Office
Pierakstīties

Ievads par informācijas pārvaldības politikām

Piezīme.:  Mēs vēlamies sniegt jums visjaunāko palīdzības saturu jūsu valodā, cik vien ātri to varam. Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai lapas lejasdaļā varat mums pavēstīt, vai informācija jums noderēja? Ērtai atsaucei šeit ir šis raksts angļu valodā .

Informācijas pārvaldības politikai ir veida satura kārtulu kopas. Informācijas pārvaldības politikas ļauj uzņēmumiem kontrolēt un izsekot lietas, piemēram, cik ilgi saturs tiek saglabāts vai kādas darbības lietotāji var veikt ar šo saturu. Informācijas pārvaldības politikas var palīdzēt uzņēmumiem panākt atbilstību juridiskiem vai valdības noteikumiem vai tās var vienkārši realizēt iekšējos biznesa procesus.

Piemēram, organizācijas ietvaros, kas ir jāseko valdības noteikumi pieprasot tās uzrādīt "atbilstošu kontroli" savus finanšu pārskatus iespējams vismaz viens informācijas pārvaldības politiku izveide, audita noteiktas darbības autorēšanas un apstiprināšanas procesu visiem dokumentiem, kas saistīti ar finanšu iesniegumi.

Ieteikumi ir izklāstīti šajos rakstos izveidot un lietot informācijas pārvaldības politikas.

Informācijas pārvaldības politikas līdzekļi

Pastāv četri pamatkategoriju definēta politikas līdzekļiem, kurus uzņēmumi var izmantot atsevišķi vai kopā, lai pārvaldītu saturu un procesus.

Satura politiku tipi

Auditēšanas politikas līdzeklis palīdz uzņēmumiem analizēt kā savu satura pārvaldības sistēmu izmanto reģistrēšana notikumus un darbības, kas tiek veiktas ar dokumentiem un saraksta elementus. Jūs varat konfigurēt auditēšanas politikas līdzekli, lai reģistrētu notikumus, piemēram, kad dokuments vai vienums ir rediģēts, skatīts, atdots, paņemts, dzēst, vai ir mainījies atļaujas. Visa auditēšanas informācija tiek glabāta vienā audita žurnālu serverī, un vietņu administratori var izpildīt atskaites par to.

Termiņa politikas līdzeklis palīdz uzņēmumiem, dzēstu vai noņemtu novecojuša satura savas vietnes konsekventu, reģistrētu veidā. Tas palīdz pārvaldīt izmaksas un risku, kas saistīts ar novecojuša satura saglabāšanu. Varat konfigurēt termiņa politiku, lai norādītu noteikta veida saturs beidzas noteiktā datumā vai laikā, kad dokuments tika izveidots vai pēdējoreiz modificēts.

Organizācijas var arī izveidot un izvietot pielāgotus politikas līdzekļus atbilstoši konkrētajām vajadzībām. Piemēram, ražošanas uzņēmums vēlas definēt informācijas pārvaldības politiku visiem produkta noformējuma specifikācijas melnraksta dokumentiem, kas neļauj lietotājiem drukāšanas šo dokumentu kopijas ar nedrošos printeriem. Lai definētu šāda veida informācijas pārvaldības politiku, jūs varat izveidot un izvietot drukāšanas ierobežošanas politikas līdzekli, kuru var pievienot attiecīgās informācijas pārvaldības politikas produkta noformējuma specifikācijas satura tipa.

Atrašanās vietas, lai izmantotu informācijas pārvaldības politikas

Lai ieviestu informācijas pārvaldības politikas, ir jāpievieno sarakstam, bibliotēkai vai satura tipam vietnē. Atrašanās vietu, kur izveidot vai informācijas pārvaldības politikas pievienošana ietekmē, cik plaši politika tiek piemērota vai cik plaši to var lietot. tu vari:

Vietņu kolekcijas politikas izveide un pēc tam pievienojiet šīs politikas satura tipu, sarakstā vai bibliotēkā Vietņu kolekcijas augstākā līmeņa vietnes sarakstā politikas, varat izveidot vietņu kolekcijas politiku. Kad esat izveidojis vietņu kolekcijas politiku, varat eksportēt tā, lai citu vietņu kolekciju administratori var to importēt savu politiku sarakstu. Eksportējamo vietņu kolekcijas politikas izveide ļauj standartizētu informācijas pārvaldības politikas jūsu organizācijas vietnēs.

