Ievads par pārvaldītajiem metadatiem

Svarīgi! :  Šis raksts ir mašīntulkots, skatiet atrunu. Lūdzu, skatiet šī raksta versiju angļu valodā šeit jūsu informācijai.

Metadatu ir informācija par informāciju. Piemēram, grāmatu virsrakstu un autoru ir metadatus. Metadatu var būt dažāda veida informāciju — atrašanās vietu, datumu vai kataloga vienuma numuru. Ja izmantojat SharePoint produktiem, jūs varat pārvaldīt metadatus centralizēti. Varat organizēt tādā veidā, kas raksturo sava uzņēmuma metadatu un izmantot metadatus, lai būtu vieglāk atrast meklēto.

Šajā rakstā ir aprakstīta daži svarīgi pārvaldīto metadatu termini, kā arī sniegts ātrs ieskats par to, kā varat izmantot rīkus SharePoint vidē, lai pārvaldītu metadatus.

Svarīga terminoloģija

Šajā sadaļā ir dažu galveno terminu definīcijas. Šie termini un jēdzieni bieži ir redzami rakstos par pārvaldītajiem metadatiem.

Taksonomija ir formāla klasifikācijas sistēma. Taksonomija grupē vārdus, etiķetes un terminus, kas kaut ko raksturo, un pēc tam sakārto grupas hierarhijās.

Cilvēki veido taksonomijas gandrīz jebkādai informācijai — no bioloģiskajām sistēmām līdz organizācijas struktūrām. Piemēram, biologi grupē dzīvos organismus četrās galvenajās klasifikācijās: dzīvnieki, augi, sēnes un mikrobi. Katrai no šīm galvenajām grupām ir daudzas apakšvienības. Kopā visa sistēma ir taksonomija.

Veidu, kā organizācijas veido taksonomijas, ir pārāk daudz, lai tos uzskaitītu. Tās veido kontu plānu taksonomijas, lai pārvaldītu grāmatvedības sistēmas, organizāciju diagrammas un darbu klasifikācijas, lai pārvaldītu darbiniekus, produktu katalogus utt. Visas šīs taksonomijas ir strukturētas informācijas hierarhijas; formālas klasifikācijas sistēmas, kas palīdz lietotājiem apstrādāt informāciju.

Folksonomija ir neformāla klasifikācijas sistēma. Tā pakāpeniski attīstās, kad tīmekļa vietnes lietotāji veic kopīgas darbības ar vārdiem, etiķetēm un terminiem vietnē. Sākotnēji folksonomijas attīstītājās no populāriem izmantošanas veidiem, piemēram, grāmatzīmju veidošanas.

Ja kādreiz vietnē esat redzējis atzīmju mākoni, tad esat redzējis folksonomijas vizualizāciju. Tālāk esošajā attēlā ir parādīts atzīmju mākonis SharePoint vietnē.

atzīmju mākonis

Folksonomijas pieeja metadatiem var būt noderīga. Tā rada iespēju koplietot vietnes lietotāju zināšanas. Izmantojot folksonomiju, satura klasifikācija var attīstīties kopā ar mainīgajām uzņēmuma vajadzībām un lietotāju interesēm.

Terminu kopa ir saistītu terminu grupa.

Terminu kopām var būt atšķirīgs apjoms atkarībā no tā, kur terminu kopu veidojat.

  • Lokālas terminu kopas    tiek izveidotas vietņu kolekcijas kontekstā un ir pieejamas lietošanai (un redzamas) tikai šīs vietņu kolekcijas lietotājiem. Piemēram, kad veidojat terminu kopu metadatu kolonnai sarakstā vai bibliotēkā, terminu kopa ir lokāla. Tā ir pieejama tikai vietņu kolekcijā, kurā ir šis saraksts vai bibliotēka. Piemēram, multivides bibliotēkā var būt metadatu kolonna, kurā tiek rādīts multivides veids (shēma, fotoattēls, ekrānuzņēmums, video utt.). Atļautu terminu saraksts attiecas tikai uz šo bibliotēku, un tas ir pieejams izmantošanai bibliotēkā.

