Ievadinformācija par atskaitēm

Piezīme.:  Mēs vēlamies sniegt jums visjaunāko palīdzības saturu jūsu valodā, cik vien ātri to varam. Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai lapas lejasdaļā varat mums pavēstīt, vai informācija jums noderēja? Ērtai atsaucei šeit ir šis raksts angļu valodā .

Ja izmantojat datu bāzes, parasti atskaites tiek izmantotas, lai skatītu, formatēt, un apkopot datus. Piemēram, var izveidot saraksta tipa atskaiti, lai parādītu visas jūsu kontaktpersonu tālruņu numuri vai kopsavilkuma atskaites kopā līdz pārdošanas uzņēmuma vajadzībām pāri dažādiem reģioniem un laika periodiem.

Šajā rakstā ir sniegts pārskats par atskaitēm programmā Microsoft Access 2010 un iepazīstina jauno vai mainīto atskaiti līdzekļus. Šajā rakstā arī paskaidrots, kā izveidot atskaiti, kā kārtot, grupēt un apkopot datus un kā atskaites priekšskatīšana un drukāšana.

Atradīsit ir ievērojami vieglāk jēgpilnu atskaišu izveide, ja datu bāzē ir labi izstrādāts tabulas struktūru un relācijas. Iepazīšanās ar plānošana un noformēšana datu bāzes, skatiet rakstā datu bāzu izveides pamati.

Šajā rakstā

Pārskats

Kas jauns

Izveidot jaunu atskaiti

Grupēšanas, kārtošanas vai kopsummu pievienošana

Iezīmēšana vērtības, izmantojot nosacījumformatēšanu

Iegūt profesionālu izskatu, izmantojot dizainus

Attēlu pievienošana

Atskaites priekšskatīšana un drukāšana

Pārskats

Rakurstabulas atskaite ir datu bāzes objektu, ko izmantot, lai parādītu un apkopot datus. Atskaites nodrošināts veids, kā izplatīt vai jūsu datu momentuzņēmumu arhivēšana, vai nu pēc to izdrukāt, konvertēt PDF vai XPS failu vai eksportēt citos formātos.

Darbinieku atskaites drukas priekšskatījums

Atskaites var detalizētas informācijas sniegšana par atsevišķiem ierakstiem, kopsavilkumus pāri daudzus ierakstus vai abas. Access atskaites varat arī izmantot, lai izveidotu uzlīmes sūtījumi vai citiem mērķiem.

Tas ir iespējams "nesaistītu" referātu veidošana, netiek rādīti dati, bet šī raksta vajadzībām, mēs pieņemt ka atskaites ir saistīta ar datu avotu, piemēram, tabulu vai vaicājumu.

Klienta atskaites vs tīmekļa atskaites.

Access 2010 nodrošina jaunais līdzeklis, kas ļauj izveidot "tīmekļa datu bāzes" ar Access datu bāzes publicēšana SharePoint serverī, kurā darbojas Access pakalpojumos. Izveidojot tīmekļa datu bāzē, Access atskaitēs tiek atveidotas pārlūkprogrammā, izmantojot SQL Server atskaišu izveides pakalpojumu. Šī konvertēšanas vietas daži ierobežojumi līdzekļi, ko varat izmantot ziņojumos, ko vēlaties padarīt pārlūkprogrammā. Tomēr, ja jums nav jāuztraucas par atskaites atveidi pārlūkprogrammā, varat izmantot pilnu kopu līdzekļi, kas nodrošina piekļuvi atskaišu noformētājs.

