu papildinformāciju par šo lēmumu skatiet Vietnes pastkastes izslēgšanas.

Grupām pakalpojumā Office 365 ļauj cilvēkiem, ka vēlaties sadarboties ar un viegli izveidot dažādu resursu šīs personas koplietot kolekcija kopas izvēle. Jums nav jāuztraucas par atļauju manuāli piešķiršana šos resursus, jo pievienojot dalībniekus grupai automātiski dod viņiem atļaujas, kas tiem nepieciešams rīki jūsu grupai nodrošina.

Office 365 grupas pārsniedz vietnes pastkastes piedāvāt un ietver:

  • Viesu piekļuve — nevarēja nodrošināt cilvēkiem ārpus jūsu organizācijas piekļuvi vietnes pastkastēm. Ar grupām var piedāvāt viesi piekļuvi e-pasta sarunām, failiem un pat koplietotu OneNote piezīmju grāmatiņu.

  • Koplietojamo mapi Iesūtne - kur notiks sarunas pastkastē parasti ir. Šīs koplietojamās iesūtnes ir pilnībā meklējams, tāpēc tas rada dzīves arhīva grupas ziņojumu. Varat meklēt jaunajiem grupai vai ritiniet atpakaļ vēsturi, lai ātri tās apgūtu ātri par to, kas tiek izplatīta ar grupu iepriekš.

  • Koplietotie faili bibliotēka — jūsu grupai ir SharePoint failus bibliotēkā, kur lietotāji var saglabāt, koplietošana un sadarbība, strādājot ar dokumentiem, darbgrāmatām, prezentācijas, attēlu vai cita veida failu, kas tiem nepieciešams strādāt ar.

  • Kopīgots Kalendārs — jūsu grupai saņem koplietojamu kalendāru, lai publicētu notikumiem, kas saistīti ar grupu. Katra grupas dalībnieka, kurš ir abonējusi grupas automātiski tiek aicināts notikumi ievietojis uz kalendāru, lai šo notikumu arī parādās savus kalendārus Office 365, ja viņi to vēlas.

  • Koplietotu OneNote piezīmju grāmatiņu - grupa automātiski ir koplietota OneNote piezīmju grāmatiņa kur grupas dalībnieki var apkopot un kopīgs darbs ar informāciju. Daudzas grupas piezīmju grāmatiņas izmantošana, lai izveidotu dzīves wiki ar bieži uzdotos jautājumus un citi resursi.

  • Saturs ir atrodams — grupas programmā Outlook ir publiski savā organizācijā pēc noklusējuma, kas nozīmē, ka tie ir viegli citiem lietotājiem organizācijā atklāt un pievienoties vai pārskatīšana grupā materiāli. Ja grupa saturs ir daudz jutīgas grupas privāts, kas paslēpj saturu no dalībniekiem un ir nepieciešama grupas īpašniekam apstiprināt jebkuru pieprasījumus pievienoties varat pārslēgties.

  • Izveides pašapkalpošanās - administratori nav saņemt bogged pa pieprasījumus lietotājiem izveidot grupas. Lietotāji var izveidot savas grupas, pēc vajadzības. Ja vēlaties, lai kontrolētu, kuri lietotāji jūsu organizācijā var izveidot grupām skatiet rakstā vadīklu, kas var izveidot Office 365 grupas.

Direktorija pārvaldības

Saglabājot direktoriju kontrolē ir svarīgs katram administratoram. Lūk, daži no Office 365 grupas piedāvā palīdzību, kas atvieglotu rīki:

  • Nosaukumu piešķiršanas politikas - nosaukumu piešķiršanas politikas ļauj definēt, kādas ir, un nav pieņemami vārdi jūsu grupu. Kas neļauj lietotājiem piešķirot profāns vai aizliegtu nosaukumus grupām. Turklāt var ieviest uzņēmuma standarta prefiksu vai sufiksu grupu nosaukumus.

  • Dinamiskā dalība - dinamiskās dalības ļauj iestatīt grupas dalību kārtula, kas pievieno (vai noņem), ņemot vērā metadatus (piemēram, nodaļas vai lomu) pakalpojumā active directory grupas dalībniekus.

  • Paslēptas grupas dalību — ja jums ir iemesla dēļ vēlaties jūsu konfidenciālu, piemēram, ja dalībnieki ir studentiem grupas dalībnieku sarakstu, var paslēpt dalībnieku sarakstu no trešajām pusēm.