  • Globālās terminu kopas    ir pieejamas lietošanai visās vietnē, kas abonē noteiktu pārvaldīto metadatu pakalpojumu lietojumprogrammu. Piemēram, organizācija var izveidot terminu kopu, kurā ir norādīti uzņēmuma struktūrvienību nosaukumi, piemēram, Cilvēkresursi, Mārketings, Informācijas tehnoloģijas utt.

Turklāt varat konfigurēt terminu kopas, kā slēgts vai atvērt. Slēgto terminu kopas, lietotāji nevar pievienot jaunus terminus, ja vien tie nav atbilstošas atļaujas. Atvērts terminu kopā, lietotāji var pievienot jaunus terminus kolonnā, kurā ir kartēti uz terminu kopu.

Termina ir konkrētu vārdu vai frāzi, kas saistīta ar vienumu SharePoint vietnē. Tas ir viena vienuma terminu kopas. Termina ir unikāls ID, un tam var būt daudz teksta etiķetes (sinonīmu). Ja strādājat ar daudzvalodu vietnes, terminu var būt etiķetes dažādās valodās.

Pastāv divu veidu termini:

  • Pārvaldītie termini    Pārvaldītie termini ir iepriekš definēti. Terminu krātuves administratori kārto pārvaldīto terminus hierarhiskā terminu kopā.

  • Uzņēmuma atslēgvārdus    Uzņēmuma atslēgvārdu ir vārds vai frāze, ko lietotājs pievieno vienumu SharePoint vietnē. Uzņēmuma atslēgvārdu kolekcijas sauc par atslēgvārdiem iestatīšana. Parasti, lietotāji var pievienot jebkuru vārdu vai frāzi vienumu kā atslēgvārdu. Tas nozīmē, ka var izmantot uzņēmuma atslēgvārdus folksonomy stila atzīmēšanai. Dažkārt terminu krātuves administratorus pārvietošana uzņēmuma atslēgvārdus konkrētu pārvaldīto terminu kopu. Ja tās ir daļa no pārvaldītu terminu kopas, atslēgvārdi ir pieejami saistībā ar terminu kopas.

Lai uzzinātu vairāk par terminu izveidošanu un pārvaldību, skatiet rakstu Terminu kopas terminu izveide un pārvaldība.

SharePoint produktos grupa ir drošības termins. Attiecībā uz pārvaldītajiem metadatiem grupa ir tādu terminu kopu kopa, kurām ir kopējas drošības prasības. Grupas terminu kopas pārvaldīt vai tajās izveidot jaunas terminu kopas var tikai tiek lietotāji, kuriem ir šīs grupas līdzstrādnieku atļaujas. Organizācijām ir jāveido grupas tām terminu kopām, kurām būs unikāla piekļuve vai unikālas drošības vajadzības.

Lai uzzinātu vairāk par terminu kopu grupas izveidošanu, skatiet rakstu Jaunas, terminu kopām paredzētas grupas iestatīšana.

Terminu krātuves pārvaldības rīks ir rīks, ko personas, kuras pārvalda taksonomijas, izmanto, lai izveidotu vai pārvaldītu terminu kopas un tajās iekļautos terminus. Terminu krātuves pārvaldības rīks parāda visas globālās terminu kopas, kā arī tai vietņu kolekcijai pieejamās lokālās terminu kopas, no kuras piekļūstat šim terminu krātuves pārvaldības rīkam.

Pārvaldīto metadatu kolonnas ir īpaša veida kolonnu, kurā varat pievienot sarakstiem vai bibliotēkām. Tas ļauj vietnes lietotāji varētu atlasīt konkrētu terminu kopas terminus. Pārvaldīto metadatu kolonnas var kartēt esošo terminu kopu, vai varat izveidot lokālo terminu kopu īpaši kolonnas.

Lai uzzinātu, kā strādāt ar metadatu kolonnām, skatiet rakstu Pārvaldītu metadatu kolonnas izveide

Uzņēmuma atslēgvārdu kolonna ir tāda kolonna, ko var pievienot satura tipiem, sarakstiem vai bibliotēkām, lai lietotāji ar pašu izvēlētiem vārdiem vai frāzēm varētu atzīmēt vienumus. Pēc noklusējuma tā ir vairākvērtību kolonna. Kad lietotāji ieraksta vārdu vai frāzi kolonnā, SharePoint parāda rakstīšanas ieteikumus. Rakstīšanas ieteikumos var būt vienumi no pārvaldīto terminu kopām un atslēgvārdu terminu kopas. Lietotāji var atlasīt esošu vērtību vai ievadīt jaunu.

