Informācijas pārvaldības politikas līdzekļu konfigurācija

Piezīme.:  Mēs vēlamies sniegt jums visjaunāko palīdzības saturu jūsu valodā, cik vien ātri to varam. Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai lapas lejasdaļā varat mums pavēstīt, vai informācija jums noderēja? Ērtai atsaucei šeit ir šis raksts angļu valodā .

Vietņu administratoriem var būt piekļuve visiem tālāk minētajiem līdzekļiem vai dažiem no tiem, atkarībā no tā, kādi informācijas pārvaldības līdzekļi ir iespējoti centrālajā administrēšanā. Var būt arī papildu pielāgoti līdzekļi, kas ir izveidoti speciāli jūsu uzņēmumam.

Iespējamās darbības

Lapas politikas rediģēšana atvēršana

Uzziniet par etiķešu politikas līdzekļa

Etiķešu pievienošana politikai

Notikumu auditēšanas pievienošana politikai

Svītrkodu pievienošana politikai

Vienuma saglabāšana un termiņa līdzekļu pievienošana politiku

Lapas Politikas rediģēšana atvēršana

Lapas Politikas rediģēšana var piekļūt no vietņu kolekcijas politikas vai no politikas, kas ir pievienota vietnes satura tipam.

Lapas Politikas rediģēšana atvēršana no vietņu kolekcijas politikas

  1. Vietņu kolekcijas sākumlapā noklikšķiniet uz Vietnes darbības, norādiet uz Vietnes iestatījumi un pēc tam noklikšķiniet uz Modificēt visus vietnes iestatījumus.

  2. Lapas Vietnes iestatījumi sadaļā Vietņu kolekcijas administrēšana noklikšķiniet uz vietņu kolekcijas politikas.

  3. Atlasiet politiku, kuras līdzekļus vēlaties konfigurēt.

Lapas Politikas rediģēšana atvēršana no satura tipa politikas

  1. Vietņu kolekcijas sākumlapā noklikšķiniet uz Vietnes darbības, norādiet uz Vietnes iestatījumi un pēc tam noklikšķiniet uz Modificēt visus vietnes iestatījumus.

  2. Lapas Vietnes iestatījumi sadaļā galerijas noklikšķiniet uz vietnes satura tipi.

  3. Atlasiet satura tipu, ar kuru politika ir saistīta, un pēc tam noklikšķiniet uz Informācijas pārvaldības politikas iestatījumi.

  4. Noklikšķiniet uz definēt politiku , lai atvērtu satura tipa lapas Politikas rediģēšana .

Uz lapas sākumu

Informācija par etiķešu politikas līdzekli

Etiķešu politikas līdzeklis ļauj vietņu administratoriem veidot vienotas etiķetes Microsoft Office 2007. gada sistēma dokumentiem. Etiķetes noder, lai nodrošinātu, ka informācija par dokumenta rekvizītiem tiek pievienota dokumentam tā drukāšanas laikā. Etiķetē var iekļaut kolonnās glabātos vienuma rekvizītus, piemēram, faila nosaukumu, autoru, izveides datumu, statusu, projekta nosaukumu un grafika informāciju.

Pēc noklusējuma etiķetes tiek parādītas dokumenta galvenē Tomēr lietotāji var ievietot etiķeti jebkurā vietā dokumentā, izmantojot cilni IevietotOffice 2007. gada laidiens programmās, piemēram, Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007un Microsoft Office PowerPoint 2007. Etiķetes tiek piemērotas visiem dokumentiem, kuriem ir piemērota šī politika.

Politikas administratori var noteikt šādus etiķešu atribūtus:

  • Kādu informāciju iekļaut etiķetē, piemēram, metadatu definēti vienuma kolonnās, kā arī stingri kodētu tekstu un formatējuma rakstzīmes. Uzlīmes var būt ietvertas atsauces līdz desmit kolonnām, no kurām katra var būt ne vairāk par 255 rakstzīmēm.

  • Etiķetes formātu, ieskaitot kopējo augstumu un platumu, teksta stilu, fontu un lielumu, rindiņas pārtraukumus un cilnes. Pēc noklusējuma etiķetes augstums ir viena colla, bet etiķetes augstumu var iestatīt no 0,25 līdz 20 collām. Etiķetes platums var būt no 0,25 līdz 20 collām. Etiķetes teksts etiķetes attēlā ir vienmēr vertikāli centrēts.