Atskaites daļas

Programmā Access atskaites noformējums ir sadalīts sadaļās. Klienta datu bāzē, varat skatīt savu atskaiti noformējuma skatā, lai redzētu tās sadaļas. Izkārtojumā skatiet sadaļas nav kā skaidrs, bet tie joprojām ir pieejami, un var atlasīt, izmantojot nolaižamo sarakstu, cilnes Formatēšana grupā atlase . Lai izveidotu noderīgas atskaites, ir saprast, kā darbojas katra sadaļa. Piemēram, sadaļa, kurā ievietojat aprēķinātu vadīklu nosaka, kā Access aprēķina rezultātus. Šajā sarakstā ir sniegts kopsavilkums par sadaļu tipu un to lietojuma:

  • Atskaites galvene    Šī sadaļa tiek drukāta tikai vienreiz atskaites sākumā. Lietojiet atskaites galveni informācijai, kuru parasti var parādīt titullapā, piemēram, logotipu, virsrakstu vai datumu. Novietojot aprēķinātās vadīklas, kas izmanto funkciju Sum apkopošanas atskaites galvenē, aprēķinātā summa ir visai atskaitei. Atskaites galvene tiek drukāta pirms lappuses galvenes.

  • Lappuses galvene    Šī sadaļa tiek drukāta katras lappuses augšdaļā. Piemēram, izmantojiet lappuses galveni, lai katrā lappusē atkārtotu atskaites virsrakstu.

  • Grupas galvene    Šī sadaļa tiek drukāta katras jaunas ierakstu grupas sākumā. Izmantojiet grupas galveni, lai drukātu grupas nosaukumu. Piemēram, atskaitē, kura tiek grupēti pēc produkta, izmantojiet grupas galveni, lai drukātu produkta nosaukums. Novietojot aprēķinātās vadīklas, kas izmanto funkciju Sum apkopojuma grupas galvenē, summa attiecas uz pašreizējo grupu. Jums var būt vairākas grupas galvenes sadaļas atskaitē, atkarībā no tā, cik daudz grupēšanas līmeņus, ko esat pievienojis. Papildinformāciju par grupu galvenēm un kājenēm izveidi skatiet sadaļā grupēšanas, kārtošanas vai kopsummu pievienošana.

  • Detalizētas informācijas    Šī sadaļa tiek drukāta vienreiz katrai rindai ierakstu avotā. Šeit tiek ievietotas vadīklas, kas veido atskaites pamattekstu.

  • Grupas kājene    Šī sadaļa tiek drukāta katras ierakstu grupas beigās. Izmantojiet grupas kājeni, lai drukātu grupas kopsavilkuma informāciju. Jums var būt vairākas grupas kājenē atskaitē, atkarībā no tā, cik daudz grupēšanas līmeņus, ko esat pievienojis.

  • Lappuses kājene    Šī sadaļa tiek drukāta katras lappuses beigās. Izmantojiet lappuses kājeni, lai drukātu lappušu numurus vai lappuses informāciju.

  • Atskaites kājene    Šī sadaļa tiek drukāta tikai vienreiz atskaites beigās. Lietojiet atskaites kājeni, lai drukātu atskaites kopsummu vai citas kopsavilkuma informāciju visai atskaitei.

Piezīme.: Noformējuma skatā atskaites kājene tiek parādīta zem lappuses kājene. Tomēr visos pārējos skatos (izkārtojuma skatā, piemērā vai atskaite tiek drukāta vai priekšskatīt) atskaites kājene tiek parādīta virs lappuses kājenes, tieši pēc pēdējās grupas kājenes vai detalizētas informācijas rindas pēdējā lapā.

Pogas attēls

Jaunumi

Atskaišu veidošana programmā Access 2010 ir ļoti līdzīgas korporācijas atskaišu veidošana programmā Access 2007. Tomēr programmā Access 2010 ir daži jauni līdzekļi, kas attiecas uz atskaites:

  • Koplietojamo attēlu galerija    Programmā Access 2010 Tagad pievienojiet attēlu ar datu bāzi un pēc tam izmantot attēlu visās vairākus objektus. Viena attēla atjaunināšana atjaunina tur, kur tas tiek izmantots pāri visā datu bāzē.