Sabiedriskās atzīmes ir vārdi vai frāzes, ko vietnes lietotāji var lietot saturam, lai palīdzētu sev nozīmīgā veidā kategorizēt informāciju. Sabiedriskās atzīmes ir noderīgas, jo tās palīdz vietnes lietotājiem uzlabot informācijas atrodamību vietnē. Lietotāji var pievienot sabiedriskās atzīmes informācijai SharePoint vietnē un vietrāžiem URL ārpus SharePoint vietnes.

Sabiedriskajā atzīmē ir rādītāji uz trīs informācijas veidiem:

  • Lietotāja identitāte

  • Vienuma URL

  • Termins

Vienumam pievienojot sabiedrisko atzīmi, var norādīt, vai savu identitāti un vienuma URL padarīt par privātu. Tomēr sabiedriskās atzīmes termina daļa vienmēr ir publiska, jo tā tiek glabāta terminu krātuvē.

Kad veidojat sabiedrisko atzīmi, varat izvēlēties no esošo terminu kopas vai ievadīt kaut ko jaunu. Ja izvēlaties esošu terminu, jūsu sabiedriskajā atzīmē ir rādītājs uz šo terminu.

Ja ievadāt jaunu terminu, SharePoint tam izveido jaunu atslēgvārdu atslēgvārdu terminu kopā. Jaunā sabiedriskā atzīme norāda uz šo terminu. Tādējādi sabiedriskās atzīmes atbalsta folksonomijas atzīmes. Turklāt, kad lietotāji atjaunina uzņēmuma kolonnas Atslēgvārdi vai Pārvaldītie metadati, SharePoint sabiedriskās atzīmes var izveidot automātiski. Šie termini pēc tam kļūst redzami kā atzīmes jaunumu plūsmās, atzīmju mākoņos vai Manas vietnes profilos.

Sarakstu un bibliotēku īpašnieki var iespējot vai atspējot metadatu publicēšanu, atjauninot saraksta vai bibliotēkas opciju uzņēmuma metadatu un atslēgvārdu iestatījumi.

Lai uzzinātu, kā pievienot īpašo atslēgvārdu kolonnu, skatiet rakstu Kolonnas Uzņēmuma atslēgvārdi pievienošana sarakstam vai bibliotēkai.

Vispārēji atzīmēšana attiecas uz metadatu lietošanu vienumam neatkarīgi no tā, vai atzīme pārvaldītie metadati vai sabiedriskā atzīme.

Metadatu scenāriji: no taksonomijām līdz folksonomijām

SharePoint metadatu pārvaldība atbalsta dažādas pieejas metadatiem — no formālām taksonomijām līdz lietotāju veidotām folksonomijām. Formālas taksonomijas var ieviest, izmantojot pārvaldītos terminus un terminu kopas. Varat arī izmantot uzņēmuma atslēgvārdus un sabiedriskās atzīmes, kas ļauj vietnes lietotājiem atzīmēt saturu ar atslēgvārdiem pēc viņu izvēles.

Turklāt SharePoint produkti nodrošina elastību. Varat izvēlēties, cik lielu struktūru un kontroli lietot metadatiem, kā arī kontroles un struktūras tvērumu. Piemēram:

  • Varat lietot kontroli globāli visās vietnēs vai izveidot lokālu konkrētām vietnēm.

  • Terminu kopas varat konfigurēt, lai tās būtu slēgtas vai atvērtas lietotāju izmaiņām.

  • Var izvēlēties izmantot uzņēmuma atslēgvārdus un sabiedriskās atzīmes ar vai bez pārvaldītiem terminiem.

SharePoint produkti ļauj organizācijām pielāgoti kombinēt formālu, pārvaldītu taksonomiju priekšrocības ar dinamisku sabiedrisko atzīmju ieguvumiem.