  • Lai Office 2007. gada laidiens programmas gala lietotājus aicinātu ievietot etiķeti, pirms dokuments tiek saglabāts un drukāts, vai arī etiķeti var pievienot manuāli pēc lietotāja ieskatiem. Lietotāji vajadzības gadījumā etiķeti dokumentā var arī dzēst.

  • Vai, pirmo reizi pievienojot etiķetes saturu dokumentam, tam ir jābūt bloķētam, vai arī to var atjaunināt, tiklīdz mainās informācija kolonnā. Etiķetes ir bloķētas tikai tad, kad etiķetē ir visi nepieciešamie metadati.

Uz lapas sākumu

Etiķešu pievienošana politikai

  1. Lapas politikas rediģēšana atvēršana no politikas, kurai vēlaties pievienot uzlīmēm.

  2. Lapā Politikas rediģēšana sadaļā etiķetes , noklikšķiniet uz Iespējot etiķetes.

  3. Lai nodrošinātu, ka etiķete vienmēr tiek pievienota dokumentam, atzīmējiet izvēles rūtiņu Piedāvāt lietotājiem ievietot etiķeti pirms saglabāšanas vai drukāšanas.

    Piezīme.: Visi iestatījumi tiek piemēroti visai etiķetei. Iespējams, ka ir jāpiemēro vai nu teksta formatējums, vai etiķetes lielums, lai nodrošinātu, ka teksts tiek rādīts pareizi.

    Notīriet šo izvēles rūtiņu, ja etiķetes politika ir neobligāta un jūs vēlaties, lai lietotāji dokumentos etiķetes ievietotu manuāli.

  4. Lai etiķeti bloķētu, lai to nevarētu mainīt, pat ja tiek mainīta informācija kolonnās, atzīmējiet izvēles rūtiņu Pēc etiķešu pievienošanas neļaut veikt to izmaiņas.

    Lai atļautu izmaiņas etiķetē, mainoties informācijai kolonnas iestatījumos, notīriet šo izvēles rūtiņu.

  5. Lodziņā Formatēt etiķeti ierakstiet etiķetes tekstu, kuru vēlaties parādīt.

    • Ierakstiet kolonnu nosaukumus tādā secībā, kādā vēlaties tās parādīt etiķetē. Kolonnu nosaukumus iekļaujiet izliektajās figūriekavās ({ }), kā tas ir parādīts lapā.

    • Ja vēlaties, kolonnas identifikatoru varat ierakstīt ārpus figūriekavām, kā tas ir parādīts piemērā šajā lapā.

    • Lai etiķetei pievienotu rindiņas pārtraukumu, etiķetes lodziņā, kur vēlaties, lai parādās rindiņas pārtraukums, ierakstiet \n.

    • Lai pievienotu cilni, etiķetes laukā, kur vēlaties, lai tiktu parādīts teksts, ierakstiet \t.

  6. Sadaļā Izskats atlasiet etiķetes teksta formatējumu. Pārliecinieties, vai lietojat tādu fontu un tādu fonta stilu, kāds ir pieejams lietotāju datoros. Etiķetē parādāmā teksta apjomu ietekmē arī fonta lielums.

  7. Sadaļā Etiķetes lielums ierakstiet etiķetes augstumu un platumu. Etiķetes augstums var būt no 0,25 līdz 20 collām un etiķetes platums var būt no 0,25 līdz 20 collām. Etiķetes teksts etiķetes attēlā ir vienmēr vertikāli centrēts.

  8. Lai priekšskatītu etiķetes saturu, noklikšķiniet uz Atsvaidzināt.

    Pārliecinieties, vai teksts ietilpst norādītajā etiķetes augstumā un platumā. Teksts, kas pārsniedz etiķetes izmērus, netiek parādīts.

    Piezīme.: Priekšskatījumā netiek rādītas kolonnu faktiskās vērtības.