  • Office dizaini    Programmā Access 2010, tagad varat izmantot standarta Microsoft Office dizaini lai vienlaikus lietotu visiem Access formām un atskaitēm profesionāli veidota kopas fontus un krāsas.

  • Jaudīgāku Nosacījumformatēšana    Access 2010 versijā ir iekļauti jaudīgāku rīki Iezīmēt datus atskaitē. Varat pievienot ne vairāk kā 50 nosacījumformatēšanas kārtulu katram vadīklas vai vadīklu grupu, un klienta atskaitēs, varat pievienot datu joslas, lai salīdzinātu datu ierakstus.

  • Elastīgākas izkārtojumi    Programmā Access 2010 atskaites noklusējuma dizaina metode ir novietot vadīklu izkārtojumos. Šie režģus palīdz līdzināt un vadīklas lielumu viegli un ir nepieciešami atskaitēm, ko vēlaties padarīt pārlūkprogrammā. Kaut arī izkārtojumus, sevi nav jaunu programmā Access 2010, ir dažas izmaiņas veidi, kā, kurā jums tās izmantot, līdzināšana, vadīklu pārvietošana un izmēru maiņa. Lai iegūtu papildinformāciju, skatiet rakstu video iepazīšanās ar formu un atskaišu izkārtojumiem.

Pogas attēls

Izveidot jaunu atskaiti

1. darbība: ieraksta avota izvēle

Atskaites ieraksta avots var būt tabula, nosaukts vaicājums vai iegults vaicājums. Ieraksta avotā jābūt visu atskaitē parādāmo datu rindām un kolonnām.

Lai iegūtu papildinformāciju par tabulu vai vaicājumu izveidi, skatiet rakstus iepazīšanās ar tabulām vai iepazīšanās ar vaicājumiem.

Lai iegūtu papildinformāciju par to, kā izveidot un atlasot ierakstu avotu, skatiet rakstā atskaites ierakstu avota iestatīšana.

2. darbība: atskaites rīka izvēle

Lentes grupā atskaites cilnē izveidot , ir atrodami atskaišu rīki. Tālāk esošajā tabulā īsi aprakstīti katram rīks neatbalsta:

Web saderīgu atskaites

Atskaites, kas izveidotas, izmantojot šos rīkus ir saderīgi ar publicēt Access pakalpojumos līdzeklis un rādīs pārlūkprogrammā. Ņemiet vērā, ka Web saderīgi objekti tiek norādīts globusu objekta ikonas.

Pogas attēls

Rīks

Apraksts

Pogas attēls

Atskaite.

Izveido vienkāršu, tabulveida atskaiti, kurā ir visi ieraksta avota lauki, kas atlasīti navigācijas rūtī.

Pogas attēls

Tukša atskaite.

Izkārtojuma skatā atver tukšu atskaiti un parāda uzdevumrūts lauku saraksts. Programma Access izveido ieraksta avota vaicājumu, velciet lauku no lauku saraksta ziņojumu.

Lai iegūtu papildinformāciju par publicēt Access pakalpojumos līdzekli, skatiet rakstā Access datu bāzes izveide kopīgošanai tīmeklī.

Klienta atskaites

Atskaites, kas izveidotas, izmantojot šos rīkus, nav saderīgi ar publicēt Access pakalpojumos līdzekli. Klienta atskaites pievienošana tīmekļa datu bāzē nav neļauj datu bāzes publicēšana, bet klienta atskaites nebūs pieejams pārlūkprogrammā. Tomēr jūs varat izmantot klienta atskaiti, kad ir atvērta programmā Access datu bāze.

Pogas attēls

Rīks

Apraksts

Pogas attēls

Atskaite.

Izveido vienkāršu, tabulveida atskaiti, kurā ir visi ieraksta avota lauki, kas atlasīti navigācijas rūtī.

Pogas attēls

Atskaites noformējums.

Noformējuma skatā atver tukšu atskaiti, kurai varat pievienot tikai vajadzīgos laukus un vadīklas.

