Piezīme.: Mēs vēlamies sniegt jums visjaunāko palīdzības saturu jūsu valodā, cik vien ātri to varam. Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai lapas lejasdaļā varat mums pavēstīt, vai informācija jums noderēja? Ērtai atsaucei šeit ir šis raksts angļu valodā .
Informācija šajā rakstā iepazīstina jēdziena ierakstu centra izmantošana, lai pārvaldītu un saglabātu savus ierakstus. Šajā rakstā, lai palīdzētu jums izprast ierakstu centra vietnes veidnes lietošanas priekšrocībām atradīsit vispārīgie norādījumi informāciju. Detalizētāku informāciju par to, kā izveidot un ierakstu centra izmantošanu skatiet saites sadaļā Skatiet arī.
Šajā rakstā
Pārskats
Ierakstu centrs ir paredzēts kā centrālā krātuve uzņēmums var glabāt un pārvaldīt visus ierakstus, piemēram, juridisko vai finanšu dokumentus. Ierakstu centrs atbalsta visu ierakstu pārvaldības procesu, sākot no ierakstu apkopošanas ar ierakstu pārvaldību un izvietošanu. Parasti ierakstu centra vietne ir paredzēts un konfigurē uzņēmuma ierakstu pārvaldības speciālisti un informācijas tehnoloģiju (IT) speciālisti atbalsta uzņēmuma failu plānu.
Piezīme.: SharePoint nodrošina iespēju pārvaldīt ierakstus "nepārvietojot." Ar ierakstu pārvaldību, ierakstus nepārvietojot, varat izmantot līdzeklis, kas pieejams ierakstu centrā, piemēram, informācijas pārvaldības politikas realizācija, maršrutēšanas un aizturēšana, pārvaldīt ierakstus jebkurā vietā. Lai uzzinātu vairāk par ierakstu pārvaldības tiešā, skatiet saites sadaļā Skatiet arī.
Ierakstu centra vietnes veidnē ir līdzīgs citās SharePoint vietnēs, jo tas kalpo kā Vispārīgi krātuvi dokumentiem un iespējo sadarbības vietnes lietotāju vidū. Ierakstu centra vietnes veidne, tomēr ir iepriekš konfigurēta vietni, kas paredzēta, īpaši, lai palīdzētu uzņēmumiem ieviest ierakstu pārvaldības un saglabāšanas programmas. Versiju izveide, auditēšana, metadatu pārvaldība, e-datu atklāšana un pielāgojama ierakstu maršrutēšana ir iebūvēti līdzekļi, kas var palīdzēt jums vēl efektīvāk pārvaldīt ierakstus.
Ierakstu centra vietnes veidnes līdzekļi
Ierakstu centra vietnes veidne apvieno daži standarta līdzekļi, kas ir pieejami Microsoft Enterprise Project Management (EPM) Solution ar dažus papildu specializētu ierakstu pārvaldības līdzekļus, lai nodrošina šādas iespējas:
Jums spējas Ierakstu centra ir vairāki līdzekļi, kas palīdz nodrošināt to saglabāto ierakstu integritāti.
-
Sistēma nekad ierakstus automātiski nemodificē. Tā tiek nodrošināts, ka ieraksti, kas ir augšupielādēti ierakstu centra vietnē un pēc tam vēlāk atkal tiek lejupielādēti, vienmēr ir identiski.
-
Vietņu administratori var konfigurēt ierakstu centra ierakstus neļauj tieši viltot. To var izdarīt, versiju izveide uz dokumentu un auditēšana specifiskos izmaiņu tipus veiktajām izmaiņām.
-
Ierakstu centrs ļauj ierakstu pārvaldniekiem vienumos pievienot un uzturēt metadatus atsevišķi no ieraksta metadatiem, tāpēc informāciju, kas ir piemērota ierakstu pārvaldības uzdevumiem, var atjaunināt bez nepieciešamības modificēt pamatā esošo ierakstu. Izmaiņas metadatos arī tiek tulkotas.
Informācijas pārvaldības politikas realizācija Daži pieejama politikas līdzekļi, kas ir noderīgi ierakstu pārvaldībai:
-
Auditēšana Šis līdzeklis reģistrē notikumus un darbības, kas tiek veiktas ar failiem. Auditēšana ir noderīga, lai reģistrētu whm ir skatījis informāciju un ierakstu centra.