  9. Lai politikai piemērotu etiķetes līdzekli, noklikšķiniet uz Labi.

Ar etiķetēm saistīto problēmu novēršana

Lai nodrošinātu, ka etiķetes tiek drukātas pareizi, pārbaudiet, vai:

  • Visas kolonnas, kas ir uzskaitītas etiķetes formātā, atrodas dokumentu bibliotēkā.

  • Etiķetes saturs nav garāks par etiķetes garumu.

  • Teksta formatējums (piemēram, fonta stils) ir derīgs. Ja formatējuma parametri nav derīgi, vai arī tie attiecas uz tādiem fontiem, kādi klienta sistēmā nepastāv, etiķete tiek izveidota, bet tiek izmantotas noklusējuma formatējuma vērtības.

Ja dažas etiķetei pašlaik nepieciešamas metadatu vērtības vēl nav aizpildītas, tiek parādīts paziņojumu dialogs, kurā lietotājiem tiek paziņots, ka trūkst daži etiķetei nepieciešami metadati. Lai aizpildītu trūkstošos metadatus, lietotāji var doties uz dokumenta informācijas paneli.

Uz lapas sākumu

Notikumu auditēšanas pievienošana politikai

Vietņu kolekcijas politikas auditēšanas līdzeklis ļauj uzņēmumiem veidot un analizēt dokumentu, kā arī sarakstu vienumu, kas nav dokumenti, piemēram, uzdevumu sarakstu, jautājumu sarakstu, diskusiju grupu un kalendāru audita procesus. Šis līdzeklis sniedz audita žurnālu, kurā tiek reģistrēti notikumi, piemēram, kad saturs ir skatīts, publicēts utt. Ja auditēšana ir iespējota politikā, politikas administratori var skatīt auditētos datus uz programmu Excel pamatotos politikas lietojuma ziņojumos, kas apkopo pašreizējo lietojumu. Katru ziņojumu var pārskatīt, lai pārbaudītu, kā informācija ir izmantota organizācijā. Audita žurnāla ziņojumi var palīdzēt uzņēmumiem pārbaudīt dokumentu regulatīvo saderību vai izpētīt potenciālās problēmas.

Audita žurnāls tver šādu informāciju:

  • Notikuma nosaukums.

  • Notikuma datums un laiks.

  • Lietotāja sistēmas nosaukums, kurš veic darbību.

  • Lapas politikas rediģēšana atvēršana no politikas, kurai vēlaties pievienot auditēšana.

  • Lapas Politikas rediģēšana sadaļā auditēšana atzīmējiet izvēles rūtiņu Iespējot auditēšana un pēc tam atzīmējiet izvēles rūtiņas blakus vēlaties paturēt audita informāciju par notikumiem.

  • Lai politikai piemērotu auditēšanas līdzekli, noklikšķiniet uz Labi.

Ja auditēšana ir iespējota, notikumiem, kas saistīti ar vienumiem, kurus ietver šī politika, tiek uzskaitīti žurnālā. Lai skatītu audita žurnālus, lapā Vietnes iestatījumi noklikšķiniet uz audita žurnāla ziņojumiun pēc tam atlasiet atskaiti, kurai esat iestatījis.

Piezīme.: Auditēšana sniedz informāciju, kad vienums ir mainīts, bet nesniedz detalizētāku informāciju, kas ir mainīts. Tāpēc tas nav jāuzskata par dokumenta versiju vai dublējumkopijas rīku.

Uz lapas sākumu

Svītrkodu pievienošana politikai

Svītrkodi ir īpaši noderīgi fizisko ierakstu pārvaldībai, jo tie nodrošina veidu, kā reģistrēt nedigitālus līdzekļus, piemēram, drukātus dokumentus, kā arī fiziskus vienumus, piemēram, produktus, prototipus un datoru aparatūru. Atšķirībā no etiķetēm rīkjoslās netiek rādīta informācija par vienumu, tāpēc konfidenciālu informāciju var droši glabāt tiešsaistē un saistīt to ar cieto kopiju vai fiziskiem vienumiem, neatklājot informāciju.

Kad svītrkodi ir iespējoti kā politikas daļa, tie ir pievienoti dokumenta rekvizītiem un parādīti svītrkodu tiek lietots dokumenta galvenes apgabalā. Kā etiķetes, svītrkodu var arī manuāli noņemt no dokumenta.