Tālāk esošajā shēmā ir parādīts, kā dažādām prasībām var izmantot dažādus tvēruma un kontroles līmeņus.

elastīgas pārvaldīto metadatu konfigurācijas

Pārvaldīto metadatu priekšrocības

Organizācijas vietnēs ieviešot pārvaldītus metadatus, rodas vairākas priekšrocības:

Pārvaldīto metadatu līdzekļi SharePoint produktos ļauj kontrolēt to, kā lietotāji pievienot metadatu saturu. Piemēram, izmantojot terminu kopas un pārvaldītiem terminiem, jūs varat noteikt, kuri lietotāji var pievienot satura nosacījumi, un jūs varat noteikt, kurš var pievienot jaunus terminus. Varat arī ierobežot uzņēmuma atslēgvārdus, lai konkrētu sarakstu, konfigurējot atslēgvārdu terminu kopu kā slēgts.

Ja vieni un tie paši termini konsekventi tiek izmantoti visās vietnēs, ir vieglāk izveidot veselīgus procesus vai risinājumus, kas paļaujas uz metadatiem. Turklāt vietnes lietotājiem ir vienkāršāk lietot metadatus konsekventi savam saturam.

Ja saturu visās vietnēs organizācijā ir konsekventa metadatu, tajos būs vieglāk biznesa informāciju un datu atrašana, izmantojot meklēšanu. Meklēšanas līdzekļi, piemēram, precizēšanas panelis, kurā tiek rādītas meklēšanas rezultātu lapas kreisajā pusē, iespējojiet lietotājiem, lai filtrētu meklēšanas rezultātus, pamatojoties uz metadatu.

precizēšanas panelis rāda metadatus, ko var izmantot meklēšanas rezultātu filtrēšanai.

Metadatu navigācija lietotāji var izveidot informācijas skatus dinamiski, ņemot vērā specifiskus metadatu laukus. Pēc tam lietotāji var atrast bibliotēkas, izmantojot mapes vai metadatu Koptabulas un precizēt rezultātus, izmantojot papildu atslēgu filtri. Lai uzzinātu, kā to iestatīt, skatiet saraksta vai bibliotēkas metadatu navigācijas iestatīšana.

metadatu navigācijas vadīkla

Pārvaldīto metadatu vienkāršo terminu krātuves administratorus, lai saglabātu un pielāgot savu metadatus kā uzņēmumam nepieciešamas izstrāde. Varat atjaunināt terminu kopa viegli. Un jauns vai atjaunināts termini automātiski kļūst pieejamas, kad pārvaldīto metadatu kolonnas saistīt ar šo terminu kopu. Piemēram, ja vairākus terminus sapludināt vienu terminu ar šiem noteikumiem atzīmētam saturam automātiski tiek atjaunināts, lai parādītu šīs izmaiņas. Varat norādīt vairākas sinonīmu (vai etiķetes) atsevišķiem terminiem. Ja jūsu vietne ir daudzvalodu, varat norādīt arī daudzvalodu etiķetes atsevišķiem terminiem.

Metadatu pārvaldība

Lai metadatus pārvaldītu efektīvi, ir nepieciešama rūpīga pārdomāšana un plānošana. Padomājiet, ar kādu informāciju vēlaties pārvaldīt sarakstu un bibliotēku saturu, kā arī par to, kā šī informācija tiek izmantota organizācijā. Metadatu terminu kopas varat izveidot visdažādākajai informācijai.

Piemēram, iespējams, jums ir viens satura tips dokumenta. Katram dokumentam var būt metadatus, kas identificē daudzi attiecīgie fakti par to, piemēram, šajos piemēros:

  • Dokumenta nolūks — tas ir pārdošanas piedāvājumā? Tehniskajām specifikācija? Cilvēkresursi procedūru?

  • Dokumenta autors un to personu vārdi, kuras dokumentu ir mainījušas

  • Izveides datums, apstiprināšanas datums, pēdējo izmaiņu datums

  • Nodaļa, kas atbildīga par dokumenta saistību ar budžetu

  • Auditorija

Šeit ir dažām svarīgām darbībām, kas ir saistītas ar metadatu pārvaldību:

  • Plānošana un konfigurēšana

  • Terminu, terminu kopu un grupu pārvaldība

  • Metadatu rekvizītu norādīšana

Pirms sākat izmantot pārvaldītos metadatus, jūsu organizācija var veikt rūpīgu plānošanu. Plānošanas apjoms ir atkarīgs no tā, cik formāla ir jūsu taksonomija, kā arī no tā, cik lielu kontroli vēlāties pār metadatiem.