Pogas attēls

Tukša atskaite.

Izkārtojuma skatā atver tukšu atskaiti un parāda uzdevumrūti Lauku saraksts. Velkot laukus no uzdevumrūts Lauku saraksts uz atskaiti, programma Access izveido iegultu vaicājumu un saglabā to atskaites rekvizītā Ieraksta avots.

Pogas attēls

Atskaites vednis.

Parāda vairāku darbību vedni, kas ļauj norādīt laukus, grupēšanas/kārtošanas līmeņus un izkārtojuma opcijas. Vednis izveido atskaiti, ņemot vērā jūsu norādītās atlases.

Pogas attēls

Etiķetes

Parāda vedni, kas ļauj atlasīt standarta vai pielāgotu izmēru etiķetes, kā arī parādāmos laukus un veidu, kā tie jākārto. Vednis izveido etiķešu atskaiti, ņemot vērā jūsu norādītās atlases.


3. darbība: Atskaites izveide

  1. Noklikšķiniet uz pogas rīku, ko vēlaties lietot. Ja tiek parādīts vedni, izpildiet vednī norādītās darbības un pēdējā lapā noklikšķiniet uz pabeigt .

    Programma access parāda atskaiti izkārtojuma skatā.

  2. Formatējiet atskaiti, līdz tas izskatās tā, kā to vēlaties.

    • Lai mainītu lauku un etiķešu izmērus, atlasiet lauku vai etiķeti un velciet malas, līdz iegūsit vajadzīgos izmērus.

    • Lai pārvietotu lauku, atlasiet to (un tā etiķeti, ja tāda ir) un pēc tam velciet to uz jauno atrašanās vietu.

    • Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz lauka un izmantojiet īsinājumizvēlnes vadīklas, lai sapludinātu vai sadalītu šūnas, izdzēstu vai atlasītu laukus un veiktu citus formatēšanas uzdevumus.

      Turklāt varat izmantot nākamajās sadaļās aprakstītos līdzekļus, lai izveidotu pievilcīgākas un vieglāk lasāmas atskaites.

Pogas attēls

Grupēšanas, kārtošanas vai kopsummu pievienošana

Ātrākais veids, kā pievienot grupēšanas, kārtošanas vai kopsummu pievienošana atskaitei ir ar peles labo pogu noklikšķiniet uz lauka, kuram vēlaties lietot grupas, kārtošanas vai kopsummu, un pēc tam noklikšķiniet uz vajadzīgo komandu īsinājumizvēlnē.

Grupēšanu, kārtošanu vai kopsummas varat arī pievienot, izmantojot rūti Grupēšana, kārtošana un kopsumma, ja atskaite ir atvērta izkārtojuma vai noformējuma skatā.

  1. Ja rūts Grupēšana, kārtošana un kopsumma vēl nav atvērta, cilnes Noformējums grupā Grupēšana un kopsummas noklikšķiniet uz Grupēt un kārtot.

  2. Noklikšķiniet uz Pievienot grupu vai Pievienot kārtošanu un pēc tam atlasiet lauku, kurā jāgrupē vai jākārto.

  3. Grupēšanas vai kārtošanas rindiņā noklikšķiniet uz Vēl, lai iestatītu vairāk opciju un pievienotu kopsummas.

Papildinformāciju par grupēšanu, kārtošanu un kopsummām skatiet rakstā grupētas vai kopsavilkuma atskaites izveide.

Pogas attēls

Iezīmēšana vērtības, izmantojot nosacījumformatēšanu

Access 2010 versijā ir iekļauti jaudīgāku rīki Iezīmēt datus atskaitē. Varat pievienot ne vairāk kā 50 nosacījumformatēšanas kārtulu katram vadīklas vai vadīklu grupu, un klienta atskaitēs, varat pievienot datu joslas, lai salīdzinātu datu ierakstus.