-
Termiņa beigām Šis līdzeklis norāda, cik ilgi ir jābūt ierakstu tiek saglabāti un kādas darbības tiek veiktas pēc saglabāšanas perioda beigām, piemēram, dzēšana vai izvietojuma apstiprinājuma darbplūsmas sākšanu. Saglabāšanas periods Fishburne parasti sākas, kad ieraksts ir sākotnēji iesniegts ierakstu centru.
-
Svītrkodu Šis līdzeklis nodrošina katru ierakstu ar unikālu svītrkoda attēlu un skaitlisku vērtību. Svītrkoda vērtība ir saglabāts un indeksēts kopā ar ierakstu elektronisku versiju. Svītrkodi ir noderīgi fizisko ierakstu saglabāšanai un izsekošanai. Ja ierakstiem bibliotēkā ir fiziskās versijas, svītrkodi sniedz veidu, kā savstarpēji saistīt fiziskās versijas ar to elektronisko kolēģiem.
Ierakstu kolekcijas plānotais interfeisa Ierakstu centrs atbalsta pakalpojumu kopu, kas atvieglo ierakstu kolekciju. Ierakstu centra plānotais interfeiss ļauj uzņēmumiem konfigurēt gan dokumentu pārvaldības un e-pasta sistēmas automātiski iesniegtu failu ar ierakstu centra vietni. Saturu var iesniegt ierakstu centru, izmantojot tīmekļa pakalpojumu, izmantojot SOAP (Vienkāršā objektpiekļuves protokola) vai pa e-pastu, izmantojot SMTP (vienkāršā pasta pārsūtīšanas protokola). Varat arī izmantot darbplūsmas, kas paredzēts Microsoft SharePoint Designer 2010 iesniegt ierakstus, lai ierakstu centra. Lai uzzinātu vairāk par iesniedzot ierakstus, lai ierakstu centra, skatiet saites sadaļā Skatiet arī.
Maršrutēšanas ierakstu Ierakstu centra ietver satura organizatoru, kas var automātiski maršrutēt ienākošos ierakstus (neatkarīgi no tā, vai jums iesniegts automātiski vai manuāli) to pareizu atrašanās vietu, pamatojoties uz to ieraksta tipu. Iesniedzot ierakstu ierakstu centrā, tam bieži ir pievienota saistīta papildu informācija, piemēram, audita vēsture un metadati. Ieraksta audita vēsture tiek glabāta ierakstu centra kā XML failu un ierakstu metadati tiek saglabāti XML failu un metadatu kolonnas ierakstu centra vietnē. Lai uzzinātu, kā konfigurēt un maršrutēšanas ierakstu, izmantojot satura organizatoru, skatiet saites sadaļā Skatiet arī.
Turiet nospiestu Kā daļu, ko sauc par e-atklāšana ierakstu centra organizācijām dod iespēju veikt ierakstus, kas sadaļā juridiskā atklāšanas kā daļu no prāvu vai attiecas uz audita vai izmeklēšanas un novietot tos sarakstā aizturēt. Kad ieraksti tiek aizturēta, tie tiek aizturēta no jebkura derīguma politiku, kas var būt spēkā un tādējādi tie ir aizsargāti no iznīcības. Piemēram, ja tiesas prāvas, gadījumā organizācijas vietas atbilstošus ierakstus, kas var būt nepieciešamas, lai iznākums būtu uz turiet, šie ieraksti ir pieejami, līdz prāvu ir pabeigta. Ieraksti var būt aizturēta vairāk nekā vienu pa vienam. Ierakstu pārvaldnieki var arī meklēt ierakstus, kas tiek aizturēta ierakstu centrā. Lai iegūtu papildinformāciju par e-atklāšana, skatiet saites sadaļā Skatiet arī.