Var norādīt, ka uzvednei lietotājiem ir jāpiedāvā, vai svītrkods ir jāiekļauj, drukājot vai saglabājot vienumu, vai arī svītrkods ir jāievieto manuāli, Office 2007. gada laidiens programmās lietojot cilni Ievietot.

Svītrkoda politika ģenerē 39. kodu standarta svītrkodus. Katrā svītrkoda attēlā ir iekļauts teksts zem svītrkoda simbola, kas attēlo svītrkoda vērtību. Tas ļauj lietot svītrkoda datus, pat ja nav pieejama skenēšanas aparatūra. Lai vietnē atrastu vienumu, lietotāji var meklēšanas lodziņā Microsoft Office SharePoint Server 2007 manuāli ierakstīt svītrkoda skaitli.

  1. Lapā Politikas rediģēšana sadaļā svītrkodi atzīmējiet izvēles rūtiņu Iespējot svītrkodu .

  2. Lai pieprasītu lietotājiem ievietot svītrkodu šos dokumentus, atzīmējiet izvēles rūtiņu piedāvāt lietotājiem ievietot svītrkodu pirms saglabāšanas vai drukāšanas .

  3. Lai politikai piemērotu svītrkoda līdzekli, noklikšķiniet uz Labi.

Uz lapas sākumu

Vienuma saglabāšanas un derīguma termiņa līdzekļu pievienošana politikai

Kad termiņa politika ir iespējota, tā meklē vietņu kolekciju, lai atrastu vienumus, kuriem ir beidzies saglabāšanas periods. Kas notiek ar šiem vienumiem, ir atkarīgs no tā, kā sistēma ir iestatīta, lai apstrādātu vienumus, kuriem ir beidzies saglabāšanas periods. Piemēram, vienumi var tikt pārvietoti uz atkritni, var sākt termiņa beigu darbplūsmu vai var veikt pielāgotu procesu.

Termiņa politika tiek iespējota, iestatot gan saglabāšanas periodu, gan arī termiņa beigu darbību.

  1. Lapas politikas rediģēšana atvēršana no politikas, kuram vēlaties iestatīt vienumu saglabāšanas un derīguma termiņa.

  2. Lapā Politikas rediģēšana atzīmējiet izvēles rūtiņu Iespējot termiņu , lai izveidotu kā atbrīvoties no saturu, ko pārvalda šīs politikas.

  3. Lai norādītu dokumentu derīguma termiņu, atlasiet saglabāšanas perioda opciju. To var izteikt arī atsevišķā darbplūsmā vai pielāgotā saglabāšanas formulā.

    • Lai iestatītu derīguma termiņu, pamatojoties uz datuma rekvizītu, noklikšķiniet uz laika periodu, pamatojoties uz vienuma rekvizītiemun pēc tam atlasiet darbību un laika periodu (dienu, mēnešu vai gadu). Lai norādītu laika periodu, lodziņā starp sarakstiem ierakstiet skaitli.

      Piezīmes.: 

      • Veidojot politiku kā daļu no satura tipa, var atlasīt jebkuru datuma rekvizītu, kas ir definēts šajā satura tipā, lai to lietotu kā termiņa beigu vērtību.

      • Šīs opcijas ir pieejamas tikai, veidojot vietņu kolekcijas politiku.

    • Lai termiņa beigu noteikšanai lietotu darbplūsmu vai pielāgotu saglabāšanas formulu, noklikšķiniet uz Iestatīt programmas darbības rezultātā.

  4. Definējiet darbības, kuras jāveic pēc dokumenta termiņa beigām.

    • Lai iespējotu iepriekšdefinētu darbību (piemēram, dzēšanu), noklikšķiniet uz Veikt šo darbību un pēc tam sarakstā atlasiet darbību.

    • Lai sāktu termiņa beigu darbplūsmu, noklikšķiniet uz Sākt šo darbplūsmu un pēc tam atlasiet darbplūsmas nosaukumu.

      Piezīme.: Šis līdzeklis ir pieejams tikai tad, ja ir definēta satura tipa politika, kuram jau ir ar to saistīta darbplūsma.

  5. Lai politikai piemērotu termiņa beigu līdzekli, noklikšķiniet uz Labi.

Uz lapas sākumu

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×