Lai pievienotu nosacījumformatēšanu :

  1. Atveriet atskaiti izkārtojuma skatā, ar peles labo pogu noklikšķinot uz atskaites navigācijas rūtī un pēc tam noklikšķinot uz Izkārtojuma skats.

  2. Atlasiet visas vadīklas, kuru vēlaties izmantot nosacījumformatēšanu. Lai atlasītu vairākas vadīklas, turiet nospiestu taustiņu SHIFT vai CTRL un noklikšķiniet uz vajadzīgās vadīklas.

  3. Cilnes formāts grupā Vadīklas formatējums noklikšķiniet uz Nosacījumformatēšana.

    Access tiek atvērts dialoglodziņš Nosacījumformatēšanas kārtulu pārvaldnieks .

  4. Dialoglodziņā Nosacījumformatēšanas kārtulu pārvaldnieks noklikšķiniet uz Jauna kārtula.

  5. Dialoglodziņa Jauna formatēšanas kārtula sadaļā Atlasīt kārtulas tipu atlasiet vērtību:

    • Lai izveidotu kārtulu, kas tiek novērtēta katram ierakstam atsevišķi, atlasiet Pārbaudīt pašreizējā ieraksta vērtības vai lietot izteiksmi.

    • Lai izveidotu kārtulu, kurā ieraksti ir savstarpēji salīdzināti, izmantojot datu joslas, noklikšķiniet uz Salīdzināt ar citiem ierakstiem.

Piezīme.: Opcija salīdzināt ar citiem ierakstiem nav pieejama tīmekļa datu bāzēs.


  1. Sadaļā Rediģēt kārtulas aprakstu norādiet kārtulu, kas noteiks, kad jālieto formatējums, kā arī nepieciešamo formatējumu, kad tiek ievēroti kārtulas kritēriji.

  2. Noklikšķiniet uz Labi, lai atgrieztos dialoglodziņā Nosacījumformatēšanas kārtulu pārvaldnieks.

  3. Lai izveidotu šīs vadīklas vai vadīklu kopas papildu kārtulu, atkārtojiet šo procedūru, sākot no 4. darbības. Pretējā gadījumā noklikšķiniet uz Labi, lai aizvērtu dialoglodziņu.

Papildinformāciju par plānošanas asistents telpas pievienošana skatiet rakstā video izmantošana nosacījumformatējumu atskaitēs.

Pogas attēls

Iegūt profesionālu izskatu, izmantojot dizainus

Tagad var lietot Office 2010 dizaini ar Access datu bāzi, lai izveidotu konsekventu stilu visos Office dokumentos.

Svarīgi!: Ja izvēlaties Office dizainu, fonta vai krāsu, tā tiek lietota visiem formas un atskaites datu bāzē (ne tikai viena strādājat).

  1. Atveriet atskaiti izkārtojuma skatā, ar peles labo pogu noklikšķinot uz tās navigācijas rūtī un pēc tam noklikšķinot uz izkārtojuma Vdetaļas.

  2. Cilnes noformējums grupā Dizaini atlasiet dizains, krāsu vai fonta:

    Darba sākšana

    • Izmantojiet dizainu galerijā, lai vienlaicīgi iestatītu krāsas un fontus iepriekšizveidotu shēmu.

    • Izmantojiet krāsu vai fontu galerijas, lai neatkarīgi iestatītu krāsas vai fontus.


Papildinformāciju par Office dizainu izmantošanu skatiet rakstā video padarīt Access formām un atskaitēm konsekventu un pievilcīgu ar Office dizainus.

Pogas attēls

Attēlu pievienošana

Parasti programmā Access, attēli ir bijis saistīta atsevišķu attēlu uz formas vai atskaites vadīklām. Lai mainītu parasti tiek izmantots attēls, kura tika izmantota vairākos formas un atskaites, katra attēla vadīklas bija rediģēt manuāli. Programmā Access 2010, tomēr varat tagad pievienojiet attēlu ar datu bāzi vienreiz, un pēc tam izmantot attēlu pāri vairākus objektus. Viena attēla atjaunināšana atjaunina tur, kur tas tiek izmantots pāri visā datu bāzē. Šī ir ļoti noderīga, piemēram, uzņēmuma logotipu vai fona attēlu, kas tiek izmantoti visā datu bāzē.