Piemērs, izmantojot ierakstu centra pārvaldīt ierakstus
Uzņēmumi bieži ir nepieciešami, lai ģenerētu un sniedz finanšu atskaites regulāri nodokļu vajadzībām. Jebkurā brīdī pieprasījumu uzņēmums var atbrīvot finanšu informāciju kā daļu no audita procesu, piemēram, un finanšu informācija ir izlaists dati nemainās nekādi prasības. Lai pielāgotu šo pieprasījumu, uzņēmuma finanšu nodaļas meklē un maršrutē finanšu atskaites noteiktai bibliotēkai aizturēšanas ierakstu centra vietnē. Nosūtot ziņojumus aizturēšanas bibliotēkā, tie ir apturēta no iepriekšdefinētajām politikām, kas, iespējams, būs spēkā un piekļuvi šīs atskaites ir bloķēts, līdz ar noteiktu datumu un laiku vai līdz pareizu autorizācija notiek. Finanšu pārskati tiek saglabātas ierakstu centra vietnes, kā arī saistīto audita vēsture un citus metadatus.
Ierakstu centra vietnes noformēšana
Lai ieviestu ierakstu pārvaldības programmu, augstākajā līmenī tiek veiktas divas galvenās ar ierakstu centra vietnes noformēšanu saistītas darbības:
-
Organizācija ir attīstīt ierakstu pārvaldības stratēģiju un oficiālu ierakstu pārvaldības plāns. Šis ir sadarbības rezultāts, kas ietver saskaņošanu starp ierakstu pārvaldnieku, atbilstību atbildīgās amatpersonas, IT speciālistiem un informācijas darbiniekiem.
-
Organizācija ir jābūt tam konfigurēšana viena vai vairāku ierakstu centra vietnes, lai ieviestu savu ierakstu pārvaldības plānu.
Tālāk minētajās sadaļās ir aprakstīti galvenie elementi, kas ir saistīti ar katru no šiem soļiem.
Ierakstu pārvaldības plānošana
Pirms uzņēmums ierakstu centra vietni var konfigurēt kā ierakstu pārvaldības risinājumu, tam ir jāizstrādā formāls ierakstu pārvaldības stratēģijas plāns. Iespējams, ka formālā ierakstu pārvaldības plāna specifiskie elementi atsevišķām organizācijām vai biznesam ir unikāli. Tomēr īstenībā visos ierakstu pārvaldības plānos ir iekļauti tālāk minētie dokumenti un procesi:
Failu plānā Failu plānā ir aprakstīti dokumentiem vai vienumiem, kas organizācijas apstiprina kā oficiālā biznesa ierakstu tipi. Tas norāda, kur šie ieraksti tiek glabāti, un tā sniedz informāciju, kas atšķir viena ieraksta tipu no otra. Failu plāns kalpo kā daudzpusīgā kolekcija politikas, procesus un vadlīnijas, lai izveidotu, glabāšanu un ierakstu pārvaldību. Failu plānā jāiekļauj visus ierakstus, neatkarīgi no datu nesēja, ieskaitot papīra, emuāri, vikilapas, e-pasta un elektronisku failu. Arī jānorāda, kā katram ierakstam ir klasificētas, drošināts un galu galā iznīcināts. Tajā ir arī jābūt iekļautiem apsvērumiem par īpašām ierakstu kategorijām, piemēram, konfidenciāls, svarīgs, tirdzniecības slepena vai priviliģētu ierakstus. Visbeidzot, failu plānam ir jānorāda cilvēkiem, kas ir atbildīga par katru ieraksta tipu.
Ierakstu bibliotēku ierakstu bibliotēkas ir būtībā dokumentu bibliotēkas, ko izveidojat, lai klasificētu un saglabātu svarīgu reģistru. Veidojat ierakstu bibliotēku katra veida ierakstu, kurus vēlaties paturēt. Ieraksti tiek automātiski maršrutēti uz atbilstošo bibliotēkā, kuras pamatā ir konfigurēts satura organizatora iestatījumi.
Satura tipi Veidojat satura tipus, lai ierakstu, kas nepieciešami jūsu organizācijai glabāt un identificēt jebkuru unikālu rekvizītu katru ieraksta tipu tipu definēšana. Definējot satura tipus noteikta veida ierakstu, jūsu organizācijā var nodrošināt, ka katra no šīm grupām saturs tiek pārvaldīts vienādi. Office dokumentus, PDF failu, TIFFs (skenētus attēlus), e-pastu, tūlītējo ziņojumu sarunas, video un fizisko ierakstu var visu klasificētu un saglabāti ar satura tipiem, ko veidojat. Jebkura ieraksta nosaukumu "līgumu", piemēram, tiks uzskatīti to pašu veidā un konsekventi ar SharePoint ir ierakstu pārvaldības sistēmu. Satura tipu izmantošana, lai klasificētu un ierakstus glabāt ir alternatīvs veids, kā, izmantojot ierakstu bibliotēku.