  • Izveides atļaujas - tur var būt daži personām jūsu organizācijā, ka jūs nevēlaties, lai varētu izveidot jaunu grupu. Pastāv vairākas metodes pārvaldības izveides atļaujas direktorijā.

  • Audita žurnālu - var būt vairāk ticamības, kas ļauj lietotājiem izveidot grupas un grupas dalības pārvaldība, jo Office 365 grupas audita žurnālu ļauj izsekot, kas izveidoti vai dzēst noteiktai grupai vai veiktas izmaiņas grupas dalību.

Piegādes pārvaldība

Piegādes pārvaldība sniedz dažas metodes, lai apstrādātu kā ziņojumi būtu nosūtīts vai saņemts grupas. Turklāt pastāv rīkus, lai pārraudzītu šos ziņojumus plūsmas.

  • Sūtīt kā vai sūtīt vārdā - šos iestatījumus norādīto atļautu nosūtīt e-pasta, it kā tie tika no, vai ir grupas vārdā.

  • Sūtītāja ierobežojumi - šie iestatījumi ļauj kontrolēt, kas ir atļauts sūtīt ziņojumus grupai. Grupas var konfigurēt, lai atļautu e-pastu no trešajām pusēm, bet vēlaties ierobežot, tikai noteiktas trešajām pusēm.

  • Ārējo lietotāju atbalsts -, uzaicinot viesi uz jūsu grupai, varat izvēlēties, lai tos iekļaut e-pasta sarunu grupā.

  • Transporta kārtulas - transporta kārtulas darbojas grupām, tāpat kā Exchange. Kārtulas varat meklēt ziņojumus, kas atbilst noteiktiem nosacījumiem un pēc tam rīkoties saskaņā ar šo ziņojumu.

  • Pasta padomu - pasta padomu ir ziņas, kas tiek rādīta lietotājiem, kamēr tās esat veidojat ziņojumu. Tie var palīdzēt samazināt NDR brīdinājums lietotāja ja savu ziņu, visticamāk, dodieties uz trešajām pusēm vai pārsniegt ziņojumu kvotas.

  • Vairāku starpniekserveru adreses - grupas var būt aizstājvārdi tāpat kā lietotāja pastkastes. Papildu starpniekservera adreses var būt parocīgs akceptēšanai ziņojumi, kas nosūtīti uz tiem citi aizstājvārdi vai atvieglojat sasniegtu grupu, kas ir senas vai grūti pareizrakstības nosaukumu.

  • Max sūtīt/saņemt lielums - šīs kvotas var palīdzēt samazināt problēmas ar grupu saņemšanu (vai sūtīšanas) pārāk liels ziņojumus, lai varētu labāk pārvaldīt glabāšanas un joslas platuma prasībām.

Satura politiku

Office 365 piedāvā daži rīki, lai pārvaldītu satura veidu, kas tiek koplietota jūsu grupai.

Lietošanas norādījumi - varēsit definēšana lietošanas norādījumi par Office 365 grupas — lai Izglītojiet jūsu lietotājus par labāko praksi, kas palīdz uzturēt savas grupas efektīvu un Izglītojiet tos iekšējā satura politiku. Piemēru skatiet sadaļā: Lietošanas norādījumi par Microsoft klientiem un partneriem.

Datu klasifikācija - varēsit izveidot pielāgojamu datu klasifikācijas sistēmu Office 365 grupas, kas ļauj atdalīšanu grupu politikas tips (piemēram, "neklasificētu", "korporatīvo konfidenciālu" vai "augšējā slepena"). Šādā veidā, jūsu grupas var radīt citu saturu, organizācijas politikas. Paplašināmā politika ļauj konfigurēt galapunktu, ko sauc ikreiz, kad grupa ir izveidots vai modificēts organizācijas — un pēc tam var ieviest savas grupas izveides politikas vai mainīt.

Kāpēc mēs padarītu šīs izmaiņas?

Vietnes pastkastes ieteicams pasīvo sadarbības formu. Ar sadarbības kļūst vairāk kritiski modernu komandām, mūsu klienti ir arvien lūdzot risinājumus, kas nodrošina vairāk aktīvas sadarbības pieredzi. Tāpēc mēs izlemts aiziet vietnes pastkastes un veicināt grupu lietošana.

Darba sākšana ar grupu ir viegli un var būt izveidota un darbojas minūtēs.