Attēla pievienošana

  1. Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atskaites, kurai vēlaties pievienot attēlu, un pēc tam noklikšķiniet uz Izkārtojuma skats.

  2. Noklikšķiniet uz atskaites, kur vēlaties pievienot attēlu.

  3. Cilnes noformējums grupā vadīklas noklikšķiniet uz Ievietot attēlu.

  4. Veiciet kādu no šīm darbībām:

    • Izmantot esošu attēlu    Ja attēls jau ir galerijā, noklikšķiniet uz tās, lai pievienotu atskaitei.

    • Augšupielādēt jaunu attēlu    Galerijas lejasdaļā noklikšķiniet uz Pārlūkot. Dialoglodziņā Attēla ievietošana naviģējiet uz attēlu, kuru vēlaties izmantot, un pēc tam noklikšķiniet uz Atvērt.

      Programma Access pievieno atlasītā attēla atskaiti.

Fona attēla pievienošana

Piezīme.: Web saderīgu atskaites nevar pievienot fona attēlu.

  1. Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atskaites, kurai vēlaties pievienot fona attēlu, un pēc tam noklikšķiniet uz Izkārtojuma skats.

  2. Cilnes Formatēšana grupā Fons noklikšķiniet uz Fona attēls.

  3. Veiciet kādu no šīm darbībām:

    • Izmantot esošu attēlu    Ja attēls jau ir galerijā, noklikšķiniet uz tās, lai pievienotu atskaitei.

    • Augšupielādēt jaunu attēlu    Galerijas lejasdaļā noklikšķiniet uz Pārlūkot. Dialoglodziņā Attēla ievietošana naviģējiet uz attēlu, kuru vēlaties izmantot, un pēc tam noklikšķiniet uz Atvērt.

      Programma Access pievieno atlasītā attēla atskaiti.

Pogas attēls

Atskaites priekšskatīšana un drukāšana

Atskaites priekšskatīšana

  1. Atveriet atskaiti, kuru vēlaties priekšskatīt, vai vienkārši atlasiet to navigācijas rūtī.

  2. Cilnē Fails noklikšķiniet uz Drukātun pēc tam noklikšķiniet uz Drukas priekšskatījums.

    Access atver atskaiti drukas priekšskatījumā. Varat lietot komandas cilnē Drukas priekšskatījums veiciet kādu no šīm darbībām:

    • Drukātu atskaiti;

    • Pielāgotu lapas izmērus vai izkārtojumu;

    • Tuvinātu vai tālinātu vai vienlaikus; skatītu vairākas lapas

    • Atsvaidziniet datus atskaitē;

    • Eksportētu atskaiti citā faila formātā.

  3. Lai atgrieztos datu bāzes darbvietas cilnē Drukas priekšskatījums grupā Priekšskatījuma aizvēršana noklikšķiniet uz Aizvērt drukas priekšskatījumu.

Pārskata drukāšana

Papildus drukāšana no drukas priekšskatījuma, varat arī drukātu atskaiti, neizmantojot priekšskatījumu:

  1. Atveriet atskaiti, kuru vēlaties priekšskatīt, vai vienkārši atlasiet to navigācijas rūtī.

  2. Cilnē Fails noklikšķiniet uz Drukāt.

    • Lai nosūtītu ziņojumu tieši uz noklusējuma printeri, neiestatot printera opcijas, noklikšķiniet uz Ārā drukāšana.

    • Lai atvērtu dialoglodziņu, kurā var atlasīt printeri, norādīt kopiju skaitu un citus iestatījumus, noklikšķiniet uz Drukāt.

Pogas attēls

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×