Saglabāšanas grafikā Saglabāšanas grafikā norāda, cik daudz laika katru ieraksta tipu failu plānā jābūt jāsaglabā (tā saglabāšanas periods) un atbrīvošanās no tā (tās izvietojuma procesu) perioda beigās sasniedzot procesu. Juridiskās prasības, organizācijas un biznesa vajadzībai riskiem, parasti pamatā ir saglabāšanas grafikā sniegtos norādījumus. Turklāt parasti saglabāšanas grafikā tiek aprakstīti riska pārvaldības situācijām, kas nosaka saglabāšanas periods, par katru ieraksta tipu.
Atbilstības prasību dokumenta Atbilstības prasību dokumenta IT sistēmas, ko definē kārtulas, jāatbilst ierakstu pārvaldību, iespējas viņiem ir jābūt un veida regulāra uzraudzība tām jānodrošina, lai nodrošinātu atbilstību.
-
Oficiāla pārtrauc ierakstu izvietojuma process Šis process, kas bieži dēvē aizturēšanas, detaļas, kā organizācijā pārtrauc ierakstu izvietojuma notikumus, piemēram, tiesas prāvas, audita vai izmeklēšanas notikšanas brīdī.
-
Uzraudzību un ziņošanu ierakstu apstrādes sistēma Lai nodrošinātu, ka darbinieki darbojas reģistrācijas, piekļūt un pārvaldīt ierakstus atbilstoši definētajām politikām un procesiem, ierakstu pārvaldības programmai ir jābūt procesu vai sistēmas uzraudzības un ziņojot par ierakstu apstrādes.
Piezīme.: Kā jebkuru citu vietni, varat manuāli augšupielādēt līdz 2 GB lielus failus uz ierakstu centru. Ja izmantojat satura organizatora maršrutēšanas ierakstu ierakstu centru, faila lieluma ierobežojumu katram ierakstam ir 50MB.
Papildinformāciju par ierakstu pārvaldības risinājums plānošanu skatiet saites sadaļā Skatiet arī.
Pārskats par ierakstu centra vietnes konfigurēšana
Pēc tam, kad uzņēmums ir iesaistījies detalizētā ierakstu pārvaldības plānošanā un ir izstrādājis formālu ierakstu pārvaldības plānu, tas var veidot un konfigurēt ierakstu centra vietni, lai ieviestu šo programmu.
Lai konfigurētu ierakstu centra vietni, ir jāveic šādas darbības:
-
Izveidojiet ierakstu bibliotēku vai sarakstu, lai pārvaldītu un saglabātu katru ieraksta tipu, kas ir norādīts failu plānā.
-
Ieteicams izveidot vienu ierakstu bibliotēku katram satura tipam ierakstu plānā.
-
Kad ieraksti ir iesniegti ierakstu centrā, tie tiek maršrutēti uz saistīto sarakstu vai bibliotēku.
-
-
Saistītajām dokumentu bibliotēkām, sarakstiem vai satura tipiem izveidojiet kolonnas, kurās ir ietverti un parādīti metadati katram ieraksta tipam, kas ir norādīts failu plānā.
-
Ierakstu centra vietnē katram ieraksta tipam norādiet informācijas pārvaldības politikas. Šīm politikām ir jāatspoguļo saglabāšanas periodi un auditēšanas prasības, kas ir norādītas uzņēmuma failu plānā un saglabāšanas grafikā.
-
Satura organizatora konfigurēšana, lai katru ieraksta tipu maršrutētu uz atbilstošo vietu. Kad ieraksti ir iesniegti ierakstu centra vietnes manuāli vai programmiski, lietojumprogrammu izmanto šo līdzekli, lai noteiktu, kā klasificēt ierakstu ierakstu centra vietnē un kur to nosūtīt.
Detalizētāku informāciju par konfigurēšanu un pielāgošanu ierakstu pārvaldības risinājums, skatiet saites sadaļā Skatiet arī.