Ja vietnes satura tipam tiek pievienota vietņu kolekcijas politika un sarakstam vai bibliotēkai ir pievienots šīs vietnes satura tipa gadījums, šī saraksta vai bibliotēkas īpašnieks saraksta vai bibliotēkas vietņu kolekcijas politiku nevar modificēt. Vietņu kolekcijas politikas pievienošana vietnes satura tipam ir labs veids, kā nodrošināt, ka vietņu kolekcijas politikas tiek realizētas katrā vietnes hierarhijas līmenī.

Satura tipa politikas veidnes saite vietnes iestatījumu lapā

Informācijas pārvaldības politikas vietnes satura tipa augstākā līmeņa vietnes vietnes satura tipa galerijā, pēc tam pievienojiet šī satura tipa vienu vai vairākas sarakstiem vai bibliotēkām Varat arī izveidot informācijas pārvaldības politikas tieši vietnes satura tipa un pēc tam šī satura tipa instance saistīt ar vairākiem sarakstiem vai bibliotēkām. Ja esat izveidojis informācijas pārvaldības politikas šādā veidā, katram vienumam vietņu kolekcijā šī satura tipa vai satura tipam, kas pārmanto no šī satura tipa ir politika. Tomēr, ja veidojat informācijas pārvaldības politikas tieši vietnes satura tipu, ir grūtāk lietot atkārtoti šai informācijas pārvaldības politikai programmā citās vietņu kolekcijās, jo politikas, kas izveidoti šādā veidā nevar eksportēt.

Vietnes satura tipu saite lapā Vietnes iestatījumi

Informācijas pārvaldības politikas saite iestatījumu lapā vietnes satura tipam

Piezīme. lai kontrolētu, kuras politikas vietņu kolekcijā tiek lietotas, vietņu kolekciju administratori var atspējot iespēju politikas līdzekļus iestatīt tieši satura tipu. Ja šis ierobežojums ir spēkā, lietotājiem, kuri veido satura tipus ir ierobežotas iespējas atlasīt politikas sarakstā vietņu kolekcijas politikas.

Informācijas pārvaldības politikas saraksta vai bibliotēkas izveide Ja jūsu organizācija ir noteiktas informācijas pārvaldības politikas lietošana ierobežotu saturu, varat izveidot informācijas pārvaldības politiku, kas attiecas tikai uz atsevišķa saraksta vai bibliotēkas. Informācijas pārvaldības politikas izveides paņēmiens ir vismaz elastīgas, jo politika attiecas tikai uz vienā atrašanās vietā, un to nevar eksportēt vai lietot atkārtoti citās atrašanās vietās. Tomēr, dažkārt var rasties nepieciešamība unikālas informācijas pārvaldības politiku izveide ar ierobežotu lietojums risināt īpašās situācijās.

Informācijas pārvaldības politikas saite dokumentu bibliotēkas iestatījumu lapā

Piezīmes

Sarakstam vai bibliotēkai informācijas pārvaldības politiku var izveidot tikai tad, ja šis saraksts vai bibliotēka neatbalsta vairākus satura tipus. Ja saraksts vai bibliotēka atbalsta vairākus satura tipus, informācijas pārvaldības politika ir jādefinē katram atsevišķam saraksta satura tipam, kas ir saistīts ar šo sarakstu vai bibliotēku (vietnes satura tipa gadījumi, kas ir saistīti ar noteiktu sarakstu vai bibliotēku, tiek dēvēti par saraksta satura tipiem).

Lai kontrolētu, kuras politikas vietņu kolekcijā tiek lietotas, vietņu kolekciju administratori var atspējot iespēju politikas līdzekļus iestatīt tieši sarakstā vai bibliotēkā. Ja šis ierobežojums ir spēkā, lietotājiem, kuri pārvalda sarakstus vai bibliotēkas ir ierobežotas iespējas atlasīt politikas sarakstā vietņu kolekcijas politikas.

Uz lapas sākumu

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×