Izveidot SharePoint Online grupas vietnes, kas ir iekļauts Office 365 grupas, veicot šādas darbības:

  1. Dodieties uz SharePoint Online. Jūs varat nokļūt, pierakstoties sistēmā Office 365 portālu, vietnē https://www.office.com, pēc tam noklikšķiniet uz lietojumprogrammu palaidēja pārlūkprogrammas augšējā labajā stūrī.

  2. Noklikšķiniet uz + izveidot vietnes sākumlapā SharePoint un izvēlieties Grupas vietnē

  3. Ievadiet jauno grupas vietnes nosaukumu un aprakstu, rūtī, kas uznirst. Aizpildiet visus laukus jūsu organizācija ir nepieciešama un noklikšķiniet uz Next (tālāk).

  4. Īpašniekus un dalībniekus pievienošana vietnei šādi rūtī un noklikšķiniet uz Pabeigt. Varat izvēlēties pievienot pašu dalībniekus, kas pieder jūsu klasiskajā pieredzi grupas vietnē.

Jaunizveidotajam SharePoint Online grupas vietnes tagad ir gatava lietošanai. Papildinformāciju skatiet rakstā izveidot grupas vietne pakalpojumā SharePoint Online .

Lai piekļūtu savām grupām, noklikšķiniet uz lietojumprogrammu palaidēja un dodieties uz pasts. Atradīsit grupu cilni sadaļā mapes un grupas tiks izveidots ar tādu pašu nosaukumu kā SharePoint vietnes nosaukums. Šīs grupas mājas koplietojamās pastkastes atstarpi sarunu cilnes faili, kas piešķir quick skatīt dokumentus lapas no SharePoint vietnes, grupas kalendāru un piezīmju grāmatiņu, kuru var apskatīt arī no SharePoint vietnes veidlapā.

Tagad esat gatavs izmantot grupu.

Kā ar manu esošo vietnes pastkastes?

Mēs saprotam, ka daži no jums var būt kritiskiem datu jūsu vietnes pastkastēm, kas jums būs nepieciešams nepārtrauktību jūsu darbībām. Esošās vietnes pastkastes joprojām darbojas kā iepriekš pagaidām.

Kā rīkoties, ja tiek izmantots Project Online?

Ja jums ir Project Online klientu, iespējams, nevarēsit izveidot savienojumu ar SharePoint Online grupas vietnes. Tomēr, varat turpināt izmantot klasisko pieredzi projekta grupas vietnes, kas turpina darboties mīnus iespēju izveidot jaunu vietnes pastkasti. Ja jums ir nepieciešams pasta sūtījumu risinājumu, kā arī vietnes, ieteicams izveidot jaunu Office 365 grupu un izmantot to par e-pasta. Papildinformāciju skatiet rakstā grupas izveidošana programmā Outlook .

Mēs pašreiz strādā ilgtermiņa risinājumu un paziņos, kad esam izšķirtspēju.

Kādas ir nākamās darbības?

Novembrī mums ir procedūru, kas palīdzēs esošās SharePoint grupas vietnes savienošana ar Office 365 grupas. Tas novērsīs vajadzību jaunu SharePoint Online grupas vietnes izveidei no pašiem pamatiem. Papildinformāciju skatiet rakstā jaunu SharePoint un OneDrive iespējas paātrināt ciparu transformācijas . Pa to laiku, mēs iesakām izmantot grupas scenārijos, ja iespējams, esat izveidojis jaunu vietnes pastkasti.

Papildinformācija

Mēs uzklausām

Šajā rakstā pēdējo reizi tika atjaunināts 2 augusts 2017 saskaņā ar jūsu komentārus. Ja šī informācija atradis noderīgi un it īpaši, ja neesat, lūdzu, izmantojiet tālāk atsauksmes vadīklas dariet mums zināt, kā mēs varam padarīt labāk.

Piezīme.: Mašīntulkošanas atruna. Šo rakstu ir tulkojusi datorsistēma bez cilvēka iejaukšanās. Microsoft piedāvā šos mašīntulkojumus, lai palīdzētu angliski nerunājošajiem lietotājiem izmanot saturu par Microsoft produktiem, pakalpojumiem un tehnoloģijām. Tā kā šis raksts ir mašīntulkots, tajā var būt leksikas, sintakses un gramatikas kļūdas.

Paplašiniet savas prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×