Ja vēlaties, lai lietotāji palīdz izstrādāt taksonomiju, varat lietotājiem vienkārši atļaut vienumiem pievienot atslēgvārdus, pēc tam pēc nepieciešamības varat tos sakārtot terminu kopās.

Ja jūsu organizācija vēlas izmantot pārvaldītu terminu kopas, lai ieviestu oficiāla taksonomijas un pēc tam ir svarīgi iesaistīt ieinteresēto plānošanas un attīstības. Pēc ieinteresēto organizācijā saskaņo nepieciešamo terminu kopu, var izmantot terminu krātuves pārvaldības rīku, lai importētu vai izveidot terminu kopas. Varat arī izmantot rīku, lai pārvaldītu terminu kopas, kā lietotāji sāk strādāt ar metadatiem. Ja jūsu tīmekļa lietojumprogrammu ir konfigurēta droši un jums ir atbilstošas atļaujas, varat veikt no šejienes terminu krātuves pārvaldības rīku, veicot šādas darbības.

  1. Noklikšķiniet uz iestatījumi Office 365 iestatījumu poga un pēc tam uz Vietnes iestatījumi.

  2. Sadaļā Vietnes administrācijanoklikšķiniet terminu saglabātu pārvaldība .

    Dialoglodziņā terminu krātuves pārvaldības rīks.

Terminu krātuves pārvaldības rīks nodrošina kokveida vadīklu, ko var izmantot, lai veiktu vairākumu uzdevumu. Jūsu lietotāja loma šajā rīkā nosaka, kādus uzdevumus varat paveikt. Lai strādātu Terminu krātuves pārvaldības rīkā, jums ir jābūt fermas administratoram vai terminu krātuves administratoram. Varat arī būt norādīts kā terminu kopas grupas pārvaldnieks vai līdzstrādnieks.

Papildinformāciju skatiet rakstā Grupu un terminu kopu izveide un pārvaldība.

Lai veiktu darbības ar hierarhijas vienumu, veiciet tālāk norādītās darbības.

  1. Norādiet uz pārvaldīto metadatu pakalpojuma lietojumprogrammas nosaukumu, grupu, terminu kopu vai terminu, kuru vēlaties mainīt un pēc tam noklikšķiniet uz bultiņas, kas tiek parādīta.

  2. Izvēlnē izvēlieties nepieciešamās darbības.

Piemēram, ja esat terminu krātuves administrators vai grupas vadītājs, grupā varat izveidot, importēt vai dzēst terminu kopas. Terminu kopu līdzstrādnieki var veidot jaunas terminu kopas.

terminu krātuves pārvaldības rīkam ir līmeņiem atbilstošas izvēlnes katrā hierarhijas līmenī

Katrā hierarhijas līmenī varat konfigurēt konkrētu rekvizītu grupu, terminu kopu vai terminu, izmantojot terminu krātuves pārvaldības rīka rūtī rekvizīti. Piemēram, ja konfigurējat terminu kopu, varat norādīt informāciju, piemēram, nosaukums, apraksts, īpašnieks, kontaktpersonas un ieinteresēto pušu rūtī pieejama cilnē Vispārīgi . Varat arī norādīt, vai vēlaties terminu kopa ir atvērta vai aizvērta jauns iesniegumi no lietotājiem. Vai izvēlieties cilni Paredzētais lietojums un norādiet, vai jābūt pieejamo atzīmju vai vietnes navigācijas terminu kopu.

Terminu krātuves rekvizīti ļauj konfigurēt tādus iestatījumus kā atzīmēšanu

Piezīme : Mašīntulkošanas atruna. Šo rakstu ir tulkojusi datorsistēma bez cilvēka iejaukšanās. Microsoft piedāvā šos mašīntulkojumus, lai palīdzētu angliski nerunājošajiem lietotājiem izmanot saturu par Microsoft produktiem, pakalpojumiem un tehnoloģijām. Tā kā šis raksts ir mašīntulkots, tajā var būt leksikas, sintakses un gramatikas kļūdas.

Paplašiniet savas prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×